Памятка для персонала относительно правил и обязанностей по управлению и распоряжению документами Секретариата и документацией (ST/SGB/2007/5)
Обязанности по разработке инструкций, установке стандартов, предоставлению консультаций и общему руководству документацией и архивами Организации Объединенных Наций, включая подразделения Секретариата, расположенные вне Штаб-квартиры, миротворческих операций и организаций-филиалов Организации Объединенных Наций, осуществляются централизованно Секцией ведения архивов и документации (АРМС) при Управлении централизованного вспомогательного обслуживания.
Весь персонал обязан соблюдать правила, связанные с юридическим статусом и неприкосновенностью документации Секретариата, которые в частности предусматривают следующее:
- Вся документация, вне зависимости от ее физической формы, созданная или полученная членом Секретариата в связи или в результате его официальной работы в Организации Объединенных Наций, является собственностью Организации Объединенных Наций;
- Покидающие Организацию сотрудники не имеют права забирать с собой какую-либо документацию из помещений Организации Объединенных Наций; документация подлежит сохранению в их рабочем подразделении для последующего использования в рабочих целях, за исключением случаев, когда уничтожение допускается в соответствии с утвержденным графиком сохранения документации;
- Сотрудникам запрещается вносить изменения, уничтожать, нарушать местоположение или приводить в негодность любые официальные документы, записи или архивы, предназначенные для хранения в качестве документации Организации.
Кроме того, руководство отвечает за следующее:
- Разработку методик и средств управления документацией, подготовку и применение ресурсов по управлению документацией в поддержку своих основных полномочий, целей и программы работ;
- Разработку и внедрение инструкций хранения своей деловой документации с использованием комплексного графика хранения, утвержденного АРМС;
- Передачу под ответственность АРМС на ответственное хранение той документации, которая более не требуется для текущей деятельности (как правило, по истечении трех лет), но которая должна храниться в административных, юридических или исторических целях;
- Обеспечение соответствующих условий для управления и сохранения документации, которую допускается сохранять по истечении нормального периода, необходимого для ведения официальной деятельности; и,
- В случае закрытия офиса, обеспечение передачи документации в АРМС после взаимных консультацией между офисом и АРМС.