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大会和会议管理部

中央规划和协调处

大会部的会议管理工作分两个主要方面——会议和文件,而中央规划和协调处要同时处理这两方面的工作,并且是周而复始地进行。第一步是预测,即确定将要做的具体工作,以便加以妥当规划和协调。在任何会议举行之前,以及在对任何文件进行加工处理之前,首先都要根据相关政府间机构的立法规定,非常细致地查核其所有会议服务要求,包括会议的形式和需要的文件。这些要求一经确定,便纳入工作时间表,对照服务能力加以分配,确保所有要求都能以最及时、最有效率的方式得到满足。

此外,由于会议室、为会议提供文件和口译服务的工作人员等实体资源所限,必须在需要和能力之间达致平衡。例如,如果在某一定时间举行的会议太多,准备文件的工作量就会太重。这个处要确保避免发生这种情况。先进的信息技术应用程序是做好会议服务规划和管理工作的重要工具。

所有会议服务要求和预期交付时间,都以会议日历或文件预测的书面形式列出来之后,这个处的工作便从规划和预测转向落实执行,即接受文件草稿并加工处理;印发正式文件,按照需要这些文件的时间送交给索要这些文件的机构。这样,每个会议举行的时候就都得到所需的服务,而联合国每天就是这样运作的

中央规划和协调处下设以下组织单位:

 

最后更新日期:2013年4月1日/Ruth RAMIREZ

 

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