会议准备

  本节将提供有用信息,以帮助您在参加模拟联合国会议前做好准备工作。

1选定大会领导结构

该步骤包括:选出主席,主席带领团队组织会议;成立指导委员会或委员会小组,负责在模拟联合国领导人选定前让大会顺利开始。下列为可能成立的各类委员会的范例:

  • 执行委员会:该委员会由一位主席领导,主席负责监督指导委员会的工作,并作出与以下内容相关的基本决定:会议时长、将使用的议事规则,以及会前活动、模拟联大全体会议及联大主要委员会所需天数等等。推荐设立下列委员会:
  • 方案委员会:该委员会推荐将模拟哪个联大主要委员会,各委员会将讨论多少个主题,并起草会议方案。
  • 通信委员会:该委员会负责制定通信策略
  • 后勤委员会:该委员会负责提出会场,考察代表的住宿和交通情况,提议社会事件,管理登记注册流程
  • 筹款和赞助委员会:该委员会负责在私营部门或基金会为本次会议寻找赞助方
  • 预算和财务委员会:该委员会负责确定总开支并管理预算

2选定所需领导职位

官员人数部分取决于会议规模。我们为联大及秘书处官员推荐以下领导结构:

  联合国大会

  • 联合国大会主席
  • 联合国大会副主席(视会议规模而定,但最佳情况为从每个地区小组中选取至少一名副主席)
  • 委员会主席(每个委员会一位)
  • 委员会副主席(视会议规模而定,最多三位)
  • 报告员(每个委员会一位)

  秘书处

  • 联合国秘书长
  • 联合国常务副秘书长(可选项,视会议规模而定)
  • 主管政治事务副秘书长(在模拟安理会时也尤为重要)
  • 主管经济和社会事务副秘书长(对第二委员会和第三委员会的工作非常重要,该副秘书长在向委员会展示实质性问题时极为有用)
  • 主管联合国大会事务和会议管理副秘书长(该职位对会议的成功至关重要,因为他/她监督会议后勤事务,包括房间的布置、代表标牌、注册登记及代表住宿,确保在委员会做会议记录时将决议草案副本分发给代表,并在全体会议闭幕时及时分发已通过决议的副本等。)
  • 主管传播和新闻事务副秘书长(该副秘书长对提高会议的影响力具有重要作用,其负责联络媒体报道会议、进行采访、举行新闻发布会、记录大会、发布时事简讯让代表了解最新时事等。)
  • 秘书(每个委员会一位,或许是主席团最重要的职位,秘书负责就议事规则相关事务给予委员会主席建议,为委员会主席在每次委员会会议上提供讲话稿,联络代表处理申请加入发言名单的请求,提交决议及修正案等。)

  根据最具意义的会议内容决定是否增加其它职位。

3推广会议及建立注册流程

选择适合本组学术水平和资金现状的模联会议,择定日期和地点。同时,为自己打算(或能够)通过何种特定会议达到何种目标制定计划。

4选举模联领导人

公平公正、公开透明地从已注册人员中选取模拟联合国的领导人(详见上述第二步中所建议的选举流程),确保所选领导人尽可能地代表多个地区小组,并且达到性别平衡。

5培训领导人

选举领导人后,应为领导人提供联大及秘书处官员培训,以确保其熟悉议事规则及自己的角色和职责。

6设立时间表

为联大及秘书处官员所需完成的重要任务设定时间表,具体如下:

  • 联合国秘书长关于组织第x届[此处插入模拟联合国名称]联合国大会常会备忘录
  • 即将列入[此处插入模拟联合国名称]联合国大会临时议程的项目初步清单的注释版本
  • 总务委员会报告
  • 与需要讨论的各个主题相关的联合国秘书长报告,让代表了解事务全局、所需面临的挑战、到目前为止联合国做过的工作以及仍需进行的工作。
  • 各委员会主席的讲话稿。需在会前备好讲话稿,以便指导主席在管理委员会各阶段工作时的讲话内容。撰写讲话稿时,需尽可能地使讲稿适合发表于任何可能出现的场合。
  • 代表指南,该指南包括会议的组织信息、模拟内容、辩论主题、立场文件撰写准则、如何提交立场文件、全体会议和委员会会议的内容、如何加入发言名单、协助代表在会前交流的数码工具及所需准备的文件、议事规则的重要细节及该会议与代表出席过的其他会议的区别、关于何为意见一致的描述、地区小组的信息、提交决议和修正案流程的总览、奖励政策的描述、代表领导人选择及其角色的有关信息。
  • 在首次会议开始时,为各委员会分发工作方案

7为与会者分配国家和主题

该步骤极为关键,需谨慎考虑。院校派出代表小组在许多模拟联合国中进行合作。在这种情况下,为来自同一所学校的学生,分配同一个国家和主题。

  另一种组织代表团的方式是,将来自不同地方的学生组成一个代表团,工作量更大,但更有意义。换言之,代表团里的每一个学生都来自不同的学校。我们在三次全球模拟联合国中使用过该方式,让来自不同国家的学生一同合作代表同一个国家,这是会议的亮点之一。

  在选择代表团的成员时,考虑以下因素显得尤为重要:

  • 共同合作的代表的地域分布情况;
  • 代表团的性别平衡状况;以及
  • 代表参加模拟联合国的次数。

  代表团成员应来自不同的地区,代表团应性别平衡,且包括具有多次参加过模拟联合国经验的代表。如此一来,经验丰富的代表便能指导经验较少的代表。经验最为丰富的代表应当选为代表领导人。

  设定提交立场文件给委员会主席的最后期限,并确保所有与会者都可获知撰写此类文件的准则。委员会主席应审查每份立场文件,并在会前返还文件并附上反馈。

8创建会前网络合作空间

创建一个大会网站,让代表能够获取会议召开时间、代表如何申请等相关信息。此外,创建一个代表能相互交流的线上空间也很重要。若决定将不同地域的学生放在同一代表团,那么在会议开始之前,他们需要获得一条进行会议准备的途径。定期与代表领导人核对,以确保代表领导人与其代表团的所有学生保持联系,并对任何可能会出现的问题进行回应。

9内容讨论

通过在线视频聊天、微信视频群聊或其他类似形式与专家就要讨论的主题或会议其他方面的重要内容进行讨论,例如如何撰写决议、议事规则或讨论哪个地区小组或政治小组最有可能在各个委员会中提交决议。

10会议方案

在会议前尽可能快地分发会议方案。

11领导人会前准备

在会议召开的前几天聚集模拟联合国官员,给予时间让其完成会议准备工作,包括但不限于撰写发言稿、为委员会主席撰写讲话稿及筹备会场等。

12招募志愿者

招募志愿者,以尽可能多地在各个方面协助会议,并在会前组织培训。撰写手册,具体规定志愿者需要做哪些工作。绝不可低估志愿者对确保会议顺利进行的重要性。

13组织讲习班

在会议召开前,留出一到两天的时间,在会场组织讲习班。讲习班应当包括撰写议事规则的培训及对代表感兴趣主题的介绍。讲习班的重点为:与会议期间讨论项目相关的实质性问题,或普遍关心问题,如联合国机构工作及联合国就业信息等。