Staff reminder of the rules and responsibilities for managing and disposing of Secretariat documents and records (ST/SGB/2007/5)
La responsabilidad sobre el desarrollo de políticas, establecimiento de estándares, asesoramiento y la gestión en general de los expedientes y archivos de las Naciones Unidas, incluidos los de las unidades del Secretariado que no se encuentren en la Sede, operaciones de mantenimiento de la paz y organizaciones subsidiarias de las Naciones Unidas recae sobre la Oficina de la Sección de Gestión de Archivos y Expedientes y Servicios centrales de apoyo.
Todo el personal deberá cumplir las normas relativas a la titularidad legal y a la inviolabilidad de los expedientes del Secretariado, que precisan, entre otras cosas, lo siguiente:
- Todos los expedientes, independientemente de su forma física, creados o recibidos por un miembro del Secretariado en relación a, o como resultado de, el trabajo oficial de las Naciones Unidas, son propiedad de las Naciones Unidas;
- Los miembros del personal que dejen de pertenecer a la organización no podrán retirar ningún expediente de las instalaciones de las Naciones Unidas; los expedientes se deben conservar dentro de su unidad de trabajo para su posterior utilización, a menos que se autorice su destrucción en un calendario de retención aprobado;
- Se prohíbe al personal alterar, destruir, perder o inutilizar cualquier expediente, archivo o documento oficial, que esté destinado a ser conservado como expediente de la organización.
Además, los directivos son responsables de:
- Desarrollar actividades de formación, herramientas y prácticas de gestión de expedientes, así como emplear los recursos de gestión de expedientes en apoyo de de su mandato, misión y programa de trabajo sustancial;
- Desarrollar e implementar políticas de retención para los expedientes de sus operaciones a través de un exhaustivo calendario de retención aprobado por la Sección;
- Transferir a la custodia de la Secciónpara depósito seguro los expedientes que ya no se necesiten para las operaciones actuales (normalmente, después de tres años), pero que todavía sea necesario conservar por razones administrativas, legales o históricas.
- Establecer las condiciones adecuadas para el mantenimiento y la retención de los expedientes que estén autorizados a conservar más allá del período habitual para la realización de sus actividades oficiales; y,
- En el caso de cierre de una oficina, asegurarse de que los expedientes se transfieran a la Sección tras la realización de consultas entre la oficina y la Sección.
