会 议 事 务

大 会 事 务 和 会 议 事 务 部 负 责 提 供 会 议 服 务， 包 括 口 译、 会 议 记 录 以 及 文 件 的 编 辑、 翻 译、 复 制 和 分 发。

有 关 会 议 事 务 的 一 般 问 题 可 向 规 划 和 会 议 事 务 科(S-1537 室， 电 话 分 机36540) 查 询； 有 关 文 件 问 题， 可 向 文 件 管 制 处(S-1552 室， 电 话 分 机36594) 查 询。

会 议 日 程

规 划 和 会 议 事 务 科 每 日 编 制 次 日 的 会 议 日 程， 印 在《 日 刊》 里 面， 开 列 会 议 的 地 点 和 其 他 有 关 的 会 议 消 息。 有 关 会 议 时 间 表 的 问 题 可 向 会 议 服 务 股( 电 话 分 机37348) 查 询。

会 议 时 间

上 午 会 议 时 间 一 般 是 上 午10 时 至 下 午1 时， 下 午 会 议 时 间 是 下 午3 时 至 下 午6 时。

由 于 会 议 需 求 量 大， 而 可 用 的 设 施 有 限， 会 议 必 须 准 时 开 始， 上 述 时 间 规 定 也 要 尽 可 能 遵 守。 因 此， 敦 请 各 代 表 团 准 时 出 席。 最 好 尽 可 能 将 有 关 会 议 排 在 一 起， 以 便 使 提 供 的 服 务 获 得 最 大 的 利 用。

只 有 当 原 定 供 排 定 正 式 会 议 使 用 的 服 务 不 再 需 要 时， 区 域 集 团 会 议 或 其 他 非 正 式 会 议 才 可 加 以 利 用。

席 位 安 排

… … 代 表 团 经 抽 签 获 选 在 大 会 第 五 十 三 届 会 议 期 间 占 大 会 堂 的 第 一 个 席 位。 因 此, … … 代 表 团 将 坐 在 前 排 的 最 左 端( 主 席 台 秘 书 长 座 位 的 一 边)。 依 惯 例 其 他 会 员 国 代 表 团 将 按 国 名 的 英 文 字 母 顺 序 依 次 安 排 席 位。 各 主 要 委 员 会 的 席 位 也 适 用 同 一 安 排。

席 位 安 排 平 面 图 印 本 可 向 大 会 事 务 和 会 议 事 务 部 会 议 服 务 股(S-B1-02 室， 电 话 分 机37348) 索 取。

日 刊

《 联 合 国 日 刊》 每 日 以 英 文 和 法 文 印 发。 大 会 期 间 用 阿 拉 伯 文、 中 文、 法 文、 俄 文 和 西 班 牙 文 等 六 种 正 式 语 文 印 发。《 日 刊》 可 在 因 特 网 查 得， 其 内 容 包 括:

(a) 会 议 日 程；

(b) 个 别 会 议 的 议 程；

(c) 会 议 记 要；

(d) 通 告。

《 日 刊》 办 公 室 位 于S-2940 室， 下 午4 时30 分 以 后 可 供 查 询( 电 话 分 机33888)。

口 译

以 大 会 的 六 种 正 式 语 文 的 任 何 一 种 所 作 发 言 都 口 译 成 其 他 正 式 语 文。 根 据 大 会 议 事 规 则 第 五 十 三 条， 代 表 也 可 用 正 式 语 文 以 外 的 一 种 语 文 发 言。 在 此 情 况 下， 有 关 代 表 团 必 须 提 供 口 译 或 以 正 式 语 文 之 一 提 出 书 面 发 言 稿。 秘 书 处 接 受 这 项 口 译 或 发 言 稿 为 发 言 正 式 文 本， 由 联 合 国 口 译 员 据 此 译 成 其 他 正 式 语 文。 但 是， 有 关 代 表 团 应 提 供 懂 得 该 发 言 所 使 用 的 语 文 和 该 发 言 所 译 成 的 正 式 语 文 的 人 员 给 口 译 员， 以 便 在 整 个 译 稿 宣 读 的 过 程 中 指 引 口 译 员， 并 且 保 证 发 言 人 和 口 译 员 的 时 间 密 切 配 合。

正 式 语 文 的 发 言 译 稿

如 果 以 一 种 以 上 正 式 语 文 提 供 发 言 稿， 该 代 表 团 应 明 确 指 定 那 一 个 发 言 稿 为 正 式 文 本。 代 表 团 如 提 供 发 言 译 稿， 应 在 第1 页 明 确 指 出 究 竟 应" 照 稿 宣 读"， 还 是" 以 实 际 发 言 为 准"。

如 果 代 表 团 希 望 逐 字 宣 读 它 们 的 译 稿， 发 言 者 的 讲 话 如 与 讲 稿 有 任 何 出 入， 增 删 部 分 就 不 可 能 在 口 译 中 反 映 出 来。

如 果 代 表 团 认 为， 发 言 者 的 讲 话 可 能 与 讲 稿 有 出 入， 它 们 应 该 选 择" 以 实 际 发 言 为 准"， 口 译 就 以 发 言 者 的 讲 话 而 不 以 译 稿 为 准。 在 这 种 情 况 下， 代 表 团 应 该 知 道 听 众 所 听 到 的 口 译 将 不 一 定 与 它 们 在 发 言 前 或 发 言 期 间 分 发 给 听 众 和 新 闻 界 的 译 稿 一 样。

请 在 会 议 室 发 言 的 代 表 注 意： 他 面 前 的 传 声 器 要 等 到 主 席 请 他 发 言 时 才 能 发 生 扩 音 作 用。 为 了 确 保 发 言 的 录 音 和 口 译 做 得 尽 可 能 好， 请 代 表 对 准 传 声 器 清 楚 发 言， 特 别 是 在 报 告 数 字、 引 述 或 者 述 说 高 度 技 术 性 的 事 情 时， 以 及 在 宣 读 讲 稿 时， 尤 其 请 这 样 做( 另 参 看 第29 页)。

各 代 表 团 经 常 受 到 发 言 时 限 的 限 制, 但 恳 请 在 任 何 情 况 下 都 以 正 常 速 度( 例 如, 英 语 的 正 常 速 度 是 每 分 钟100 个 至120 个 字) 发 言, 使 口 译 可 以 准 确、 完 整 地 翻 译 发 言。 为 了 时 限 而 加 快 发 言 速 度, 口 译 质 量 将 受 影 响。

会 议 记 录

对 于 各 主 要 机 关 的 全 体 会 议、 大 会 主 要 委 员 会 的 会 议 以 及 某 些 其 他 机 关 的 有 限 和 选 择 性 的 会 议， 都 制 作 会 议 记 录。 会 议 记 录 分 逐 字 记 录(PV) 或 简 要 记 录(SR) 两 种。 这 些 记 录 由 秘 书 处 编 制， 各 代 表 团 可 以 加 以 更 正。 不 过， 改 变 实 际 发 言 的 原 意 或 有 所 增 补 或 改 动 的 更 正 不 能 受 理。

逐 字 记 录 是 利 用 原 文 以 外 的 其 他 语 文 的 口 译， 全 文 记 载 会 议 的 情 况。

请 代 表 注 意， 如 书 面 发 言 稿 的 任 何 部 分 没 有 实 际 宣 读， 就 不 会 载 于 该 会 议 的 记 录 中。

简 要 记 录 是 以 精 简、 节 略 的 方 式， 记 载 会 议 的 情 况， 其 目 的 并 非 要 记 载 每 一 个 发 言， 或 记 载 发 言 的 全 文。

联 合 国 各 机 构 的 书 面 记 录( 逐 字 记 录 或 简 要 记 录) 按 照 大 会 和 其 他 主 要 机 构 作 出 的 一 些 决 定 制 作。

此 外， 尚 有 会 议 录 音 可 供 参 考( 见 第30 页)。

会 议 记 录 的 更 正

对 会 议 记 录 的 更 正， 请 由 有 关 代 表 团 的 一 名 成 员 签 字， 寄 给 或 送 交 以 下 办 公 室： 逐 字 记 录 请 寄 给 或 送 交C-178 室 逐 字 记 录 处 处 长； 简 要 记 录 请 寄 交 或 送 交 联 合 国 广 场 二 号DC2-0794 室 正 式 记 录 编 辑 科 科 长。

更 正 应 该 以 备 忘 录 的 方 式 作 出 和/ 或 写 在 记 录 的 副 本 里。 如 果 不 寄 来 备 忘 录， 有 关 代 表 团 的 一 名 经 授 权 的 官 员 应 在 作 了 更 正 的 记 录 的 封 面 上 签 名 和 写 上 官 衔。

更 正 如 用 手 写， 请 代 表 团 确 保 书 写 清 晰， 并 清 楚 标 明 应 该 加 插 在 什 么 地 方。

A. 逐 字 记 录

逐 字 记 录(PV) 的 更 正 只 限 于 针 对 实 际 发 言 即 只 针 对 发 言 原 文 有 错 漏 之 处。 如 有 代 表 团 要 求 更 正， 将 以 有 关 发 言 的 录 音 核 对。

B. 简 要 记 录

简 要 记 录(SR) 的 更 正 不 应 针 对 文 字 风 格， 也 不 应 大 段 增 添， 以 免 扰 乱 简 要 记 录 的 总 体 均 衡。

更 正 不 得 以 整 篇 讲 稿 的 形 式 提 出。

更 正 的 印 发

联 合 国 各 机 关 的 记 录， 只 有 在 若 干 情 况 下 才 更 正 重 发， 并 且 仅 限 于 安 全 理 事 会 的 会 议 和 经 济 及 社 会 理 事 会 全 体 会 议 的 记 录。 其 他 机 构 包 括 大 会 及 其 各 主 要 委 员 会 的 记 录 只 印 发 一 次， 经 核 可 的 更 正 将 汇 集 成 一 个 更 正 本， 定 期 印 发。 只 有 在 错 漏 严 重， 实 质 上 影 响 到 会 议 的 进 行 时， 才 立 即 印 发 更 正。 在 逐 字 记 录 发 生 上 述 情 况 时， 这 种 例 外 更 正 措 施 只 针 对 发 言 原 文 的 错 漏。 如 有 必 要， 其 他 文 本 将 根 据 经 改 正 的 原 文 文 本 加 以 订 正。

写 好 的 讲 稿

在 全 体 会 议 和 各 主 要 委 员 会 会 议 的 讲 稿 应 事 先 交 给 会 议 事 务 干 事 至 少30 份， 以 帮 助 秘 书 处 尽 量 提 供 最 佳 服 务。 如 果 代 表 团 没 有 这 样 做， 请 它 们 在 发 言 者 发 言 之 前 提 供 六 份 讲 稿 给 口 译 和 记 录 员。 如 果 代 表 团 希 望 将 讲 稿 分 发 给 各 国 代 表 团、 各 专 门 机 构、 观 察 员、 口 译 员、 记 录 员 和 新 闻 专 员， 须 提 供300 份。

在 大 会 分 发 的 讲 稿 应 交 到 大 会 堂 左 边 的 文 件 收 发 台。

来 文 和 材 料 的 分 发

在 大 会 堂 分 发 代 表 团 的 来 文 和 材 料， 必 须 事 先 征 得 大 会 和 经 社 理 事 会 事 务 司( 电 话 分 机32332，S-2925 室 或 电 话 分 机37787) 批 准。 必 须 由 有 关 代 表 团 在 开 会 前 分 发。

文 件 处 理

文 件 的 翻 译 和 印 制

　 代 表 团 若 想 将 文 件 提 交 联 合 国 任 何 机 构 审 议， 请 交 给 秘 书 长 或 有 关 机 构 的 秘 书。 文 件 管 制 处 的 工 作 人 员 无 权 直 接 接 受 代 表 团 的 文 件 加 以 翻 译 或 复 制。

文 件 的 类 别 如 下：

(a) " 普 通(General)" 文 件；

(b) " 限 量(Limited)" 文 件， 其 编 号 前 有 英 文 字 母L。 这 类 文 件 属 暂 时

性 质， 例 如 决 议 草 案 及 其 修 正 案。 开 会 时 提 出 的 这 类 文 件， 如 果 迫 切 需 要， 便 立 即 通 过 特 别 安 排 加 以 翻 译， 印 制 预 发 本， 标 记 为" 临 时" 文 件， 只 发 给 与 会 者。 经 过 编 辑 的 文 本 和 经 过 审 校 的 译 件 会 在 较 后 印 发；

(c) " 限 发(Restricted)" 文 件， 其 编 号 前 有 英 文 字 母R， 这 类 文 件 只 包 括 在 印 发 时 其 内 容 不 便 公 开 的 那 些 文 件；

(d) 会 议 室 文 件 或 工 作 文 件， 其 编 号 前 用"CRP" 或"WP"

等 英 文 字 母 标 明。 这 些 文 件 只 是 非 正 式 文 件， 用 一 种 或 一 种 以 上 的 语 文 编 写， 在 一 次 会 议 或 多 次 会 议 的 过 程 中 使 用， 并 且 只 发 给 出 席 讨 论 这 些 文 件 的 会 议 与 会 者 和 其 他 有 关 的 人。

文 件 的 分 发

总 部 每 天 印 发 一 份 当 天 分 发 的 文 件 一 览 表。 一 览 表 可 在 因 特 网 内 查 得。 根 据 所 提 出 的 要 求， 每 日 分 发 给 代 表 团 的 文 件 可 于 周 日 上 午7 时30 分 至9 时30 分， 在 北 草 坪 区 车 辆 入 口 处 的 代 表 团 文 件 分 发 处 领 取。

设 在 秘 书 处 大 楼 汇 合 层 的 代 表 团 文 件 站(S-B1-060 室， 电 话 分 机37373)， 周 日 办 公 时 间 开 放。

会 议 室 的 文 件 分 发 处 将 备 有 份 数 有 限 的 文 件， 内 载 提 议 草 案 供 进 行 中 的 会 议 采 取 行 动。

有 关 分 发 安 排 的 特 别 要 求 可 以 书 面 或 打 电 话 向 分 发 科 科 长 提 出(NL-314 室， 分 机37345 或38062)。

有 关 自 动 收 到 文 件 的 安 排， 请 打 电 话 到 分 机37344 号 接 洽。 如 第 二 次 要 求 文 件 请 亲 自 到S-B1-60 室 或 打 电 话 分 机37373 号。

在 会 议 上 只 可 以 分 发 联 合 国 的 正 式 文 件。

联 合 国 光 盘 系 统 以 所 有 正 式 语 文 储 存 纽 约、 日 内 瓦 和 维 也 纳 分 发 的 所 有 文 件 的 电 子 版 本。 各 国 常 驻 联 合 国 代 表 团 及 其 他 政 府 办 公 室 均 可 免 费 调 用。 储 存 于 光 盘 系 统 的 文 件 已 按 联 合 国 书 目 资 料 系 统 编 制 索 引， 可 供 检 索、 调 阅 和 打 印 及 下 装。

关 于 光 盘 系 统 的 详 情 可 打 电 话 分 机36586、36587 或33861 查 询。

录 音

广 播 和 会 议 工 程 股 藏 有 所 有 全 体 会 议 和 主 要 委 员 会 会 议 的 全 部 录 音。

复 制 的 会 议 录 音 带 可 供 出 售， 请 向 音 响 档 案 分 股(GA-013C 室， 电 话 分 机37658 或30673) 订 购。

档 案 和 记 录 管 理

档 案 和 记 录 管 理 科 归 商 务 活 动 处 长 管 辖, 负 责 制 定 保 管 和 留 存 秘 书 处 记 录 包 括 电 子 媒 体 的 政 策 和 准 则; 改 善 联 合 国 的 记 录 工 作, 包 括 有 效 利 用 资 讯 技 术; 促 进 和 支 持 在 符 合 保 密 和 准 入 规 则 的 情 况 下 利 用 联 合 国 档 案 进 行 研 究; 并 参 与 整 个 组 织 的 资 讯 战 略 规 划。 该 科 分 设 两 个 股:

1 　. 　 档 案 和 记 录 中 心(PK-1200 室, 电 话 分 机38681 和38682)， 设 于25 街 和26 街 之 间 的345 Park Avenue South, 提 供 存 放 和 查 检 联 合 国 档 案 记 录 及 儿 童 基 金 会 和 人 口 基 金 档 案 的 服 务。 档 案 和 记 录 中 心 制 定 留 存 计 划 和 迁 移 秘 书 处 各 办 公 室 的 记 录; 保 管 存 放 于 记 录 中 心 和 商 业 仓 库 的 记 录 并 安 排 其 处 置 方 式; 处 理 档 案 记 录 以 提 高 效 率 和 便 于 检 索; 促 进 和 支 持 联 合 国 内 外 使 用 档 案 记 录 进 行 研 究; 审 查 机 密 档 案 的 使 用 和 解 禁。

2. 记 录 资 讯 系 统 股(DC1-1170 室， 电 话 分 机34226) 负 责 维 持 该 科 的 技 术 基 本 设 施; 在 联 合 国 秘 书 处 各 办 公 室 应 用 记 录 用 软 件; 研 究 和 发 展 可 用 于 档 案 和 记 录 管 理 的 技 术, 包 括 数 字 化 和 成 象 技 术; 制 定 保 全 和 调 取 电 子 记 录 的 政 策 和 准 则。