III. Улучшение обслуживания государств-членов

84. С тем чтобы Организация Объединенных Наций могла заняться решением какого-либо вопроса существа, государствам-членам необходима инфраструктура из вспомогательных органов, работа которых чрезвычайно важна, но не всегда оценивается по достоинству. Государствам-членам необходимы справочные материалы и документы, для проведения заседаний им необходимы помещения и устный перевод, а для дискуссий и принятия решений — доклады и отчеты. От того, как Организация Объединенных Наций справляется с этой задачей, безусловно, зависит эффективность деятельности всей Организации.

85. В настоящем разделе я рассматриваю меры по согласованию содержания и повышению отдачи от докладов Организации Объединенных Наций, а также меры по сокращению их числа. Я также предлагаю меры, которые помогут выработать более комплексный подход к планированию и проведению заседаний.

A. Упорядочение подготовки докладов

86. Актуальность того, что делает Организация Объединенных Наций, и отдача от этой деятельности прямо зависят от качества ее докладов. В этих докладах содержатся запрошенные данные и результаты анализа, которые необходимы основным органам Организации Объединенных Наций для принятия информированных решений по основным вопросам политики и для распределения ресурсов в рамках всей Организации. Доклады Организации Объединенных Наций также являются документальным отчетом о проводимых в ней дискуссиях и о принимаемых решениях по огромному кругу вопросов.

87. Ценность докладов зависит от тщательности лежащих в их основе исследований, четкости изложения, своевременности подготовки и распространения. В настоящее время число докладов чрезмерно, они зачастую дублируют друг друга и фрагментарны по своему воздействию. Генеральной Ассамблее на ее пятьдесят шестой сессии было представлено свыше 500 докладов, и еще 100 докладов были представлены Экономическому и Социальному Совету на его соответствующей сессии. Кроме того, запросы главных органов Организации о представлении докладов зачастую дублируют запросы вспомогательных органов и функциональных комиссий.

88. Государствам-членам, особенно малым государствам, трудно справиться с этой горой бумаг, которые необходимо прочесть и затем принять соответствующие решения. Секретариат же с трудом удовлетворяет растущее число просьб о представлении докладов от различных межправительственных органов. Сам объем этого спроса лишает его возможности провести целенаправленный и продуктивный анализ.

89. От содержания и своевременности представления докладов зависит качество принимаемых в рамках всей системы решений. Важнейшим фактором решения задачи активизации деятельности Генеральной Ассамблеи будет более оперативная подготовка меньшего числа более качественных докладов. Упорядочение подготовки докладов также поможет решить задачу согласования политики и обеспечения комплексного подхода к связанным между собой вопросам политики в межправительственных органах.

90. Необходимость в новом подходе признается самими государствами-членами. Экономический и Социальный Совет на своей последней сессии призвал своих членов, свои вспомогательные органы и Секретариат приложить усилия, с тем чтобы повысить общую согласованность испрашиваемых Советом и представляемых ему докладов и рационализировать документацию. Он также предложил Секретариату представлять сводные доклады об исполнении смежных мандатов.

91. Излагаемые ниже предложения основываются на двух основополагающих принципах: комплексном подходе к взаимосвязанным вопросам и сокращении числа, объема и частотности представляемых докладов.

92. Проведенный предварительный обзор показал, что значительная часть докладов готовится по смежным темам. Например, ежегодно готовится более 15 докладов по отношениям Организации Объединенных Наций с другими организациями и столь же большое число докладов по отдельным операциям по оказанию чрезвычайной помощи, некоторые из которых проводятся уже несколько лет. В будущем мы будем готовить единый сводный доклад по каждому из этих вопросов. Я также буду продолжать изыскивать новые возможности для объединения и перегруппировки периодически представляемых докладов.

93. Ситуация является особенно сложной в экономической и социальной сфере. Доклады готовятся в ряде департаментов и подразделений по многочисленным просьбам Экономического и Социального Совета, Второго и Третьего комитетов Генеральной Ассамблеи и функциональных комиссий Совета.

94. Схема консолидации и рационализации подготовки докладов могла бы предусматривать следующее:

a) результаты всестороннего обзора всех стоящих перед Организацией Объединенных Наций вопросов будут излагаться в двух предусмотренных годовых докладах — докладе Генерального секретаря о работе Организации и докладе Генерального секретаря об осуществлении Декларации тысячелетия Организации Объединенных Наций. В первом из этих докладов дается ретроспективный отчет о работе Организации, а второй доклад отслеживает глобальный прогресс и является более аналитическим и перспективным;

b) затем можно было бы готовить несколько сквозных докладов, которые охватывали бы главные глобальные вопросы, например глобализация и нищета, которые относятся к тематике как Второго, так и Третьего комитетов;

c) исходя из этих более широких докладов будет готовиться ограниченное число тематических докладов отдельно для Второго и Третьего комитетов по сохраняющимся в их повестке дня вопросам, а также в ответ на конкретные просьбы о докладах, которые целесообразнее представлять в качестве составной части этих тематических докладов.

95. Эти основные доклады могли бы также использоваться в качестве справочных документов вспомогательными органами.

96. Дискреционно подходя к вашим будущим просьбам о представлении докладов, я буду руководствоваться двумя соображениями: повысить согласованность результатов анализа, представляемых на рассмотрение Ассамблеи; и содействовать комплексному подходу Ассамблеи к смежным вопросам, что поможет ей добиться максимальной политической актуальности и отдачи от принимаемых по итогам дискуссий решений.

97. Не все доклады одинаково ценны или важны, и подготовка документа не обязательно является более эффективным средством обмена информацией по тому или иному вопросу. Я полагаю, что:

a) в случае просьб, связанных с уточнением фактической стороны дела или периодическим представлением последней информации о повторяющейся деятельности, соответствующему комитету или органу может быть представлен устный доклад. Эта информация будет отражена в кратком отчете о заседании и будет доступна для распространения на следующий день;

b) доклады, имеющие политическое содержание, будут по-прежнему представляться в качестве докладов Генерального секретаря. Доклады, содержащие информацию, которая может носить рутинный характер, такие, как информационные записки и документы по повестке дня, могут представляться в качестве докладов Секретариата.

98. Наши доклады могли бы быть также улучшены благодаря:

a) строгому соблюдению предельного объема. Мы уже добились прогресса в соблюдении этих правил;

b) использованию простого и ясного языка;

c) большему акценту на необходимые и рекомендуемые меры;

d) изложению сути доклада в кратком резюме.

99. И наконец, существуют нерешенные вопросы, связанные с частотностью представления докладов, а также с тем, что просьбы о периодическом представлении докладов продолжают действовать длительное время после того, как они устаревают. Я настоятельно призываю государства-члены рассмотреть вопрос о частотности различных просьб о представлении докладов и о возможности создания механизма для проведения систематического анализа того, какие периодические доклады действительно по-прежнему необходимы.

Мера 11. Подготовка докладов будет улучшена благодаря:

а) объединению докладов по смежным темам;

b) подготовке более целенаправленных докладов с четко определенными предложениями по мерам;
с) соблюдению установленного предельного объема.

Мера 12. Я рекомендую Генеральной Ассамблее создать механизм для проведения обзора сохраняющейся потребности в периодически представляемых докладах и частотности их представления.

B. Управление проведением конференций и совещаний

100. Организация Объединенных Наций проводит конференции и совещания и на ежедневной основе готовит самые разнообразные доклады и документы. Речь идет не о второстепенной деятельности Организации, а о центральном и основополагающем компоненте того, как самое универсальное многостороннее учреждение мира осуществляет свою работу.

101. Генеральная Ассамблея просила провести всеобъемлющий обзор методов работы, функций и производительности Департамента по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному обслуживанию, подробная информация о результатах которого содержится в отдельном докладе Генерального секретаря (A/57/289). На основе результатов этого тщательного обзора я имею в виду внести ряд основополагающих улучшений в то, как Департамент обслуживает государства-члены.

Комплексный подход к планированию заседаний и документации и к управлению ими

102. Департамент должен играть более активную роль в повышении эффективности всего процесса деятельности межгосударственных органов. Это потребует корректировки используемых им методов с упором на перспективное планирование и комплексный подход к управлению проведением заседаний и подготовкой документации; новой организационной структуры для повышения эффективности и отдачи от вложенных средств; и стратегического использования информационных технологий для подготовки, перевода и распространения документов, а также для планирования заседаний и управления их проведением. Для отражения этих и других изменений Департамент будет теперь называться Департаментом по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению. Будут внесены, среди прочего, следующие изменения.

103. Перспективное планирование. Департамент в консультации с соответствующими межправительственными органами и другими департаментами Секретариата значительно улучшит планирование как проведения заседаний, так и подготовки документации. Департамент выработает подробные процедуры планирования как заседаний, так и документации заблаговременно до открытия сессии Генеральной Ассамблеи и в консультации с Председателем Генеральной Ассамблеи и бюро различных комитетов и конференций.

104. Координация. Секретари шести главных комитетов Генеральной Ассамблеи в течение всего года будут проводить регулярные совещания в качестве координационного механизма для планирования и составления расписания заседаний. Они будут тесно сотрудничать с Департаментом для обеспечения того, чтобы все необходимые документы готовились своевременно.

105. Максимальное задействование глобальных ресурсов. Департаменту будет поручено использовать свои имеющиеся во всем мире кадры и ресурсы, с тем чтобы в реальном масштабе времени наилучшим образом удовлетворять нужды и потребности Организации, добиваясь тем самым сокращения расходов. Департамент также возьмет на себя ответственность за внедрение механизмов распределения рабочей нагрузки и согласование всей своей соответствующей политики, процессов и баз данных.

106. Управление проведением заседаний. Департамент будет работать с комитетами Генеральной Ассамблеи для обеспечения того, чтобы повестка дня заседаний не была перегружена и чтобы все официальные дискуссии начинались и заканчивались вовремя.

107. Электронная обработка документации. С тем чтобы эффективнее управлять потоком документации и обеспечивать ее наличие на самой широкой по возможности основе, Департамент будет стремиться внедрить всеобъемлющую систему цифровой обработки документации. Он приступит к выпуску непрерывно обновляемого Журнала, размещаемого на веб-сайте и имеющего активные гиперссылки на все упоминаемые документы. Также будет включена база данных по всем заседаниям.

108. Управление подготовкой документации. Новая система выделения временных интервалов для обработки докладов обеспечит их наличие на всех требуемых языках заблаговременно до намеченных сроков их рассмотрения в органе, для которого они подготовлены. Внедрение в конечном счете технологии типографского издания по требованию позволит распространять документы в формате, запрошенном государствами-членами, и сократить тиражи, расходы на пересылку и потребление бумаги.

Мера 13. Департамент по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению реализует изменения, которые позволят обеспечить более комплексный подход к планированию проведения заседаний и подготовки документации и управлению ими.