المقدمـــــة
تهدف الإرشادات العامة إلى:
• عرض المبادئ الرئيسية المتعلقة بتوريدات منظمات
الأمم المتحدة؛
• إرشاد أنشطة التوريدات وتسهيل عملية توحيد إجراءات
التوريد فيما بين منظمات الأمم المتحدة.
. الديباجة تهدف أنشطة
التوريدات في منظومة الأمم المتحدة إلى الحصول على السلع والأعمال
والخدمات في الوقت الملائم مع التركيز على تلبية ما يلي:
• أهداف منظمات الأمم المتحدة المعنية؛
• العدالة والأمانة والشفافية من خلال التنافس؛
• الاقتصاد والفعالية؛
• أفضل قيمة للمال.
التوريدات في
منظومة الأمم المتحدة محكومة باللوائح والقواعد الثابتة في كل
منظمة أممية. وبينما قد تختلف هذه اللوائح والقواعد في المسائل
التفصيلية، فان جميع المنظمات تهتدي بهذه الوثيقة.
تغطي
هذه الإرشادات العامة مراحل التوريدات بدءا من أنشطة تحديد المصادر
التي تسبق تقديم الطلب حتى تنفيذ عقد التوريد. وهي لا تغطي تفاصيل
عملية التوريدات أو المشتريات أو الأمور المتعلقة بتنفيذ العقد
التي ربما تكون قاصرة على منظمة الأمم المتحدة المعنية (جهة
التوريد).
2. مشاركة الموردين 2/1 يشارك
الموردون (أي موردي السلع والأعمال والخدمات) في إجراءات التوريد،
كقاعدة عامة، بغض النظر عن بلد المنشأ، ما لم تقرر الجمعية العامة
للأمم المتحدة أو مجلس الأمن خلافا لذلك. وربما يتم تحديد المدى
الجغرافي للتوريد في حالات بعينها تقررها جهة التوريد تبعا للقواعد
الخاصة بكل منظمة.
2/2 تأهل
الموردين 2/2/1 يتعين على
الموردين تلبية متطلبات دنيا معينة مبررة بشكل موضوعي من اجل
التأهل. وتتضمن هذه المتطلبات المقدرة القانونية على التعاقد،
والكفاءة المهنية والفنية الضرورية، والقدرة المالية، وتوفر المصنع
والمعدات والمرافق المادية الأخرى والموظفين المؤهلين لتلبية
متطلبات جهة التوريد.
2/2/2 ينبغي فصل
متطلبات التأهل الدنيا عن إجراءات سابقة التأهل المستخدمة لتحديد
صلاحية مورد ما لمشروع أو عقد معين. فالتأهل للتعاقد مع جهة
التوريد لا يعني دعوة المورد للمشاركة في إجراءات المزايدة أو
التأهل المسبق لكل نشاط توريدي ذي صلة.
2/2/3 يجوز لجهة
التوريد، مع مراعاة حق المورد في حماية ملكيته الفكرية أو أسراره
التجارية، إن تطلب من المورد توفير الأدلة الوثائقية أو المعلومات
الأخرى التي ترى أنها مفيدة للتيقن من أن المورد يلبي المتطلبات
أعلاه.
2/2/4 لن يتأهل
المورد الذي يثبت انه قدم في وقت من الأوقات معلومات مغلوطة أو غير
دقيقة أو غير كاملة.
2/3 التسجيل 2/3/1 تحتفظ جهة
التوريد بقوائم للموردين المؤهلين للتأكد من أن قائمة بالموردين
المحتملين جاهزة للاستعمال.
2/3/2 على
الموردين الراغبين في التسجيل الاتصال المباشر بجهة التوريد لطلب
الضم إلى القائمة. وسوف توفر جهة التوريد تعليمات كيفية التسجيل.
2/3/3 تدرس جهة
التوريد المعلومات التي يقدمها المورد لتحديد الأهلية للتسجيل في
القائمة.
2/3/4يجوز لجهات
التوريد دعوة المورد بصورة مباشرة أو غير مباشرة، مثل الإعلان أو
غيره، للتعبير عن رغبته في العمل وذلك لأغراض عامة أو نشاط توريدي
معين.
3. مستندات دعوة العطاء 3/1 عـــــام 3/1/1 تستخدم
مستندات دعوة العطاء في طلب المزايدات والمقترحات أو العروض من
الموردين على السلع والخدمات المطلوبة. وبينما ستتنوع بيانات
وتفاصيل مستندات دعوة العطاء تبعا لطبيعة المتطلبات وقيمتها، فسوف
تحتوي على كافة المعلومات الضرورية لإعداد عرض مناسب. وتتضمن
مستندات دعوة العطاء، حسب الاقتضاء، دعوة العرض وتعليمات العارض
ونموذج العرض المطلوب (مزايدة أو اقتراح أو عرض) ونموذج العقد
المقترح وشروط العقد، العامة والخاصة والمواصفات الفنية وقوائم
السلع وفواتير الكميات والرسومات ووصف العمل وكذلك المرفقات
الضرورية ومعايير التقييم ومتطلبات التأهل الدنيا.
3/1/2 من
المعتاد أن تتسم مستندات دعوة العطاء ومواصفات السلع والأعمال
والخدمات المطلوبة بالعمومية. وينبغي تجنب الإشارة إلى الأسماء أو
العلامات التجارية أو أرقام الكتالوجات أو المواصفات المشابهة.
وإذا كان ضروريا ذكر الاسم التجاري أو رقم الكتالوج الخاص بأحد
الصناع لتوضيح خاصية غير كاملة، يتم إضافة عبارة "أو ما يوازيه"
بعد هذه الإشارات.
3/1/3 تحدد
مستندات دعوة العطاء المعايير المتعارف عليها دوليا، مثل معايير
الأيزو، عند توفرها وملاءمتها. وعندما تطلب معايير وطنية أو معايير
أخرى معينة، توضح مستندات دعوة العطاء أن المعايير الأخرى ربما
تكون مقبولة شريطة أنها تكفل مستوى أداء موازى للمعيار الدولي
المحدد أو أعلى منه.
3/1/4 عندما
يصير من الضروري استيضاح مستندات دعوة العطاء لأي سبب من الأسباب،
سيتم أخطار جميع الموردين الذين تسلموا مستندات دعوة العطاء
بالاستيضاح كتابة في نفس الوقت. ويجوز لجهة التوريد، في أي وقت قبل
الموعد النهائي لتقديم العطاءات ولأي سبب كان سواء بمبادرة منها أو
لطلب استيضاح من المورد، أن تعدل مستندات دعوة العطاء بإصدار ملحق
للدعوة. وسيتم تسليم الإضافة في الحال إلى جميع الموردين الذين
سلمتهم جهة التوريد مستندات دعوة العطاء وستكون ملزمة لجميع
الموردين.
3/2 أنواع
مستندات دعوة العطاء 3/2/1 دعوة
المزايدة: مستند تصدره جهة التوريد تنص فيه على متطلبات المزايدة
التنافسية الرسمية. وتحدد دعوة المزايدة متطلبات جهة التوريد كما
وكيفا بما يسمح للمزايدين المحتملين بتقديم مزايدات على نفس الأساس
حتى يتم إرساء العقد على اقل المزايدين سعرا وأفضلهم فنيا أو
أكثرهم قيمة حسب دعوة المزايدة.
3/2/2 طلب
الاقتراحات: مستند تصدره جهة التوريد من اجل الحصول على اقتراحات
لتلبية مطلب لا يمكن وصفه بطريقة كاملة أو كافية. ويؤدي طلب
الاقتراحات لعملية اختيار الاقتراح الذي يقدم أفضل قيمة تبعا
لمعايير التقييم. وسوف يشير طلب الاقتراح، حسب الحاجة، إلى إمكانية
إجراء مفاوضات تتعلق باقتراح واحد أو أكثر.
3/2/3 طلب عرض
الأسعار: مستند غير رسمي، يستخدم عادة لمتطلبات التوريد منخفضة
القيمة، تطلب فيه جهات التوريد الأسعار والشروط التجارية من
الموردين بخصوص السلع والأعمال والخدمات التي تلبي المواصفات
القياسية والمتاحة بالسوق.
4. دعوة العروض 4/1 المنافسة 4/1/1 تستخدم
جهات التوريد، كقاعدة عامة، المنافسة للحصول على السلع والأعمال
والخدمات. وربما تجري هذه المنافسة على أساس غير رسمي أو رسمي، أو
تكون مفتوحة أو محدودة. وسوف تعطى الفرصة للعدد الكافي من الموردين
لعرض السلع والأعمال والخدمات المطلوبة.
4/2 المنافسة
الدولية المفتوحة 4/2/1 تبدأ
المنافسة الدولية المفتوحة بإعلان يدعو الموردين المهتمين لطلب
مستندات دعوة العطاء من جهة التوريد. وتستخدم المنافسة الدولية
المفتوحة في حالة السلع والأعمال والخدمات ذات القيمة المرتفعة
نسبيا.
4/2/2 ربما تقوم
جهة التوريد حسبما ترى بالترتيب لنشر إعلان توريد في "أعمال تطوير"
الأمم المتحدة أو "إشعار توريد" صندوق الأمم المتحدة للتنمية، أو
أي نشرة ذات تغطية دولية واسعة. وسوف يتضمن الإعلان معلومات مثل
نوع التوريدات واسم وعنوان جهة التوريد والموعد المقرر لتوفر
مستندات دعوة العطاء.
4/2/3 ربما تجرى
سابقة التأهل عن طريق الإعلان بالنسبة للسلع المركبة أو المتخصصة.
ويزود المورد الذي يطلب المشاركة بمستندات سابقة التأهل التي تتضمن
تعليمات إعداد وتقديم الطلبات ومتطلبات التوريد المتوقعة وأية
مؤهلات خاصة قد تكون ضرورية لسابقة التأهل. وتقتصر المشاركة في
خطوات التوريد اللاحقة على الموردين الذين تمت سابقة تأهيلهم بعد
عملية التقييم لمطلب خاص.
4/3 المنافسة
الدولية المحدودة 4/3/1 تقتصر
المنافسة الدولية المحدودة على قائمة قصيرة من الموردين المؤهلين
الذين اختارتهم جهة التوريد من بين الملفات وسابقات التأهيل
وبيانات الاهتمام والمصادر الأخرى. وتصبح هذه المنافسة ملائمة
عندما لا تصلح المنافسة المفتوحة لأسباب التوريد الاقتصادية
والفعالة بسبب قيمة السلع والأعمال والخدمات المطلوبة والحاجة
العاجلة إليها والوفرة المحدودة لها.
4/4 المنافسة
المحلية 4/4/1 ربما تقوم
جهة التوريد لأسباب محددة بفرض القيود على استخدام أساليب دعوة
العطاء المبينة في 4/2 و4/3 للموردين المتواجدين في البلد أو
المنطقة التي ستستخدم فيها السلع أو الأعمال أو الخدمات التي تم
توريدها.
4/5 التعاقد
المباشر 4/5/1 ربما يكون
التعاقد المباشر من خلال التفاوض، كبديل للمنافسة وفي مصلحة جهة
التوريد، أسلوبا مناسبا عندما يكون، مثلا:
• العقد مرتبط بتوريد سلع أو أعمال أو خدمات تتعلق بحقوق الملكية؛
• معايرة المعدات أو قطع الغيار يتطلب الملائمة مع المعدات
المتواجدة؛
• عقود الأسعار أو العروض الدائمة تحددت من جانب جهة التوريد أو
عقب مفاوضات مشتركة أجرتها منظمات عديدة في منظومة الأمم المتحدة؛
• المتطلبات العاجلة لا تحتمل التأخير في تطبيق أساليب التوريدات
الأخرى؛
• عروض المواد المتطابقة تم الحصول عليها عن طريق المنافسة خلال
فترة زمنية معقولة، وتظل الأسعار والشروط المطروحة تنافسية؛
• القيمة النقدية للعقد المقترح تعد غير كافية لجعل التوريدات
التنافسية اقتصادية.
5.
تقديم عطاءات العروض واستلامها وفتحها وتقييمها 5/1عـــــام 5/1/1 تستلم
جميع العطاءات وتقبل وتفتح وتسجل وتقيم تبعا لإجراءات محايدة تضعها
جهة التوريد.
5/2 تقديم
العروض واستلامها 5/2/1 على
الموردين إتباع إجراءات تقديم العروض والمتطلبات الفنية الواردة في
مستندات الدعوة لتقديم العطاء من اجل حماية السرية، والسماح
بمعاملة عادلة ومحايدة للعروض.
5/2/2 ربما يتم
تعديل العرض أو سحبه قبل الموعد النهائي لاستلامه. ويتم هذا
التعديل أو السحب بالشكل الوارد في مستندات تقديم عطاءات العروض.
5/3 فتح مظاريف
المزايدات والاقتراحات 5/3/1 تحدد جهة
التوريد تاريخ ومكان فتح مظاريف المزايدات والعطاءات. وإذا كانت
عملية الفتح علنية، سيتم تحديد التاريخ والوقت والمكان في مستندات
تقديم عطاءات العروض. وتهدف عملية الفتح إلى التحقق من تلبية جميع
الإجراءات الرسمية الواردة في مستندات تقديم العطاءات، بما في ذلك
توقيت استلام كل مزايدة أو عرض وحالتها المختومة عند الاقتضاء.
5/3/2 عندما
يكون فتح المظاريف علنيا، يحق للموردين الذين قدموا عروضا للمزايدة
حضور عملية فتح المظاريف التي يتم فيها فتح كل عرض وإعلان أسماء
وعناوين والقيمة الإجمالية لجميع العروض.
5/4 تقييم
العروض 5/4/1 بمجرد
استلام العروض والاقتراحات والمزايدات وفتحها يتم تقييمها لتحديد
أفضل عرض يلبي المتطلبات الواردة في مستندات دعوة العطاء.
5/4/2 يتم تقييم
العروض تبعا لمعايير التقييم الواردة في مستندات دعوة العطاء.
وتحول المزايدات والاقتراحات والعروض المقدمة بعملات مختلفة إلى
عملة واحدة، عادة الدولار الأمريكي، طبقا لسعر الصرف الذي تعمل به
الأمم المتحدة والساري في اليوم الذي تحدده مستندات العطاء.
5/4/3 لا يسمح
للموردين، إلا من خلال مفاوضات تقرها جهة التوريد، بتغيير أي عرض
بعد الموعد النهائي للاستلام الوارد في مستندات دعوة العطاء. غير
انه يجوز لجهة التوريد إن تطلب توضيحا لأي عرض خلال عملية التقييم.
5/5 رفض العروض 5/5/1 يجوز لجهة
التوريد رفض كافة العروض أو أي منها في أي وقت قبل نهاية عقد
التوريد.
6.عقود التوريد 6/1 تنفيذ عقود
التوريد
6/1/1 بمجرد أن
تقرر جهة التوريد إرساء العقد، يوضع هذا القرار موضع التنفيذ
بإنشاء علاقة تنفيذية بموجب القانون مع صاحب العرض الناجح. ويتم
ذلك عادة من خلال تحرير عقد توريد بين الأطراف.
6/1/2 بعد إرساء
عقد التوريد أو الانتهاء من إجراءات التوريد، يرسل عادة إلى أصحاب
العقود غير الناجحة خطاب اعتذار رسمي من قبل جهة التوريد.
6/1/3 لن تفصح
جهة التوريد عن:
• المعلومات التي قد تضر بالمصالح التجارية للأطراف او تحول دون
المنافسة العادلة؛
• المعلومات الخاصة بدراسة العروض وتقييمها ومقارنتها.
6/2 الشروط 6/2/1 تخضع عقود
التوريد كافة للشروط العامة لجهة التوريد. وتتضمن مستندات الدعوة
لتقديم العطاءات نسخة من الشروط العامة لجهة التوريد، أو إحالة
إليها، أو أية شروط خاصة أخرى.
6/2/2 تتضمن
الشروط العامة، من جملة أمور أخرى، بندا عن تسوية النزاعات عن طريق
التحكيم أو الشروط ذات الصلة المتعلقة بمزايا وحصانات الأمم
المتحدة التي تسري على جهة التوريد.
6/3 ضمانات
الأداء 6/3/1 ربما تطلب
جهة التوريد من الموردين تقديم سند ضمان للأداء بما يتفق مع عقد
التوريد. وربما يطلب ضمان الأداء في شكل ضمان مصرفي أو خطاب ائتمان
احتياطي أو غير ذلك بمبلغ يتناسب مع قيمة السلع أو الخدمات أو
الأعمال وشروط الدفع.
7. السلوك المهني والعلاقة مع
الموردين 7/1 يحافظ جميع
مسئولي التوريد على مستوى لا يرقى إليه الشك في جميع معاملاتهم
خارج وداخل المنظمات التي يعملون بها. ولن يستخدموا هذه السلطة أو
المنصب أبدا لتحقيق مصلحة شخصية، ويسعون للمحافظة على مكانة
المنظمة وتعزيزها.
8. التقارير الإحصائية 8/1 تحتفظ كل
منظمة بالأمم المتحدة بإحصاءات ملائمة حول نشاطاتها التوريدية، بما
في ذلك تفاصيل التوزيع الجغرافي للعقود. وتتاح هذه الإحصاءات بصورة
منتظمة للدول الأعضاء من خلال الجمعية العامة للأمم المتحدة.
