Contrôle interne : projet de budget-programme pour l’exercice biennal 2014-2015 - Rapport du Comité consultatif indépendant pour les questions d’audit

Point 136 de la liste préliminaire*

Projet de budget-programme
pour l’exercice biennal 2014-2015

 

 

 

                  Contrôle interne : projet de budget-programme
pour l’exercice biennal 2014-2015

 

 

                     Rapport du Comité consultatif indépendant
pour les questions d’audit

 

 

 

Résumé

Le présent rapport rend compte des observations, des avis et des recommandations que le Comité consultatif indépendant pour les questions d’audit a formulés au sujet du projet de budget-programme du Bureau des services de contrôle interne pour l’exercice biennal 2014-2015.

 

 

1.     Introduction

 

 

1.         Le Comité consultatif indépendant pour les questions d’audit s’est penché sur le projet de budget-programme du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) pour l’exercice biennal 2014-2015, conformément à l’alinéa d) du paragraphe 2 de son mandat (voir la résolution 61/275 de l’Assemblée générale, annexe). Il lui incombe d’examiner ce projet de budget au regard du plan de travail du BSCI et de faire des recommandations à l’Assemblée générale par l’intermédiaire du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires. On trouvera dans le présent rapport les observations, les avis et les recommandations que le Comité a formulés au sujet du projet de budget-programme du BSCI pour l’exercice biennal 2014-2015, dont le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires et l’Assemblée sont saisis pour examen.
2.         La Division de la planification des programmes et du budget du Département de la gestion a communiqué au Comité le chapitre du projet de budget-programme concernant le contrôle interne et tous autres renseignements nécessaires. Le BSCI a lui aussi fourni un complément d’information, dont le Comité a tenu compte. À sa vingt-deuxième session, qui s’est tenue du 10 au 12 avril 2013, le Comité s’est longuement entretenu du budget du BSCI avec le principal intéressé et le Contrôleur.
3.         Le Comité tient à saluer les efforts que la Division de la planification des programmes et du budget a faits pour hâter l’élaboration du chapitre du budget concernant le contrôle interne, afin qu’il puisse l’examiner. Il remercie également le BSCI de la coopération et de la réceptivité dont il a fait preuve en lui communiquant des informations aux fins de l’établissement du présent rapport.

 

 

2.     Examen du projet de budget-programme du Bureau
   des services de contrôle interne pour l’exercice
   biennal 2014-2015

 

 

4.         Les ressources prévues pour le BSCI durant l’exercice biennal 2014-2015, en provenance du budget ordinaire, d’autres quotes-parts et de fonds extrabudgétaires, se chiffrent au total à 121 063 000 dollars, contre 104 323 200 dollars pour le montant révisé du budget de l’exercice 2012-2013. Le Comité a noté que le budget total du Bureau avait augmenté de 16 %, mais que la hausse était principalement due aux activités financées au moyen des quotes-parts hors budget ordinaire et des ressources extrabudgétaires, lesquelles avaient progressé de 32,1 % et 5,7 % respectivement, passant de 46 732 200 dollars et 16 870 800 dollars pour 2012-2013 à 61 736 700 dollars et 17 838 400 dollars pour 2014-2015. Cette augmentation s’explique principalement par les activités liées aux opérations de maintien de la paix, comme illustré dans le tableau 1.

 

Tableau 1
Ressources financières par source de financement

(En milliers de dollars des États-Unis)

 

							Augmentation des ressources
Source de financement	2010-2011 Dépenses	Part en pourcentage	2012-2013 Montant aux taux révisés	Part en pourcentage	2014-2015 Prévisions	Part en pourcentage	En pourcentage des dépenses de 2010-2011	En pourcentage du montant révisé des crédits ouverts pour 2012-2013
Budget ordinaire	35 006,8	37,8	40 720,2	39,0	41 487,9	34,3	18,5	1,9
Quotes-parts hors budget ordinaire	47 773,8	51,7	46 732,2	39,0	61 736,7	51,0	29,2	32,1
Services d’appui à :
Tribunal pénal international pour le Rwanda	644,1	0,7	775,6	0,7	775,8	0,6	20,4	0
Tribunal pénal international pour l’ex-Yougoslavie	526,8	0,6	706,6	0,7	708,4	0,6	34,5	0,3
Plan-cadre d’équipement	706,0	0,8	1 315,3	1,3	869,7	0,7	23,2	(33,9)
Opérations de maintien de la paix	45 896,9	49,6	43 934,7	42,1	59 382,8	49,1	29,4	35,2
Ressources extrabudgétaires	9 711,4	10,5	16 870,8	16,2	17 838,4	14,7	83,7	5,7
Organismes des Nations Unies	7 382,4	8,0	13 972,5	13,4	14 972,5	12,4	102,8	7,2
Appui aux activités fonctionnelles financées par des fonds extrabudgétaires	1 856,7	2,0	2 269,0	2,2	2 250,8	1,9	21,2	(0,8)
Activités de coopération technique	472,3	0,5	629,3	0,6	615,1	0,5	30,2	(2,3)
Total	92 492,0	100	104 323,2	100	121 063,0	100	30,9	16,0

 

Note : Les chiffres concernant le budget proviennent des documents A/66/6 (Sect. 31) et A/68/6 (Sect. 30) et des informations complémentaires pertinentes.

 

 

5.         Le projet de budget-programme du BSCI pour l’exercice biennal 2014-2015 (budget ordinaire) s’élève à 40 330 200 dollars (avant actualisation des coûts), soit une réduction de 390 000 dollars (1 %). Après actualisation des coûts, il fait cependant apparaître une augmentation de 767 700 dollars (1,9 %) par rapport aux ressources aux taux révisés pour l’exercice 2012-2013. Afin de faciliter la comparaison avec le budget de base, les comparaisons entre les exercices 2012-2013 et 2014-2015 ont été faites dans le présent rapport à partir des montants avant actualisation des coûts, ce qui exclut les augmentations liées à l’inflation et aux fluctuations monétaires.
6.         On trouvera dans le tableau 2 le projet de budget ordinaire du BSCI pour l’exercice biennal 2014-2015 par rapport aux crédits ouverts et aux dépenses effectives concernant l’exercice 2010-2011 et aux ressources aux taux révisés pour 2012-2013.

 

Tableau 2
Ressources financières par composante

(En milliers de dollars des États-Unis)

 

	2010-2011			2012-2013		2014-2015		Variation en pourcentage
	Montant révisé des crédits ouverts	Dépenses		Montant aux taux révisés		Projet de budget (avant actualisation)		2014-2015 par rapport à 2010-2011 : crédits ouverts	2014-2015 par rapport à 2010-2011 : dépenses	2014-2015 par rapport à 2012-2013 : crédits ouverts
Direction exécutive et administration	2 403,0	2 280,1		2 741,3	3 206,5			33,4	40,6	17,0
Programme de travail	33 901,1	30 602,1		35 241,4	34 520,5			1,8	12,8	(2,0)
Sous-programme 1. Audit interne	15 522,7	14 211,6		16 291,3	15 433,9			(0,6)	8,6	(5,3)
Sous-programme 2. Inspection et évaluation	7 078,8	7 425,8		7 543,4	8 015,6			13,2	7,9	6,3
Sous-programme 3. Investigations	11 299,6	8 964,7		11 406,7	11 071,0			(2,0)	23,5	(2,9)
Dépenses d’appui au programme	2 620,9	2 124,6		2 737,5	2 603,2			(0,7)	22,5	(4,9)
Total	38 925,0	35 006,8		40 720,2	40 330,2			3,6	15,2	(1,0)

 

Note : Les chiffres concernant le budget proviennent des documents A/66/6 (Sect. 31) et A/68/6 (Sect. 30) et des informations complémentaires pertinentes.

 

 

7.         La réduction de 1 % qu’il est proposé d’opérer par rapport au montant du budget de l’exercice 2012-2013 s’explique principalement par la suppression de quatre postes [2 D-1, 1 P-2/1 et 1 G(AC)] dans les trois sous-programmes. Le Bureau a également proposé de réaffecter cinq postes rattachés au sous-programme 3 (Investigations) entre différents lieux d’affectation.

 

 

1.     Direction exécutive et administration

 

 

8.         Le nombre de postes proposés au Bureau du Secrétaire-général adjoint aux services de contrôle interne pour l’exercice biennal 2014-2015, soit 8, reste inchangé. L’augmentation de 17 % des ressources prévues tient essentiellement à l’effet-report de la création du poste de Sous-Secrétaire général et au coût du remplacement des programmes Auto Audit et Issue Track par un programme fonctionnant sur le Web.
9.         Le Comité rappelle le paragraphe 8 de son rapport précédent (A/66/85) dans lequel il a soutenu la création du poste de Sous-Secrétaire général afin d’étayer la stratégie globale du Bureau et les initiatives de coopération interne. Lors de l’échange de vues tenu avec le BSCI, il a été informé que la stratégie actuelle prévoyait que la Division de l’audit interne fasse rapport directement au Sous-Secrétaire général tandis que la Division des investigations et la Division de l’inspection et de l’évaluation relèveraient directement du Secrétaire général adjoint. Le Comité accueille favorablement ces initiatives qui tendent à améliorer l’efficacité du Bureau, mais recommande qu’elles n’aboutissent pas à un cloisonnement entre les divisions que la création du poste de Sous-Secrétaire général visait à atténuer.
10.       En ce qui concerne le projet de système Web de suivi des recommandations du BSCI, le Comité rappelle qu’au paragraphe 25 de sa résolution 65/270 l’Assemblée générale a prié le Secrétaire général d’inviter les organes de contrôle à envisager la possibilité d’utiliser le système Web du Corps commun d’inspection pour améliorer la coordination. Le Comité a demandé si le Bureau utiliserait le système récemment lancé par le Corps commun d’inspection ou s’il se doterait de son propre système. Il a été informé qu’après l’adoption du projet de budget, le Bureau évaluerait les différents systèmes disponibles, y compris celui du Corps commun d’inspection, afin de déterminer celui qui correspondait le mieux à ses besoins, compte tenu du dossier de décision mis au point. Le Comité accueille favorablement les mesures prises par le BSCI pour améliorer le suivi des recommandations et la procédure d’audit et recommande qu’il continue à renforcer la coordination entre les organes de contrôle, conformément à la demande figurant dans la résolution 65/270 de l’Assemblée générale, et veille à ce que les besoins des parties prenantes, notamment les bureaux et départements clients, continuent d’être pris en considération.

 

 

2.     Programme de travail

 

 

                         Sous-programme 1
Audit interne

 

11.       Le projet de budget-programme pour le sous-programme 1 (Audit interne) durant l’exercice biennal 2014-2015 s’élève à 15 433 900 dollars (avant actualisation des coûts). Ce montant représente une diminution nette de 857 400 dollars, soit 5,3 %, par rapport aux crédits ouverts pour l’exercice 2012-2013 (16 291 300 dollars). Le Comité a été informé que la diminution du montant prévu au titre du sous-programme 1 tenait essentiellement à la réduction du nombre de postes, lequel passait de 48 pendant l’exercice 2012-2013 à 46 dans le projet de budget pour l’exercice 2014-2015.

 

                         Évaluation du risque résiduel et des lacunes en matière de capacités

 

12.       Le Comité a continué de s’entretenir de manière approfondie avec le BSCI de la planification des audits fondés sur le risque afin d’établir de quelle manière la Division de l’audit interne prend les plans de travail en considération au moment de déterminer les ressources nécessaires à l’exécution du programme de travail. Il continue de penser que se servir des évaluations des risques pour hiérarchiser les activités et allouer les ressources est une excellente pratique à laquelle il a recommandé de recourir dans ses précédents rapports sur le budget du BSCI. Dans les conditions financières actuelles, le Comité a continué d’exhorter le BSCI à réexaminer et à améliorer ses hypothèses fondées sur les risques afin de déterminer la meilleure façon d’utiliser les ressources disponibles.
13.       À cet égard, le Comité a été informé que dans la perspective de l’établissement du plan de travail pour 2014-2015, la Division avait recensé les principaux risques de nature à empêcher le Secrétariat d’atteindre ses objectifs, les causes possibles de ces risques et les principaux contrôles de façon à hiérarchiser les audits qui seraient menés durant l’exercice 2014-2015. Le BSCI a informé le Comité qu’il continuerait à affiner la méthode lui permettant de recenser les domaines dans lesquels le risque résiduel est élevé et qu’il procéderait à un plus grand nombre d’audits horizontaux.
14.       Au paragraphe 12 de son rapport précédent (A/66/85), le Comité a pris note du fait que le Bureau avait prévu d’auditer les contrôles internes afin de déterminer les risques résiduels auxquels faisait face l’Organisation. Lors de son examen, il a demandé au Bureau de lui faire part des progrès accomplis à cet égard. Celui-ci a précisé qu’il avait affiné la méthode lui permettant d’évaluer les risques et d’établir son plan de travail de façon à évaluer systématiquement le risque résiduel à partir de l’univers d’audit.
15.       Le Comité ne nie pas les progrès accomplis, mais estime que des améliorations peuvent encore être apportées à l’évaluation systématique du risque résiduel. Cela est d’autant plus important que l’Organisation fait face à une situation financière difficile qui contraint de nombreux départements et bureaux à en faire davantage en dépensant moins, ce qui signifie qu’un mécanisme de contrôle plus adaptable et plus prompt à réagir est crucial.
16.       Le BSCI a indiqué que la suppression d’un poste D-1 dans le bureau de Nairobi et d’un poste d’agent des services généraux dans le bureau de New York ne nuirait pas à ses objectifs. Compte tenu de son plan de travail, il se propose d’élaborer pendant l’exercice biennal jusqu’à 450 rapports d’audit à l’intention des directeurs de programme (alors que 400 rapports d’audit étaient prévus pour l’exercice biennal 2012-2013); 130 de ces rapports (65 par an) porteraient sur des programmes financés au moyen du budget ordinaire.
17.       Bien que le risque résiduel sur lequel l’actuel plan de travail est fondé continue d’évoluer, le Comité a examiné et accepté l’assurance du BSCI selon laquelle les activités prévues dans le plan de travail seraient hiérarchisées de façon à prendre en considération les risques les plus élevés pour l’Organisation. Il appuie donc le projet de budget de la Division de l’audit interne qui lui a été présenté.

 

                         Sous-programme 2
Inspection et évaluation

 

18.       Le projet de budget-programme pour le sous-programme consacré à l’inspection et à l’évaluation s’élève à 8 015 600 dollars (avant actualisation des coûts), soit une augmentation nette de 472 200 dollars (6,3 %) par rapport au montant des crédits ouverts pour l’exercice biennal 2012-2013 (7 543 400 dollars). L’augmentation nette est principalement liée aux postes et à d’autres dépenses de personnel. La proposition consistant à supprimer un poste D-1 ne suffira pas à compenser l’effet-report de la création de six postes pendant l’exercice 2012-2013, ce qui explique l’augmentation de 4,1 % des dépenses de personnel. Le Comité a été informé que pour atténuer l’effet de la réduction d’effectifs mentionnée plus haut, le BSCI avait prévu une augmentation de 235 300 dollars au titre des autres dépenses de personnel en 2014 (personnel temporaire autre que pour les réunions).

 

                         Évaluation des risques et analyse des lacunes

 

19.       S’agissant de l’évaluation des risques, le Comité a été informé que la Division de l’inspection et de l’évaluation délaissait les indicateurs indirects au bénéfice d’une méthode combinant des informations directes sur les risques émanant de la Division de l’audit interne, une évaluation des capacités de suivi et d’évaluation et une analyse des priorités définies par l’Assemblée générale, le Secrétaire général et d’autres parties prenantes. La Division a indiqué que d’ici à la fin de l’exercice biennal 2014-2015 elle aurait achevé l’évaluation de tous les programmes à haut risque et celle de cinq programmes pour lesquels les risques étaient modérés. Elle compte ainsi avoir fini d’évaluer tous les programmes du Secrétariat d’ici à la fin de l’exercice 2016-2017, soit 10 ans après qu’elle a été créée.
20.       Dans ses rapports antérieurs, le Comité avait recommandé que le BSCI procède à une analyse des lacunes en matière de capacités en se fondant sur une évaluation du risque résiduel. Ainsi qu’indiqué au paragraphe 15 de son rapport précédent (A/66/85), il a été décidé de réduire le cycle d’évaluation, dont la durée de 11 à 13 ans passerait à 8 ans, comme l’avaient approuvé le Comité du programme et de la coordination à l’occasion de son examen du cadre stratégique pour la période 2012-2013 et l’Assemblée générale dans sa résolution 65/244.
21.       S’agissant de l’analyse des lacunes en matière de capacités, le BSCI a indiqué que pour pouvoir évaluer toutes les entités du Secrétariat, hiérarchiser les priorités afin d’être en mesure d’évaluer plus fréquemment les entités à haut risque et mener à bien des activités récurrentes (évaluations thématiques, examens triennaux et établissements de rapports biennaux) dans le cadre d’un cycle de huit ans, la Division de l’inspection et de l’évaluation aurait besoin d’un chef d’équipe supplémentaire (P-4) et de trois spécialistes de l’évaluation (2 P-3 et 1 P-2). Toutefois, il ne demande pas de ressources supplémentaires à ce stade. Le Comité a été informé que le Bureau était conscient de la situation financière et qu’il comptait que la Division gagnerait en efficacité, notamment grâce à une amélioration de la méthode d’évaluation.
22.       Le Comité ne méconnaît pas l’environnement dans lequel le BSCI opère, mais estime qu’un mécanisme de contrôle interne robuste et efficace est essentiel pour que l’Organisation atteigne ses objectifs. Il est également conscient du fait que l’on ne peut pas encore se fier totalement aux méthodes de planification axée sur le risque pour déterminer les ressources qui seront nécessaires. Le Comité accueille favorablement la réorganisation de la Division de l’inspection et de l’évaluation, mais n’est pas en mesure de dire s’il est opportun à ce stade de réduire les moyens dont elle est dotée. Il apprécie les améliorations apportées par la Division à sa stratégie d’évaluation des risques, mais recommande que le Bureau s’attache à renforcer ses capacités d’évaluation des risques et revoie ses plans de travail de façon à écourter le cycle d’évaluation comme demandé par l’Assemblée générale dans sa résolution.

 

                         Sous-programme 3
Investigations

 

23.       Le projet de budget-programme au titre du sous-programme 3 (Investigations) se chiffre, pour l’exercice biennal 2014-2015, à 11 071 000 dollars (avant actualisation des coûts), soit une réduction nette de 335 700 dollars (2,9 %) par rapport aux crédits ouverts pour l’exercice 2012-2013 (11 406 700 dollars). La diminution s’explique principalement par la suppression d’un poste P-2 et la réduction des frais de voyage. Le Comité a également été informé que le BSCI prévoyait de réaffecter cinq postes rattachés à la Division des investigations.
24.       D’après le BSCI, le plan de travail pour les investigations a été dicté dans une large mesure par la nécessité de renforcer cette fonction tout en maintenant le niveau de productivité actuel et en évitant d’accroître les effectifs. Le plan de travail comporte trois volets : les affaires en cours (dont le nombre fluctue dans une large mesure en fonction de la demande), les projets internes visant à renforcer la fonction d’investigation, et les tâches liées à la gestion et à l’administration. Selon les renseignements fournis par le BSCI (voir la figure ci-après), le nombre d’affaires présentées aux fins d’investigation a baissé, passant d’un maximum d’environ 130 en 2008 à seulement 40 en 2012. Le nombre d’affaires en attente, 130, est cependant resté élevé en 2011 et en 2012 et, dans certains cas, il a fallu plus d’un an pour mener à bien les investigations. Le Comité continue de penser que le délai nécessaire au BSCI pour mener à bien les investigations est préoccupant et recommande qu’un effort concerté soit mené afin de régler le problème.

 

                         Figure
Évolution du nombre d’affaires (investigations financées au moyen
du budget ordinaire)

 

 

Source : BSCI.

 

 

25.       Le Comité a souhaité connaître les raisons de la diminution du nombre d’affaires dont la Division des investigations était saisie et a été informé qu’il y avait plusieurs explications; en particulier, l’absence d’une politique de communication et de sensibilisation adaptée expliquait peut-être que certaines affaires n’étaient pas signalées. Le BSCI a également indiqué que le pic enregistré en 2011 était une anomalie liée au nombre élevé de fraudes à l’assurance-maladie (59 affaires). Le Comité estime que la tendance à la baisse devrait être une raison de plus pour le Bureau d’adopter des plans de travail anticipatifs fondés sur le risque. S’agissant de l’évaluation préventive du risque, le Comité a rappelé qu’au paragraphe 20 de son rapport antérieur (A/66/85), il s’était félicité du fait que la Division des investigations avait décidé d’incorporer dans son plan de travail une démarche plus anticipative et fondée sur le risque. Pendant l’examen de la question par le Comité, le Bureau a indiqué que la Division des investigations avait renforcé ses moyens de criminalistique numérique et ses capacités d’enquête portant sur les fraudes dans la passation des marchés. Il a également fait savoir qu’il se dotait d’un groupe d’investigation préventive afin de mieux évaluer tels ou tels domaines en fonction des risques, notamment les questions liées à la passation des marchés qui présentent un risque élevé. Le Comité accueille favorablement ces deux initiatives et attend avec intérêt d’être informé de l’évolution de la situation à ses sessions suivantes.
26.       Étant donné que le projet de budget-programme proposé au titre des investigations pour 2014-2015 continue d’être fondé sur la moyenne du nombre d’affaires dont le Bureau a été saisi pendant les cinq dernières années, nombre qui est en baisse, et non sur le plan de travail de la Division des investigations, et sans préjudice des travaux de la nouvelle équipe spéciale d’investigation, le Comité n’est pas en mesure de fournir l’assurance que les ressources demandées sont adaptées aux besoins.
27.       Il est de nouveau proposé dans le projet de budget-programme de procéder à la réaffectation de cinq postes relevant du sous-programme 3 dans le cadre d’une réorganisation visant à renforcer la fonction d’investigation. Le BSCI continue de justifier la réaffectation de fonctionnaires chargés des investigations comme suit : a) la nécessité de régler les affaires en souffrance de l’Équipe spéciale d’investigation concernant les achats, qui avaient été confiées à la Division des investigations au début de 2009; b) la diminution de la demande d’investigations concernant les achats à Nairobi; c) les exigences de qualité concernant les rapports d’investigation et les activités d’appui après enquête qui découlent du nouveau système d’administration de la justice; d) la nécessité de renforcer l’activité du Groupe de la criminalistique numérique. En principe, comme il l’a déclaré dans ses précédents rapports (A/62/814 et Add.1, A/63/703, A/64/86 et A/66/85), le Comité consultatif continue d’appuyer la restructuration proposée par le BSCI.

 

 

3.     Appui au programme

 

 

28.       Les ressources demandées au titre de l’appui au programme pour l’exercice 2014-2015 s’élèvent à 2 603 200 dollars (avant actualisation des coûts). Ce montant fait apparaître une réduction de 134 300 dollars (4,9 %) par rapport aux crédits ouverts pour l’exercice 2012-2013 (2 737 500 dollars). Le nombre de postes est maintenu à huit. La réduction du montant prévu au titre des objets de dépense autres que les postes s’explique principalement par un moindre recours aux services de personnel temporaire (autre que pour les réunions) et aux services contractuels.

 

 

3.     Conclusion

 

 

29.       Les membres du Comité consultatif indépendant pour les questions d’audit seraient reconnaissants à l’Assemblée générale de bien vouloir examiner le présent rapport et prendre note des observations et recommandations qu’il renferme.

 

Le Président
du Comité consultatif indépendant
pour les questions d’audit
(Signé) J. Christopher Mihm

Le Vice-Président
du Comité consultatif indépendant
pour les questions d’audit
(Signé) Vadim V. Dubinkin

Membre du Comité consultatif indépendant
pour les questions d’audit
(Signé) John F. S. Muwanga

Membre du Comité consultatif indépendant
pour les questions d’audit
(Signé) Vinod Rai

Membre du Comité consultatif indépendant
pour les questions d’audit
(Signé) Adrian P. Strachan