III
Zusammenfassung der wichtigsten Tätigkeiten nach Aufsichtsfunktion

A. Innenrevision

1. Allgemeine Bemerkungen

53. Im ersten Jahr ihres Bestehens innerhalb des Amtes für interne Aufsichtsdienste hat die Abteilung Innenrevision (AMCD) weiterhin im Einklang mit den allgemein anerkannten Prüfungsnormen unabhängige Prüfungen aller Aktivitäten der Vereinten Nationen weltweit durchgeführt, für die der Generalsekretär verwaltungsmäßig verantwortlich ist. Dies waren sowohl aus dem ordentlichen Haushalt finanzierte Aktivitäten als auch mit außerplanmäßigen Mitteln finanzierte Tätigkeiten. Im Einklang mit den Resolutionen der Generalversammlung und den Leitlinien des Generalsekretärs und in Übereinstimmung mit den genannten Normen erstreckten sich die Überprüfungen der Abteilung Innenrevision sowohl auf die finanziellen und verwaltungstechnischen als auch auf die Management- und Programmaspekte dieser Aktivitäten.

54. Der Großteil der freien Stellen in der Abteilung Innenrevision wurde inzwischen besetzt. Der Anteil der Frauen hat sich erhöht: Im Verlauf der letzten zehn Monate wurden vier weibliche Mitarbeiter im höheren Dienst, zwei davon im Rang P-4 und zwei im Rang P-2, international rekrutiert. Die neuen Bediensteten benötigen jedoch noch eine gewisse Einarbeitungszeit und müssen sich mit der Funktionsweise der Vereinten Nationen (im Verwaltungs-, Finanz- und Informationsbereich usw.) erst vertraut machen. Es wird daher noch einige Zeit dauern, bis sie einen vollwertigen Beitrag zur Arbeit der Abteilung leisten können.

55. Im Berichtszeitraum hat die Abteilung die Bandbreite und die Zielsetzungen der Management-Prüfung innerhalb der Vereinten Nationen weiter ausgeweitet. Sie hat Probleme im Managementbereich aufgezeigt und detaillierte Verbesserungsvorschläge ausgearbeitet. Sie hat Managementerhebungen durchgeführt, die Organisationsstrukturen mit dem Ziel überprüft, Vorschläge zu ihrer wirksameren Gestaltung abgeben zu können, und hat sich mit Fragen der Produktivität auseinandergesetzt. Die Abteilung hat außerdem Führungskräfte beraten und Verbesserungsvorschläge im Hinblick auf die Rationalisierung der Managementstrukturen, die Planung, die Überwachung und die Haushaltsaufstellung, die Arbeitsabläufe und den Einsatz der Humanressourcen abgegeben. Die Teilnahme von Prüfern als Beobachter an der Arbeit der Ausschüsse für Aufträge am Amtssitz, in Genf, in Nairobi und bei den Friedenssicherungseinsätzen, bei denen es örtliche Prüfer gibt, bot die Gelegenheit, Ratschläge in bezug auf das Beschaffungswesen zu erteilen. In Weiterführung der Politik des Generalsekretärs im Hinblick auf die Rechenschaftspflicht und Verantwortlichkeit hat die Abteilung ihre Vorgehensweise bei der Berichterstattung geändert und nennt nunmehr in internen und vertraulichen Berichten häufiger die Namen von Personen, die für Mißmanagement, Verschwendung oder andere Unregelmäßigkeiten verantwortlich sind. Wo es angebracht erschien, empfahl die Abteilung nicht nur die Geltendmachung von Forderungen, sondern auch die Ergreifung administrativer Maßnahmen gegen Personen, die für den Vereinten Nationen entstandene Schäden verantwortlich waren.

56. Im Berichtszeitraum veranstaltete und organisierte die Abteilung Innenrevision des aiad das sechsundzwanzigste Jahrestreffen der Vertreter der Innenrevisionsdienste der Organisationen der Vereinten Nationen und der multilateralen Finanzinstitutionen, das vom 22. bis 24. Mai 1995 abgehalten wurde. Ziel des Treffens war es, praktische Erfahrungen auszutauschen und Modalitäten für eine zukünftige Zusammenarbeit und Koordinierung der Prüfungen auszuarbeiten. Zu den behandelten Fragen und Themen gehörten unter anderem die sich herausbildende Rolle des aiad, die Entwicklung eines wirksamen Systems der Rechenschaftspflicht und der Verantwortlichkeit, Aspekte der Rechnungsprüfung bei Friedenssicherungsmissionen der Vereinten Nationen, Beschaffungs- und Inventarpolitiken sowie Mittel und Wege zur Verstärkung der Zusammenarbeit zwischen den Aufsichtsorganen des Systems der Vereinten Nationen. Der Untergeneralsekretär für interne Aufsichtsdienste hielt in seiner Eigenschaft als Vorsitzender dieses Treffens eine Eröffnungsansprache über die Rolle seiner vor kurzem eingerichteten Dienststelle. Mehrere hochrangige Vertreter der Vereinten Nationen wurden gebeten, auf diesem Treffen zu sprechen, namentlich die Untergeneralsekretäre für Verwaltung und Management, für Friedenssicherungseinsätze und für humanitäre Angelegenheiten, der Beigeordnete Generalsekretär für Konferenz- und Unterstützungsdienste sowie der Vorsitzende der Gemeinsamen Inspektionsgruppe und der Amtierende Generaldirektor der Europäischen Kommission.

57. Die Abteilung Innenrevision leitete im Zeitraum vom 15. November 1994 bis zum 30. Juni 1995 65 Prüfungsvorhaben in folgenden Prüfungsgebieten ein:

Amtssitz	10
Friedenssicherung	12
Feld	5
EDV/Management-Prüfung	7
Europa	8
Afrika	8
UNHCR	15
Total	65

58. Im Berichtszeitraum führten diese Prüfungen zu 165 Prüfungsmitteilungen mit 1.195 Empfehlungen, die sich nach den angestrebten Zielen wie folgt aufschlüsseln:

Einhaltung der Politiken, Pläne, Verfahren und Vorschriften der Vereinten Nationen	496
Sparsamer und wirtschaftlicher Einsatz der Mittel	241
Schutz der Vermögenswerte	188
Zulänglichkeit der internen Kontrollen	207
Zielerreichung	63
Total	1.195

59. Die Empfehlungen wurden für die folgenden Bereiche abgegeben:

Programm-/Projektmanagement	301
Beschaffungswesen	224
Vermögensverwaltung	106
Kassenwirtschaft	110
Informationssysteme	25
Finanzbuchhaltung/Berichterstattung, einschließlich Haushaltsaufstellung	205
Personal/Gehaltsabrechnung/Reisen, einschließlich Beratungsdienste	224
Total	1.195

Mehr als 50 Prozent aller Prüfungserkenntnisse spiegeln Schwächen im System der internen Kontrolle wider.

60. Ein Überblick über die im Berichtszeitraum durchgeführten Prüfungen zeigt, daß mehr als 50 Prozent aller Prüfungserkenntnisse Schwächen im System der internen Kontrolle widerspiegeln. In vielen Fällen fehlten grundlegende Bestandteile der internen Kontrolle; in anderen Fällen waren die angewandten Kontrollverfahren unzureichend. Das Amt für interne Aufsichtsdienste ist davon überzeugt, daß die Hauptabteilung Verwaltung und Management das Konzept der internen Kontrolle als eine Verantwortung des Managements ansieht, die nicht der innerhalb einer Organisation für die Aufsicht zuständigen Stelle überlassen werden kann, und daß Bemühungen zur Verbesserung des Systems oder der Verfahren der internen Kontrolle bereits angelaufen sind. Das Amt für interne Aufsichtsdienste wünscht an dieser Stelle festzuhalten, daß es die grundlegende Aufgabe der internen Kontrolle ist, die Erreichung der Managementziele soweit irgend möglich zu gewährleisten. Dazu gehören:

a) Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Tätigkeit;

b) Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung;

c) Schutz der Ressourcen;

d) Einhaltung der Regeln, Vorschriften und Weisungen des Managements.

Die interne Kontrolle bedarf der Unterstützung durch die oberste Führungsebene als Grundlage.

61. Die interne Kontrolle bedarf daher der Unterstützung durch die oberste Führungsebene als Grundlage für alle anderen Bestandteile der internen Kontrolle. Das Amt für interne Aufsichtsdienste ist davon überzeugt, daß die förmliche Annahme eines Katalogs von Normen der internen Kontrolle für die Vereinten Nationen die Unterstützung der obersten Führungsebene für interne Kontrollen bekräftigen und ihrer Entschlossenheit Nachdruck verleihen würde, wirksame Strukturen der internen Kontrolle einzurichten; die Annahme solcher Normen sollte daher der erste Schritt auf dem Weg zu einem geeigneten System der internen Kontrolle sein. Die Vereinten Nationen müßten dazu nicht einmal eigene Normen erfinden und ausarbeiten, sondern könnten sich auf allgemein anerkannte Normen der internen Kontrolle stützen und diese übernehmen, wie beispielsweise die von der Internationalen Organisation der obersten Rechnungskontrollbehörden (INTOSAI) herausgegebenen Normen, die den von nahezu allen Mitgliedstaaten der Vereinten Nationen angenommenen letzten Entwicklungsstand widerspiegeln und die auch den Bedürfnissen einer internationalen Organisation Genüge tun könnten. Ähnliche Normen wurden auch vom Ausschuß der Sponsororganisationen der Treadway-Kommission entwickelt.

62. Die zu beschließenden Normen für die interne Kontrolle würden allgemeine Maßregeln beinhalten, wonach beispielsweise von Führungskräften verlangt würde, ihren Geschäftsbereich ständig zu überwachen und rasch Gegenmaßnahmen zu ergreifen, falls in ihrem Bereich Unregelmäßigkeiten, mangelnde Sparsamkeit, Ineffizienz oder Unwirksamkeit festgestellt werden. Andere, mehr ins Detail gehende Normen würden die Dokumentation, die umgehende und ordnungsgemäße Erfassung von Transaktionen und Ereignissen, die Genehmigung und Durchführung von Transaktionen und Ereignissen, die Abgrenzung der Aufgaben, die Aufsicht und den Zugang und die Rechenschaftspflicht in bezug auf Mittel und Aufzeichnungen betreffen. Diese Normen würden einen Maßstab darstellen, an dem die bestehenden Kontrollstrukturen gemessen werden könnten. Die Normen müßten durch die Benennung oder Ausarbeitung spezifischer Kontrollziele und -aktivitäten für die verschiedenen Abteilungen/Organisationen der Vereinten Nationen oder für unterschiedliche Kategorien von Tätigkeiten der Vereinten Nationen ergänzt werden. Das Amt für interne Aufsichtsdienste ist bereit, der Verwaltung bei der Benennung und Ausarbeitung solcher spezifischer Kontrollziele und -aktivitäten behilflich zu sein. Gleichzeitig wird das Amt für interne Aufsichtsdienste seine eigene Rolle bei der Überwachung und Evaluierung interner Kontrollen und bei der Unterrichtung der Verwaltung und gegebenenfalls der Generalversammlung über etwaige Unzulänglichkeiten weiter wahrnehmen.

2. Bedeutsame Erkenntnisse und Empfehlungen

Friedenssicherungseinsätze

63. Siehe die Ziffern 18 bis 43.

Projekte/Programme

64. Im Berichtszeitraum prüfte das Amt für interne Aufsichtsdienste Projekte der technischen Zusammenarbeit der Vereinten Nationen in Äthiopien, China, Südafrika und der Vereinigten Republik Tansania, mehrere große Programme und Einsätze sowie das Zugangskontrollsystem der Vereinten Nationen und einen großen Auftragnehmer. Bei Prüfungen von Projekten und Programmen wurden erhebliche Mängel bei den internen Kontrollen sowie Mißwirtschaft, unzureichende Projektleitung, Fehlen entsprechender Planung, Unregelmäßigkeiten bei der Beschaffung, mangelnde Planung und das Fehlen einer Projektüberwachung und -aufsicht festgestellt. Bei einigen der geprüften Projekte waren vor ihrer Inangriffnahme keine Durchführbarkeitsstudien oder Kosten-Nutzen-Analysen durchgeführt worden.

65. Bei der Prüfung des Projekts "Zugangskontrollsystem der Vereinten Nationen" wurden Führungsmängel festgestellt, insbesondere Schwachstellen in der internen Kontrolle und die Unterlassung einer entsprechenden Überwachung des Projekts durch die zuständigen Personen. Das Scheitern des Projekts führte zu einer beträchtlichen Verschwendung von Ressourcen der Vereinten Nationen in Höhe von mehr als einer Million Dollar.

66. Die Ergebnisse der Prüfungen von 14 Projekten der technischen Zusammenarbeit, die von der Hauptabteilung Unterstützungs- und Führungsdienste für die Entwicklung (DDSMS) durchgeführt wurden, sowie anderer Projekte ergaben Fälle, bei denen Leistungen ohne Abschluß von Verträgen beschafft wurden, Projekte nicht zufriedenstellend durchgeführt wurden und Verträge oder Vertragsänderungen nachträglich unterzeichnet wurden. Weitere Probleme waren Haushaltsüberschreitungen, Nichtsicherstellung einer zufriedenstellenden Vertragserfüllung, das Fehlen kompetenter technischer Berater und die Nichteinhaltung der Vorschriften und Verfahren der Vereinten Nationen.

67. Die Abteilung Innenrevision empfahl die Ausarbeitung von Standardrichtlinien für die Projektleitung, die entsprechende Kontrollmechanismen vorsehen und sicherstellen würden, daß Projekte ordnungsgemäß geplant, geleitet und beobachtet, entsprechend überwacht und beaufsichtigt und ihre Ziele verwirklicht werden. Die Richtlinien sollten außerdem Projekte zur Systementwicklung beinhalten und sich auf alle Aspekte des Systementwicklungsprozesses erstrecken, wie beispielsweise Projektleitung, Entwicklungsmethodik, Ziele der Systemplanung, Systemaufbau, Testverfahren, Durchführung, Dokumentation, Unterstützung und Ausführungskontrolle sowie Qualitätssicherung. Jedem größeren Projekt sollte eine Durchführbarkeitsstudie vorangehen. Sonstige empfohlene Abhilfemaßnahmen umfassen die Notwendigkeit einer strengeren Projektbeaufsichtigung und -überwachung sowie die strikte Durchsetzung einer entsprechenden Abgrenzung der Aufgaben, um die Kontrollen zu verstärken. Auch die Notwendigkeit einer Verbesserung der Haushaltskontrollen trat zutage; in dieser Hinsicht müssen daher entsprechende Verfahren festgelegt werden, insbesondere für größere Projekte.

Tätigkeiten in Europa

68. Wichtige Prüfungsaufträge, die von der Sektion Europa der Abteilung Innenrevision durchgeführt wurden, betrafen das Büro der Vereinten Nationen in Wien (Verwaltung und gemeinsame Dienste; Besucherdienste, Postverwaltung), den Internationalen Gerichtshof, das Institut für neue Technologien der Universität der Vereinten Nationen (UNU/Intech), das Büro der Vereinten Nationen in Genf (Haushaltskontrollen, Beschaffung, Vermögensaufsicht, Besucherdienste, Reisen), die Wirtschaftskommission für Europa (ECE) und das Internationale Gericht zur Verfolgung der Verantwortlichen für die seit 1991 im Hoheitsgebiet des ehemaligen Jugoslawien begangenen schweren Verstöße gegen das humanitäre Völkerrecht.

Bei Prüfungen von Aufträgen an Unternehmen wurden Verfahren festgestellt, die nicht zu fairen Wettbewerbspreisen führten.

69. Prüfungen von Aufträgen an Unternehmen ergaben Fälle von unzureichender Planung, eine fragwürdige Grundlage für nachträgliche Preiserhöhungen, nachdem die Aufträge vergeben worden waren, das Fehlen unabhängiger Untersuchungen von Aufträgen für Zusatzarbeiten und deren förmlicher Genehmigung sowie Verzögerungen bei der Unterzeichnung der Verträge. Bei den Ausschreibungsvorgängen und -verfahren wurden Unregelmäßigkeiten festgestellt: Ausschreibungen wurden entgegen der bestehenden Finanzordnung von nicht dazu ermächtigten Bediensteten durchgeführt; Verfahren, die nicht zu fairen Wettbewerbspreisen führten; Fehlen einer entsprechenden Überprüfung der in Betracht kommenden Lieferanten; durch beschränkte Ausschreibung erhaltene Angebote aus einem beschränkten Kreis von Lieferanten; bei Aufträgen über 70.000 Dollar wurde vor Eingehen der Verpflichtung nicht der Rat des Ausschusses für Aufträge eingeholt; nicht ordnungsgemäß genehmigte Zusatzarbeiten/Abänderungen, die ohne Vertragsänderung bezahlt wurden. Bei der Prüfung von Kurzzeit- und Beraterverträgen gelangte man zu den folgenden Erkenntnissen: vorschriftswidrige Einstellung eines pensionierten Bediensteten der Vereinten Nationen, Überschneidung von Verträgen, Zahlung überhöhter Honorare für Berater, Einstellung eines Beraters, der nicht aus dem Verzeichnis qualifizierter Bewerber ausgewählt wurde, Unterzeichnung von Beraterverträgen vor ihrer Genehmigung durch das Personalbüro.

70. Die Abteilung Innenrevision empfahl eine angemessene Planung größerer Verbesserungsarbeiten unter Zuhilfenahme von Durchführbarkeitsstudien. Ausschreibungsvorgang und Ausschreibungsverfahren sollten streng überwacht werden, um sicherzustellen, daß faire Wettbewerbspreise erzielt werden; regelmäßig sollte rechtzeitig der Rat des Ausschusses für Aufträge eingeholt werden. Die sachgemäße Abgrenzung der Aufgaben sollte streng eingehalten werden. Der Einkaufs- und Transportdienst sollte seine Rolle im Einkaufsprozeß innerhalb des klar abgegrenzten Rahmens seiner grundlegenden Aufgaben übernehmen und sollte in keiner Phase Rechnungen bearbeiten oder an der Verwaltung der Aufträge teilnehmen. Gleichermaßen sollten die Fachabteilungen in keiner Phase des Ausschreibungsprozesses Einfluß nehmen. Darüber hinaus wurde empfohlen, daß entsprechende Schritte zur Stärkung der Kontrollen bei Beraterverträgen unternommen werden und daß die Bestimmungen der Finanzvorschrift 114.1 über die persönliche Rechenschaftspflicht auf Bedienstete der Vereinten Nationen Anwendung finden, deren Handeln zu einer Verschwendung von Mitteln aufgrund von sich überschneidenden Verträgen geführt hat.

Tätigkeiten in Afrika

71. Die Sektion Afrika der Abteilung Innenrevision führte größere Prüfungen an folgenden Stellen durch: bei der Wirtschaftskommission für Afrika (ECA), den Multinationalen Zentren für Programmplanung und Projektdurchführung (MULPOCS) in Tanger und Niamey, der Hafenbehörde in Mogadischu, dem Zentrum der Vereinten Nationen für Wohn- und Siedlungswesen (HABITAT), dem Umweltprogramm der Vereinten Nationen (UNEP) (Beratung, Kassenwirtschaft, Leistungen an die Bediensteten, Geschenkladen sowie Projekte in Afrika, die gemeinsam vom UNEP und von der Hauptabteilung Unterstützungs- und Führungsdienste für die Entwicklung (DDSMS) durchgeführt wurden).

72. Die Prüfung des Zentrums für Wohn- und Siedlungswesen ergab, daß bei der Anstellung von externen Sachverständigen im Rahmen von Verträgen über Überlassung von Personal gegen Kostenerstattung keine ordnungsgemäße Kontrolle erfolgte. Infolgedessen waren die Bedingungen dieser Vereinbarungen weniger günstig als jene für Sachverständige, die im Rahmen von Sonderdienstverträgen eingestellt wurden. Bei der Auswahl der Kandidaten gab es keinen Vergleich der geforderten Honorare. In einem Fall konnte eine Bedienstete Personalüberlassungsverträge in Höhe von 98.000 Dollar für eine Firma erhalten, in der sie vor ihrer Einstellung bei den Vereinten Nationen Gesellschafter gewesen war und mit deren Direktor sie in einer engen Beziehung stand. Die Kontrolle des Umweltprogramms der Vereinten Nationen hinsichtlich der Tätigkeit von zwei seiner Regionalbüros wurde als unzureichend befunden. Bei der Prüfung der Hauptabteilung Unterstützungs- und Führungsdienste für die Entwicklung wurde das Fehlen einer Strafklausel in ihren Unterverträgen festgestellt. Die Abteilung Innenrevision empfahl, daß das Zentrum der Vereinten Nationen für Wohn- und Siedlungswesen seine Verfahren überprüft, um einen Wettbewerb bei der Auswahl von externen Sachverständigen sicherzustellen und um die Kontrollen bei der Einstellung von Beratern auf der Grundlage von Personalüberlassungsverträgen zu stärken. Das Umweltprogramm der Vereinten Nationen sollte die Kontrolle der Tätigkeit seiner Regionalbüros ausbauen. Der Hauptabteilung Unterstützungs- und Führungsdienste für die Entwicklung wurde empfohlen, in ihre Unterverträge eine Strafklausel aufzunehmen.

Verwaltung von Treuhandfonds

73. Die von der Abteilung Innenrevision durchgeführten Überprüfungen von Treuhandfonds ergaben gewisse Mängel in bezug auf die Rechenschaftspflicht der Vereinten Nationen, namentlich Nichteinhaltung einschlägiger Richtlinien, das Fehlen von Vorschlägen für die Einrichtung von Treuhandfonds und von grundlegenden Vereinbarungen mit den Gebern, das Fehlen von Fachberichten, Mängel bei der Aufstellung der Kostenpläne und der Kontrolle der Ausgabenermächtigungen, die zu Ausgabenüberschreitungen führten. Im Falle des Taejon-International-Expo-Treuhandfonds wurden beispielsweise Bezüge in Höhe von 82.160 Dollar an einen ehemaligen Bediensteten gezahlt, der im Rahmen eines Sonderdienstvertrags zum Generalbeauftragten für die Ausstellung ernannt worden war, womit die von der Generalversammlung festgelegte Höchstgrenze von 12.000 Dollar überschritten wurde. Die Abteilung Innenrevision empfahl, daß die Verwaltung die gezahlten Bezüge überprüfen und entsprechende Maßnahmen in dieser Hinsicht ergreifen solle. Die Hauptabteilung Presse und Information wurde außerdem aufgefordert, den Treuhandfonds unverzüglich aufzulösen und die nicht in Anspruch genommenen Mittel an den Geber zurückzuerstatten.

EDV-Systeme

74. Der Einsatz von Informationstechnik und -systemen ist ein Eckstein der Bemühungen, die Programmsteuerung und -verwaltung in der gesamten Organisation zu verbessern. Die Versionen 1 und 2 des neuen Integrierten Führungs-Informationssystems (IMIS) beispielsweise sind am Amtssitz bereits voll einsatzfähig. Im Rahmen der ständigen Überwachung dieses wichtigen Projekts wurden Empfehlungen zur Erhöhung der Wirksamkeit der Ausbildung und zur Gewährleistung der Lieferung von qualitativ hochwertiger Software abgegeben. Darüber hinaus führte die Tätigkeit der Abteilung Innenrevision zu Verbesserungen bei Datenverarbeitungsvorgängen, der Eventualfallplanung, der Datenwiedergewinnung nach Pannen, der Systemsicherheit, der Projektsteuerung sowie zu organisatorischen Veränderungen. Empfehlungen wurden im Hinblick auf Gehaltsabrechnungssysteme und -verfahren sowie bezüglich Verbesserungen beim Ausbau interner verwaltungs- und verfahrenstechnischer Kontrollen abgegeben. Schließlich wurden mit meßbaren Kosteneinsparungen verbundene Empfehlungen zur Verbesserung des Einsatzes von Kommunikationstechnologien bei Telexen abgegeben.

Personal/Gehaltsabrechnung

75. Bei der Prüfung der Gehaltsabrechnungssysteme stellten die Prüfer einige Schwachstellen und Mängel fest, die zum Zeitpunkt der Vorlage dieses Berichts noch mit der Hauptabteilung Verwaltung und Management erörtert wurden. Dasselbe gilt für die Prüfung der Erziehungsbeihilfe, wo in einigen Fällen erhebliche Fehler aufgedeckt und von der Verwaltung sofort behoben wurden, während andere Fälle noch angefochten werden.

Die Abteilung Innenrevision prüft routinemäßig Fälle von längeren Krankheitsurlauben.

76. Die Abteilung Innenrevision prüft routinemäßig Fälle von längeren Krankheitsurlauben, um sicherzustellen, daß der von dem Bediensteten auf Kosten der Organisation genommene Urlaub gerechtfertigt ist. Die internen Kontrollen in diesem Bereich sollen verstärkt werden, um Betrug und Mißbrauch zu verhindern. Die Abteilung und die Gruppe Disziplinaruntersuchungen werden ihre Bemühungen fortsetzen, um sicherzustellen, daß Schritte in diese Richtung unternommen werden.

Gemeinsamer Pensionsfonds der Vereinten Nationen

77. Der Ständige Ausschuß des Gemeinsamen Pensionsfonds der Vereinten Nationen (UNJSPF) empfahl auf seiner vom 10. bis 14. Juli 1995 abgehaltenen 177. Sitzung als ersten Schritt zur Einführung einer internen Revision, daß für den Zweijahreszeitraum 1996 - 1997 Haushaltsmittel für die interne Revision eingestellt werden sollen. Das Amt für interne Aufsichtsdienste erachtet den vorgesehenen Betrag angesichts der Größenordnung des Vorhabens und der damit verbundenen Risiken als unzureichend und wird den Dialog mit dem Sekretariat des Gemeinsamen Pensionsfonds und den beschlußfassenden Organen in dieser Frage fortsetzen.

Amt des Hohen Kommissars der Vereinten Nationen für Flüchtlinge

78. Siehe die Ziffern 44 bis 46.

Kassenwirtschaft

79. Ganz allgemein sollte die Kontrolle der Kassenmittel weiter verstärkt werden, einschließlich der physischen Sicherheit, und ihre Verwaltung verbessert werden. Bei vielen Prüfungen ergaben sich Probleme mit privaten Schecks (sogar Lieferantenschecks), die von den Kassierern aus in ihrer Verwahrung befindlichen Mitteln eingelöst wurden, Kassenabstimmungen wurden nicht regelmäßig durchgeführt, Differenzposten bei der Abstimmung wurden nicht abgerechnet, Barvorschüsse wurden über lange Zeiträume hinweg nicht abgerechnet und Kasseneingangsbelege falsch gutgeschrieben. Eine Prüfung der UNPROFOR ergab Mängel bei den Kontrollen in bezug auf die Barmittel in kleinen Kassen: beispielsweise wurde der Zugang zu Barmitteln nicht kontrolliert, Bargeldlieferungen an die Sektoren wurden nicht sofort bestätigt, und fehlende Überwachung durch den Leiter der Finanzabteilung. Es wurde überdies eine Bargeldknappheit in der kleinen Kasse des Hauptkassierers festgestellt.

Feststellungs- und Genehmigungsaufgaben

Beinahe 50 Prozent der Erkenntnisse der Abteilung Innenrevision betrafen die Nichteinhaltung bestehender Vorschriften.

80. Ernsthafte Probleme, die zu finanziellen Verlusten für die Organisation führten, waren in etwa 30 Prozent der Fälle darauf zurückzuführen, daß Feststeller und Anweisungsbefugte ihre Aufgaben nicht vorschriftsgemäß wahrnahmen. Beinahe 50 Prozent der Erkenntnisse der Abteilung Innenrevision betrafen die Nichteinhaltung bestehender Vorschriften. In vielen Fällen setzten sich die zuständigen Bediensteten über bestehende Kontrollmaßnahmen hinweg. Einigen Feststellern waren die einschlägigen Regeln, Bestimmungen und Verwaltungsvorschriften ungenügend bekannt. Zahlungen wurden in vielen Fällen ohne entsprechende Belege genehmigt. In einigen Fällen wußten die zuständigen Bediensteten, daß bestimmte Ausgaben aufgrund unzureichender Mittel oder wegen entgegenstehender Bestimmungen und Verwaltungsvorschriften nicht rechtmäßig waren. Wenn die Verwaltung nicht besondere Anstrengungen unternimmt, um die Tätigkeit der Feststeller und Anweisungsbefugten zu regeln, wird die Organisation nicht in der Lage sein, für das von ihr ausgegebene Geld auch eine entsprechende Leistung zu bekommen.

81. Es ist beachtenswert, daß die Hohe Kommissarin der Vereinten Nationen für Flüchtlinge infolge der von der Abteilung Innenrevision durchgeführten Prüfungen der Feldbüros und Programmaktivitäten des UNHCR eine Mitteilung herausgegeben hat, in der sie die Grundsätze der Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht der Vertreter des UNHCR hervorhebt. Sie wiederholt darin außerdem, daß jeder individuell verantwortlich und rechenschaftspflichtig dafür ist, daß die Regeln, Politiken und Verfahren, die finanzielle, verwaltungstechnische und programmbezogene Fragen in den jeweiligen Feldbüros regeln, einschließlich einer wirksamen Kontrolle zur Vermeidung von Verlusten oder der unrechtmäßigen Verwendung von Mitteln des UNHCR, eingehalten werden und daß rasche und wirksame Maßnahmen ergriffen werden, wenn unzureichende Leistungen der Durchführungspartner die Erreichung der Programmziele gefährden.

Einsparungen und Beitreibungen

Die potentiellen Kosteneinsparungen oder Beitreibungen aufgrund der Empfehlungen und Abhilfemaßnahmen der Abteilung Innenrevision beliefen sich im Berichtszeitraum auf mehr als 16 Millionen Dollar.

82. Die potentiellen Kosteneinsparungen oder Beitreibungen aufgrund der Empfehlungen und Abhilfemaßnahmen der Abteilung Innenrevision beliefen sich im Berichtszeitraum auf mehr als 16 Millionen Dollar. Die Gesamthöhe der bislang eingesparten oder beigetriebenen Beträge beläuft sich auf nahezu 4 Millionen Dollar. Eine detaillierte Aufstellung findet sich in dem Schaubild nach Ziffer 17.