أنشئ نظام التسجيل
الموحد بالأونروا عام 1995، بهدف تطوير وإدارة قواعد البيانات
الالكترونية المتكاملة على مستوى الوكالة لأكثر من 3.6 مليون لاجئ
فلسطيني بغية تحقيق مستوى أفضل من تطوير البرنامج وتوفيره
ومراقبته. ويمكن لهذا النظام أن يشكل الرابطة بين بيانات جميع
برامج الوكالة، وأن يوفر وسيلة مطورة للإطلاع على الأبحاث، وأن
يمثل العمود الفقري لأرشيف وطني للفلسطينيين في المستقبل.
يشتمل نظام التسجيل الموحد في مرحلة تطوره الحالية على ثلاثة
عناصر: قاعدة بيانات التسجيل، وقاعدة البيانات الاجتماعية
والاقتصادية، والملفات العائلية. ويمكن دمج عناصر نظام التسجيل
الموحد الثلاثة عن طريق استخدام أسلوب التصنيف نفسه.
قاعدة بيانات التسجيل: تخزن منها مجموعة أصلية (ماستر) كاملة عن
جميع اللاجئين المسجلين على الكومبيوتر في مقر الوكالة الرئيسي
بعمان. ولدى كل موقع ميداني من المواقع الخمسة (الأردن ولبنان
وسوريا والضفة الغربية وقطاع غزة) مجموعته الفرعية الخاصة في
الميدان وفي المكاتب للاستخدام اليومي، ويتم تحديثها الكترونيا.
ويتم تحديث نظام التسجيل الموحد شهريا على المجموعة الأصلية.
قاعدة البيانات الاجتماعية والاقتصادية توفر معلومات اجتماعية
اقتصادية مفصلة عن الأسر والأفراد المسجلين في برنامج الصعوبات
الخاصة. وتعتبر قاعدة البيانات هذه أداة رئيسية للتخطيط والإدارة
اليومية لبرنامج الصعوبات الخاصة، ولضم الأسر من هذا الصنف في
برامج الأونروا الأكثر تطورا. وهناك نظام دراسة اجتماعية ميدانية
يعمل بالفعل في الأردن والضفة الغربية في المكاتب الميدانية وفي
المناطق.
ومن خلال عملية اللامركزية المتواصلة في قاعدة البيانات الاجتماعية
الاقتصادية، أصبح لدى موقعي الأردن والضفة الغربية الآن إمكانية
الدخول المحلي على البيانات الخاصة بكل منهما حول حالات الصعوبة
الخاصة والقدرة على تحديثها في الحال. ويدعم هذا بصورة كبيرة قدرة
موظفي إدارة الخدمات الاجتماعية والإغاثة على تخطيط ومراقبة وتقييم
برامج الصعوبات الخاصة والتنمية الاجتماعية. كما أنه يوفر لأخصائي
الوكالة الاجتماعيين إمكانية الدخول الفوري على المعلومات الخاصة
بمراجعيهم من أجل تطوير إدارة العمل مع الحالات وإحالة المستفيدين
إلى الخدمات التي يمكنها مساعدتهم.
الملفات الأسرية تحتوي على معلومات حول التسجيل تعود في حالات
عديدة إلى عام 1948 وما قبله، مدعومة بنسخ مصورة من شهادات الميلاد
والزواج والوفاة، ومستندات الملكية أو الإيجار، وإيصالات الضرائب،
وسجلات التوظيف وجوازات ووثائق السفر، والتي تبلغ في مجملها 25
مليون مستند مهم. وتخزن الملفات الأسرية في المكاتب الميدانية حيث
تستخدم بكثرة من قبل موظفي التسجيل. وسيتم تصويرها تصويرا ضوئيا
وحفظها على وسائط الكترونية من أجل الحفاظ عليها وتسهيل الوصول
إليها.
تم إحراز تقدم كبير نحو تحقيق نظام أرشيف للملفات الأسرية يشكل،
بالإضافة إلى عناصر نظام التسجيل الموحد الأخرى، العمود الفقري
لأرشيف وطني مستقبلي للفلسطينيين. وقد تم تبني هذا المفهوم بشكل
عام والشروع في المزيد من جهود التنسيق خلال الاجتماعات والمناقشات
العديدة مع ممثلي السلطة الفلسطينية والمؤسسات البحثية العديدة
والدول المانحة.
يتسم مشروع نظام التسجيل الموحد بطبيعة ابتكارية ويعود بفوائد
مباشرة وعلى المدى الطويل على توفير خدمات الأونروا.
