El ombudsman, en virtud de la neutralidad de su función, tiene la obligación de mantener el carácter estrictamente confidencial de los asuntos que se señalen a su atención, salvo que se le autorice a no hacerlo. Las únicas excepciones que se dejan al arbitrio exclusivo del ombudsman son aquellos casos en que parezca haber peligro de daño grave.

El ombudsman ha de adoptar todas las medidas razonables para evitar que nadie, incluida la administración, tenga acceso a los expedientes y archivos de carácter confidencial.

El ombudsman no deberá prestar declaración en ningún proceso judicial o administrativo acerca de los asuntos señalados a su atención.

Al formular recomendaciones, el ombudsman tiene la obligación de sugerir medidas o políticas que sean equitativas para todas las partes.

 

 

Normas de actuación

La misión del ombudsman de una organización es establecer un mecanismo confidencial, neutral y no oficial que facilite la adopción de solucion es imparciales y equitativas respecto de los problemas planteados en la organización. En el desempeño de su misión, el ombudsman actúa como fuente de información y de comunicación, conducto de transmisión de información entre los diferentes niveles jerárquicos, asesor, experto en solución de controversias e impulsor de cambios.

Al realizar esa labor:

1. Nos guiamos por el Código de Ética de la Asociación de ombudsman.

2. Llevamos a cabo nuestras actividades con carácter confidencial.

2.1 El ombudsman no debe utilizar los nombres de personas ni mencionar a sus empleados sin autorización expresa.

2.2 Durante el proceso de solución de problemas, el ombudsman puede divulgar información siempre que no se pueda identificar a la persona que se haya puesto en contacto con su oficina.

2.3 Los datos que preparamos deben tratarse con sumo cuidado para salvaguardar la identidad de las personas a las que se representa.

2.4 En la publicidad acerca de nuestra oficina se pone de manifiesto el carácter confidencial de nuestra labor.

3. Afirmamos que las comunicaciones con el ombudsman son de carácter reservado y nos oponemos a testificar en procesos oficiales dentro o fuera de la organización.

3.1 Las comunicaciones entre el ombudsman y otras personas (mientras éste actúe en el desempeño de sus funciones) se consideran de carácter reservado. Nadie puede renunciar a ese carácter reservado.

3.2 No desempeñamos en la organización ninguna otra función que pueda menoscabar el carácter reservado de nuestra labor (como la función de oficial, árbitro, etc.).

3.3 El ombudsman no mantiene expedientes de asuntos en nombre de la organización. El ombudsman que considere que las notas sobre asuntos son necesarias para el desempeño de su labor establecerá y seguirá una práctica sistemática y general para destruir esas notas escritas.

3.4 Cuando sea necesario, la oficina del ombudsman solicitará protección judicial para su personal y sus archivos. Tal vez sea necesario contar con la representación de un letrado independiente para proteger el carácter reservado de las actividades de la oficina.

4. Tenemos libertad para decidir si actuamos en relación con los asuntos que los particulares someten a la consideración de nuestra oficina. Todo ombudsman puede adoptar medidas en relación con un problema que considere directamente como tal.

5. Actuamos con neutralidad e independencia respecto de la línea jerárquica ordinaria y las estructuras de personal. No desempeñamos ninguna otra función (dentro de la organización en que actuemos en calidad de ombudsman) que pueda poner en peligro esa neutralidad.

5.1 El ombudsman se esfuerza por actuar con objetividad e imparcialidad.

5.2 El ombudsman tiene la obligación de examinar las cuestiones planteadas por todas las partes en una controversia.

5.3 No abogamos en favor de nadie en las controversias planteadas en una organización; no obstante, abogamos en favor del respeto de las debidas garantías procesales y en favor de una administración de justicia imparcial.

5.4 Contribuimos a formular diversas soluciones responsables para solucionar problemas y facilitar la celebración de conversaciones para determinar cuáles son las soluciones idóneas. Cuando es posible, ayudamos a arbitrar nuevos medios para solucionar problemas sin nuestra intervención.

5.5 El ombudsman debe obrar con prudencia antes de ingresar en otras asociaciones, desempeñar funciones o adoptar medidas que puedan repercutir en la neutralidad de las funciones que desempeña en la organización.

5.6 No adoptamos decisiones vinculantes, ordenamos que se adopten políticas ni nos pronunciamos sobre cuestiones en nombre de la organización.

6. Somos un medio al que se puede recurrir de manera informal y oficiosa. Corresponde a otros órganos realizar investigaciones oficiales con el fin de dictar fallos. El ombudsman que se avenga a la petición de realizar una investigación oficial deberá redactar una nota que se archivará para dejar constancia de que esa actuación constituye una excepción a las funciones que desempeña en calidad de ombudsman. Esas investigaciones no deberán considerarse reservadas.

6.1 No actuamos en calidad de agentes de la organización ni aceptamos notificaciones de ésta. Siempre remitimos a cada persona al lugar adecuado en que puedan hacerse notificaciones oficiales.

6.2 No debe obligarse a nadie a entrevistarse con un ombudsman. El diálogo con el ombudsman debe ser voluntario.

7. Fomentamos la comunicación con las personas a que prestamos servicios por lo que respecta a la filosofía y las funciones de la oficina del ombudsman.

8. Facilitamos información sobre tendencias, cuestiones, políticas y prácticas respetando la confidencialidad y el anonimato. Señalamos nuevos problemas y prestamos apoyo para lograr un cambio responsable de sistemas.

9. Mediante la enseñanza y la formación permanentes nos mantenemos al día acerca de nuestra profesión y mantenemos nuestra competencia profesional.

10. Nos esforzaremos por ser merecedores de la confianza depositada en nosotros.

 

 

Glosario

Carácter confidencial
Se atribuye carácter confidencial a la información o a la fuente de información que se supone ha de mantenerse en secreto. El ombudsman suele lograr mantener el carácter confidencial de su labor no desvelando la fuente de su información. Cuando se mantiene el carácter secreto o privado de una fu ente de información, esta última se denomina información anónima.

Carácter independiente
El ombudsman desempeña sus funciones con independencia de la línea jerárquica. El ombudsman sólo mantiene una relación de dependencia respecto de la máxima autoridad de la organización.

Carácter neutral
No abogamos en favor de nadie en ninguna controversia planteada en una organización; no obstante abogamos en favor del respeto de las debidas garantías procesales y en favor de una administración de justicia imparcial.

Cuando formula recomendaciones, el ombudsman está obligado a sugerir medidas o políticas que sean equitativas para todas las partes.

Carácter reservado
El carácter reservado es una expresión jurídica que describe una relación que no es obligatorio desvelar con arreglo a la ley. Tradicionalmente se consideran relaciones reservadas las que existen entre un cliente y su abogado, un médico y un paciente, un sacerdote y un penitente y un esposo y una esposa. El carácter reservado con que el ombudsman desempeña sus funciones difiere de esas otras modalidades, dado que el carácter reservado se atribuye a la oficina y nadie puede renunciar a él. El carácter reservado es necesario para mantener el mecanismo que permite que las personas recurran al ombudsman para resolver sus problemas en un entorno confidencial y sin riesgos de represalias.