La Sección de Gestión de Archivos y Expedientes puede ayudar a las oficinas de las Naciones Unidas en relación a todas sus necesidades de gestión de archivos y expedientes.
Algunas de las funciones más importantes de los archivos y expedientes para las que proporcionamos ayuda y asistencia incluyen:
- Desarrollo y mejora de los programas de gestión de expedientes, planes de expedientes y sistemas de clasificación de expedientes
- Gestión de expedientes electrónicos
- Selección de sistemas de mantenimiento de expedientes y software de gestión de expedientes
- Gestión del correo electrónico como expedientes
- Uso de los calendarios de retención de expedientes actuales
- Desarrollo de calendarios de retención de expedientes
- Asesoramiento sobre el almacenamiento de expedientes y los expedientes que se deben conservar como archivos
- Realización de estudios e inventarios de expedientes
- Ejecución de un proyecto de digitalización de expedientes
- Gestión de los expedientes civiles para facilitar la continuidad de las actividades y la recuperación en casos de desastre
En el caso de las oficinas y departamentos de las Naciones Unidas situados en la ciudad de Nueva York, la Secciónpuede realizar visitas a las instalaciones y reunirse con la dirección y el personal para hablar sobre los expedientes. Las agencias y oficinas de las Naciones Unidas que no se encuentren en Nueva York, pueden ponerse en contacto con la sección para ver qué disposiciones se pueden hacer.
Póngase en contacto con nosotros si desea solicitar nuestros servicios de asesoramiento o si precisa cualquier tipo de información relacionada con la gestión de expedientes y archivos.
Uso de los calendarios de conservación actuales
Los calendarios de retención de expedientes son herramientas fundamentales para la gestión de expedientes y constituyen un componente fundamental de cualquier programa de gestión de expedientes. Los calendarios de retención de expedientes permiten determinar el período de tiempo que se deben conservar los expedientes. Establecen los períodos de retención apropiados para todas las clases de expedientes al indicar el período mínimo de tiempo que se deben conservar los expedientes que se van a destruir y también los expedientes que se deben conservar como archivos. Los calendarios de retención de expedientes autorizan la retención y destrucción responsable y legal de los expedientes. La sección de gestión de archivos y expedientes debe aprobar todos los calendarios de retención.
Existen dos tipos principales de calendarios:
- Calendarios de retención departamental o específicos en relación a expedientes que son exclusivos de un departamento específico o una función operativa. Por ejemplo, un calendario de los expedientes legales de la Oficina de Asuntos Jurídicos o un calendario de los expedientes de las pensiones de la Caja Común de Pensiones de las Naciones Unidas.
- Los calendarios de retención generales relativos a expedientes que son comunes a más de una oficina de las Naciones Unidas y que pueden incluir expedientes administrativos generales, como expedientes de solicitudes, horarios y asistencia y financieros.
Al proceso de asignar un calendario de retención a los expedientes se le conoce como "sentenciar" los expedientes. La Sección ha preparado una serie de directrices 
sobre cómo sentenciar expedientes.
Si lo desea, puede consultar los calendarios de retención de expedientes de las Naciones Unidas aprobados 
.
Desarrollo de calendarios de retención
Los calendarios de retención de expedientes se desarrollan como resultado de un proyecto de análisis de las operaciones. Se trata de un esfuerzo que realizan conjuntamente la Sección y el departamento u oficina de las Naciones Unidas responsable de los expedientes.
El proceso consta de los pasos siguientes:
- Analizar las funciones, actividades y transacciones documentadas en los expedientes de una unidad operativa.
- Calcular el valor de los expedientes de acuerdo con la función con la que estén relacionados.
- Estudiar los requisitos históricos, legales, fiscales, administrativos y operativos para determinar el período de tiempo que se deben conservar los expedientes.
- Crear el calendario de retención.
- De acuerdo con las oficinas que generan los expedientes, la Sección aprueba formalmente el calendario de retención.
El calendario establece las diferentes clases o series de expedientes creados por la unidad operativa y proporciona una acción de destrucción o retención para cada una de las clases o series de expedientes. Entre los ejemplos de acciones de retención y destrucción se encuentran las siguientes:
- Conservarlos durante 2 años y, a continuación, destruirlos en la oficina;
- Conservarlos durante 20 años; transferirlos a los Archivos 3 años después de su fecha de creación; o bien,
- Conservarlos de forma permanente; transferirlos a los Archivos 3 años después de su fecha de creación.
Los calendarios de retención de expedientes se desarrollan a menudo mientras también se desarrollan los correspondientes sistemas de clasificación de expedientes para asegurarse de que los procesos de creación y obtención de expedientes se encuentran vinculados a su retención y destrucción.
Si lo desea, puede consultar los calendarios de retención de expedientes de las Naciones Unidas aprobados .