III. Servicios de conferencias
Servicios a las reuniones
El Departamento de Asuntos de la Asamblea General y de Servicios de Conferencias se encarga de prestar servicios a las sesiones y reuniones, que comprenden la interpretación, la preparación de actas de las sesiones y la publicación, la traducción, la reproducción y la distribución de documentos.
Las consultas de índole general sobre los servicios a las reuniones deberán dirigirse a la Sección de Planificación y Servicios de Reuniones (oficina S-1537, teléfono interno 36540); las consultas sobre documentos deberán dirigirse a Control de Documentos (oficina S-1552, teléfono interno 36594).
Programa de sesiones y reuniones
La Sección de Planificación y Servicios de Reuniones prepara todos los días un programa de sesiones y reuniones para el día siguiente. El programa, en que se indican las salas y otros datos pertinentes respecto de las sesiones y reuniones, se publica en el Diario. Se pueden hacer consultas en relación con el programa de sesiones y reuniones dirigiéndose a la Dependencia de Servicios de Reuniones (teléfono interno 37348).
Duración de las sesiones
El horario habitual de las sesiones matutinas es de 10.00 a 13.00 horas y el de las vespertinas de 15.00 a 18.00 horas.
Debido a la gran demanda de reuniones y a los limitados servicios e instalaciones disponibles, es indispensable que las sesiones comiencen puntualmente y que, en la mayor medida posible, se observe el horario indicado en el párrafo precedente. Por tanto, se insta a las delegaciones a que asistan a las sesiones a la hora indicada. También es conveniente que, cuando sea posible, las sesiones sobre asuntos conexos se celebren consecutivamente para que se aprovechen al máximo los recursos disponibles.
Se prestarán servicios a las reuniones de los grupos regionales y a otras reuniones oficiosas únicamente cuando queden disponibles los servicios que inicialmente se hubieran asignado a las reuniones programadas.
Distribución de los asientos
Se ha seleccionado por sorteo a la delegación de Malí para que ocupe el primer asiento en el Salón de la Asamblea General durante el quincuagésimo tercer período de sesiones de la Asamblea General. Por consiguiente, la delegación de Malí se sentará en el asiento de extrema izquierda de la primera fila (del lado que ocupa el Secretario General en el podio). Las delegaciones de los demás Estados Miembros ocuparán asientos consecutivamente por el orden alfabético inglés, de conformidad con la práctica establecida. Esta misma asignación de asientos se aplicará a las sesiones de las Comisiones Principales.
Se pueden solicitar ejemplares del plano de planta en que se indica la distribución de los asientos a la Dependencia de Servicios de Reuniones del Departamento de Asuntos de la Asamblea General y de Servicios de Conferencias (oficina S-B1-02, teléfono interno 37348).
Diario
El Diario de las Naciones Unidas se publica todos los días en francés e inglés. Durante la Asamblea General se publica en los seis idiomas oficiales: árabe, chino, español, francés, inglés y ruso. El Diario se divulga en Internet y su contenido es el siguiente:
a) Programa de sesiones y reuniones;
b) Orden del día de cada sesión;
c) Resúmenes de las sesiones;
d) Anuncios.
La Oficina del Diario se encuentra en la oficina S-2940. Se le pueden hacer consultas a partir de las 16.30 horas llamando al teléfono interno 33888.
Interpretación
Las declaraciones que se pronuncian en cualquiera de los seis idiomas oficiales de la Asamblea General son interpretadas a los demás idiomas oficiales. Además, de conformidad con el artículo 53 del reglamento de la Asamblea General, los representantes que así lo deseen podrán hacer uso de la palabra en idiomas no oficiales. En tal caso, la delegación interesada deberá suministrar la interpretación o una traducción escrita de la declaración a uno de los idiomas oficiales. Sobre la base de esa interpretación o traducción escrita, que la Secretaría acepta como texto oficial de la declaración, los intérpretes de las Naciones Unidas procederán a interpretar el discurso a los demás idiomas oficiales. Sin embargo, la delegación interesada deberá poner a disposición del intérprete una persona que sepa el idioma en que se pronunciará la declaración y el idioma oficial a que haya sido traducida, para que le guíe en la lectura del texto traducido de manera que haya simultaneidad entre el orador y el intérprete.
Traducciones escritas de declaraciones pronunciadas en idiomas oficiales
Cuando se suministren textos por escrito en más de un idioma oficial, la delegación deberá indicar claramente cuál es el que ha de considerarse texto oficial. Cuando una delegación proporcione el texto escrito de su declaración, deberá indicar en la primera página del texto si el intérprete deberá leer fielmente ese texto o modificarlo si el orador se aparta de éste.
Si la delegación desea que su traducción se lea como la ha presentado, es poco probable que se refleje en la interpretación cualquier diferencia que introduzca el orador, incluidas las omisiones y adiciones.
Si la delegación considera que hay posibilidades de que el orador se aparte del texto, deberá optar por pedir que se verifique que el texto y la declaración coincidan, y los intérpretes seguirán al orador y no la traducción. La delegación debe tener presente que en ese caso la interpretación que el público ha de oír no coincidirá necesariamente con la traducción que haya proporcionado al público y a la prensa antes de pronunciarse la declaración o durante ésta.
Los representantes que hagan uso de la palabra en las salas de conferencias deberán tener presente que los micrófonos situados ante ellos no funcionan hasta que el Presidente les concede la palabra. Con objeto de asegurar la mejor grabación e interpretación posibles de sus discursos, deberán hablar directamente al micrófono y hacerlo con claridad, sobre todo al dar cifras o al emplear citas o términos muy técnicos, así como al leer discursos preparados (véase también la página 40).
Aunque se suele asignar cada vez más a las delegaciones un tiempo preciso para formular sus declaraciones, se les ruega que en cada ocasión hablen con una rapidez normal*, para que los intérpretes puedan dar una versión completa y exacta de esas declaraciones. Si para cumplir el límite de tiempo asignado los discursos se pronuncian con la mayor rapidez posible, se afecta la calidad de la interpretación.
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* Por ejemplo, en inglés la rapidez normal es de 100 a 120 palabras por minuto.
Actas de las sesiones
Se levantan actas de las sesiones plenarias de los órganos principales, de las sesiones de las Comisiones Principales de la Asamblea General y, en forma limitada y selectiva, de las sesiones de algunos otros órganos. Las actas de las sesiones pueden ser literales (PV) o resumidas (SR). La Secretaría está encargada de preparar las actas, pero las delegaciones pueden introducir correcciones. No obstante, no se aceptarán correcciones que añadan algo a una declaración ya pronunciada o modifiquen su sentido.
En las actas literales se recogen los debates in extenso, para lo cual se utilizan las interpretaciones hechas a idiomas distintos del original.
Se hace saber a los delegados que la parte de una declaración por escrito a la que no den lectura no figurará en el texto del acta correspondiente.
En las actas resumidas se recogen los debates de manera concisa y abreviada. El objeto de dichas actas no es la inclusión de todas y cada una de las intervenciones ni reproducir textualmente el discurso.
La distribución de actas (literales o resumidas) para los órganos de las Naciones Unidas se rige por diversas decisiones de la Asamblea General y de otros órganos principales.
Además, las sesiones se graban en cintas magnetofónicas que pueden utilizarse para consulta (véase la página 43).
Correcciones a las actas de las sesiones
Las correcciones a las actas de las sesiones deberán llevar la firma de un miembro de la delegación interesada y enviarse, o entregarse, en el caso de las actas literales al Jefe del Servicio de Actas Literales, oficina C-178; y en el caso de las actas resumidas, a la Jefa de la Sección de Edición de Documentos Oficiales, oficina DC2-0794, Two United Nations Plaza.
Las correcciones han de consignarse en un memorando o introducirse en un ejemplar del acta. Si no se envía un memorando, en la primera página del acta corregida deberán figurar la firma y el título de un funcionario autorizado de la delegación correspondiente.
Si las correcciones son manuscritas, se ruega a las delegaciones que procuren escribir claramente y que den indicaciones precisas respecto del lugar donde deben insertarse.
A. Actas literales
Las correcciones a las actas literales (PV) deben referirse exclusivamente a errores u omisiones en la declaración tal como fue pronunciada, es decir, en el idioma original. Cuando se presenta una solicitud de corrección, ésta se coteja con la grabación del discurso correspondiente.
B. Actas resumidas
Las correcciones a las actas resumidas (SR) no deben referirse a cuestiones de estilo, ni tampoco incluir adiciones extensas que perturben el equilibrio general del acta resumida.
No debe presentarse como corrección el texto de una intervención.
Publicación de correcciones>
Las actas de los órganos de las Naciones Unidas sólo se vuelven a publicar con las correcciones introducidas en determinados casos, entre ellas, las actas de las sesiones del Consejo de Seguridad y de las sesiones plenarias del Consejo Económico y Social. Las actas de los demás órganos, incluidas la Asamblea General y sus Comisiones Principales, se publican sólo una vez, y las correcciones aprobadas se recopilan en un documento único que se publica periódicamente. Sólo en caso de errores u omisiones graves que afecten verdaderamente el curso de las deliberaciones se publicará de inmediato una corrección. En el caso de las actas literales, se recurrirá a esa medida excepcional sólo cuando el error o la omisión ocurran en la versión de esa declaración en el idioma original. De ser necesario, las versiones en los demás idiomas se modificarán de conformidad con el texto corregido en el idioma original.
Preparación de textos de los discursos
A fin de ayudar a la Secretaría a prestar el mejor servicio posible, deberá entregarse al oficial de conferencias un mínimo de 30 ejemplares de los discursos que se pronunciarán en sesiones plenarias y sesiones de las Comisiones Principales. Se insta a las delegaciones a que, cuando menos, proporcionen seis ejemplares para los intérpretes y los redactores de actas antes de que el orador tome la palabra. Si las delegaciones desean que el texto de sus discursos se distribuya a las delegaciones, los organismos especializados, los observadores, los intérpretes, los redactores de actas y los oficiales de prensa, deberán entregar 300 ejemplares.
Cuando se desee distribuirlos en el Salón de la Asamblea General, los textos deberán entregarse en el mostrador de documentos situado en el extremo izquierdo del Salón.
Distribución de comunicaciones y materiales
La delegación que desee distribuir comunicaciones y materiales en el Salón de la Asamblea General deberá obtener previamente la autorización de la División de Asuntos de la Asamblea General y el Consejo Económico y Social (teléfono interno 32332, oficina S-2925, o teléfono interno 37787). La delegación interesada se encargará de distribuir la comunicación antes de que comience la sesión.
Servicios relacionados con documentos
Traducción y reproducción de documentos
Toda delegación que desee someter un documento al examen de un órgano de las Naciones Unidas deberá presentarlo al Secretario General o al secretario del órgano competente. Los funcionarios de Control de Documentos no están autorizados para aceptar directamente de las delegaciones documentos que se entreguen para ser traducidos o reproducidos.
Los documentos se clasifican con arreglo a las siguientes categorías:
a) La serie "General";
b) La serie "Limitada", en la que el número de serie va precedido de la letra "L". Comprende los documentos de carácter transitorio, como los proyectos de resolución y las enmiendas a éstos. Cuando dichos documentos se presentan en el curso de una sesión y se necesitan con urgencia, se traducen y reproducen inmediatamente con arreglo a disposiciones especiales; estas versiones preliminares, que llevan la indicación "Provisional", se distribuyen únicamente a los participantes. Posteriormente se publican textos editados y traducciones revisadas;
c) La serie "Reservada", en cuya signatura figura la letra "R". A esta serie pertenecen los documentos que, en razón de su contenido, no han de hacerse públicos al imprimirse;
d) Los documentos de sesión (Conference Room Papers) o documentos de trabajo (Working Papers), que llevan las letras "CRP" y "WP", respectivamente, antes del número de serie. Estos documentos, en uno o más idiomas, no son oficiales, se utilizan en el curso de una o varias sesiones y se distribuyen únicamente a los participantes y a otros interesados que asisten a las sesiones en que se examinan.
Distribución de documentos
Diariamente se publica y se divulga por Internet una lista de los documentos distribuidos en la Sede. La documentación distribuida directamente a las delegaciones de conformidad con las necesidades expresas se podrá recoger en la zona de distribución para delegaciones situada cerca de la entrada de servicio de los jardines del norte, los días de semana de 7.30 a 9.30 horas.
El Puesto para las Delegaciones, situado en la primera planta subterránea del edificio de la Secretaría (oficina S-B1-060, teléfono interno 37373), está abierto y atiende pedidos de reposición de ejemplares los días de semana en el horario de trabajo.
En el mostrador de distribución de documentos de las salas de conferencias se puede obtener un número limitado de ejemplares de los documentos que contengan proyectos de propuesta respecto de los cuales deban adoptarse medidas en las sesiones en curso.
Para solicitudes especiales de distribución de documentos, comuníquese por escrito o por teléfono con el Jefe de la Sección de Distribución (oficina NL-314, teléfono interno 37345 ó 38062).
Para las solicitudes de distribución automática de documentos, llame al teléfono interno 37344; para solicitar reposición de ejemplares, diríjase personalmente a la oficina S-B1-60 o llame al teléfono interno 37373.>
Durante las sesiones, sólo se podrán distribuir documentos de las Naciones Unidas.
El Sistema de Discos Ópticos de las Naciones Unidas contiene versiones electrónicas, en los seis idiomas oficiales, de todos los documentos publicados en Nueva York, en Ginebra y en Viena. Todas las misiones permanentes ante las Naciones Unidas y otras oficinas del gobierno pueden utilizar el sistema gratuitamente. Los documentos contenidos en el Sistema de Discos Ópticos están indizados con arreglo a la estructura del Sistema de Información Bibliográfica de las Naciones Unidas (UNBIS) y se pueden recuperar y descargar para su lectura o impresión.
Puede solicitarse información sobre el Sistema de Discos Ópticos por los teléfonos internos 36586, 36587 ó 33861.
Grabaciones
La Dependencia de Servicios Técnicos de Radio y Salas de Conferencias posee una colección completa de grabaciones de todas las sesiones plenarias y de las sesiones de las Comisiones Principales y los comités.
Las copias de las grabaciones están a la venta. Los pedidos se reciben en la Subdependencia de Archivo de Grabaciones de Sonido (oficina GA-013C, teléfono interno 37658 ó 30673).
Archivos y gestión de documentos
La Sección de Archivos y Gestión de Documentos, que responde al Jefe del Servicio de Actividades Comerciales, elabora políticas y directrices relativas al mantenimiento y la retención de documentos de la Secretaría, incluso por medios electrónicos; se ocupa de mejorar el mantenimiento de los registros de documentos de las Naciones Unidas utilizando eficazmente la tecnología de la información; promueve y apoya la utilización de los Archivos de las Naciones Unidas con fines de investigaciones, mediante acceso autorizado y en condiciones de seguridad; y participan en la planificación de la información estratégica en toda la Organización. La Sección consta de dos dependencias:
1. El Centro de Archivos y Registros (oficina PK-1200, teléfono interno 38681 y 38682) está ubicado en 345 Park Avenue South, entre las calles 25 y 26, donde se prestan servicios de almacenamiento y recuperación de datos en relación con los archivos y los registros de las Naciones Unidas y la documentación del UNICEF y el FNUAP. El Centro de Archivos y Registros prepara calendarios de retención y transfiere documentos de las oficinas de la Secretaría; conserva documentos en el Centro y en almacenes comerciales y concierta arreglos para disponer de esos documentos; organiza los documentos de los archivos con el propósito de que se puedan recuperar y tengan eficacia; promueve y apoya la utilización de los documentos con fines de investigaciones, tanto por usuarios internos como externos; y se ocupa de la gestión del acceso a los archivos controlados por razones de seguridad y de los exámenes de desclasificación de esos archivos.
2. La Dependencia de Sistemas de Información sobre Registros (oficina DC1-1170, teléfono interno 34226), presta apoyo a la infraestructura técnica de la Sección; aplica programas informáticos de mantenimiento de registros en las oficinas de la Secretaría de las Naciones Unidas; realiza investigaciones acerca de programas informáticos de carácter técnico que sean pertinentes para los archivos y la gestión de documentos y elabora programas de esa índole, con inclusión de procedimientos de digitalización y de registro de imágenes; y elabora políticas y directrices relativas a la conservación de documentos y al acceso a documentos por medios electrónicos.