Glosario de términos de mantenimiento de expedientes

La Sección de gestión de expedientes y archivos ha compilado una glosario de términos de mantenimiento de archivos. El glosario incluye definiciones genéricas tomadas de fuentes internacionales, así como otras definiciones específicas de las Naciones Unidas.

A
Acceso	Derecho, oportunidad, medio de buscar, usar o recuperar información. Norma Internacional ISO/TR15489-1, Cláusula 3.1
Actividad	Cada una de las funciones de una organización puede desglosarse en varias "actividades", término que se utiliza para referirse a un tipo de acciones que se realizan para conseguir una función específica. A su vez, las actividades pueden desglosarse en varias transacciones.
Adecuado	Los expedientes deberán ser evidencia adecuada de la actividad de las operaciones con la que se relacionan.
Almacenamiento secundario	Almacenamiento de bajo coste en algún tipo de almacén que se utiliza para los expedientes semiactivos e inactivos (consulte Archivo local).
Análisis funcional	Análisis de la actividad de operaciones en la estructura jerárquica de las funciones, actividades y transacciones.
Análisis y evaluación de riesgos	Evaluación de las posibles amenazas a expedientes y archivos, así como de la probabilidad de que se produzcan.
Analista de operaciones	Análisis de las operaciones y procedimientos de un departamento o unidad funcional.
Archivo local	Almacenamiento de bajo coste en algún tipo de almacén que se utiliza para los expedientes semiactivos e inactivos (consulte Almacenamiento secundario).
Archivos	Expedientes que se evalúan y se considera que tienen valor archivístico, así como el lugar en el que se almacenan los elementos con valor archivístico.
Archivos provisionales	Centro de expedientes de la Sede donde la Sección de gestión de archivos y expedientes guarda los expedientes que no se conservarán de forma permanente dentro de los Archivos de las Naciones Unidas. Dichos expedientes acabarán siendo destruidos.
Autenticidad	Un expediente auténtico tiene que haber sido creado por la persona representada como su creador. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
B
Buscar ayuda	El término más amplio para hacer referencia a cualquier descripción o medio de referencia que realice un reciba un servicio archivístico en el curso de establecer control administrativo o intelectual sobre material archivístico. Norma General Internacional para la Descripción de Archivos ISAD(G), Sección 0.1
C
Calendario de retención	Instrucciones minuciosas que describen la disposición de los expedientes para garantizar su retención mientras sea necesario por su valor administrativo, financiero, jurídico e histórico.
Captura	El proceso de determinar que es necesario crear y conservar un expediente. Esto incluye tanto los expedientes creados como los recibidos por la organización. Consiste en decidir qué documentos se capturan, lo que a su vez implica decisiones respecto a quién puede tener acceso a esos documentos y, en general, cuánto tiempo deberán conservarse. Norma Internacional ISO/TR15489-2, Cláusula 4.3.2
Centro de expedientes	Centro utilizado para el almacenamiento de bajo coste de los expedientes inactivos y semivigentes antes de su destrucción o transferencia a un archivo. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Ciclo vital de los expedientes	Sucesión de etapas en la vida de un expediente, desde su creación hasta su destrucción o transferencia a archivos.
Cifrado	Procedimiento de seguridad que traduce los datos electrónicos en texto normal a un código cifrado por medio de un código o sistema criptográfico con objeto de que sea incomprensible sin la ayuda del código o del sistema criptográfico original.
Clasificación	El proceso de identificar las categorías de actividad de operaciones y los expedientes que generan, así como su agrupamiento, si es el caso, en archivos para permitir la descripción, el control, los vínculos y la determinación de la disposición y del estado de acceso. Norma Internacional ISO/TR15489-2, Cláusula 4.3.4
Código ético	Sistema escrito de normas de conducta ética que incluye objetividad, honradez y diligencia.
Colección	Agrupación artificial de documentos acumulados en función de determinadas características comunes sin tener en cuenta la procedencia de dichos documentos. No se debe confundir con un fondo de archivo. Norma General Internacional para la Descripción de Archivos ISAD(G), Sección 0.1
Condena	Acción de aplicar un calendario de retención a los expedientes
Contenido	La sustancia intelectual de un documento, incluidos texto, datos, símbolos, números, imágenes y sonido. Junto con el contexto y la estructura, el contenido es uno de los tres aspectos fundamentales de un expediente. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Contexto	Las circunstancias organizativas, funcionales y operativas que rodean la creación, recepción, almacenamiento y utilización de materiales, así como su relación con otros materiales. Junto con el contenido y la estructura, el contexto es uno de los tres aspectos fundamentales de un expediente. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Continuidad de las operaciones	Procedimientos para garantizar la capacidad de una organización para continuar operando fuera de las condiciones operativas normales.
Control de versiones	Técnicas utilizadas (sobre todo en entornos automatizados) para controlar el acceso y la modificación de documentos y para realizar el seguimiento de las versiones de un documento sometido a revisión. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Control intelectual	Creación de herramientas, como catálogos y ayudas para búsquedas, que facilitan el acceso al contenido informativo de expedientes y archivos.
Copia	Duplicado creado a partir de un original.
Correo electrónico	Sistema postal electrónico.
Creación de expedientes	Primera etapa del ciclo vital de los expedientes.
Creador	Persona, grupo u organización que produce un expediente.
Custodia	Responsabilidad del cuidado de los documentos basada en su posesión física. La custodia no siempre incluye la propiedad legal o el derecho de controlar el acceso a los expedientes. Norma General Internacional para la Descripción de Archivos ISAD(G), Sección 0.1
D
Datos	Datos y cifras.
De origen digital	Información creada en formato electrónico.
Descifrado	Procedimiento que revierte la trascripción mediante la traducción de texto cifrado a texto simple por medio de un código o un sistema criptográfico.
Desclasificación	El proceso de poner a disposición para consulta general materiales que antes estaban restringidos.
Descripción	El proceso de capturar, analizar, organizar y registrar información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar materiales archivísticos y el contexto de los expedientes. Norma General Internacional para la Descripción de Archivos ISAD(G), Sección 0.1
Destrucción	Acción de eliminar expedientes permanentemente
Digitalización	Conversión de material analógico a formato digital para su almacenamiento en una computadora. Por ejemplo, digitalizar un documento de papel para crear una copia digital.
Disposición	Serie de procesos asociados con la puesta en práctica de las decisiones de retención, destrucción o transferencia de expedientes que se documentan en autoridades de disposición o en otros instrumentos. Norma Internacional ISO/TR15489-1, Cláusula 3,9
Documento	Información registrada u objeto que puede tratarse como una unidad. Norma Internacional ISO/TR15489-1, Cláusula 3.10
Documento oficial	Publicaciones oficiales de las Naciones Unidas (consulte Documento de las Naciones Unidas).
Documentos de las Naciones Unidas	Publicaciones oficiales de las Naciones Unidas (consulte Documento oficial).
E
EDMS / ERMS	Sistema automatizado que combina los dos sitemas de gestión electrónica de documentos y expedientes.
Eliminación	Transferencia de expedientes, especialmente los expedientes no vigentes, hasta su destino final, ya sea su destrucción o su transferencia a un archivo. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Escáner	Dispositivo óptico que transforma una imagen analógica en una imagen gráfica legible por computadora.
Estructura	La forma en que se organizan, interrelacionan y visualizan los elementos. Junto con el contenido y el contexto, la estructura es uno de los tres aspectos fundamentales de un expediente. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Evaluación	El proceso de establecer el valor de un expediente para establecer periodos de retención.
Evidencia	Material que puede probar o negar la prueba de un dato.
Expediente oficial	Copia maestra u oficial de un expediente de las Naciones Unidas.
Expedientes	Todos los datos e información, independientemente de su forma o soporte, mantenidos por las Naciones Unidas como prueba de una transacción.
Expedientes activos	Expedientes de uso frecuente, independientemente de su fecha de creación, necesarios para las operaciones vigentes relativas a la administración o funcionamiento de la organización. Este tipo de expedientes suelen mantenerse a mano en espacio y equipamiento de la oficina.
Expedientes administrativos	Los expedientes administrativos existen en la mayor parte de las organizaciones. Ejemplos serían correspondencia cotidiana o comunicaciones entre oficinas, expedientes relacionados con recursos humanos, equipamiento, suministros e instalaciones, materiales de referencia, informes de actividades cotidianas, asignaciones de trabajos, libros de citas concertadas y listados telefónicos. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Expedientes civiles	Expedientes necesarios para garantizar el funcionamiento continuo de una organización en caso de desastre u otra alteración de las condiciones operativas normales (p. ej. un apagón).
Expedientes de correo electrónico	Los mensajes creados, enviados o recibidos dentro de un sistema de correo electrónico y que la organización necesita para controlar, apoyar o documentar el desarrollo de programas, para realizar operaciones, tomar decisiones o rendir cuentas de actividades.
Expedientes electrónicos	Expedientes que son datos de tecnología de información y comunicación y que tienen lo siguiente: estructura: el formato del expediente electrónico y los vínculos que contenga a archivos adjuntos u otros documentos relacionados; contenido: la información de la estructura del expediente electrónico que porta la evidencia de la transacción, y contexto: la información que documenta la fuente en lo que respecta a la transacción con la que se relaciona: creador, fecha, seguridad y acceso, idioma, eliminación, formato, etcétera del expediente electrónico, y que suele separarse en estructura y contenido
Expedientes inactivos	Expedientes que han dejado de ser necesarios de forma cotidiana, pero que pueden ser necesarios por razones administrativas, jurídicas o históricas.
Expedientes semiactivos	Expedientes con referencias poco frecuentes y que, por consiguiente, suelen almacenarse fuera del área de trabajo.
Expedientes sustantivos	Expedientes relacionados con las actividades más importantes de una organización, es decir, las actividades que son distintivas de la organización en cuestión.
Expedientes transitorios	Datos o información que se necesitan solamente durante un tiempo limitado para garantizar la realización de una acción de rutina o la preparación de un expediente posterior.
F
Fiable	Que tiene autoridad y es digno de confianza como evidencia . Electronic Archivists Workbook. ICA 2005
Firma digital	Código digital que puede adjuntarse a un documento electrónico para identificar de forma exclusiva al creador o remitente.
Firma electrónica	Marca, código u otro símbolo digital que identifica a una persona y que indica responsabilidad o consentimiento con el contenido del material al que se adjunta. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Fiscalización de expedientes	Proceso de recopilación de información básica relativa a los expedientes de una organización, incluido su número, forma, ubicación, estado físico, instalaciones de almacenamiento, tasa de acumulación y procesos de operaciones asociados. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Fondos	La totalidad de los expedientes, independientemente de su formato o soporte, que se crea de forma orgánica o se acumula o utiliza por parte de una persona concreta, una familia o un organismo administrativo en el curso de las actividades y funciones del creador. Norma General Internacional para la Descripción de Archivos ISAD(G), Sección 0.1
Función	El nivel superior/macro de actividad de operaciones en una organización
G
Gestión de contenido de la institución (de gestión de contenido administrativo)	Tecnologías, herramientas y métodos usados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y enviar contenidos a través de una empresa.
Gestión de expedientes	Campo de la gestión a cargo del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de expedientes, incluidos los procesos de captura y mantenimiento de evidencia y de información relativa a actividades y transacciones operativas en forma de expedientes. Norma Internacional ISO/TR15489-1, Cláusula 3.16
Gestión de riesgos	Control sistemático de pérdidas o daños, incluido el análisis de amenazas, la puesta en práctica de medidas para minimizar dichos riesgos, y la puesta en práctica de programas de recuperación. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Gestión distribuida	La gestión distribuida es una estrategia de mantenimiento de expedientes electrónicos en la que la agencia que creó los expedientes electrónicos los mantiene en su entorno informático, y los migra a nuevas plataformas de hardware y de software a medida que cambia el entorno. El cambio tecnológico se realiza mediante la explotación de la necesidad que tiene la agencia creadora de migrar periódicamente sus datos vigentes a nuevas plataformas: Los expedientes electrónicos con valor a más largo plazo se transfieren al mismo tiempo.
H
Higrotermógrafo	Dispositivo que mide la humedad y la temperatura atmosférica y su evolución . SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
I
Información	Datos en su contexto, independientemente del soporte en que se encuentren.
ISAD(G)	Norma General Internacional para la Descripción de Archivos, International Standard for Archival Description (G). Norma publicada por el Consejo Internacional de Archivos que establece reglas generales para la descripción de materiales archivísticos, independientemente de su formato, con objeto de fomentar que las descripciones sean uniformes y suficientes, así como para facilitar el intercambio y la integración de dichas descripciones. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
ISO 15489	Documentación de información - Gestión de expedientes. Norma internacional que establece principios para la creación, captura, mantenimiento y gestión en sistemas de expedientes adecuados, independientemente de su formato.
M
Mantenimiento de expedientes	creación sistemática, uso, mantenimiento y disposición de los expedientes para que satisfagan las necesidades y responsabilidades administrativas, programáticas, jurídicas y financieras. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Mensajería instantánea	Intercambio de mensajes en parte real entre interlocutores en una red de computadoras.
Metadatos	Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los expedientes y sus gestión a lo largo del tiempo. Norma Internacional ISO/TR15489-1, Cláusula 3.12
MoReq	Especificaciones de modelo para los requisitos de sistemas de gestión de expedientes electrónicos.
N
Normas	Estándar o referencia para establecer la calidad o la práctica deseable.
O
Oficina de expedientes	La oficina de expedientes es la oficina o unidad administrativa designada para el mantenimiento, preservación y disposición de copias de expedientes (oficiales).
Oficina de registro	Sistema centralizado de mantenimiento de expedientes o archivo en papel a cargo de personal dedicado a la creación y gestión de archivos (incluido almacenamiento y seguimiento).
Orden original	Orden en el que se conservaron los expedientes o archivos cuando estaban en uso activo
P
Plan de contigencia ante desastres	Políticas escritas, procedimientos e información designada para paliar el impacto de las amenazas para los expedientes de una organización y para recuperarlos en caso de desastre.
Preservación	Procesos y operaciones que se siguen para garantizar la supervivencia técnica e intelectual de los expedientes auténticos a lo largo del tiempo. Norma Internacional ISO/TR15489-1, Cláusula 3,14
Procedencia	Relación entre los expedientes y las organizaciones o personas que los han creado, acumulado o mantenido y utilizado en el desarrollo de actividades personales o corporativas. Norma General Internacional para la Descripción de Archivos ISAD(G), Sección 0.1
Programa de clasificación de archivos	Sistema que describe categorías estándar y que se utiliza para organizar expedientes que tienen rasgos comunes
Programa de gestión de expedientes	Programa que se aplica en la totalidad de una organización para la gestión de expedientes, actividades de mantenimiento de expedientes y sistemas de mantenimiento de expedientes.
R
Recuperación de desastres	Operación de restaurar colecciones de expedientes y operaciones relacionadas tras un desastre
Redacción	Proceso de enmascarar parte del contenido de un expediente antes de ponerlo a disposición para su consulta
Registro	En los sistemas que utilizan este proceso, su finalidad es proporcionar evidencia de la creación o la captura de un expediente en un sistema de expedientes. Incluye información breve y descriptiva del mantenimiento de expedientes en un registro, así como la asignación a cada expediente de un identificador exclusivo. Norma Internacional ISO/TR15489-2, Cláusula 4.3.2
Rendición de cuentas	El principio de que las personas, las organizaciones y la comunidad son responsables de sus acciones y puede que se les pida que las expliquen a otras personas. Norma Internacional ISO/TR15489-1, Cláusula 3,2
Retención	La reparación y estabilización de materiales mediante tratamiento químico o físico para garantizar que sobreviven en su forma original el máximo tiempo posible. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Revelación	Proceso de poner expedientes a disposición para acceso público
S
Seguimiento	Crear, capturar y mantener información relativa al traslado y uso de expedientes. Norma Internacional ISO/TR15489-1, Cláusula 3.19
Seguridad de la información	Las políticas, procedimientos y prácticas necesarias para mantener y garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Serie	Grupo de expedientes similares que se organizan según un sistema de archivo y están relacionados porque se han creado, recibido o utilizado en la misma actividad SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Serie de expedientes	Documentos organizados conforme a un sistema de archivo o mantenidos como una unidad porque son resultado del mismo proceso de acumulación o archivo, o forman parte de una misma actividad, tienen un formato concreto, o debido a cualquier otra relación derivada de su creación, recepción o uso. Norma General Internacional para la Descripción de Archivos ISAD(G), Sección 0.1
Sicrómetro oscilante	Instrumento utilizado para medir la humedad relativa
Sistema archivístico	Políticas y directrices que indican cómo se deben almacenar e incluir en índices los archivos para garantizar su recuperación, uso y disposición. SAA: Glossary of Archival and Records Terminology
Sistema de gestión electrónica de documentos (EDMS)	Sistema automatizado que permite controlar la creación y la gestión de documentos de creación electrónica, incluidos los mensajes de correo electrónico
Sistema de gestión electrónica de expedientes (ERMS)	Sistema de gestión electrónica de expedientes: sistema de información que captura y almacena expedientes electrónicos, y que incluye los mensajes de correo electrónico como expedientes oficiales
Sistemas de mantenimiento de expedientes	Sistemas de información que capturan, mantienen y proporcionan acceso a los expedientes a lo largo del tiempo. Norma Internacional ISO/TR15489-1, Cláusula 3.17
Soporte	Material físico, contenedor o portador en el que se registra información (es decir, papel, película, cinta magnética). Norma General Internacional para la Descripción de Archivos ISAD(G), Sección 0.1
T
Taxonomía	Estructura intelectual que organiza los elementos en grupos y subgrupos en función de reglas predeterminadas
Tesauro	Lista controlada de términos vinculados entre sí por relaciones semánticas, jerárquicas, asociativas o de equivalencia. Este tipo de herramienta sirve de guía para asignar términos de clasificación a cada expediente. Norma Internacional ISO/TR15489-2, Cláusula 4.2.3.2
Transacción	La unidad menor de actividad de operaciones
Transferir	Proceso de trasladar archivos dentro de su ciclo vital
V
Valor de evidencia	Calidad de los expedientes que proporciona información acerca de los orígenes, funciones y actividades de su creador
Valor informativo	Valor de un expediente en función de su contenido