Секция ведения архивов и документации (АРМС) может оказать помощь офисам ООН и направить их работу по организации перемещения документации для хранения на внешнем объекте. В сотрудничестве с офисами-составителями документации АРМС оценивает не охватываемую графиком документацию для принятия решений о ее утилизации/уничтожении, долговременном хранении или постоянном хранении в качестве архива.
Детальный перечень услуг можно найти здесь:
Перемещение документации
АРМС оказывает помощь в перемещении неактивной документации, как правило — папок возрастом более трех лет, во вспомогательное хранилище АРМС в Квинсе. После перемещения документации уполномоченный персонал Секретариата может получать к ним доступ по потребности через систему внутренних запросов на обслуживание.
АРМС осуществляет описание и каталогизацию перемещенной документации, если она имеет архивную ценность. Эта информация затем используется в помощь исследователям.
Процесс перемещения документации включает следующие этапы:
Этап 1 : Получение ящиков
Этап 2 : Получение форм для передачи
Этап 3 : Подготовка документации к передаче
Этап 4 : Сортировка документации по сериям
Этап 5 : Упаковка ящиков
Этап 6 : Маркировка ящиков
Этап 7 : Заполнение Формы RMS 36A. Передача документации — перечень папок*
Этап 8 : Заполнение Формы RMS 34. Запрос на передачу документации*
Этап 9 : Передача заполненных форм в АРМС и получение разрешения на передачу
Этап 10 : Перевозка ящиков в АРМС
Подробная информация о передаче документации в АРМС и об используемых формах передачи изложена здесь: Порядок передачи документации.* Кроме того, подробные указания также имеются в документе Комплект средств для ведения документации операций по поддержанию мира.
Утилизация/уничтожение документации
АРМС предоставляет услуги для офисов Организации Объединенных Наций по безопасному и подотчетному уничтожению документации. Документация, находящаяся в распоряжении офиса-составителя и/или в распоряжении АРМС, в большинстве случаев подлежит уничтожению. Некоторые виды документации уничтожаются после 2- 5 лет, в то время как другие хранятся в течение намного большего периода времени. Небольшой объем документации хранится постоянно ввиду исторической или информационной ценности.
Периоды хранения документации устанавливаются либо графиками хранения документации, либо по соглашению между АРМС и офисом-составителем. Такие договоренности обычно заключаются при передаче документации в АРМС. Офисы могут также потребовать внесения изменений в договоренности при помощи запроса на Разрешение на утилизацию документации — Форма RMS.49 (3-99).*
Более подробная информация содержится в руководстве АРМС Принципы уничтожения документации.* В руководстве имеется полезный контрольный перечень, обеспечивающий уничтожение бумажной документации упорядоченным образом.
При обращении в АРМС по телефону (212) 963-8688 или 963-8689, или по электронной почте вы можете получить консультации относительно уничтожения документации.
* на англ. яз.