Mejoramiento de la capacidad de gestión sobre el terreno: A fin de responder mejor a las cuestiones políticas complejas sobre el terreno, el Departamento de Asuntos Políticos está elaborando un amplio programa de formación en negociaciones de paz, el que se combinará con una intensificación de las visitas sobre el terreno destinadas al personal de la Sede. Para aumentar la capacidad de análisis político, se están creando nuevos mecanismos que permitan aprovechar la información crítica relativa a las distintas situaciones y facilitar la formación de nexos.

Aumento de la capacidad de gestión sobre el terreno: La delegación de la responsabilidad de gestión en el terreno ha venido reduciendo la duplicación de esfuerzos, aumentando la capacidad de respuesta y mejorando la moral del personal:

• Se está simplificando el apoyo administrativo y logístico sobre el terreno a las oficinas políticas y a las misiones de asistencia electoral, incluso mediante un mecanismo de prestación de servicios comunes.

• En la Sede y en 16 misiones sobre el terreno se instalará un sistema general de logística para las misiones sobre el terreno. En 1988 se habrán terminado de instalar los módulos logísticos de transporte, ingeniería y comunicaciones.

• Para 1998, gracias a un sistema mejorado de gestión financiera, se habrán eliminado los procesos manuales y mejorado la calidad de los datos, la planificación financiera y los pronósticos presupuestarios de las misiones de mantenimiento de la paz.

• Ha aumentado la autoridad delegada en las juntas locales de fiscalización de bienes, las juntas locales de examen de reclamaciones y los comités locales de contratos; se prevé aumentar la delegación de responsabilidad financiera en 1997.

• Actualmente se dispone de manuales electrónicos de equipo y costos estándar de propiedad de los contingentes y un manual electrónico de apoyo operacional para prestar asesoramiento a los directores de actividades sobre el terreno sin necesidad de recurrir constantemente a la Sede.

Mejoramiento de la preparación: El éxito de las operaciones de mantenimiento de la paz sobre el terreno puede aumentarse considerablemente si los participantes militares y civiles reciben una preparación minuciosa con antelación. Las Naciones Unidas han venido desarrollando una amplia gama de actividades para mejorar esa preparación, por ejemplo:

• El Departamento de Operaciones de Mantenimiento de la Paz ha organizado en Brasil y Ghana seminarios para 26 países a fin de adiestrar a instructores militares, civiles y policiales de distintos Estados Miembros quienes, a su vez, adiestrarán a los participantes potenciales en las operaciones de mantenimiento de la paz.

• Personal de 12 naciones ha recibido adiestramiento en la Escuela Superior del Personal de las Naciones Unidas en un ejercicio de adiestramiento que tenía por objeto aumentar la preparación de los individuos y las unidades que hubieran de participar en operaciones de mantenimiento de la paz.

• Mediante un ejercicio de mantenimiento de la paz en El Salvador se contribuyó al adiestramiento de 475 soldados de 11 países.

• Ha comenzado el almacenamiento de dos conjuntos de suministros para iniciar misiones con los que se puede mantener a 100 personas durante 90 días.

Simplificación de la prestación de apoyo a las misiones sobre el terreno: Para que las tropas sobre el terreno cumplan con éxito su labor, es indispensable que se les proporcione el equipo adecuado, en el lugar y en el momento adecuados:

• La estandarización del parque de vehículos y centralización de las compras de piezas de repuesto reducirán los gastos en medida significativa.

• El uso de vuelos fletados para transportar a los observadores de policía permitirá ahorrar más de 1 millón de dólares en 1997.

• La modernización del sistema de suministros médicos permitirá ahorrar entre 1 y 2 millones de dólares al año.

• Gracias a nuevos contratos de apoyo aéreo se aprovechará al máximo el uso de los aviones, se simplificarán las necesidades de apoyo y se obtendrán economías de aproximadamente 800.000 dólares al año.

Mejoramiento de las comunicaciones sobre el terreno: Se ha comenzado a utilizar tecnología de información para mejorar y acelerar las comunicaciones con las misiones sobre el terreno:

• Actualmente las misiones sobre el terreno se comunican con la Sede de las Naciones Unidas mediante sistemas VSAT, que ofrecen mayor capacidad a un costo menor que las líneas telefónicas comerciales. Nueve misiones de mantenimiento de la paz cuentan con sistemas que les permiten comunicarse directamente con las demás misiones.

• Se cuenta con una base de datos estratégica para las operaciones de mantenimiento de la paz, basada en el SIIG, que proporciona información de gestión y permite elaborar informes financieros y otros informes de gestión estandarizados para las misiones sobre el terreno. Actualmente tienen acceso a ella 28 Estados Miembros, pero en los dos próximos años se hará extensiva a todas las misiones sobre el terreno y a todos los Estados Miembros interesados.

• Los directores de actividades que siguen de cerca el programa de alimentos por petróleo utilizan un sistema integrado de inspección y gestión para supervisar los envíos de alimentos y medicinas, ideado por funcionarios del Departamento de Operaciones de Mantenimiento de la Paz.

• Se ha creado un sistema de gestión y supervisión de adquisiciones, basado en LOTUS Notes y conectado al SIIG, que se ha comenzado a utilizar en Angola, la ex Yugoslavia y otras 12 misiones. El resto se instalará en el curso del presente año.

Una gestión encaminada a la obtención de resultados: Los departamentos económicos y sociales están desarrollando mejores modalidades de administrar sus programas de trabajo para asegurar que se adapten a las necesidades de los Estados Miembros. Por ejemplo:

• Sobre la base de extensas consultas con los Estados Miembros, la Comisión Económica para Europa racionalizó su programa de trabajo, redujo de 268 a 105 los elementos de su programa y cortó a la mitad el número de sus órganos subsidiarios.

• La Comisión Económica para África (CEPA) ha colaborado con los Estados Miembros para reducir el número de subprogramas y lograr más de 600.000 dólares en economías, centrándose al mismo tiempo en productos más eficaces, celebrando un menor número de reuniones y logrando que las reuniones estén más orientadas a la obtención de resultados.

Reducción de los gastos generales de las sedes: La atención prestada a las prioridades y los resultados se está traduciendo en esfuerzos concertados encaminados a aprovechar al máximo los recursos dedicados a los programas y reducir los gastos generales de las sedes. Por ejemplo:

• La racionalización de los tres departamentos económicos y sociales de Nueva York para formar el nuevo Departamento de Asuntos Económicos y Sociales aumentará la capacidad y permitirá eliminar unos 25 puestos administrativos.

• La CEPA ha descentralizado sus actividades y trasladado alrededor del 25% de su personal a centros de desarrollo subregionales ubicados en todo el continente africano.

• El Centro de las Naciones Unidas para los Asentamientos Humanos descentralizará sus actividades operacionales y establecerá oficinas de Hábitat en América Latina y Asia.

Uso de contratistas externos: La campaña para reducir gastos administrativos está arrojando dividendos tanto monetarios como de aumento del rendimiento.

• La CEPA y la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) proyectan dar a contratistas externos parte de su labor profesional a fin de lograr mayor flexibilidad en la ejecución de los programas de trabajo y obtener servicios de expertos que no se necesiten a jornada completa.

• Otras comisiones están dando a contratistas externos trabajos relacionados con la instalación y conservación de computadoras, seguridad, limpieza, electricidad y servicios de mensajeros, con lo cual obtienen importantes economías.

La tecnología de la información está acelerando y mejorando la calidad de la información y de los servicios de información:

• El sitio del Departamento de Asuntos Económicos y Sociales en la Web está vinculado a sitios oficiales de los países en la Web y da a los representantes un acceso fácil a la información y a los documentos sobre temas económicos y sociales.

• La CEPAL está instalando una verdadera oficina electrónica que vincula al personal de América Latina y el Caribe mediante el correo electrónico y establece un sistema de archivo electrónico con acceso instantáneo para actualizar la información, lo cual ha dado lugar a considerables economías de personal y de dinero. La CEPAL coopera con la Oficina de las Naciones Unidas en Viena en la traducción a la distancia con miras a efectuar economías de personal y gastos de viaje y aprovechar al máximo los servicios de traducción en ambos lugares.

• La CEPA ha computadorizado su biblioteca, ha abierto un sitio en la Web y está perfeccionando una red de zona. La CEPA calcula que ha ahorrado 87.000 dólares en uso de facsímil, télex y teléfono, a la vez que ha mejorado la difusión de información económica y social a otros lugares.

• La UNCTAD ha mejorado sus servicios de conferencias mediante la inscripción de participantes en línea, la redacción colectiva en línea y la recuperación de resoluciones de la Asamblea General y la UNCTAD, con lo cual ha logrado reducir la duración de las reuniones y mejorado los servicios que se proporcionan a los participantes.

• El CNUAH ha mejorado los servicios que ofrece a los Estados Miembros, distribuyendo documentos con mayor celeridad por correo electrónico y publicando documentos oficiales en el sitio del CNUAH en la Web.

• El FNUFID ha encomendado a un contratista externo los programas de informática utilizados por los países para facilitar la presentación de informes sobre la fiscalización de estupefacientes.

• El FNUFID ha pasado a distribuir electrónicamente los documentos, de forma que los documentos de la Comisión de Estupefacientes, los documentos de información técnica y otros se proporcionan en su totalidad a través de la Internet.

Aumento de la delegación de autoridad y de la rendición de cuentas: El concepto de que mejora el rendimiento cuando la autoridad y la responsabilidad de la gestión, junto con la rendición de cuentas, se delegan en las personas más cercanas al trabajo es fundamental en la reforma administrativa. La CEPAL, con el apoyo de los Estados Miembros, está preparando un plan experimental para llevar a la práctica este concepto, por el que se da a los administradores mayor autoridad y flexibilidad con respecto a los recursos humanos y financieros, a la vez que se les hace responsables del logro de metas específicas en cuanto al contenido, la calidad y el volumen de los productos.

Buena gestión interna del medio ambiente: En las Naciones Unidas se ha comenzado a promover este concepto. Por ejemplo, el PNUMA ha ampliado el alcance de diversas medidas favorables al medio ambiente y de ahorro, como el reciclamiento de la mitad del agua que se utiliza en las instalaciones de Nairobi, la utilización de cronometradores para las luces de los pasillos y de papel reciclado y un programa de eliminación gradual del ozono.

Traslado de personal y de autoridad a los países. El elemento central de las organizaciones que se ocupan del desarrollo son sus programas en los países, y en la actualidad se ha iniciado un cambio considerable que consiste en dar más autoridad y responsabilidad a las oficinas de los países:

• El PNUD ha delegado en sus representantes residentes plena autoridad de programación dentro de los marcos aprobados para la cooperación con los países, ha reducido el personal de su sede en un 31% y ha trasladado a otro 25% del personal del cuadro orgánico de la sede a las oficinas sobre el terreno;

• Los representantes del UNICEF en los países son ahora totalmente responsables de la gestión y ejecución de los programas en los países y tienen autoridad para preparar y administrar el presupuesto por programas anual dentro de un marco establecido por la Junta Ejecutiva; la función de la sede del UNICEF, que era de supervisión y control, está pasando a ser una función de liderazgo y estrategia mundial, que ha dado por resultado una disminución de 19 a 15 del número de divisiones en la sede;

• La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) ha trasladado el 25% de su personal fuera de su sede en Nueva York para ponerlo más cerca de sus clientes y ha delegado ampliamente la autoridad de gestión en equipos en que hay participación de clientes, cada uno de ellos encabezado por un solo administrador;

• Los representantes del FNUAP en 14 países tienen plena autoridad de aprobación descentralizada, en tanto que los representantes en todos los demás países tienen una autoridad de aprobación por un monto de 750.000 dólares para los proyectos en los países, en comparación con 500.000 dólares en 1993.

• Las modificaciones que el UNICEF introdujo en el sistema de depósitos de suministros de Copenhague han reducido el costo de los suministros, acortado los ciclos de tramitación y reducido los gastos de inventario de 35 millones de dólares a 22 millones de dólares, aumentando al mismo tiempo el rendimiento de los depósitos y los niveles de inventario. Los gastos de personal se han reducido en 1,4 millones de dólares;

• El PNUD ha comenzado a utilizar un marco de contabilidad ex post facto a fin de pasar de una supervisión de control de los insumos a una evaluación de resultados y efectos. El PNUD está simplificando sus manuales y procedimientos para satisfacer mejor las necesidades de los países.

• La UNOPS se autofinancia totalmente y presta servicios a clientes que tienen libertad para elegir otros abastecedores si así lo desean. La introducción de prácticas comerciales ha mejorado notablemente el rendimiento de la Oficina y sus procesos. Por ejemplo, el período que media entre los pedidos y la entrega es ahora de cinco días, vale decir, una reducción de más del 50%. La Oficina ha situado las necesidades de sus clientes en el centro mismo de su mentalidad de gestión. Al prestar oído a sus clientes e idear enfoques para responder a sus necesidades se ha contribuido a inculcar en el personal una orientación de prestación de servicios sutil pero vigorosa y a modificar la mentalidad imperante.

• El FNUAP estableció en 1996 la Oficina de Supervisión y Evaluación, unidad de organización independiente que supervisa los resultados y el rendimiento de diversas funciones de supervisión, entre las que cabe mencionar las actividades de comprobación de cuentas y los exámenes y evaluaciones de la aplicación de políticas, así como un examen interno que tiene por objeto aprovechar al máximo los recursos humanos existentes y ajustar las estructuras de personal a las prioridades nuevas y las que se van perfilando.

Aumento de la coordinación: Una presencia coherente y unificada de las Naciones Unidas en los países supone que todos los participantes perfeccionen sus métodos de trabajo en común para prestar mejores servicios a sus clientes:

• El PNUD, el UNICEF y el FNUAP han armonizado la presentación de sus presupuestos;

• Los ciclos de programación del Grupo Consultivo Mixto de Programación se han armonizado en 27 países; otros 45 países se han comprometido a armonizarlos para 1999;

• Se han establecido oficinas comunes para tres o más organismos de desarrollo de las Naciones Unidas en 35 países, lo que se extenderá a 65 países en seis años. El objetivo a largo plazo es lograr que las cuatro entidades de desarrollo (el PNUD, el PMA, el UNICEF y el FNUAP) funcionen en locales compartidos.

Delegación de personal y autoridad a las oficinas sobre el terreno: En situaciones de crisis humanitarias graves, la respuesta más rápida y eficaz es la pronta adopción de medidas por parte de personal altamente cualificado sobre el terreno que toma la mayoría de las decisiones, respaldado por una sede que entiende sus necesidades, puede proporcionar apoyo en la movilización de los recursos necesarios e interactúa con otros participantes (políticos, de mantenimiento de la paz, derechos humanos, desarrollo) para garantizar un planteamiento coherente con respecto a la crisis. El Coordinador del Socorro de Emergencia, con el apoyo de los miembros del Comité Permanente entre Organismos y en plena consulta con éstos, aplicará un sistema unitario para coordinar la asistencia humanitaria sobre la base del sistema de coordinadores residentes. Ello permitiría establecer rápidamente una capacidad de coordinación sobre el terreno para proporcionar una respuesta puntual y coherente de todo el sistema.

Traslado de personal al terreno: En la actualidad está teniendo lugar un traspaso fundamental de personal humanitario de las Naciones Unidas, de recursos y de autoridad en cuanto a la adopción de decisiones a las oficinas sobre el terreno. Esto entraña:

• Delegar autoridad y responsabilidad a los administradores sobre el terreno;

• Mejorar y eliminar muchos procesos y procedimientos, para que las operaciones sobre el terreno sean más flexibles y eficaces;

• Ampliar la función de las oficinas sobre el terreno en cuanto a análisis, planificación estratégica, adopción de decisiones y gestión de las respuestas de emergencia;

• Crear una nueva estructura y mentalidad de acción para la Sede, cuya función central consistirá a partir de ahora en apoyar las oficinas sobre el terreno y movilizar recursos.

• Exigir al personal que preste frecuentemente servicios sobre el terreno, donde ejerce responsabilidades importantes;

• Introducir evaluaciones sistemáticas del rendimiento profesional, sistemas de gestión de las perspectivas de carrera y frecuentes actividades de formación en el empleo para ayudar al personal en el exterior a pensar de manera más estratégica, asumir mayores responsabilidades, dirigir equipos y responsabilizarse de la asignación de recursos y el logro de resultados;

• Determinar que la experiencia sobre el terreno pase a ser un criterio importante para los nombramientos de categoría superior;

• El ACNUR inició el proyecto "Delphi" para reorganizar fundamentalmente la gestión, incluida la gestión de los recursos.

• Una cadena mundial de abastecimientos;

• Conjuntos de servicios de reserva;

• Equipos de evaluación de desastres y coordinación de las Naciones Unidas;

• Acceso a los servicios de defensa civil, militar y a otros servicios de los Estados Miembros.

Alerta temprana humanitaria: Los desastres humanitarios pueden mitigarse mejor, si no evitarse, mediante un sistema de alerta temprana. Las Naciones Unidas están aumentando considerablemente su capacidad de predecir posibles desastres mediante:

• Sistemas de alerta temprana para sectores específicos en el UNICEF, la FAO y el PMA;

• Un sistema de alerta humanitaria temprana para todo el sistema de las Naciones Unidas, así como una Red de Socorro y redes de información interregionales.

Servicios de conferencias más económicos:

• Actualmente se están utilizando ampliamente servicios de traducción a distancia en las oficinas de las Naciones Unidas de Nueva York, Santiago, Viena y otros lugares, para reducir los gastos de viaje y aprovechar mejor los servicios del personal de traducción.

• Se están probando servicios de actas literales fuera del lugar de las sesiones; se prevé ampliarlos durante el quincuagésimo segundo período de sesiones de la Asamblea General, lo que entrañará considerables economías en gastos de viaje y de otro tipo.

• Se está aumentando la utilización de personal temporario local a fin de reducir los gastos de los servicios de idiomas.

• En Viena, se está evaluando, en forma experimental, la viabilidad de las videoconferencias para utilizar servicios de interpretación a distancia.

• En 1997 se instalará en todas las salas de conferencias de la Sede un conjunto estandarizado de equipo de tecnología de información.

• Al 30 de junio de 1997, todas las misiones permanentes en Nueva York quedaron conectadas a la Internet y, por ende, a los documentos de las Naciones Unidas por conducto del sitio en la Web y el sistema del disco óptico. Se han instalado estaciones de trabajo en el Salón de Delegados.

• Se ha ampliado el sitio en la Web a fin de incluir en él información sobre paz y seguridad, derecho internacional, medio ambiente, el "autobús escolar cibernético" y UN-I-QUE, un archivo de consulta rápida de la Biblioteca Dag Hammarskjöld.

• 4.200 usuarios y todos los servidores de la Sede han sido equipados con programas de informática estandarizados mediante un sistema administrado centralmente, lo que ha reducido los gastos de distribución y las llamadas para pedir servicios técnicos.

• Se ha iniciado en la Sede la transición de los cablegramas y el télex al correo electrónico y el facsímil, proceso que llegará a su fin en 1998.

• La documentación se está reduciendo mediante una serie de medidas, incluidas reducciones voluntarias de las misiones permanentes debido a que ahora la pueden obtener en forma electrónica, publicación de documentos más cortos y depuración de las listas de distribución. Se proyecta que en 1997 los documentos de la Sede de Nueva York representarán 3.975.000 libras de papel, en comparación con 5.862.000 libras en 1995, lo que constituye una reducción del 30%.

• La Oficina de las Naciones Unidas en Viena está recurriendo a contratistas externos para la compra y administración de suministros de oficina, operaciones de correspondencia y parte de los trabajos de traducción, diseño editorial y composición; también se están reestructurando algunos contratos, por ejemplo el de limpieza, gracias a lo cual se han ahorrado 300.000 dólares.

• En la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra se recurre a contratistas externos para la prestación de servicios de conservación, mantenimiento de computadoras y trabajos de arquitectura e ingeniería.

• Gracias a la transferencia electrónica de fondos, en Ginebra se ha reducido por lo menos en un 33% el número de cheques emitidos, lo cual, sumado a otras medidas, reduce el tiempo de procesamiento y permite ahorrar más de 350.000 dólares.

• Al simplificarse las compras de suministros médicos mediante pedidos generales, se han eliminado las demoras en la adquisición de suministros médicos de emergencia; este procedimiento se aplica ahora a la compra de vacunas y otros elementos.

• La simplificación de las presentaciones a los órganos de nombramientos y ascensos han reducido el uso de papel en un 25%; se prevén nuevos progresos.

• En abril de 1997 concluyó la labor para consolidar las operaciones de computadoras de Nueva York en el Centro Internacional de Procesamiento Electrónico de Datos de Ginebra, lo que permitió ahorrar una suma estimada en 1,2 millones de dólares al año.

• La Administración Postal de las Naciones Unidas preparó un plan comercial para aumentar la venta de sellos, reducir los gastos y aumentar la conciencia del público sobre los programas y emisiones de las Naciones Unidas y el apoyo del público a esas actividades. Las ventas en los mostradores de Nueva York aumentaron en un 50% respecto de 1996.

• En la Sede de Nueva York se aplicaron medidas de ahorro de energía ajustando temperaturas, usando equipo de consumo de energía más eficiente y alternando las luces de alumbrado, con lo que en 1997 se ahorraron por lo menos 150.000 dólares.

• En el presente bienio la automatización de los sistemas de seguridad en Ginebra ahorrará 1.197.000 dólares en gastos de personal, horas extraordinarias y gastos de otro tipo.

• En la Oficina de las Naciones Unidas en Viena los gastos en concepto de comunicaciones se reducirán en 400.000 dólares.

• La Oficina de Servicios de Supervisión Interna está elaborando directrices de garantías de calidad y para consultar a los clientes.