Электронная почта стала важным средством ведения деятельности в Организации Объединенных Наций и многие из создаваемых и получаемых вами электронных сообщений представляют собой документацию, поскольку они содержат свидетельства и информацию о деятельности ООН. Поэтому, наряду с другими типами информации, вы должны осуществлять управление сообщениями электронной почты, подпадающими под определение документации, с учетом деятельности Организации и соблюдения требований к управлению документацией.
Вы должны сохранять, организовывать и осуществлять управление сообщениями электронной почты, являющимися документацией, так, чтобы вы могли с легкостью получать доступ, извлекать и хранить их в течение всего срока, пока они вам требуются.
АРМС подготовила Указания по обращению с сообщениями электронной почты (email) как с документацией.* Ниже перечислены ключевые моменты, которые необходимо знать и внедрять при обращении с сообщениями электронной почты, как с документацией.- Идентификация сообщений электронной почты как документации
- Официальная и неофициальная документация*
- Создание сообщений электронной почты и адресация
- Обязанности по хранению сообщений электронной почты как документации
- Сбор и хранение сообщений электронной почты в системе хранения документации
- Сообщения электронной почты увольняющихся сотрудников
- Электронные сообщения, не относящиеся к документации
Идентификация сообщений электронной почты как документации
Определение:
Все сообщения электронной почты считаются документацией, если они создавались, передавались или принимались в рамках системы электронной почты с целью управления, оказания поддержки или документирования осуществления программ, выполнения операций, принятия решений или предоставления отчетов о деятельности.
Примеры сообщений электронной почты как документации:
- сообщения, отражающие позицию или описывающие деятельность Организации
- сообщения, инициирующие, разрешающие или завершающие деловые операции
- сообщения, полученные из внешних источников, и которые являются частью официальной документации
- копии, содержащие больший или меньший объем информации по сравнению с исходной документацией
- повестка дня и протоколы совещаний
- информационные записки, окончательные отчеты и рекомендации
Промежуточные сообщения электронной почты, являющиеся документацией
Это документация, необходимая только в течение ограниченного времени для выполнения повседневной работы или для подготовки последующей документации. Сюда могут относиться:
- сообщения, являющиеся дубликатами информации, используемые только для удобства обращения
- неформальные сообщения или черновики, не требуемые в качестве свидетельств разработки документа
- прочие уведомления о встречах работников, праздниках и т.п.
- сообщения, полученные в рамках рассылки по перечням или полученные от серверов массовой рассылки
- сообщения электронной почты, полученные в ходе личного использования официальной системы передачи электронных сообщений
Черновые документы
Черновые документы, созданные в системе электронной почты, являющиеся свидетельствами работы над документом в процессе его утверждения, считаются официальной документацией и на них распространяются требования о хранении и управлении документацией. Некоторые черновые документы не являются документацией. См. Электронные сообщения, не относящиеся к документации.
Создание сообщений электронной почты и адресация
Надлежащая работа по управлению сообщениями электронной почты начинается с их создания и адресации. Рекомендуется соблюдение следующих требований:
- В качестве основных получателей следует указывать только тех лиц, которые должны осуществлять действия или принимать решения с учетом содержания сообщения.
- Пользуйтесь функцией "Reply to All" (ответить всем) только при необходимости
- Используйте направление копии (cc) только в справочных целях
- В сообщении рассматривайте только одну тему
- Информацию предпочтительнее включать в текст сообщения, а не в приложение
- В названии сообщения должны использоваться четкие и однозначные формулировки
- Использование префиксов в названиях сообщений для их разделения по категориям поможет пользователям при принятии решений об удалении, немедленном открытии или направлении сообщения в архив для последующего открытия. См. приведенные ниже примеры:
- SOCIAL (МЕРОПРИЯТИЕ): посещение ресторана в следующую среду
- FOR INFO (К СВЕДЕНИЮ): последние новости о забастовке железнодорожников
- FOR ALL MANAGERS (ВСЕМ РУКОВОДИТЕЛЯМ): новые курсы по средствам оценки
- URGENT! (СРОЧНО!): Инструктаж по пожарной безопасности в 12.00
* на англ. яз.