El correo electrónico se ha convertido en una importante herramienta operativa en las Naciones Unidas, y muchos de los mensajes de correo electrónico que usted envía o recibe constituyen expedientes porque proporcionan evidencia e información de las transacciones de operaciones de las Naciones Unidas. Por consiguiente, es necesario gestionar los mensajes de correo electrónico junto con otros tipos de información que entran en la definición de expedientes, teniendo en cuenta los requisitos de mantenimiento de expedientes y rendición de cuentas de las actividades de la organización.
Usted debe conservar, organizar y gestionar los mensajes de correo electrónico, que constituyen expedientes, para poder acceder fácilmente a ellos, recuperarlos y conservarlos todo el tiempo que sean necesarios. En esto se incluye la retención, organización y gestión de los expedientes de correo electrónico de los funcionarios que se hayan ido de la organización.
La Sección ha preparado Indicaciones para la gestión de los mensajes de correo electrónico como expedientes 
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A continuación, se enumeran los puntos clave que es necesario conocer y poner en práctica al gestionar correo electrónico como expedientes:
- Identificación de los expedientes de correo electrónico
- Distinción entre lo que es expediente y lo que no lo es
- Creación y direccionamiento de correos electrónicos
- Responsabilidad de mantener expedientes de correo electrónico
- Captura y mantenimiento de correos electrónicos en un sistema de mantenimiento de archivos
- Expedientes de correo electrónico de los funcionarios que dejan la organización
- Correos electrónicos que NO constituyen expedientes
Identificación de los expedientes de correos electrónicos
Definición: Los expedientes de correos electrónicos son mensajes creados, enviados o recibidos dentro de un sistema de correo electrónico y que la Organización necesita para controlar, apoyar o documentar el desarrollo de programas, para realizar operaciones, tomar decisiones o rendir cuentas de actividades.
Ejemplos de expedientes de correos electrónicos:
- mensajes que reflejan la posición o las operaciones de la Organización
- mensajes que inician, autorizan o finalizan una transacción de operaciones
- mensajes recibidos de fuentes externas que forman parte de un expediente oficial
- copias que contienen más o menos información que el expediente original
- orden del día y minutas de las reuniones
- notas de sesiones informativas, informes finales y recomendaciones
Expedientes de correos electrónicos transitorios
son expedientes que se necesitan solamente durante un tiempo limitado para garantizar la realización de una acción de rutina o la preparación de un expediente posterior. Algunos ejemplos:
- mensajes que son copias duplicadas de la información que se utilizan únicamente por comodidad para su consulta
- mensajes informales o borradores que no se necesitan como evidencia en el desarrollo de un documento
- avisos varios de reuniones de empleados, vacaciones, etc.
- mensajes recibidos dentro de una lista de distribución de correo o procedentes de listserv
- correos electrónicos resultantes del uso personal del sistema oficial de mensajería electrónica
Borradores
Borradores creados en un sistema de correo electrónico que son evidencia de la evolución de un documento a medida que pasa por los procesos de aprobación. Se consideran expedientes oficiales y deben conservarse y gestionarse. Algunos borradores no constituyen expedientes. Consulte Correos electrónicos que NO constituyen expedientes.
Creación y direccionamiento de correos electrónicos
La buena práctica en la gestión de correos electrónicos comienza en el momento de su creación y direccionamiento. Se recomiendan las siguientes indicaciones:
- Identifique como destinatarios principales únicamente a las personas que necesiten actuar o tomar decisiones respecto al contenido del mensaje
- Use la opción "Responder a todos" con mucho cuidado
- Use CC solamente con fines informativos
- Trate solamente un tema en cada correo electrónico
- Incluya el mensaje del correo en el texto en lugar de en forma de archivo adjunto
- Utilice títulos claros y explícitos
- Organice los correos con prefijos en los títulos para ayudar a los usuarios a decidir si deben eliminar el mensaje, abrirlo inmediatamente o archivarlo para abrirlo posteriormente. Observe estos ejemplos:
- SOCIAL: salimos este miércoles
- INFORMACIÓN: última hora de la huelga de trenes
- PARA TODOS LOS DIRECTIVOS: nuevo curso de evaluación
- ¡URGENTE!: simulacro de incendio a las 12:00
Responsabilidad de mantener expedientes de correos electrónicos
El remitente tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico:
- Cuando se crea un correo interno
El destinatario tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico:
- cuando el correo se recibe procedente de una fuente externa y la información no consta en ningún otro lugar de la Organización y forma parte del expediente oficial de operaciones
Hay que recordar tres reglas importantes que deben seguir los remitentes de los mensajes de correo electrónico:
- Si ha creado un mensaje de correo electrónico al que deberán responder uno o varios destinatarios, asegúrese conservar el texto original y todas las respuestas que constituyan el expediente de correo electrónico completo.
- Si hay un intercambio de correo, utilice su propio criterio para determinar en qué momento del debate debería capturarse una copia del correo electrónico como expediente oficial.
- Su criterio deberá basarse en la importancia de la nueva información que se incluya en la respuesta a un correo electrónico anterior.
- Si agrega información a un expediente de correo electrónico que reciba, se considerará como un original nuevo y usted deberá conservarlo y gestionarlo.
Captura y mantenimiento de correos electrónicos en un sistema de mantenimiento de expedientes
El sistema de mantenimiento de expedientes de los expedientes de correo electrónico tiene que permitir identificar, recuperar, compartir y conservar los expedientes durante el tiempo que sean necesarios. La identificación significa vincular el expediente con la actividad de operaciones que ha generado el expediente, así como con otros expedientes relacionados.
Un sistema de gestión electrónica de expedientes [ERMS] proporciona las funciones necesarias. Un sistema de gestión electrónica de documentos [EDMS] NO ofrece dichas funciones, salvo que los expedientes de correo electrónico estén vinculados con un sistema de clasificación de archivos.
Principios que deberá seguir si conserva sus expedientes de correo electrónico en formato electrónico:
- Deberá poder reproducirlos y verlos en su formato electrónico original, ya sea el mensaje de Lotus Notes junto con sus datos de transmisión y recepción, o en forma de archivo adjunto (por ejemplo, un documento de Word o Excel)
- Deberá archivarlos y almacenarlos conforme a su estructura de clasificación de archivos para mantener un vínculo entre los mensajes y los archivos adjuntos, así como con cualquier otro expediente relacionado. El método preferido para ello consiste en utilizar un sistema electrónico de gestión de expedientes.
- No se conserva más de un formato del expediente de correo electrónico. Si ha archivado su expediente de correo electrónico en un sistema electrónico de gestión de expedientes, podrá eliminar la copia existente en Lotus Notes. Si ha imprimido y archivado su expediente de correo electrónico impreso, podrá borrar la copia existente en Lotus Notes.
- Se recomienda que NO archiva y almacene mensajes de correo electrónico en los espacios de trabajo de su computadora personal y de su directorio. De hacerlo así, se limitaría la accesibilidad a los expedientes y se plantearía un problema grave si un funcionario se va de la organización, o cuando se cierra una oficina o una misión y el personal pasa a otro destino.
- Si no dispone de la opción de conservar y archivar los expedientes de correo electrónico en formatos electrónicos dentro de un sistema electrónico de gestión de expedientes que sea adecuado, podrá imprimir los expedientes de correo electrónico para archivarlos dentro de la oficina de expedientes correspondiente o en cualquier otro área de archivado correspondiente a sus expedientes en formato impreso.
- La pérdida de los datos de transmisión y recepción (metadatos) es un problema para el valor de los mensajes de correo electrónico impresos como evidencia. Si no está seguro, consulte con el personal de tecnología de la información para asegurarse de que todos los metadatos se impriman con los mensajes.
Expedientes de correo electrónico de los funcionarios que dejan la Organización
Antes de dejar el Departamento o trasladarse a otra área organizativa dentro del Departamento, deberá borrar todos sus mensajes de correo electrónico existentes en Lotus Notes.
Deberá conservar y archivar en el área operativa correspondiente todos los mensajes que determine que constituyan expedientes del Departamento. Para ello, dispone de las siguientes opciones:
- asigne la responsabilidad de su cuenta de correo electrónico a otra persona responsable (si se va del Departamento por motivos temporales, como por ejemplo un permiso de maternidad, adscripción, etc., y entendiendo que dicha persona no borrará sus expedientes de correo electrónico); o
- imprima y archive sus expedientes de correo electrónico en la oficina de expedientes correspondiente o en cualquier otro centro de archivado para los expedientes impresos.
Podrá eliminar todos los mensajes que determine que constituyen expedientes transitorios y otros tipos de información que no tengan relación con las operaciones de la Organización. Si se traslada a otro puesto dentro de la Organización o se va durante un periodo de tiempo y conserva la misma cuenta de correo de las Naciones Unidas, quizás le interese conservar algunos de dichos mensajes electrónicos.
Antes de borrar los mensajes de correo electrónico, consulte con la Sección de gestión de archivos y registros para determinar y acordar el método de archivado de sus expedientes de correo electrónico. Su oficina o unidad de trabajo tiene la responsabilidad de garantizar que sus expedientes de correo electrónico se quedan en el área organizativa pertinente. Usted tiene la responsabilidad de garantizar que dichos expedientes de correo electrónico se identifican y se archiva para que puedan investigarse, recuperarse y conservarse mientras sean necesarios.
Correos electrónicos que NO constituyen expedientes
Borradores
Los borradores que usted crea, envía o recibe en un sistema de correo electrónico constituyen expedientes transitorios y no es necesario conservarlos:
- Cuando son copias que se usan únicamente con fines informativos o de referencia
- Cuando se haya incorporado información adicional en versiones posteriores
- Cuando se trate de borradores de trabajo o muy elementales que no sean necesarios para documentar los pasos dados en la evolución de un documento
Otros correos electrónicos que no constituyen expedientes
- Mensajes de correo electrónico interno que se envían mediante difusión abierta u otras listas de distribución de la Organización por necesidades administrativas o de organización
- Mensajes de correo electrónico que contienen información de fuentes externas a la Organización, distribuidos únicamente con fines de referencia, y que no se necesitan como expedientes de operaciones oficiales
- Copias de mensajes de correo electrónico que se envían internamente entre grupos de trabajo o unidades, con la única finalidad de referencia o información.