Секция ведения архивов и документации (АРМС) обеспечивает надежное хранение неактивной документации, т.е. документации, которая более не используется офисами ООН в повседневной деятельности, но которая по-прежнему подлежит хранению.
Офисы могут выполнить поиск документации, переданной в АРМС, воспользовавшись для этого службами поиска документации АРМС. Они могут также разрешить внештатными сотрудниками (например, консультантам) изучать документацию, в отношении которой они являются офисом-составителем.
В целях поиска процесс управления архивной документацией отличается от управления неактивной документацией. Это — документация, которая более не требуется офису-составителю и которая была направлена на хранение в архиве из-за ее ценности для Организации Объединенных Наций в частности и для всего мира в целом. Для получения справок по архивам вы можете выполнить поиск в Базе данных архивов* или направить свой запрос по электронной почте на адрес arms@un.org.
Ниже приводятся предлагаемые услуги:
Хранение документации
Секция ведения архивов и документации располагает двумя хранилищами; исследовательским центром в штаб-квартире для архивирования документации и хранилищем или центром документации в районе Квинс, Нью-Йорк.
Центр документации АРМСЦентр документации АРМС представляет собой дополнительное хранилище для офисов Организации Объединенных Наций, расположенных в Нью-Йорке, а также для офисов, расположенных вне штаб-квартиры и для миссий по поддержанию мира. Центр документации — надежное, современное и централизованное хранилище документации, обеспечивающее экономичное выполнение специальных требований к документации, ее поиску и утилизации.
Центр документации построен в основном из бетона и стали. Вся документация хранится на металлических стеллажах. Он оборудован всеми необходимыми средствами электронного наблюдения, спринклерной системой пожаротушения и проводной линией связи с местной пожарной охраной. Центр документации оборудован средствами поддержания необходимого микроклимата.
С АРМС можно связаться, используя контактную информацию.
Поиск документации
Секция ведения архивов и документации (АРМС) предоставляет в ваше распоряжение службу поиска файлов и/или предоставляет документацию для работы с ней на своих площадях.
Уполномоченный персонал Организации Объединенных Наций имеет право доступа к неактивной документации, находящейся в его ведении. Допускается доступ к документации до 20 лет, а также к документации, отнесенной к полуактивной категории на постоянной основе. Для получения документации из АРМС пожалуйста направьте заполненный Запрос на документацию — Форма RMS.51(8-00)* в Центр архивов и документации.
Офисы Организации Объединенных Наций могут также разрешить внештатным сотрудникам (например, консультантам) доступ к документации, в отношении которой они являются офисом-составителем. Для оформления такого разрешения направьте заполненную форму Делегирование полномочий — Форма P86 (8-00)* в Центр архивов и документации.
Обязательства по обслуживанию
АРМС обычно требуется до 2 дней для поиска документации и доставки небольшого числа папок при помощи внутренней почтовой службы (или, в случае оцифрованной документации, по электронной почте). Запросы на большие объемы документации занимают больше времени и требуют консультации на месте в хранилище в Квинсе. В любом случае при необходимости персонал оперативно свяжется с вами для более подробного согласования порядка действий. Обращайтесь к персоналу АРМС при возникновении любых проблем.
Пожалуйста, имейте в виду, что офисы Организации Объединенных Наций обязаны возвращать папки в течение 30 дней с даты их получения.
* на англ. яз.