Reglamento
En el párrafo 4 del mandato del Comité Asesor de Auditoría Independiente, la Asamblea General indicó que el Comité podría aprobar su propio reglamento, el que se comunicaría a la Asamblea.
En su primer período de sesiones el Comité aprobó el reglamento que regiría su funcionamiento (véase el anexo). Dicho reglamento complementa el mandato del Comité y debe interpretarse en consonancia con éste.
El Comité convino en que podría ocasionalmente revisar y enmendar el reglamento, siempre y cuando se mantuviera la coherencia con el mandato.
El Comité invita a la Asamblea General a tomar nota del reglamento.
Aprobado el 22 de febrero de 2008
I. Antecedentes:
- El Comité Asesor de Auditoría Independiente, en adelante llamado “el Comité”, aprueba su reglamento. El presente reglamento complementa el mandato del comité y deberá interpretarse siempre en consonancia con el mandato.
II. Nombramiento y representación
- De conformidad con lo dispuesto en los párrafos 10, 11 y 13 de la sección II del anexo de la resolución 61/275 de la Asamblea General, los miembros del Comité, cuyas candidaturas serán presentadas por los Estados Miembros, serán nombrados por la Asamblea, teniendo debidamente en cuenta la representación geográfica equitativa. Todos los miembros del Comité deberán tener el más alto grado de integridad, prestarán servicio a título personal y no recabarán ni recibirán instrucciones de ningún gobierno en el cumplimiento de sus funciones. Todos los miembros del Comité deberán tener experiencia a nivel superior, reciente y pertinente, en materia de finanzas, auditoría u otro tipo de experiencia relacionada con la supervisión.
- Los miembros del Comité, seleccionados de conformidad con la sección II del mandato, prestarán servicio inicialmente por un período de tres o cuatro años y podrán ser nombrados nuevamente por un segundo y último período de tres años. Los miembros no podrán delegar sus funciones y no podrán hacerse representar por ninguna otra persona en los períodos de sesiones del Comité.
- El Comité elegirá un Presidente y un Vicepresidente por un período renovable de un año a partir del 1º de enero de cada año. Antes de que finalice el período, los miembros elegirán un Presidente y un Vicepresidente para el período siguiente.
- La presidencia se declarará vacante automáticamente si el Presidente deja de ser miembro del Comité. La presidencia podrá ser declarada vacante si el titular queda incapacitado o impedido de algún otro modo para desempeñar sus funciones por el tiempo que falte para que termine su mandato.
- En caso de que la presidencia quede vacante, el Vicepresidente asumirá el cargo de Presidente hasta que venza el mandato de su predecesor. Los miembros del Comité nombrarán un Vicepresidente interino entre los demás miembros del Comité.
- En caso de que el Vicepresidente deje de ser miembro del Comité, los miembros del Comité designarán otro vicepresidente entre los demás miembros del Comité. La vicepresidencia podrá ser declarada vacante si el titular queda incapacitado o impedido de algún otro modo para desempeñar sus funciones por el tiempo que falte para que termine su mandato.
- Bajo la autoridad del Comité, el Presidente representará al Comité, asistirá a audiencias para responder preguntas sobre las actividades y conclusiones del Comité, y será el Portavoz principal del Comité frente a los medios de prensa u otros interesados importantes, sobre la base de la información que le proporcione el Comité. En ausencia del Presidente, el Vicepresidente actuará en nombre del Presidente.
III. Función y responsabilidades
- El Comité, en calidad de órgano subsidiario de la Asamblea General, presta asesoramiento especializado y ayuda a la Asamblea a ejercer sus responsabilidades de supervisión.
- Las responsabilidades del Comité son asesorar en forma independiente a la Asamblea General sobre el alcance, los resultados y la eficacia de las auditorías y otras funciones de supervisión, en particular de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna; sobre medidas que aseguren que la administración cumpla las recomendaciones de auditoría y otras recomendaciones de supervisión, y sobre diversas cuestiones relacionadas con la gestión del riesgo, los mecanismos de control interno y otros aspectos operacionales, contables y de declaración de la situación financiera.
IV. Plan de Actividades
- Las actividades del Comité se organizarán sobre la base de un plan de trabajo anual que se aprobará en un período de sesiones oficial del Comité.
- El plan de actividades del Comité podrá incluir cualquiera de las actividades siguientes:
- Asesorar a la Asamblea General sobre el alcance, los resultados y la eficacia de las auditorías y otras funciones de supervisión;
- Asesorar a la Asamblea sobre medidas que aseguren que la administración cumpla las recomendaciones de auditoría y otras recomendaciones de supervisión;
- Examinar, con el Secretario General Adjunto de Servicios de Supervisión Interna, el plan de trabajo de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna, teniendo en cuenta los planes de trabajo de los demás órganos de supervisión, y asesorar a la Asamblea General al respecto;
- Examinar el proyecto de presupuesto de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna, teniendo en cuenta su plan de trabajo, y formular recomendaciones a la Asamblea General por conducto de la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto. El informe oficial del Comité Asesor de Auditoría Independiente debe facilitarse a la Asamblea y a la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto antes de que éstas examinen el presupuesto;
- Asesorar a la Asamblea sobre la eficacia, la eficiencia y los efectos de las
actividades de auditoría y otras funciones de supervisión de la Oficina de Servicios
de Supervisión Interna; - AAsesorar a la Asamblea sobre la calidad y eficacia general de los procedimientos de gestión de riesgos;
- AAsesorar a la Asamblea sobre las deficiencias del marco de control interno de las Naciones Unidas;
- Asesorar a la Asamblea sobre las repercusiones operacionales que tengan para las Naciones Unidas las cuestiones y las tendencias observadas en los estados financieros de la Organización y los informes de la Junta de Auditores;
- Asesorar a la Asamblea sobre la idoneidad de las políticas contables y las prácticas de declaración de la situación financiera y evaluar los cambios y los riesgos de esas políticas;
- Asesorar a la Asamblea sobre medidas para aumentar y facilitar la cooperación entre los órganos de supervisión de las Naciones Unidas;
- Prestar asesoramiento sobre cualquier otro asunto, a solicitud de la Asamblea General.
V. Períodos de sesiones
- El Comité se reunirá cuatro veces por año como máximo, de forma coordinada con las actividades pertinentes de las Naciones Unidas y la Asamblea General y de conformidad con las resoluciones de la Asamblea relativas al plan de conferencias.
- El Comité podrá reunirse en el lugar y el momento que considere necesario para el desempeño de sus funciones, cuando sea convocado por su Presidente o cuando lo solicite cualquier miembro del Comité con el acuerdo de la totalidad de sus miembros. Los períodos de sesiones del Comité se celebrarán por lo general cada tres meses como mínimo, respetando debidamente el número máximo de períodos de sesiones que pueden celebrarse cada año, como se establece en el párrafo 4 del mandato. El Presidente, en consulta con los miembros, fijará las fechas de celebración de los períodos de sesiones del Comité.
- Los miembros del Comité recibirán normalmente el programa provisional y los documentos conexos correspondientes al período de sesiones de que se trate por lo menos 21 días civiles antes de su celebración.
- El Comité celebrará normalmente sesiones privadas. El Comité podrá invitar a sus períodos de sesiones a las personas o entidades que considere conveniente, incluso representantes de la Secretaría de las Naciones Unidas, representantes de la Junta de Auditores, la Dependencia Común de Inspección y representantes de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna.
- El quórum estará constituido por tres miembros cualesquiera del Comité.
- El Secretario Ejecutivo preparará el proyecto de informe de los períodos de sesiones del Comité y lo presentará a todos los miembros del Comité para su examen y aprobación.
VI. Información y decisiones
- El Secretario Ejecutivo señalará a la atención de los miembros del Comité cualquier información, comunicación o documento que esté relacionado con las responsabilidades del Comité.
- El Comité hará todo lo posible por aprobar por consenso sus recomendaciones y asesoramiento. No obstante, en caso de desacuerdo de alguno de los miembros, ese miembro tendrá derecho a expresar brevemente su opinión en cualquier documento relacionado con el tema que publique el Comité. Las opiniones minoritarias no serán vinculantes para el Comité. Los miembros que no puedan asistir a un período de sesiones del Comité podrán comunicar al Presidente o al Vicepresidente, ya sea por escrito, telefónicamente o por videoconferencia, sus opiniones sobre los asuntos en cuestión.
VII. Funciones de la mesa
- El Presidente:
- Convocará los períodos de sesiones con arreglo a lo dispuesto en el artículo V de este reglamento;
- Presentará el programa provisional del período de sesiones;
- Dirigirá las reuniones del período de sesiones;
- Emitirá, en nombre del Comité, la correspondencia que sea necesaria;
- Representará al Comité ante los órganos, comités y demás entidades que sea necesario;
- Presentará un informe anual a la Asamblea General en nombre del Comité;
- Hará las veces de portavoz principal del Comité.
- El Vicepresidente:
- Dirigirá las reuniones durante los períodos de ausencia del Presidente;
- Representará el Comité ante los órganos, comités y demás entidades que el Presidente le solicite;
- Asumirá las funciones del Presidente en caso de que éste deje de ser miembro del Comité.
VIII. Programa
- El Presidente dirigirá la preparación del programa provisional de cada período de sesiones tras consultar a los demás miembros del Comité.
- Sin perjuicio de la norma general según la cual el programa provisional de cada período de sesiones debe comunicarse a los miembros con una antelación mínima de 21 días civiles, se podrán incluir otros temas en el programa provisional de un período de sesiones del Comité si un miembro así lo solicita al Presidente por lo menos cinco días antes de la fecha fijada para el período de sesiones.
- Durante una reunión se podrá, con la aprobación unánime de todos los miembros, eliminar un tema del programa provisional de la reunión o añadir temas nuevos.
- Al comienzo de cada período de sesiones, el Comité adoptará el programa correspondiente a ese período y aprobará las actas del período de sesiones anterior.
IX. Secretario del Comité
- El Secretario Ejecutivo del Comité, que será un funcionario a jornada completa proporcionado por el Departamento de Gestión de la Secretaría de las Naciones Unidas, deberá:
- Llevar las actas y otros documentos oficiales del Comité, los que deberán permanecer en su oficina, en la Sede de Naciones Unidas;
- Ayudar al Presidente a preparar el programa, otra correspondencia y los documentos técnicos que habrán de examinarse durante el período de sesiones;
- Investigar y analizar en profundidad las cuestiones fundamentales que estén más estrechamente relacionadas con la labor del Comité;
- Redactar informes y presentar información sobre la base de la labor de investigación y análisis realizada;
- Preparar la versión preliminar de las actas del período de sesiones y distribuirlas entre todos los miembros para su aprobación en el siguiente período de sesiones del Comité;
- Distribuir las actas definitivas del período de sesiones;
- Mantener informado al Comité de los acontecimientos ocurridos en las Naciones Unidas que estén relacionados con la labor del Comité, ya se trate de decisiones de política, decisiones de órganos intergubernamentales, conversaciones con órganos especializados y otras entidades, etc.;
- Proporcionar sin demora a los miembros cualquier tipo de información o documentos que éstos necesiten para preparar informes completo y precisos sobre la labor del Comité, a los efectos de su presentación a la Asamblea General;
- Preparar notas informativas para el Presidente del Comité;
- Redactar el proyecto de informe anual del Comité a la Asamblea General, en el cual figurará el asesoramiento del Comité y se describirán las tareas realizadas por éste en el desempeño de sus funciones; y presentar el proyecto de informe para su examen y aprobación por todos los miembros del Comité;
- Mantenerse en contacto con la administración, con los funcionarios clave de las entidades que llevan a cabo la auditoría de la Secretaría de las Naciones Unidas, y con las secretarías de la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto, la Quinta Comisión de la Asamblea General, la Dependencia Común de Inspección y el Comité del Programa y de la Coordinación;
- Tomar las medidas que se requieran para asegurar que se disponga de las instalaciones y servicios necesarios, como salas de conferencias, servicios de interpretación y otros servicios;
- Velar por una administración eficaz de la oficina de la secretaría del Comité, que deberá, entre otras cosas, tener una biblioteca con documentos de referencia sobre cuestiones administrativas y presupuestarias relacionadas con las actividades de auditoría y supervisión;
- Velar por que la secretaría se ocupe oportunamente de los trámites de viaje de los miembros del Comité y les reembolse en tiempo y forma los gastos de viaje pertinentes;
- Desempeñar las demás funciones y responsabilidades que le asigne el Presidente en consulta con los demás miembros del Comité.
X. Correspondencia oficial del Comité
- Cada uno de los miembros deberá distribuir sin demora a los miembros del Comité las comunicaciones relacionadas con las funciones del Comité que reciba o envíe.
- Si el Comité debe adoptar una decisión entre períodos de sesiones, y en opinión del Presidente no es necesario convocar un período extraordinario de sesiones, pero se requiere el consentimiento de los miembros, el Presidente podrá pedir a los miembros que le comuniquen directamente sus puntos de vista, y poner en vigor la opinión como decisión del Comité.
- El Comité determinará la modalidad y la forma de sus comunicaciones oficiales a la Asamblea General, el Secretario General y otras partes. Dichas comunicaciones deberán ajustarse a los requisitos establecidos en el mandato y en las normas y directrices de la Asamblea General en materia de documentación. En la medida de lo posible y si procede, el Comité adoptará medidas prácticas y responsables para comunicar de manera oficiosa sus observaciones y conclusiones a cualquier parte que resulte directamente afectada, antes de la publicación de cualquier comunicación oficial del Comité.
XI. Confidencialidad
- Ni la secretaría del Comité, ni los observadores, ni cualquier tercero que haya sido invitado por el Comité a asistir a sus períodos de sesiones, podrá divulgar ningún documento o información sin la autorización previa del Comité.
- Todo miembro del Comité que presente un informe sobre la labor del Comité deberá velar por la seguridad del material confidencial y mantendrá debidamente informados a los demás miembros.
XII. Varios
- El Comité podrá enmendar el presente reglamento, siempre que la enmienda sea compatible con el mandato.
Fuente: : A/63/328 