Reglamento del Grupo de Auditores Externos
Aprobado el 27 de noviembre de 1967 en su décimo perÃodo ordinario de sesiones
Composición
1. En cumplimiento de lo establecido en el párrafo 1 del anexo de la resolución 1438 (XIV) de la Asamblea General, los miembros de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas y los auditores externos designados de los organismos especializados y el Organismo Internacional de EnergÃa Atómica (OIEA) constituirán el Grupo de Auditores Externos, denominado en adelante el Grupo.
2. Si un miembro deja de formar parte de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas o de los auditores externos designados de un organismo especializado y el OIEA, cesará automáticamente en sus funciones como miembro del Grupo.
3. El puesto vacante será cubierto por el nuevo miembro que nombre la Junta de Auditores de las Naciones Unidas o el nuevo auditor externo designado del organismo especializado y el OIEA, según proceda.
Objetivos
4. El objetivo del Grupo será promover la coordinación de las auditorÃas de las que se encargan sus miembros e intercambiar información sobre los métodos empleados y las conclusiones extraÃdas. Asimismo, el Grupo podrá someter a los jefes ejecutivos de las organizaciones participantes sus opiniones, observaciones o recomendaciones sobre los asuntos de su competencia, con el fin de ofrecerles orientación y de tratar de conseguir una mayor uniformidad de las normas de auditorÃa y un uso más amplio de los principios de contabilidad en la familia de organizaciones de las Naciones Unidas. Por su parte, los jefes ejecutivos de las organizaciones participantes podrán, por mediación de su auditor (o auditores), solicitar al Grupo su asesoramiento u opinión.
PerÃodos de sesiones
5. El Grupo determinará la frecuencia con que se celebrarán sus perÃodos ordinarios de sesiones, pero en cualquier caso éstos tendrán lugar al menos una vez al año. El Presidente fijará las fechas de esos perÃodos de sesiones en consulta con los miembros.
6. El Grupo podrá celebrar un perÃodo extraordinario de sesiones siempre que sea necesario que se ocupe de alguna cuestión. En esos casos, el Presidente dará a conocer a los miembros los motivos para convocar ese perÃodo de sesiones y pedirá su opinión sobre si se deben celebrar o no reuniones. Si el Presidente recibe una mayorÃa de votos afirmativos, fijará la fecha y el lugar para el perÃodo extraordinario de sesiones, de conformidad con los principios establecidos en el artÃculo 9.
7. Los miembros que se vean en la imposibilidad de asistir a un perÃodo de sesiones podrán ser representados por una persona que designen, debiendo informar de ello por escrito al Presidente.
8. La mayorÃa simple de los miembros y representantes debidamente designados constituirá quórum en todas las sesiones. Cada miembro, o representante debidamente designado, tendrá derecho a emitir un voto. Cuando los votos queden repartidos por igual, se desechará la propuesta.
9. Los perÃodos de sesiones se celebrarán donde los miembros decidan, después de tomar en consideración los lugares que resultan más económicos y más convenientes para los miembros.
10. Las reuniones del Grupo serán privadas. Sin embargo, los miembros del Grupo podrán acudir acompañados por integrantes de su personal. Asimismo, el Presidente podrá invitar a asistir al examen de un tema concreto a las personas que estime conveniente.
Mesa del Grupo
11. La Mesa del Grupo estará compuesta por un Presidente y un Vicepresidente, que serán elegidos entre los miembros del Grupo al final de cada perÃodo ordinario de sesiones y desempeñarán su mandato hasta el término del siguiente perÃodo ordinario de sesiones.
12. Los puestos de Presidente y Vicepresidente del Grupo serán ocupados siempre por un miembro de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas y por el auditor externo de un organismo especializado y el OIEA.
13. La Presidencia se declarará vacante automáticamente si el Presidente deja de ser miembro del Grupo.
14. En caso de quedar vacante el puesto de Presidente, el Vicepresidente asumirá ese cargo hasta el término del mandato de su predecesor y nombrará a un Vicepresidente interino entre los demás miembros del Grupo, siguiendo las disposiciones de polÃtica recogidas en el artÃculo 12 del presente Reglamento, hasta que se celebren elecciones.
15. Si el Vicepresidente deja de ser miembro del Grupo, el Presidente designará a un Vicepresidente interino entre los demás miembros del Grupo, de acuerdo con lo dispuesto en el artÃculo 14 supra.
Obligaciones de los miembros de la Mesa
16. El Presidente se encargará de: a) organizar los perÃodos de sesiones de conformidad con lo dispuesto en los artÃculos 5 y 6 del presente Reglamento; b) presentar el programa provisional del perÃodo de sesiones; c) dirigir las sesiones del perÃodo de sesiones; d) enviar la correspondencia que sea necesaria en nombre del Grupo; e) representar al Grupo ante los órganos, comités, jefes ejecutivos u otras entidades que sea necesario; f) nombrar a los miembros de esos comités del Grupo que se considere oportuno.
17. El Vicepresidente se encargará de: a) organizar las reuniones durante los perÃodos en que esté ausente el Presidente; b) representar al Grupo ante los grupos, comités, jefes ejecutivos u otras entidades que le pida el Presidente; c) asumir las funciones de Presidente en caso de que éste deje de ser miembro del Grupo.
Secretario del Grupo
18. El Secretario a tiempo completo de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas, que procederá de la Oficina del Contralor de la SecretarÃa de las Naciones Unidas, también desempeñará las funciones de Secretario del Grupo.
19. El cometido del Secretario será: a) conservar los registros oficiales del Grupo, que deberán permanecer en su oficina en la Sede de las Naciones Unidas; b) ayudar al Presidente a preparar el programa, los memorandos del Presidente y los documentos de trabajo técnicos para los debates de los perÃodos de sesiones; c) adoptar las disposiciones prácticas oportunas para disponer, por ejemplo, de salas de conferencias y servicios de interpretación para las reuniones; d) preparar los borradores de las actas resumidas confidenciales de las sesiones y los informes sobre los perÃodos de sesiones para someterlos a la aprobación del Presidente y los miembros del Grupo; e) mantener informado al Presidente sobre las novedades en la Sede de las Naciones Unidas, como decisiones de polÃtica o medidas adoptadas por la Asamblea General, la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto, el Comité Administrativo de Coordinación u otros órganos con respecto a asuntos de interés para el Grupo; f) distribuir a los miembros los diversos informes de auditorÃa anuales, los memorandos del Presidente, documentos de trabajo y otra documentación oportuna; g) mantener contactos con diversos órganos, como la Dependencia Común de Inspección, y concertar reuniones con personal clave a petición el Presidente.
20. Cuando el Secretario se vea en la imposibilidad de desempeñar esas funciones, el Presidente tomará las disposiciones necesarias para encontrar, por mediación de la Oficina del Contralor de las Naciones Unidas, a un secretario interino hasta que el Secretario a tiempo completo pueda reanudar su actividad o hasta que se nombre a otra persona, según proceda.
Temas de debate
21. Cada miembro deberá notificar al Presidente, antes de la fecha fijada por éste y comunicada a los miembros mediante memorando, los temas que propone incluir en el programa del perÃodo de sesiones del Grupo. Cuando sea necesario o factible, se proporcionarán notas explicativas para que los miembros puedan conocer el propósito y el alcance del tema propuesto. El Presidente deberá transmitir a los miembros, a más tardar 30 dÃas antes de la fecha fijada para la celebración del perÃodo ordinario de sesiones, el programa provisional del mismo, en el que también se indicarán el lugar y la hora de celebración.
22. Durante el perÃodo de sesiones se podrán proponer temas adicionales, que se incluirÃan en el programa en el momento de formular la propuesta.
Representación del Grupo
23. Como norma general, el Presidente y el Vicepresidente serán los representantes del Grupo, pero si por cualquier motivo les resulta imposible representar al Grupo en una conferencia o reunión, el Presidente podrá designar a un miembro para que lo haga. Esta disposición no deberá interpretarse en el sentido de que restringe el derecho de cualquier miembro a asistir a una conferencia o reunión, y el Presidente tendrá la obligación de informar a todos los miembros del Grupo de la celebración de las conferencias o reuniones.
24. Siempre que el Grupo esté representado en un comité u otro órgano, la persona que lo represente tendrá la obligación de facilitar de inmediato un informe al respecto a los miembros no presentes.
Informes, memorandos y otro tipo de correspondencia oficial del Grupo
25. Salvo que el Grupo haya dado la debida autorización para ello, ningún acuerdo concertado por un miembro tendrá carácter vinculante para el Grupo.
26. Cada miembro distribuirá sin dilación a los demás integrantes del Grupo las comunicaciones que reciban o envÃen y que guarden relación con las funciones del Grupo.
27. Ninguna opinión, observación o recomendación del Grupo derivada de las reuniones será transmitida o publicada en forma distinta a la aprobada por una mayorÃa de los miembros presentes en la sesión de que se trate.
28. En el caso de que un miembro no esté de acuerdo con una decisión, opinión, recomendación o conclusión de la mayorÃa del Grupo, éste deberá:
- a) solicitar que se tome nota oficialmente de su desacuerdo en las actas resumidas del Grupo; y/o
- b) solicitar que, además, quede constancia del motivo de su desacuerdo en las actas del Grupo; y/o
- c) indicar en el informe del Grupo, con una declaración de motivos, que no está de acuerdo con el consenso alcanzado respecto de una cuestión concreta. Los demás miembros, independientemente de la modalidad elegida para dejar constancia del desacuerdo, deberán proceder de manera que su opinión quede reflejada con imparcialidad por si se plantearan preguntas con respecto al asunto en cuestión.
29. Cuando el Grupo tenga que adoptar una decisión entre perÃodos de sesiones y, en opinión del Presidente, no haga falta convocar una sesión extraordinaria, pero sea necesario contar con el consentimiento de los miembros, el Presidente podrá recabar la opinión de éstos mediante comunicación directa y dar efecto a la opinión de la mayorÃa como decisión del Grupo.
30. Salvo que el Grupo decida otra cosa, las comunicaciones dirigidas a las organizaciones se transmitirán con la firma del miembro que sea el auditor (o uno de los auditores) de la organización de que se trate.