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Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias

Servicio de Planificación Central y Coordinación

Las dos vertientes principales de la labor de gestión de conferencias del Departamento —las reuniones y la documentación— confluyen en la División de Planificación Central y Coordinación, cuyo trabajo se lleva a cabo en ciclos periódicos. Antes de que se celebre cualquier reunión y antes de que se procese cualquier documento en la Sede de las Naciones Unidas en Nueva York, la División lleva a cabo un examen a fondo de todas las necesidades de servicios de conferencias, de conformidad con los mandatos legislativos de los órganos intergubernamentales, tanto en materia de reuniones como de documentación. Una vez establecidas, estas necesidades se planifican en función del calendario del proceso intergubernamental, así como de la capacidad de prestación de servicios del Departamento, a fin de asegurar que todas las solicitudes se atiendan con la mayor puntualidad y eficiencia.

Además, dada la limitación de recursos físicos, como salas de conferencia y reunión y funcionarios de servicios de conferencias (el personal que presta servicios de documentación e interpretación), es preciso establecer un equilibrio entre las necesidades y la capacidad. Por ejemplo, un exceso de trabajo en el sector de reuniones en un momento determinado redundaría en un aumento del volumen de trabajo en el sector de documentación. La División se encarga de evitar, en la medida de lo posible, que se presenten esas situaciones. Las aplicaciones de las tecnologías de la información avanzadas son fundamentales para la planificación y gestión de los servicios de conferencias.

Una vez que se han establecido por escrito todas las necesidades relacionadas con los servicios de conferencias y los plazos de entrega previstos, ya sea en un calendario de reuniones o en pronóstico de la documentación, la labor de la División pasa de la planificación y la previsión a la ejecución: los documentos se reciben, procesan y publican oportunamente para que los órganos que los han solicitado puedan examinarlos; las reuniones se celebran con los servicios que necesitan, como sucede todos los días en la vida de la Organización.

El Servicio está compuesto por las siguientes dependencias orgánicas:

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