- ¿Dónde puedo conseguir los formularios para transferir o solicitar expedientes de la Sección?
- ¿Por qué necesito saber acerca de los expedientes?
- ¿Qué son los archivos?
- ¿Cómo afecta a la Sección la actual reforma de las Naciones Unidas?
- ¿Debería preocuparme cuando envío expedientes confidenciales a la Sección?
- ¿Puedo acceder a los expedientes actuales de las Naciones Unidas que no estén aún en los archivos?
- ¿Qué legislación se aplica a las Naciones Unidas respecto a la retención de expedientes?
- ¿Se aplican los calendarios de retención de expedientes solamente a los expedientes en papel?
- ¿Qué hace la Sección para preservar los expedientes electrónicos?
- ¿Cuál es el tamaño y el ámbito de las operaciones de la Sección?
- ¿Dónde puedo informarme o recibir formación para gestionar expedientes de las Naciones Unidas?
- ¿Qué es lo más importante que necesito saber acerca de los expedientes?
- ¿Puede un programa de gestión de expedientes facilitarme la búsqueda de información?
- ¿Qué debo hacer con el correo electrónico? Lo borro porque no tengo un lugar conveniente donde almacenarlo, pero temo que necesite responder a auditores o a otras personas algún día.
- ¿Qué se necesita para realizar investigaciones en los Archivos de las Naciones Unidas?
- ¿Pueden los investigadores utilizar sus propias cámaras digitales?
- ¿Cómo solicito acceso a los expedientes de la Comisión de las Naciones Unidas encargada de investigar los crímenes de guerra?
- ¿Cuánto tiempo debo conservar o mantener los archivos que tengo ahora en la oficina y con qué frecuencia debería enviarlos a la Sección?
- ¿Cuándo necesito transferir expedientes a la Sección?
- ¿Cómo transfiero archivos desde mi oficina a la Sección?
- ¿Puedo recuperar los archivos que se han transferido a la Sección?
- ¿Qué es la disposición de expedientes?
- ¿Son los correos electrónicos también expedientes?
- Necesito obtener permiso para publicar varias fotografías de las Naciones Unidas en mi sitio Web. ¿Cuál es el procedimiento?
¿Dónde puedo conseguir los formularios para transferir o solicitar expedientes de la Sección?
- Solicitud de cajas
- Solicitud de transferir cajas
- Listas de archivos
- Solicitud de expedientes
- Delegación de autoridad
- Solicitud de cambios en el periodo de retención
¿Por qué necesito saber qué son los expedientes?
Como funcionario de las Naciones Unidas, es importante recordar que toda la información que usted recopile o genere en el desarrollo de su actividad, independientemente de su formato, es propiedad de las Naciones Unidas. La información relacionada con transacciones de operaciones constituye expedientes oficiales de las Naciones Unidas y por lo tanto debe gestionarse con eficacia y eficiencia para facilitar la rendición de cuentas y la transparencia.
Para que usted conozca a fondo sus funciones y responsabilidades con respecto al mantenimiento de expedientes, la Sección ha preparado el Recordatorio al personal: reglas y responsabilidades para gestionar y eliminar documentos y expedientes del Secretariado 
.
¿Qué son los archivos?
Tradicionalmente, este término se ha utilizado para describir los expedientes que ya no se necesitan o se utilizan y se han seleccionado para su retención permanente. También se puede referir al lugar (edificio, sala o área de almacenamiento) donde se guarda el material de archivo. Finalmente, puede referirse a una organización (o parte de una organización) responsable de evaluar, adquirir, preservar y poner a disposición el material de archivo.
¿Cómo afecta a la Sección la actual reforma de las Naciones Unidas?
la Sección tendrá un papel muy importante en la reforma, especialmente porque mejora la transparencia y la rendición de cuentas mediante el refuerzo de prácticas administrativas en la gestión de programas y activos de las Naciones Unidas. Punto neurálgico de esta reforma es el requisito de que se creen y gestionen expedientes electrónicos y en papel de las operaciones para que se satisfagan los requisitos de transparencia y rendición de cuentas. Es decir, para garantizar que la actividad de las Naciones Unidas se documente de forma adecuada y que los expedientes resultantes se gestionen de forma eficiente y eficaz y siguen estando accesibles mientras se necesiten.
la Sección desarrolla políticas que afectan a todo el Secretariado y ofrece apoyo y asesoramiento práctico para un buen mantenimiento de expedientes que facilite la rendición de cuentas por medio de una gama de servicios y recursos de asesoramiento. El sitio Web ayudará al personal a familiarizarse con las reglas y las responsabilidades del mantenimiento de expedientes, así como para aprender de qué forma la Sección puede contribuir a mejorar las prácticas de mantenimiento de expedientes.
¿Debería preocuparme cuando envío expedientes confidenciales a la Sección?
Es comprensible que esté preocupado. Sin embargo, puede estar seguro de que la Sección aplica medidas para salvaguardar toda la información que tiene bajo su responsabilidad. Empleamos controles internos para supervisar y someter a seguimiento el traslado y el uso de todos los expedientes que tenemos bajo nuestra custodia. Nuestras instalaciones tienen una buena infraestructura de seguridad y están bajo supervisión las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Además, y esto es lo más importante, todos los funcionarios están al tanto de la confianza especial que se deposita en ellos, todos han recibido formación y respetan un código de ética para archivistas que les pone de presente sus responsabilidades profesionales, brindándoles confianza en su desempeño.
¿Puedo acceder a los expedientes actuales de las Naciones Unidas que no estén aún en los archivos?
Es posible realizar una solicitud de acceso. En general, los expedientes no clasificados están disponible cuando tienen 20 años de antigüedad. No obstante, los expedientes con una antigüedad inferior a 20 años y no clasificados pueden ponerse a disposición si la oficina que los originó proporciona un consentimiento de acceso por escrito. Necesitará rellenar un formulario de Solicitud de acceso a archivos y enviarlo a la oficina que originó el expediente para que tome una decisión. Si se otorga el acceso, los solicitantes podrán ver y tomar notas de los expedientes aprobados, pero sin recibir copias de los mismos.
la Sección ejerce meramente un papel de secretariado en este proceso. El envío de una solicitud de acceso no garantiza su concesión. Se trata de una decisión correspondiente a la oficina que generó el expediente o a otras oficinas interesadas de las Naciones Unidas.
¿Qué legislación se aplica a las Naciones Unidas respecto a la retención de expedientes?
Las Naciones Unidas son una organización internacional, y como tal no están sujetas a legislaciones nacionales de retención de archivos. No obstante, las Naciones Unidas respectan escrupulosamente las mejores prácticas en retención de expedientes, y los memorandos de entendimiento entre las Naciones Unidas y sus estados miembros tienen un papel esencial en la formulación de requisitos de retención.
¿Se aplican los calendarios de retención de expedientes solamente a los expedientes en papel?
No. El calendario de retención de expedientes puede aplicarse tanto a expedientes en papel como a expedientes electrónicos. Si se mantiene un expediente tanto en papel como en formato electrónico, la oficina creadora, tras consultar con la Sección, deberá decidir cuál será la copia oficial del expediente, y por tanto, estará sujeta a los requisitos de retención de expedientes. La otra copia, la no oficial, podrá destruirse cuando pierda su valor de referencia. Tenga en cuenta, no obstante, que es posible que un expediente en formato electrónico no sirva como copia oficial si no se mantiene en un sistema viable de mantenimiento de archivos según determine la Sección.
¿Qué hace la Sección para preservar los expedientes electrónicos?
Las Naciones Unidas reconocen que es necesario buscar formas de preservar y mantener accesibles y auténticos los millones de expedientes electrónicos que se crean. la Sección participa en las iniciativas en toda la Secretaría para fomentar la capacidad de preservación digital y desarrollar una política y un marco que rija su gestión. Encontrará más información acerca de la gestión de expedientes electrónicos y del proyecto de gestión de contenido de la institución en este sitio Web.
¿Cuál es el tamaño y el ámbito de las operaciones de la Sección?
Las responsabilidades principales de la Sección incluyen el desarrollo de políticas e indicaciones de mantenimiento y retención de los expedientes de Secretariado, incluidos soportes electrónicos; la mejora del mantenimiento de expedientes en las Naciones Unidas; promoción y apoyo del uso de los archivos de las Naciones Unidas para investigación mediante acceso autorizado y con seguridad, así como la participación en la planificación de la información estratégica para toda la organización. El mandato de la Sección se extiende a todos los lugares de destino y a los organismos creados por el Consejo de Seguridad, incluidas las misiones de mantenimiento de la paz, los tribunales de la ex Yugoslavia y Ruanda y la Comisión de Indemnización.
En el presupuesto regular, la Sección tiene 5 puestos profesionales y 14 puestos de servicio general, mientras que los fondos extrapresupuestarios proporcionan 1 profesional que apoya el trabajo de la Sección en las misiones de mantenimiento de la paz.
¿Dónde puedo informarme o recibir capacitación para gestionar expedientes de las Naciones Unidas?
Este sitio Web y la página de intranet de la Sección contienen herramientas de aprendizaje y otros recursos. Puede enviarnos preguntas siempre que quiera: arms@un.org
¿Qué es lo más importante que necesito saber acerca de los expedientes?
Los funcionarios de las Naciones Unidas necesitan comprender sus responsabilidades respecto a los expedientes de operaciones de las Naciones Unidas, y también necesitan recordar que los expedientes, al igual que todos los activos, son propiedad de la Organización. Al mismo tiempo, el personal tiene que ser capaz de identificar y gestionar por separado los expedientes personales creados y recibidos en el lugar de trabajo. Cada funcionario es responsable de la gestión de expedientes para cumplir los requisitos y las prácticas en todas las oficinas.
Usted necesita hacer una lista de los grupos de expedientes y documentos más importantes para desempeñar su trabajo. Deberá conocer bien la forma de proteger estos expedientes clave, así como saber quién tiene acceso a ellos y cuánto tiempo es necesario conservarlos. ¿Qué responsabilidades específicas tienen usted y los miembros de su equipo? Si no está seguro de las respuestas, deberá consultar con su equipo y posiblemente asistir a la formación estándar de la Sección. También puede solicitar que se convoque una reunión de asesoramiento para su equipo.
¿Puede un programa de gestión de expedientes facilitarme la búsqueda de información?
Existen herramientas de gestión de expedientes que pueden servirle de ayuda. Varias oficinas del secretariado utilizan ya estas herramientas. Estas herramientas permiten guardar los criterios de búsqueda para volver a utilizarlos.
¿Qué debo hacer con el correo electrónico? Lo borro porque no tengo un lugar conveniente donde almacenarlo, pero temo que necesite responder a auditores o a otras personas algún día.
Se trata de un problema importante que debe afrontarse en todo el departamento o división. Los problemas de esta política están sometidos a un amplio debate. Hay disponibles ya soluciones que el personal de la Sección puede debatir con su división. Es posible que su oficina necesite otras herramientas y formación de personal. No obstante, es razonable solicitar la asistencia que necesite para realizar su función de manera responsable.
¿Qué se necesita para realizar investigaciones en los Archivos de las Naciones Unidas?
Antes de visitar los Archivos de las Naciones Unidas, necesitará rellenar un formulario de solicitud y concertar una cita. El formulario se le enviará por correo postal, correo electrónico o fax según lo solicite usted. También puede descargarse de nuestro sitio Web.
¿Pueden los investigadores utilizar sus propias cámaras digitales?
Sí. Los investigadores están autorizados a utilizar cámaras digitales para tomar imágenes digitales de los expedientes.
¿Cómo solicito acceso a los expedientes de la Comisión de las Naciones Unidas encargada de investigar los crímenes de guerra?
Es necesario enviar una solicitud cumplimentada, precedida de una carta formulario estándar, dirigida al Secretario General a través del Representante Permanente de su estado miembro o de un Observador Permanente ante las Naciones Unidas. Puede descargar aquí el paquete de solicitud [ZIP]
, que incluye un formulario, una lista de archivos, un ejemplo de nota verbal y las normativas de acceso.
¿Cuánto tiempo debo conservar o mantener los archivos que tengo ahora en la oficina y con qué frecuencia debería enviarlos a la Sección?
Idealmente, la transferencia de expedientes desde su oficina a la Sección es una actividad periódica en su programa de mantenimiento de programas, y el asesoramiento relativo a esta cuestión deberá formalizarse en un calendario de retención. El personal deberá consultar los calendarios de retención en el sitio Web de la Sección, especialmente RCUN. Recuerde que no es necesario transferir todos los expedientes. Está autorizado a eliminar material transitorio, temporal y que no sean expedientes en su oficina. Consulte RCUN; consulte las indicaciones de eliminación segura para tener más información, el personal de la Sección está a su disposición para ofrecerle más indicaciones en este tema.
¿Cuándo necesito transferir expedientes a la Sección?
No hay reglas estrictas ni rápidas respecto al calendario de retirada de expedientes, sino que la decisión de transferir expedientes inactivos deberá fundamentarse en los requisitos de actividad, las necesidades logísticas y los aspectos de calendarios. Esto deberá realizar a intervalos periódicos en lugar de durante periodos críticos como mudanzas, traslados o reorganización. Esto debería garantizar una transferencia precisa de los expedientes a los centros de expedientes. En este ámbito, existen varios criterios que determinan cuándo transferir archivos. Estos criterios incluyen: nivel de actividad de los expedientes, estado de archivos (activos/completos), volumen de expedientes respecto a la disponibilidad de espacio y el calendario de expedientes (es decir, cerrar expedientes la final de cada ciclo de actividad). Si desea más información, el personal de la Sección está disponible para ofrecer asesoramiento adicional en este ámbito.
¿Cómo transfiero archivos desde mi oficina a la Sección?
Si tiene su base en la Sede y necesita cajas, la Sección se las puede proporcionar según una solicitud. Cuando prepare los expedientes para su transferencia, necesitará darnos información acerca de los expedientes que desee transferir. Para ello, deberá rellanar 2 formularios de solicitud de transferencia y lista de archivos . Esta información nos ayudará establecer, tras hablar con usted, los periodos de retención adecuados para los expedientes. Seguidamente, la Sección organizará la recogida de los expedientes de su oficina. Si tiene su base fuera de la Sede, es especialmente importante seguir las instrucciones de embalaje y envíos . Cuando la Sección reciba los expedientes, lo registraremos y le enviaremos un recibo de la transferencia, que podrá usar como referencia cada vez que necesite recuperar algún expediente. Encontrará información detallada y formularios en este sitio Web.
¿Puedo recuperar los archivos que se han transferido a la Sección?
Sí. Respetando las normativas de acceso, los expedientes transferidos a la Sección que no se consideren expedientes vigentes o archivos pueden consultarse en la Sección durante las actividades normales. Los expedientes de archivo no circulan debido al alto valor que tienen para la Organización. No obstante, los expedientes que no estén vigentes pueden devolverse a la oficina de la que proceden cuando sean necesarios para actividades vigentes. Los archivos se solicitan con el formulario RMS.51 ; la Sección ofrece un servicio de 48 horas para la recuperación de archivos.
¿Qué es la disposición de expedientes?
Este término se refiere a las acciones realizadas con los expedientes una vez que dejan de estar activos. Las acciones incluyen la transferencia a un centro de expedientes para su almacenamiento semiactivo temporal, la transferencia de expedientes inactivos con valor de archivos a los Archivos de la Universidad para su retención permanente, la donación a un repositorio que cumpla las normas, la microrreproducción y la destrucción.
¿Son los correos electrónicos también expedientes?
Las comunicaciones de correo electrónico pueden ser expedientes cuando se trata de mensajes creados, enviados o recibidos dentro de un sistema de correo electrónico y que la Organización necesita para controlar, apoyar o documentar el desarrollo de programas, para realizar operaciones, tomar decisiones o rendir cuentas de actividades.
Algunos expedientes de correo electrónico son transitorios y se necesitan solamente durante un tiempo limitado para garantizar la realización de una acción rutinaria o la preparación de otro expediente; algunos borradores de correos electrónicos se consideran transitorios. Encontrará más información al respecto en este la sección de correos electrónicos como expedientes .
Necesito obtener permiso para publicar varias fotografías de las Naciones Unidas en mi sitio Web. ¿Cuál es el procedimiento?
la Sección no tiene copyright de todas las fotografías que tiene en su poder. Le recomendamos que consulte con el Archivero de referencia para averiguar si las Naciones Unidas posee una fotografía determinada. Si las Naciones Unidas es propietaria de las fotografías, tendrá permiso para colocar las fotografías de las Naciones Unidas en el sitio Web a condición de que reconozca que la fuente son los Archivos de las Naciones Unidas. Encontrará más información en el siguiente documento .