Información
para los participantes
I. Lugar y fechas de celebración de la Asamblea
1.
La Segunda Asamblea
Mundial sobre el Envejecimiento se celebrará del 8 al 12 de abril de 2002, en
el Palacio Municipal de Congresos, en Madrid (España). La dirección es la
siguiente:
Segunda
Asamblea Mundial sobre el Envejecimiento
Palacio
Municipal de Congresos
Campo
de las Naciones
Avenida
de la Capital de España, s/n
28042
Madrid, España
Teléfono:
(91) 722.0400
Fax:
(91) 721.0607
Dirección electrónica: camponaciones@munimadrid.es
2.
El Palacio queda
aproximadamente a 25 minutos (10 kilómetros) del centro de Madrid, en metro,
fuera de las horas de máxima intensidad de tránsito, y a cinco minutos del
aeropuerto internacional de Barajas.
II. Sesión inaugural de la Asamblea
3.
La inauguración
oficial de la Asamblea tendrá lugar el lunes 8 de abril de 2002 a las 10.00
horas en la sala de plenos, que está situada en la tercera planta del Palacio.
III. Acreditación de los participantes
4.
Se informa a las
delegaciones de que todos los miembros de las delegaciones oficiales o de
observadores, los acompañantes de los Jefes de Estado y de Gobierno, el
personal de apoyo técnico que necesiten acceder a la sede de la Conferencia en
Madrid sólo serán admitidos tras mostrar un pase de conferencia de las Naciones
Unidas con la fotografía correspondiente. El personal de las Naciones Unidas en
Madrid se encargará de inscribir y expedir pases a los participantes de todas
las categorías indicadas sobre la base de una lista completa de los
participantes y el formulario de acreditación personal (véase el anexo). Los
formularios de acreditación en español, francés e inglés podrán recogerse en el
Servicio de Protocolo y Enlace de la Sede de las Naciones Unidas. Se
aconseja a las oficinas y misiones permanentes/misiones de observación que
remitan esos formularios de acreditación a sus respectivas capitales, sedes y/o
embajadas en Madrid para los trámites de acreditación previa.
5.
Como cortesía
especial, los miembros de las misiones permanentes/misiones de observación en
Nueva York que asistan a la Segunda Asamblea Mundial sobre el Envejecimiento
podrán cumplimentar los formularios de acreditación, presentarlos al Servicio
de Protocolo y Enlace para su aprobación, y recoger sus pases de conferencia
para Madrid antes de viajar a España. El proceso de acreditación previa de los
participantes en la Asamblea radicados en Nueva York comenzará a partir de la fecha
de la publicación del presente documento y terminará el 27 de marzo de 2002.
6.
La acreditación in situ de los asistentes a la Segunda
Asamblea Mundial sobre el Envejecimiento comenzará en Madrid el 4 de abril de
2002 y estará a cargo de la Dependencia de Acreditación de la Oficina de
Protocolo de las Naciones Unidas. La Dependencia estará situada en el Pabellón
1 (situado junto al Palacio) del Centro de Convenciones Juan Carlos I, Madrid.
Para acreditarse, los miembros de las delegaciones deberán presentar a la
Dependencia de Acreditación una lista completa de los participantes o sus credenciales
junto con los formularios de acreditación debidamente cumplimentados. Tras
obtener la autorización, los delegados serán fotografiados y recibirán sus
pases de conferencia. Cabe señalar que los representantes de las delegaciones
autorizados podrán presentar por
adelantado a la Dependencia de Acreditación paquetes con los formularios de
acreditación debidamente cumplimentados, las listas de delegados y las fotografías de los participantes.
La Dependencia de Acreditación tramitará los paquetes en un plazo de entre 24 y
48 horas y los devolverá a los representantes de las delegaciones para que los
distribuyan entre los asistentes.
7.
Se comunica asimismo
a los representantes y observadores permanentes que existe otro procedimiento
especial de acreditación para la Segunda Asamblea Mundial sobre el
Envejecimiento. Las delegaciones podrán remitir electrónicamente al Servicio de Protocolo y Enlace fotografías
digitales de los delegados acompañadas de los formularios de acreditación.
Las fotografías electrónicas se aceptarán únicamente
si se presentan acompañadas de las listas de delegados y los formularios de
acreditación cumplimentados. Las fotografías que se remitan electrónicamente
deben prepararse en formato .jpg, con una resolución de 640 x 480 y en un fichero
de tamaño no mayor a 50 kb para facilitar su conversión al sistema. Las delegaciones
que remitan los materiales por correo electrónico deberán incluir el nombre del
Estado Miembro u organización en la casilla del tema (subject) de su mensaje.
Además, las fotografías electrónicas y los formularios de acreditación deben
incluir el nombre del Estado Miembro u organización y el nombre del delegado en
el nombre del fichero. Se puede acceder a los formularios de acreditación en
español, francés e inglés en www.un.org/ageing.
La lista de las delegaciones, los formularios y las imágenes pueden enviarse
por correo electrónico a partir del 22 de marzo de 2002 y deberán ir dirigidos
a Marybeth Curran, cuya dirección es curran@un.org.
Una vez tramitados, los paquetes de pases de conferencia podrán recogerse en la
Oficina de la Dependencia de Acreditación en Madrid.
8.
Según la práctica
seguida hasta ahora, los Jefes de Estado y de Gobierno, los Vicepresidentes y
los príncipes herederos recibirán pases especiales sin fotografía. Los
participantes con nivel equivalente a Ministro de Gabinete tendrán pases
especiales con fotografía. Todos los pases especiales correspondientes a estas
categorías de participantes serán expedidos tras presentar el formulario de
acreditación y, cuando proceda, dos fotografías de tamaño pasaporte. Los
cónyuges de los delegados, independientemente del rango de estos últimos,
tendrán derecho a recibir el mismo tipo de pases que ellos. La pérdida del pase
de conferencia deberá comunicarse de inmediato al personal de seguridad de las
Naciones Unidas en Madrid.
9.
El Servicio de
Seguridad y Vigilancia de las Naciones Unidas proporcionará pases especiales a
los miembros de la escolta y los guardaespaldas personales de los dignatarios
que asistan a la Asamblea.
10.
El Servicio de
Protocolo y Enlace de las Naciones Unidas en Madrid publicará una lista de las
delegaciones participantes en la Segunda Asamblea Mundial sobre el
Envejecimiento. Se ruega a los Representantes y Observadores Permanentes que
presenten a la mayor brevedad posible las listas de sus respectivas
delegaciones en la Asamblea. Las listas deberán estar completas y contener los
cargos y designaciones de todos los delegados. Las listas de las delegaciones
pueden enviarse a la atención de la Jefa de Protocolo, Nadia Younes,
Dependencia de Protocolo y Enlace de la Sede de las Naciones Unidas, Nueva
York, Oficina S-201A , fax.: (212) 963-1921, antes del 27 de marzo de 2002. A
partir del 1° de abril de 2002, las listas de las delegaciones y todos los demás
materiales deberán remitirse directamente al Servicio de Protocolo y Enlace de
las Naciones Unidas en el Palacio Municipal de Congresos, Centro de
Convenciones Juan Carlos I, Madrid. Más adelante se informará a las
delegaciones de los números de teléfono y fax.
11.
El programa de las
sesiones figurará en el Diario de la
Asamblea, que se publicará cotidianamente y en el que se indicarán las salas de
conferencias y las horas de las sesiones.
12.
Las sesiones de
mañana se celebrarán de las 10.00 a las 13.00 horas, y las sesiones de la tarde
de las 15.00 a las 18.00 horas. Cuando se requieran sesiones de noche, éstas
comenzarán normalmente a las 18.00 horas.
V. Distribución de los asientos
13.
En la sesión
inaugural de la Conferencia y en sesiones plenarias ulteriores, que se
celebrarán en la tercera planta del Centro, se asignarán a cada delegación
gubernamental cuatro asientos, dos frente a la mesa y otros dos detrás.
14.
En el auditorio B,
situado en el cuarto sótano del Palacio, donde se celebrarán las sesiones de
las comisiones principales, cada delegación gubernamental dispondrá de dos
asientos, uno frente a la mesa y uno detrás.
15.
Se dispondrá de
asientos designados especialmente para otros participantes en la Asamblea.
16.
Los idiomas oficiales
de la Asamblea son el árabe, el chino, el español, el francés, el inglés y
el ruso.
17.
Los documentos
oficiales de la Asamblea se publicarán en los idiomas de ésta.
VII. Servicios de interpretación
18.
Las declaraciones que
se hagan en cualesquiera de los seis idiomas oficiales se interpretarán a los
demás idiomas oficiales. De conformidad con el artículo 52 del reglamento
provisional, cualquier representante podrá formular una declaración en un
idioma distinto a los de la Asamblea. En esos casos, la delegación
correspondiente deberá proporcionar la interpretación o un texto escrito de la
declaración en uno de los idiomas oficiales. La Secretaría considerará que esta
interpretación o texto representa el texto oficial de la declaración y será
utilizado por los intérpretes de las Naciones Unidas como base para la
interpretación a todos los demás idiomas oficiales.
19.
Cabe recordar que
habrá servicios de interpretación para un total de dos sesiones simultáneas
tanto por la mañana como por la tarde. Por consiguiente, la prestación de
servicios a todas las sesiones oficiales, las sesiones oficiales que se prolonguen
más allá de su duración normal, o la prestación de servicios de interpretación
a las reuniones de grupos regionales u otras agrupaciones importantes de
Estados Miembros deberá ajustarse al marco de los servicios previstos.
20.
Las reuniones que no
sean de órganos de las Naciones Unidas, como las de los grupos regionales o los
grupos de interés, se organizarán en función de la disponibilidad de salas y
servicios de reuniones. Las solicitudes de servicios para las reuniones deberán
dirigirse al Sr. Imre Karbuczky, Coordinador de la Conferencia, o a la Sra.
Jane Pittson, Coordinadora Adjunta de la Conferencia.
VIII. Distribución de textos de declaraciones
21.
Se deberán
proporcionar por adelantado al oficial de conferencias un mínimo de 30
ejemplares de los textos de las declaraciones que se han de pronunciar en las
sesiones plenarias y otras sesiones. En su defecto, se ruega a las delegaciones
que proporcionen cinco ejemplares del texto de la declaración (para su
interpretación a los otros cinco idiomas oficiales). Las delegaciones que
deseen distribuir el texto de sus declaraciones a todos los participantes,
delegaciones, observadores, organismos especializados, intérpretes, redactores
de actas y oficiales de prensa deberán proporcionar 350 ejemplares. Todos los
textos deberán ser entregados antes de que el orador tome la palabra,
preferiblemente al principio de la sesión. Se recuerda a los participantes en
la Asamblea que la Secretaría no podrá ofrecer servicios de reproducción de
dichos textos.
22.
Si los textos se
presentan en más de un idioma oficial, las delegaciones deberán indicar
claramente cuál de ellos será considerado texto oficial. Además, para evitar
confusiones, las delegaciones deberán especificar si ese texto oficial deberá
cotejarse con la exposición del orador o leerse tal como está escrito.
23.
Se ruega a las
delegaciones que deseen que sus discursos se publiquen en Internet (en el sitio
de la Asamblea en la Web) que envíen por adelantado un texto en formato
electrónico de sus declaraciones a la siguiente dirección de correo electrónico:
webcast@un.org. Las delegaciones que
deseen distribuir sus declaraciones a los medios de comunicación en formato
impreso deberán proporcionar un mínimo de 300 ejemplares al mostrador de
documentos del Centro de Prensa.
IX. Distribución de documentos oficiales
24.
La mesa principal de
distribución de documentos estará situada en el vestíbulo de la entrada
principal.
25.
Se asignará a cada
delegación una casilla, situada junto a la mesa de distribución de documentos,
en la que se colocarán ejemplares de todos los documentos oficiales publicados
durante la Asamblea. Se recuerda a las delegaciones que esas casillas están
destinadas exclusivamente a la distribución de documentación oficial de la
Asamblea y que no podrán utilizarse para la distribución de cualesquiera otros
textos o documentos.
26.
Para determinar las
necesidades concretas, se pide a cada delegación que indique en la mesa de
distribución de documentos sus necesidades diarias en relación con el
número de ejemplares de cada documento que desea recibir durante la
Asamblea y el idioma correspondiente. La cantidad solicitada deberá ser suficiente
para cubrir todas las necesidades, dado que no será posible entregar juegos
completos de documentos una vez terminada la Asamblea.
27.
Las organizaciones no
gubernamentales acreditadas y los representantes acreditados de los medios de
comunicación podrán obtener los documentos oficiales de la Asamblea en las
mesas de distribución de documentos designadas, que estarán instaladas en las
salas de las organizaciones no gubernamentales y de la prensa.
X. Recepción y distribución de otros documentos
28.
Los otros documentos
que los gobiernos y las organizaciones acreditadas deseen facilitar a los
participantes en la Asamblea serán proporcionados por los mismos gobiernos y
organizaciones acreditadas en idiomas y cantidades adecuados. La Secretaría no
se hará cargo de la reproducción, traducción ni distribución de esos
documentos. Se recomienda que los gobiernos y las organizaciones acreditadas
faciliten unos 500 ejemplares en inglés, y menos ejemplares en los otros
idiomas oficiales que se deseen facilitar.
29.
Se agradecerá que se
faciliten dos ejemplares de cada uno de esos documentos al Sr. Lixian Xiong,
funcionario encargado de la presentación de documentos, para su revisión. La
lista de los documentos figurará en una nota informativa que se distribuirá en
la Asamblea.
30.
La
Secretaría no se podrá hacer cargo de la traducción, reproducción ni
distribución de esos documentos. No obstante, las delegaciones podrán obtener
esos documentos en las zonas situadas fuera de las salas del pleno y de las
comisiones principales.
31.
En
el Auditorio A, situado en la planta baja del Palacio de Congresos, funcionará
un Centro de Prensa que estará a disposición de todos los periodistas
acreditados ante la Asamblea. Las instalaciones contarán con una cantidad
limitada de computadoras con acceso libre a Internet, que estarán disponibles
por orden de llegada y con una sala de radiodifusión para los periodistas de
radio y televisión.
32.
Las sesiones
plenarias y demás actividades se transmitirán en directo al Centro de Prensa y
por un circuito cerrado de televisión a monitores situados en distintos lugares
de la sede de la Asamblea. A solicitud de los interesados se facilitará en
forma gratuita una reproducción audiovisual o de sonido de las sesiones
plenarias, las conferencias de prensa y demás acontecimientos. Se podrán
utilizar instalaciones eléctricas para grabar.
33.
En un mostrador de
documentos los periodistas encontrarán todos los documentos de la Asamblea, así
como los comunicados de prensa emitidos diariamente en español, francés e
inglés sobre las principales actividades de la Asamblea. También se facilitarán
en forma electrónica en el sitio de la Asamblea en la Web: www.un.org/ageing.
34.
Los detalles sobre
los servicios para la prensa y la acreditación de los medios de información
figuran en una nota de información separada publicada por el Departamento de
Información Pública de la Secretaría de las Naciones Unidas.
XII. Conferencias de prensa y entrevistas de los
medios de información
35.
El portavoz de la
Asamblea celebrará todos los días a las 12.00 horas ruedas de prensa en la sala
de ruedas de prensa, situada en el Centro de Prensa. Esta sala también se
utilizará para las conferencias de prensa que celebren las delegaciones y las
organizaciones de las Naciones Unidas. Las solicitudes de conferencia de prensa
se dirigirán a la Oficina del Portavoz de la Asamblea, en Nueva York, llamando
al (212) 963-8104 hasta el 29 de marzo de 2002 y con posterioridad a esa fecha,
en el Centro de Prensa de la Asamblea.
36.
Para facilitar la
tarea de los medios de información, se invita a las delegaciones a comunicar a
la Oficina del Portavoz el nombre y el número de teléfono en Madrid del
integrante de la delegación a quien los periodistas podrán solicitar entrevistas
o información.
XIII. Organizaciones no gubernamentales
37.
El proceso de
inscripción previa de los representantes de las organizaciones no
gubernamentales acreditadas en la Segunda Asamblea Mundial sobre el
Envejecimiento deberá finalizar antes del 20 de marzo de 2002. La División de
Política Social y Desarrollo Social (Departamento de Asuntos Económicos y
Sociales) se encargará de la inscripción in situ de los representantes de las
organizaciones no gubernamentales. Dicha inscripción empezará el 4 de abril y
finalizará el 12 de abril de 2002. En el Centro de Convenciones Juan Carlos I,
pabellón 1 de la Feria de Madrid (junto al Palacio), funcionará un mostrador de
inscripción para las organizaciones no gubernamentales. Se ha establecido el
siguiente horario para la inscripción:
Jueves,
4 de abril 9.00 a 18.00
horas
Viernes, 5 de abril 9.00 a 18.00 horas
Sábado, 6 de abril 12.00 a 20.00 horas
Domingo, 7 de abril 12.00 a 21.00 horas
Lunes, 8 de abril 8.00 a 18.00 horas
Martes, 9 de abril 9.00 a 18.00 horas
Miércoles, 10 de abril 9.00 a 18.00 horas
Jueves, 11 de abril 9.00 a 18.00 horas
Viernes, 12 de abril 9.00 horas
Los representantes de las
organizaciones no gubernamentales tendrán a su disposición un pequeño número de
oficinas, así como un salón especialmente destinado a su uso en el Palacio
durante la Asamblea. El coordinador de las Naciones Unidas para las
organizaciones no gubernamentales es el Sr. Yao N´goran, a quien se puede contactar
en Nueva York llamando al teléfono 963-3175, por fax, al número 963-3062, o por
correo electrónico, en la dirección electrónica: nogoran@un.org, y posteriormente en el Palacio.
XIV. Acontecimientos especiales
38.
El Gobierno de España
está organizando, con el auspicio de varias entidades de las Naciones Unidas,
países, organizaciones no gubernamentales internacionales y el sector privado,
un programa de seminarios, mesas redondas y cursos prácticos sobre cuestiones
relacionadas con la Asamblea, dirigido a los participantes en ésta. Estas
actividades se celebrarán en locales situados muy cerca de la sede de la
Asamblea, en el Centro de Convenciones Juan Carlos I, así como en otros lugares
de Madrid. Las actividades empezarán el 5 de abril y continuarán hasta el 12 de
abril de 2002. El calendario de estos acontecimientos estará disponible en
la sede de la Asamblea.
39.
Además, un foro
mundial de organizaciones no gubernamentales sobre envejecimiento se celebrará
del 5 al 9 de abril de 2002, en el Pabellón 2 de la Feria de Madrid (IFEMA). La
Asociación Internacional de Gerontología también patrocinará un foro en la Sala
del Centro de Conferencias de Valencia, en Valencia, del 1° al 4 de abril de
2002. Para más detalles sobre estas dos actividades se puede consultar el
folleto publicado por el Gobierno de España, titulado “Guía Práctica para la
Segunda Asamblea Mundial sobre el Envejecimiento” o el sitio Web www.madrid2002-envejecimiento.org.
XV. Otra información de utilidad para los
participantes
Visas
40.
En el folleto al que
se hace referencia en el párrafo anterior figuran instrucciones relativas a la
expedición de visados a los participantes en la Asamblea.
Moneda,
cheques y tarjetas de crédito
41.
La moneda que se
utiliza en España es el euro. Las monedas extranjeras y los cheques de viajero
en divisas pueden cambiarse en los bancos y en la mayoría de los hoteles. No se
dispone de servicios bancarios en el Palacio, aunque sí se dispone de esos
servicios en otros lugares en el Centro de Convenciones.
42.
Todas las principales
tarjetas de crédito tienen una amplia aceptación en España. Para pagar el hotel
y para otros gastos se podrán utilizar cheques de viajero en moneda extranjera,
tarjetas de crédito o dinero en efectivo.
Electricidad
43.
La electricidad
normal en España es de 220 voltios. Es conveniente llevar adaptadores, por si
fueran necesarios.
Clima
44.
La temperatura media
en Madrid en el mes de abril es de 15 grados Celsius, o sea 60 grados Fahrenheit.
Servicios disponibles en el
Palacio de Congresos
45.
Los restaurantes, las
cafeterías y los cafés del Palacio permanecerán abiertos durante el horario de
la Asamblea. Además, cerca del Palacio hay una oficina de correos, una agencia
de viajes y un centro médico.
46.
Se establecerá un
centro privado de servicios de oficina en el Palacio para uso de los
participantes en la Asamblea.
Conexión
con Internet
47.
El Departamento de
Información Pública suministrará una cobertura directa de la Asamblea mediante
la World Wide Web. Los usuarios de Internet de todo el mundo podrán seguir las
actuaciones de la Conferencia consultando la red y tendrán acceso a la
información, como comunicados de prensa, principales acontecimientos diarios,
documentos oficiales, diarios, declaraciones y demás material informativo en la
siguiente dirección electrónica: www.un.org/ageing.
XVI. Órganos y funcionarios de enlace de la
Secretaría
48.
El equipo de tareas
interdepartamental sobre el período extraordinario de sesiones se encarga de
coordinar en la Secretaría la labor relacionada con los preparativos del
período extraordinario de sesiones. Las consultas podrán dirigirse en Nueva
York a los siguientes órganos y funcionarios de enlace (y posteriormente en el
Palacio).
A. Departamento
de Asuntos de la Asamblea General y de Servicios de Conferencias |
Subsecretario General |
Miles Stoby |
|
|
Secretaría de la Asamblea |
Margaret Kelley |
|
|
Coordinador de la Conferencia |
Imre Karbuczky |
|
|
Coordinadora adjunta de la Conferencia |
Jane Pittson Oficina:
S-1537B Tel.: 963-2968 Fax: 963-7405 Dirección electrónica: pittsonj@un.org |
|
B. Departamento
de Asuntos Sociales y Económicos |
Secretario General Adjunto |
Nitin Desai Oficina DC2-2320 Tel.: 963-5958 Fax: 963-1010 Dirección electrónica: desai@un.org |
|
|
División de Política Social y desarrollo |
Johan
Scholvinck Oficina
DC2-1370 Tel.: 963-5855 Fax: 963-3351 Dirección electrónica: scholvinck@un.org |
|
|
Programa sobre el envejecimiento |
Alexandre Sidorenko Oficina DC2-1316 Tel.: 963-0500 Fax: 963-3062 Dirección electrónica: sidorenko@un.org |
|
|
Acreditación de las organizaciones no
gubernamentales (Oficina sustantiva) |
Yao N’Goran Oficina: DC2-1376 Tel.: 963-3175 Fax: 963-3062 Dirección electrónica: ngoran@un.org |
|
|
Enlace entre el Consejo Económico y Social y las
organizaciones no gubernamentales |
Aurora Rodríguez Oficina: DC1-1492 Tel.: 963-7864 Fax: 963-9248 Dirección electrónica: rodriguez@un.org |
|
C. Servicios
de Protocolo |
Coordinadora |
Almudena de Ameller Oficina: S-201C Tel.: 963-7178 Fax: 963-1921 Dirección electrónica: ameller@un.org |
|
|
Acreditación |
Marybeth Curran Oficina: S-201P Tel.: 963-7181 Dirección electrónica: curran@un.org |
|
D. Servicio
de Seguridad |
Jefe de Seguridad y Vigilancia |
Jorge Villanueva Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra Oficina: A-214 Tel.: 4122-917-7270 Dirección electrónica:
villanuevaj@un.org |
|
|
Acreditación |
Newman Pieters Oficina: U-100 Tel.: 963-7533 Fax: 963-9541 Dirección electrónica: pietersn@un.org |
|
E. Departamento
de Información Pública |
Portavoz de la Conferencia |
Paul Hoeffel Oficina: S-1070L Tel.: 963-8070 Fax: 963-6914 Dirección electrónica: hoeffel@un.org |
|
|
Programación de conferencias de prensa e
información general a los medios de información |
Edoardo Bellando Oficina: S-1040E Tel.: 963-8275 Fax: 963-1186 Dirección electrónica: bellando@un.org |
|
|
|
Ellen McGuffie Tel.: 963-0499 Fax: 963-1186 Dirección electrónica: mcguffie@un.org |
|
|
Información técnica de radio y televisión |
Ivan Stoynov Oficina: CB-056A Tel.: 963-6963 Fax: 963-3860 Dirección electrónica: stoynov@un.org |
|
|
Acreditación de los medios de información |
Sonia Lecca Oficina: S-250A Tel.: 963-6934 Fax: 963-4642 Dirección electrónica: lecca@un.org |