La Sección de gestión de archivos y expedientes puede proporcionar ayuda e indicaciones a las oficinas de las Naciones Unidas y organizar la transferencia de expedientes a almacenes externos. La Sección consulta a las oficinas de origen de los expedientes para evaluar los expedientes que no tengan asignado un calendario y decidir su destrucción, retención a largo plazo o retención permanente como parte de los archivos.
Si desea obtener todos los detalles de los servicios disponibles, consulte:
Transferencia de expedientes
La Sección colabora en la transferencia de expedientes inactivos, por lo general archivos con una antigüedad superior a tres años, a almacenes secundarios en las instalaciones de Queens (Nueva York). Una vez que se han transferido los expedientes, estarán a disposición del personal autorizado del Secretariado durante el tiempo necesario a través del servicio de solicitudes internas.
La Sección describe y cataloga los expedientes transferidos de valor archivístico. La información se utilizará para proporcionar indicaciones a los investigadores.
El proceso de transferencia de expedientes consta de los pasos siguientes:
Paso 1: Adquirir cajas mediante el formulario RMS 50 de solicitud de cajas
Paso 2 : Acceder a los formularios de transferencia
Paso 3 : Preparar los expedientes para la transferencia
Paso 4 : Ordenar las series de expedientes
Paso 5 : Embalar las cajas
Paso 6 : Etiquetar las cajas
Paso 7 : Completar el formulario RMS 36A para la transferencia de expedientes - Lista de archivos
Paso 8 : Completar el formulario RMS 34 de solicitud de transferencia de expedientes
Paso 9 : Enviar los formularios cumplimentados a la Sección para confirmar la transferencia
Paso 10 : Transferir las cajas a la Sección
Si desea obtener información detallada sobre la transferencia de expedientes a la Sección y qué formularios de transferencia utilizar, haga clic aquí para acceder a las indicaciones para la transferencia de expedientes 
. La sección Herramientas para el mantenimiento de expedientes en misiones de mantenimiento de la paz también contiene instrucciones detalladas.
Eliminación y destrucción de expedientes
La Sección ofrece un servicio seguro y registrado de destrucción de expedientes a las oficinas de las Naciones Unidas. Independientemente de si los expedientes están bajo custodia de la oficina de origen o de la Sección, la mayoría se acaban destruyendo. Algunos expedientes se destruyen entre 2 y 5 años después, mientras que otros, como los de personal o médicos, se conservan durante un período mucho más largo. Un pequeño volumen de expedientes se conserva permanentemente, por su valor histórico o informativo.
Los períodos de retención de expedientes se autorizan en calendarios de retención de expedientes 
, o bien mediante un acuerdo entre la Sección y la oficina de origen. Dicho acuerdo suele tener lugar cuando los expedientes se transfieren a la Sección. Las oficinas también pueden solicitar la revisión de los acuerdos establecidos mediante el formulario RMS.49 (3-99) de autorización para la destrucción de expedientes
Si desea obtener información más detallada, consulte la guía de la Sección sobre los principios de la destrucción de expedientes . La guía contiene una lista de comprobación práctica para asegurar que la destrucción de los expedientes en papel se efectúa de forma responsable.
Si necesita asesoramiento o asistencia para la destrucción de expedientes, puede contactar con la Sección en los teléfonos (212) 963-8688 ó 963-8689 o por correo electrónico.