Informations pratiques

Formulaire d’inscription en ligne et accréditation de la société civile

Un formulaire d’inscription en ligne [EN] des organisations de la société civile a été lancé en janvier 2008 afin de faciliter l’inscription de ces organisations à la réunion. Il comprend des informations générales concernant la Réunion de haut niveau et l’Audience de la société civile, ainsi que deux formulaires différents, le premier destiné aux organisations disposant du statut consultatif auprès de l’ECOSOC et un formulaire d’accréditation pour les organisations qui ne sont pas accréditées auprès de l’ECOSOC mais souhaitaient participer à la réunion de haut niveau. L’inscription des organisations ne bénéficiant pas d’une accréditation auprès de l’ECOSOC s’est terminée le 22 février 2008.

La liste complète de ces organisations non accréditées a ensuite été transmise aux bureaux de l’ONUSIDA dans les régions et les pays, au Groupe spécial de la société civile et à la délégation des ONG au CCP pour vérification. Les noms des organisations vérifiées ont alors été communiqués aux États Membres pour examen. Certaines organisations n’ont cependant pas fait l’objet de vérifications lorsque l’on n’avait pas d’informations indépendantes suffisantes pour confirmer qu’elles étaient des organisations de bonne foi intervenant dans la lutte contre le sida. Leur nom n’a donc pas été soumis aux États Membres pour examen.

Voir La décision finale 62/548 | La liste des organisations dont la participation à la réunion de haut niveau a été approuvée par les États Membres [PDF - EN]

Restrictions pour des raisons de sécurité et de capacité

En raison du grand nombre de délégations gouvernementales et d’organisations de la société civile participant à la Réunion de haut niveau 2008 sur le sida, l’accès à certaines salles de réunion sera limité pour des raisons de sécurité et de capacité d’accueil. L’accès sera géré par inscription (cartes d'accès et billets). L’espace étant limité, les participants de la société civile ne seront nullement assurés de pouvoir accéder aux salles de réunion.

Les organisations accréditées par l'ECOSOC et détenant des cartes d'accès ECOSOC à l’année pourront accéder aux zones limitées sur la base de billets spéciaux.

La Salle de conférence n°1 fera office de « salle d’écoute » pour permettre aux participants de suivre les réunions de la session plénière d’ouverture, l’audience interactive non officielle de la société civile et les tables rondes.

Cartes d'accès au bâtiment des Nations Unies

Les représentants de la société civile peuvent retirer leurs cartes d'accès au bâtiment des Nations Unies dans le Hall des visiteurs du Secrétariat des Nations Unies à New York (First Avenue et 46e rue). Les cartes d'accès au bâtiment des Nations Unies doivent être visibles à tous moments.

Les représentants de la société civile entreront dans les bureaux des Nations Unies en empruntant l'Entrée visiteurs (First Avenue et 46e rue) à tous moments, et seront soumis aux scanners de sécurité. Les cartes d’accès au bâtiment seront uniquement valables les jours de la réunion et durant les événements correspondants (du 9 au 12 juin 2008).

Une carte d'accès sera émise pour chaque participant, par le bureau d’inscription de la société civile, situé sous le pendule de Foucault dans le Hall des visiteurs. Cette carte ne sera émise qu’une seule fois et ne pourra être remplacée en cas de perte. Le Bureau d’inscription sera ouvert:

Cinq terminaux informatiques seront dédiés aux inscriptions. Un terminal, signalé à l’aide d’une pancarte, sera réservé aux intervenants, aux co-intervenants et aux participants actifs.

Les représentants de la société civile devront présenter leur carton d’invitation ainsi qu’un passeport valide ou une pièce d’identité avec photographie, au Bureau d’inscription (notez bien que le personnel de sécurité, conformément à la politique des Nations Unies, n’acceptera pas les pièces d’identité provenant de Taiwan). Aucune carte d'accès ne sera émise si ces deux documents ne sont pas présentés. Le nom figurant sur le carton d’invitation devra être le même que celui des pièces d’identité présentées.

Le personnel responsable des inscriptions confirmera les informations du participant, puis complétera et imprimera un formulaire de sécurité. Ce formulaire devra être présenté à un membre du personnel de sécurité qui prendra une photo et émettra une carte d’accès au bâtiment des Nations Unies. Au cours de l’inscription, le personnel de sécurité demandera également à tous les participants de leur communiquer les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence (nom, adresse, numéro de téléphone et/ou courriel).

Des bénévoles issus de différents groupes linguistiques seront à disposition pour faciliter les inscriptions et venir en aide aux délégués de la société civile.

Accès aux sessions plénières, à l’audience de la société civile et aux tables rondes

De nombreuses ONG ECOSOC disposent déjà d’une carte d'accès régulière qui leur permet normalement d'accéder au bâtiment des Nations Unies, dont les salles de conférence, les tribunes des salles de réunion à accès limité (c'est-à-dire le hall de l'Assemblée générale, la Chambre de l’ECOSOC et le Conseil de tutelle) et la zone d’exposition. En revanche, cela ne sera pas possible lors de la Réunion de haut niveau; pour des raisons de capacité, des billets spéciaux seront émis aux participants avec des cartes d’accès et des badges valides au fur et à mesure des arrivées.

Les cartes d'accès respecteront un code couleur qui permettra aux intervenants de la session plénière d’ouverture, de l’audience de la société civile et des tables rondes d’accéder à l'étage principal des salles de réunion.

L’accès des autres représentants de la société civile sera limité de la manière suivante: pour les réunions plénières, via la tribune du hall de l'Assemblée générale; pour l’audience de la société civile, via la tribune de la salle de conférence n°4 et un accès limité à l’étage principal; et pour les tables rondes, via la tribune de la salle de conférence n°4, pour lesquels des billets spéciaux seront émis.

Un nombre limité de billets sera disponible chaque jour d’inscription. Un comptoir réservé dans le Hall des visiteurs émettra ces billets au fur et à mesure des arrivées (à partir de 8h le mardi 10 juin, dès 9h00 le mercredi 11 juin 2008 pour les sessions matinales et à partir de 14h ces mêmes jours pour les sessions de l’après-midi). Etant donné que le nombre de places assises est limité, un seul billet sera émis par personne inscrite. Chaque billet sera valable pour une seule séance.

Salle d’écoute

Pour accueillir les personnes qui n’ont pas accès aux réunions plénières, à l’audience de la société civile et aux tables rondes, la salle de conférence n°1 fera office de salle d’écoute, ouverte aussi bien aux délégués qu’aux représentants de la société civile. Un écran vidéo installé dans cette salle leur permettra d’assister aux réunions. Toutes les personnes en possession d’une carte d'accès pourront accéder à la salle d’écoute au fur et à mesure des arrivées.

Intervenants lors de la session plénière d’ouverture de la société civile

Suite à un processus d’ouverture des candidatures, le Groupe de travail de la société civile a choisi Mlle Ratri Suksma de CARAM Asia Berhad, une indonésienne vivant avec le VIH qui réside et travaille avec les migrants en Malaisie, pour représenter la société civile en tant qu’intervenante lors de la Session plénière d’ouverture. Melle Stéphanie Raper du People Living with HIV Speakers Bureau, jeune australienne séropositive, représentera également la société civile en tant que co-intervenante lors de la Session plénière d’ouverture.

Participation de la société civile aux tables rondes

Les délégués de la société civile proposés par le Groupe de travail suite au processus d’ouverture des candidatures ont été choisis pour faire des présentations lors de chacune des cinq tables rondes. Chacune de ces tables rondes est décrite dans la note d’information [PDF - EN] émise par le Bureau du Président de l’Assemblée générale.

Chaque table ronde comprendra une séance interactive de questions/réponses à laquelle seuls les représentants de la société civile présélectionnés par le Groupe de travail pourront participer (à l’exception des participants de la société civile qui interviendront en tant que membres des délégations gouvernementales). Ces délégués de la société civile seront installés dans une zone réservée et se verront accordé un maximum de trois minutes pour mener à bien leurs présentations de manière brève et succincte.

Audience de la société civile

Une audience de la société civile officielle de deux heures, sur le thème « Action for universal access 2010: Myths and realities », est prévue le 10 juin à 11h00 dans la salle de conférence n°4. La session, présidée par le Président de l’Assemblée générale, sera ponctuée des remarques du Président et du Secrétaire général des Nations Unies. Un représentant de la société civile ouvrira alors la session avec des observations préliminaires portant sur le thème de l’audience, le VIH et les droits de l’homme. Onze représentants de la société civile présélectionnés par le Groupe de travail interviendront pendant quatre minutes chacun sur les thèmes suivants: les travailleurs de l’industrie du sexe et le VIH; les droits des minorités sexuelles; les personnes qui font usage de la drogue; les femmes et les jeunes filles; les enfants et le VIH; les jeunes vivant avec le VIH; l'accès au traitement; la migration, la mobilité et les restrictions de déplacement liées au VIH; les réponses sur le lieu de travail et l’implication de la société civile ainsi que la responsabilisation du sida.

La séance laissera alors place aux interactions entre les représentants de la société civile présélectionnés par le Groupe de travail et les États Membres.

Introduction et briefing pour les animateurs de la société civile

Les membres du Groupe de travail de la société civile et du personnel des Nations Unies dispenseront une introduction pour les questions logistiques spécifiques aux intervenants et donneront un aperçu des interventions et présentations de la société civile tout au long de la Réunion de haut niveau. Des conseils sur la manière de maximiser l’impact des présentations et du travail avec les médias, ainsi qu’une répétition structurée de toutes les présentations sont aussi au programme.

Salle de réunion à huis clos de la société civile

La salle de conférence B est réservée aux représentants de la société civile et accueillera des réunions traditionnelles et à huis clos durant toute la Réunion de haut niveau. Un photocopieur et une imprimante (auxquels il est possible de se connecter avec un ordinateur portable) ont été mis en place dans cette salle pour les représentants de la société civile participant à la Réunion de haut niveau. Il leur est demandé d’apporter leur propre papier pour le photocopieur et l’imprimante au format lettre (format de papier américain). Merci de bien vouloir ne pas utiliser le photocopieur, les ordinateurs et les imprimantes lorsque la salle est utilisée pour des réunions à huis clos et des ateliers.

Le bâtiment des Nations Unies est équipé du système Wifi dans presque toutes les zones, hormis dans la salle de conférence n°4.

Un tableau de messages sera affiché sur le mur de la salle de réunion à huis clos et un espace sera réservé à l’affichage d’avis, de communiqués de presse et de reportages.

Un planning des événements prévus dans la salle de réunion à huis clos sera affiché sur le tableau d’affichage se trouvant à l’intérieur de la salle de conférence B. Un planning quotidien des événements sera distribué au bureau d’inscription et lors des briefings matinaux dans la salle de conférence n°1. Seules les modifications de planning reçues avant 13h00 chaque jour seront reflétées sur le planning du jour suivant.

Briefings quotidiens organisés par le groupe de travail de la société civile

Des briefings quotidiens à l’attention des participants de la société civile seront organisés les 10 et 11 juin, dans la salle de conférence n°1, de 8h15 à 8h45 le 10 juin et de 8h30 à 9h30 le 11 juin. Des débriefings seront également tenus le soir à partir de 18h00 ces mêmes jours.

Calendrier

Il est demandé aux individus facilitant les ateliers or co-organisant les événements dans les locaux des Nations Unies de respecter rigoureusement les horaires prévus de manière à permettre l’enchaînement rapide du programme suivant. De même, le briefing matinal quotidien devra précisément prendre fin à 8h45 et la salle être vidée à temps pour la réunion suivante. Tous les événements ayant lieu à l’heure du déjeuner devront prendre fin à 14h45.

Participants séropositifs et déplacement aux États-Unis

Les lois américaines limitent l’entrée des personnes vivant avec le VIH au motif que les personnes vivant avec le VIH sont considérées comme ayant « une maladie transmissible constituant un problème majeur de santé publique. »

La loi peut être assouplie dans certaines circonstances et permettre l’entrée pour des événements particuliers tels que la Réunion de haut niveau sur le sida. Des dispositions particulières ont été établies en vue d’assouplir les restrictions à l’entrée pour cette réunion même si les personnes vivant avec le VIH sont toujours priées de se tenir informées avant de voyager à destination des États-Unis.

Pour permettre aux délégués vivant avec le VIH de participer, le gouvernement américain a octroyé à la Réunion de haut niveau sur le VIH/SIDA l’agrément en tant que « designated event » (c’est-à-dire une manifestation réservée). Cela permet d’accorder des dérogations d’admissibilité au niveau d’une Ambassade ou d’un Consulat américain local à ces participants à la Réunion de haut niveau vivant avec le VIH.

Toute personne vivant avec le VIH et rencontrant des difficultés pour entrer sur le territoire américain est encouragée à contacter Vishal Trivedi chez Gay Men’s Health Crisis (GMHC) au 1 (212) 367-1308 ou Debo Tinubu au 1 (212) 367-1254. Ces conseillers juridiques indépendants pour la société civile participeront à la Réunion de haut niveau.

Salon réservé aux personnes vivant avec le VIH

Un salon, équipé de sièges confortables et d’une zone de repos, sera mis à la disposition des personnes vivant avec le VIH du 9 au 11 juin. Des boissons allégées en sucre seront également disponibles. Des bénévoles se trouveront dans le salon à tous moments pour aider les participants en cas de problème et pour contrôler que seuls les sidaïques accèderont à cette salle. Le bar Express a été réservé à leur attention uniquement et tous les participants sont tenus de respecter cette décision.

Services médicaux

Les services médicaux des Nations Unies proposeront une clinique de premiers soins sur site. En outre, les participants pourront bénéficier des services médicaux de l’hôpital Bellevue, à proximité du bâtiment des Nations Unies. Pour de plus amples renseignements, consultez l’équipe de partenariats avec la société civile et à vous munir de la fiche d'information disponible lors de votre inscription et dans le salon réservé aux personnes vivant avec le VIH.

Les détails concernant les lieux et heures d'échange de seringues sont disponibles sur le site « Harm Reduction Coalition ». [EN]

Tous les participants nécessitant un accès à la méthadone devront présenter une prescription médicale valide de leur praticien qualifié.

Fonctionnement des Nations Unies

Usage des langues lors des réunions des Nations Unies

En règle générale, il est attendu de tous les participants aux réunions des Nations Unies qu’ils respectent la nature officielle de tels événements, qu’ils écoutent respectueusement ce qui est dit dans l'auditoire par les animateurs et les autres participants, et qu’ils se montrent respectueux et polis, en s’adressant à leurs interlocuteurs de manière diplomate et respectueuse, sans dénigrer les personnes présentes.

Mention des Etats Membres

Les Nations Unies ont depuis longtemps l’habitude de ne pas nommer publiquement le pays d’un Etat Membre ou Observateur particulier pour le blâmer ou le critiquer au cours de la réunion, excepté pour en faire l’éloge ou y référer de manière neutre. Si un point négatif doit être soulevé, les Nations Unies préfèrent agir de manière diplomatique, en utilisant une formulation plus générale de manière à ce que presque tout le monde comprenne de quel(s) pays il s’agit sans le nommer directement. Les ONG bénéficient du même respect diplomatique.

Pour de plus amples renseignements sur le fonctionnement des Nations Unies, nous vous recommandons de lire la publication du Service de liaison des Nations Unies avec les organisations non gouvernementales (SLNG) intitulée « Négociations intergouvernementales et prise de décision au sein des Nations Unies. »

Informations importantes

Les employés de l’ONUSIDA suivants seront présents tout au long de la Réunion de haut niveau pour venir en aide à la société civile:

Kate Thomson, coordination générale et Coprésidente du Groupe de travail: 1 (917) 348-2046
Sally Smith, soutien des intervenants: 1 ( 646) 361-2920
Eric Sawyer, soutien des personnes vivant avec le VIH: 1 ( 917) 379-6948
Marcelle Rin, soutien logistique, administratif et à l’inscription: 1 (646) 623-7453
Pauline Muchina, coordination des bénévoles: 1 (202) 2944-682              

Bureau d'ONUSIDA: 1 (212) 867-8665 ou /8266.