Règlement intérieur

Le paragraphe 4 du mandat du Comité consultatif indépendant pour les questions d'audit (A/RES/61/275, Annexe) indique que le Comité peut adopter son propre règlement intérieur, qui devra être communiqué à l'Assemblée générale.

Lors de sa première session en février 2008, le Comité a adopté son règlement intérieur. Ce règlement vient en complément du mandat du Comité et doit être interprété en application de celui-ci.

Le Comité a convenu qu'il pouvait revoir et modifier de temps à autre le règlement intérieur, à condition qu'il reste compatible avec le mandat.

Le règlement intérieur du Comité consultatif indépendant pour les questions d'audit a été communiqué à l'Assemblée générale lors de sa 63e session.

Règlement intérieur adopté par le Comité consultatif indépendant pour les questions d'audit lors de sa première session, le 22 février 2008

I. Généralités

1. Le Comité consultatif indépendant pour les questions d'audit (ci-après « le Comité ») adopte son règlement intérieur. Ce règlement, qui complète son mandat, doit être lu en parallèle avec celui-ci et interprété à la lumière de ses dispositions.

II. Nominations et représentation

2. Conformément aux paragraphes 10, 11 et 13 (sect. II) de l'annexe à la résolution 61/275 de l'Assemblée générale, les membres du Comité, dont la candidature est proposée par les États Membres, sont nommés par l'Assemblée générale compte dûment tenu du principe d'une représentation géographique équitable. Ils doivent être de la plus haute intégrité, siègent à titre personnel et, dans l'exercice de leurs fonctions, ne sollicitent ni ne reçoivent d'instructions d'aucun gouvernement. Ils doivent avoir acquis récemment à un niveau élevé une expérience utile en matière de gestion financière, d'audit ou de contrôle.
3. Les membres, désignés conformément aux dispositions de la section II du mandat du Comité, sont nommés pour trois ou quatre ans et peuvent être à nouveau nommés une seule fois pour trois ans. Ils ne peuvent ni déléguer leurs fonctions, ni se faire représenter lors des sessions du Comité.
4. Le Comité élit un président et un vice-président pour une période d'un an renouvelable qui commence le 1er janvier. Avant la fin de cette période, les membres élisent un président et un vice-président pour la période suivante.
5. La présidence est automatiquement déclarée vacante si le Président cesse d'être membre du Comité. Elle peut également être déclarée vacante si le Président est, pour cause d'invalidité ou pour une autre raison, incapable de s'acquitter de ses fonctions jusqu'à la fin de son mandat.
6. En cas de vacance de la présidence, le Vice-Président assure la présidence jusqu'à l'expiration du mandat de son prédécesseur. Le Comité choisit un viceprésident par intérim parmi les autres membres.
7. Si le Vice-Président cesse d'être membre du Comité, celui-ci choisit un autre vice-président parmi les autres membres. La vice-présidence peut être déclarée vacante si le Vice-Président est, pour cause d'invalidité ou pour une autre raison, incapable de s'acquitter de ses fonctions jusqu'à la fin de son mandat.
8. Sous l'autorité du Comité, le Président représente le Comité, participe à des réunions pour répondre aux questions touchant les activités et conclusions du Comité et remplit la fonction de porte-parole principal devant la presse et les autres grands groupes intéressés, fonction dont il s'acquitte sur la base des indications que lui donne le Comité. En l'absence du Président, le Vice-Président agit en son nom.

III. Fonctions et attributions

9. Le Comité consultatif indépendant pour les questions d'audit, organe subsidiaire de l'Assemblée générale, exerce des fonctions consultatives spécialisées et aide l'Assemblée à s'acquitter de ses responsabilités en matière de contrôle.
10. Le Comité donne à l'Assemblée générale des avis sur la portée, les résultats et l'efficacité des audits et des autres activités de contrôle, en particulier celles du Bureau des services de contrôle interne, sur les mesures à prendre pour que les recommandations issues des audits et autres activités de contrôle soient effectivement appliquées et sur diverses questions touchant la gestion des risques, le contrôle interne, les opérations, les comptes et la publication de l'information.

IV. Plan d'activités

11. L'organisation des activités du Comité repose sur un plan de travail annuel adopté à une session officielle.
12. Les activités suivantes peuvent figurer dans le plan :
    
    1. Donner à l'Assemblée générale des avis sur la portée, les résultats et l'efficacité des audits et des autres activités de contrôle;
    2. Donner à l'Assemblée des avis sur les mesures à prendre pour que les recommandations issues des audits et des autres activités de contrôle soient effectivement mises en application;
    3. Examiner, avec le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, le plan de travail du Bureau des services de contrôle interne au regard de celui des autres organes de contrôle et conseiller l'Assemblée à ce sujet;
    4. Examiner le projet de budget du Bureau des services de contrôle interne au regard de son plan de travail et faire à ce sujet des recommandations à l'Assemblée par l'intermédiaire du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires; le rapport officiel du Comité consultatif indépendant pour les questions d'audit doit être mis à la disposition de l'Assemblée et du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires avant l'examen du budget;
    5. Donner à l'Assemblée des avis sur l'efficacité, la rentabilité et les incidences des activités d'audit et des autres activités de contrôle du Bureau des services de contrôle interne;
    6. Donner à l'Assemblée des avis sur l'efficacité globale et la qualité des procédures de gestion des risques;
    7. Donner à l'Assemblée des avis sur les déficiences du dispositif de contrôle interne de l'Organisation;
    8. Donner à l'Assemblée des avis sur les conséquences opérationnelles pour l'Organisation des problèmes et des tendances que font apparaître les états financiers de l'Organisation et les rapports du Comité des commissaires aux comptes;
    9. Donner à l'Assemblée des avis sur la pertinence des méthodes comptables et des pratiques de publication de l'information, et évaluer les risques que comportent ces méthodes, ainsi que les modifications qui y sont apportées;
    10. Donner à l'Assemblée des avis sur les moyens d'améliorer et de faciliter la coopération entre les organes de contrôle des Nations Unies;
    11. Donner à l'Assemblée, lorsqu'elle en fait la demande, des avis sur d'autres questions.

V. Sessions

13. Le Comité se réunit au maximum quatre fois par an, à des dates qui sont
    fonction des activités de l'Organisation et de l'Assemblée générale et compte tenu
    des résolutions de l'Assemblée relatives au plan des conférences.
14. Le Comité tient aux dates et endroits voulus les sessions nécessaires à l'exercice de ses fonctions, sur l'invitation du Président ou à la demande d'un membre si tous les autres membres sont d'accord. Il tient généralement au moins une session par trimestre, en respectant dûment le nombre maximum prévu au paragraphe 4 de son mandat. Le Président arrête les dates des sessions en consultation avec les membres.
15. Les membres du Comité reçoivent normalement l'ordre du jour provisoire et la documentation au moins 21 jours civils avant le début de la session.
16. Le Comité se réunit normalement à huis clos. Il peut, s'il le juge utile, inviter à ses sessions diverses personnes ou tierces parties, dont des représentants du Secrétariat de l'ONU, du Comité des commissaires aux comptes, du Corps commun d'inspection et du Bureau des services de contrôle interne.
17. Le quorum est atteint dès lors que trois des membres du Comité sont présents.
18. Le Secrétaire exécutif élabore le projet de rapport sur les travaux des sessions du Comité et le soumet à tous les membres pour examen et approbation.

VI. Information et décisions

19. Le Secrétaire exécutif porte à l'attention des membres toute information, communication ou rapport présentant un intérêt pour le Comité.
20. Le Comité met tout en oeuvre pour que ses recommandations et avis soient adoptés par consensus. Le membre qui ne partage pas l'opinion générale a le droit d'énoncer brièvement sa position dans le document pertinent, mais cette position minoritaire n'engage pas le Comité. Le membre empêché d'assister à une session du Comité peut faire connaître ses vues sur les questions à l'examen au Président ou au Vice-Président par écrit, par téléphone ou par visioconférence.

VII. Fonctions des membres du Bureau

21. Le Président s'acquitte des fonctions suivantes :
    
    1. Il convoque les sessions conformément à l'article V du présent règlement;
    2. Il présente l'ordre du jour provisoire de la session;
    3. Il préside les réunions de la session;
    4. Il écrit au nom du Comité les lettres nécessaires;
    5. Il représente au besoin le Comité devant divers organes et comités;
    6. Il présente un rapport annuel à l'Assemblée générale au nom du Comité;
    7. Il remplit les fonctions de porte-parole principal du Comité.
22. Le Vice-Président s'acquitte des fonctions suivantes :
    
    1. Il préside les réunions en l'absence du Président;
    2. Il représente le Comité devant divers organes et comités lorsque le Président le lui demande;
    3. Il assume les fonctions du Président si celui-ci cesse d'être membre du Comité.

VIII. Ordre du jour

23. Le Président donne des instructions pour l'établissement de l'ordre du jour de chaque session, après avoir consulté les autres membres du Comité.
24. Nonobstant la règle générale selon laquelle les membres reçoivent l'ordre du jour provisoire 21 jours civils avant le début de chaque session, des points supplémentaires peuvent être inscrits si un membre en fait la demande au Président au moins cinq jours avant le début de la session.
25. Un point peut être supprimé de l'ordre du jour provisoire d'une réunion ou y être ajouté pendant la réunion si tous les membres donnent leur approbation.
26. Au début de chaque session, le Comité adopte l'ordre du jour, auquel est notamment inscrite la question de l'approbation du procès-verbal de la session précédente.

IX. Secrétaire du Comité

27. Le Secrétaire exécutif du Comité, qui exerce ses fonctions à temps plein et est mis à la disposition du Comité par le Département de la gestion du Secrétariat de l'ONU, s'acquitte des tâches suivantes :
    
    1. Il gère les procès-verbaux et les autres documents officiels du Comité, qui sont conservés dans son bureau, au Siège de l'Organisation;
    2. Il aide le Président à établir l'ordre du jour, à rédiger des lettres et à élaborer les documents techniques qui seront examinés durant la session;
    3. Il fait des travaux de recherche et d'analyse approfondis sur les questions qui présentent le plus d'importance pour le Comité;
    4. Il établit des rapports et présente des informations en se fondant sur ses travaux de recherche et d'analyse;
    5. Il établit le projet de procès-verbal de la session et le distribue à tous les membres pour approbation à la session suivante;
    6. Il distribue le procès-verbal définitif de chaque session;
    7. Il tient le Comité informé de l'évolution des questions dont s'occupe l'Organisation, notamment des décisions de politique générale, décisions des organes intergouvernementaux et débats d'experts se rapportant aux travaux du Comité;
    8. Il fournit promptement aux membres les informations et les documents dont ils ont besoin pour élaborer à l'intention de l'Assemblée générale des rapports complets et exacts sur les travaux du Comité;
    9. Il établit des notes d'information à l'intention du Président du Comité;
    10. Il établit le projet de rapport annuel qui sera présenté à l'Assemblée générale, lequel contient les avis du Comité et décrit l'activité qu'il a menée pour s'acquitter de ses responsabilités; il présente le projet de rapport aux membres du Comité pour examen et approbation;
    11. Il se tient en rapport avec l'administration, les fonctionnaires clefs des entités qui font des vérifications au Secrétariat de l'ONU et les secrétariats du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires, de la Cinquième Commission de l'Assemblée générale, du Corps commun d'inspection et du Comité du programme et de la coordination;
    12. Il prend les dispositions nécessaires pour que les salles de conférence, services d'interprétation et autres éléments matériels soient disponibles;
    13. Il veille à ce que le bureau du secrétariat du Comité soit bien géré, et notamment à ce qu'il s'y trouve une collection d'ouvrages sur les questions administratives et budgétaires touchant les activités d'audit et de contrôle;
    14. Il veille à ce que le Secrétariat prennent à temps les dispositions nécessaires pour les déplacements des membres du Comité et le remboursement des frais s'y rapportant;
    15. Il s'acquitte des autres fonctions et tâches dont le Président le charge en consultation avec les autres membres du Comité.

X. Correspondance officielle du Comité

28. Chaque membre distribue promptement aux autres membres toute communication relative aux fonctions du Comité qu'il reçoit ou envoie.
29. Si une décision doit être prise entre deux sessions, et que le Président estime inutile de convoquer une session extraordinaire mais que les membres doivent se prononcer, le Président peut inviter ceux-ci à communiquer directement leurs vues et donner effet à la décision prise de la sorte.
30. Le Comité détermine par quel moyen et sous quelle forme il communique officiellement avec l'Assemblée générale, le Secrétaire général et d'autres parties. Ses communications sont conformes aux dispositions de son mandat et aux règles et directives de l'Assemblée générale concernant la documentation. Dans la mesure du possible et selon qu'il convient, le Comité prend des dispositions responsables et pragmatiques pour communiquer officieusement ses constatations et conclusions à toutes les parties directement concernées avant de publier une communication officielle.

XI. Publication de l'information

31. Le secrétariat du Comité, les observateurs et les tiers invités à assister aux sessions du Comité ne rendent publics aucun document et aucune information sans avoir préalablement obtenu l'autorisation du Comité.
32. Tout membre du Comité qui communique des informations sur les travaux du Comité veille à ce que les éléments confidentiels soient protégés et tient les autres membres informés.

XII. Questions diverses

33. Le Comité peut apporter au présent règlement des modifications compatibles avec son mandat du Comité.

La source: A/63/328