Секцией ведения архивов и документации (АРМС) был подготовлен глоссарий терминов по хранению документации. Глоссарий содержит как общие определения, взятые из международных источников, так и определения, используемые в Организации Объединенных Наций.
Поиск по алфавитному перечню
| А | |
| Адекватность | Документация должна быть адекватной для подтверждения деятельности, к которой она относится |
| Административная документация | Административная документация является обычной для большинства организаций. Примеры включают текущую корреспонденцию и обмен сообщениями между офисами; документацию о кадрах, оборудовании, материалах и сооружениях; справочные материалы, текущие отчеты о деятельности, рабочие задания, дневники деловых встреч и записи телефонных переговоров. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Активная документация | Часто используемая документация, независимо от даты ее создания, требуемая для текущей деятельности, связанной с управлением или функционированием организации. Такая документация обычно хранится в офисах в пределах досягаемости. |
| Анализ и оценка риска | Оценка потенциальных угроз и вероятности их осуществления, а также их влияния на документацию и архивы. |
| Архивы | Материалы, в отношении которых была установлена их архивная ценность, а также помещение, в котором хранятся учетные единицы архивной ценности. |
| Аутентичность | Аутентичной считается документация, созданная лицом, указанным в качестве ее создателя.
[Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
 | |
| Б | |
| Бизнес-анализ | Анализ операций и процедур департамента или функционального подразделения |
| В | |
| Ведение документации | Систематическое создание, использование, сопровождение и распоряжение документацией в целях удовлетворения административных, программных, юридических и финансовых потребностей и обязанностей. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Восстановление в результате бедствия | Деятельность по восстановлению документации и сопутствующие операции в результате бедствия |
| «Вынесение приговоров» | Действие по определению графика хранения документации |
| Г | |
| Гигротермограф | Устройство, регистрирующее влажность и температуру окружающего воздуха [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| График хранения | Всеобъемлющая инструкция, регламентирующая порядок распоряжения документацией и обеспечивающая ее хранение в течение необходимого периода с учетом ее административного, налогового, юридического и исторического значения. |
| Д | |
| Данные | Фактическая и цифровая информация |
| Действие | Каждая функция организации может быть разбита на некоторое число «действий», этот термин используется в смысле класса действий, предпринимаемых для выполнения конкретной функции. Действия, в свою очередь, могут быть разбиты на определенное число операций. |
| Документ | Зарегистрированная информация или объект, которые могут рассматриваться как единица хранения. Международный стандарт ISO/TR15489-1, пункт 3.10 |
| Документация — ведение |
см. Ведение документации |
| Документация — управление |
см. Управление документацией |
| Документы ООН | Официальные документы, публикуемые Организацией Объединенных Наций (см. Официальные документы) |
| Дополнительное хранилище | Недорогое хранилище складского типа, применяемое для полуактивной и неактивной документации — см. местный архив |
| Доступ | Право, возможность, средства поиска, использования и извлечения информации. Международный стандарт ISO/TR15489-1, пункт 3.1 |
| Ж | |
| Жизненно важная | Документация, необходимая для текущей работы |
| Жизненный цикл документации | Эволюция документации от создания до уничтожения или передачи в архивы |
| И | |
| Изначально цифровая | Информация, созданная в электронном формате |
| Интеллектуальное управление | Разработка средств, таких как каталоги и средств поиска, для упрощения доступа к информационному содержанию записей и архивов |
| Информационная безопасность | Инструкции, процедуры и методы, необходимые для поддержания и обеспечения гарантий конфиденциальности, целостности и доступности информации |
| Информационная ценность | Ценность документации с учетом ее содержания |
| Информация | Данные в контексте без учета вида носителя |
| |
| К | |
| Классификация | Процесс идентификации категории или категорий деятельности и создаваемых в ходе нее материалов, и группировка их, если это применимо, по папкам для упрощения описания, управления, создания ссылок и определения порядка распоряжения ими и статуса доступа к ним.
Международный стандарт ISO/TR15489-2, пункт 4.3.4 |
| Консервация | Ремонт или стабилизация материалов с помощью химической или физической обработки для обеспечения их сохранности в исходной форме в течение максимально продолжительного периода. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Контекст | Организационные, функциональные или рабочие обстоятельства, связанные с созданием, получением, хранением или использованием материалов, и их отношение к другим материалам. Вместе с содержанием и структурой, контекст является одним из трех фундаментальных аспектов документации. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Копия | Дубликат, выполненный с оригинала |
| Л | |
| Ликвидация | Передача документации, особенно — неоператиной документации, на заключительный этап — либо на уничтожение, либо для размещения в архивах. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| М | |
| Мгновенная передача сообщений | Обмен сообщениями в реальном масштабе времени между сторонами по компьютерной сети |
| Местный архив | Недорогое хранилище складского типа, применяемое для полуактивной и неактивной документации — см. дополнительное хранилище |
| Метаданные | Данные, описывающие контекст, содержание и структуру документации, а также процесс управления ею. Международный стандарт ISO/TR15489-1, пункт 3.12 |
| Н | |
| Надежный | Обладающий надежностью и заслуживающий доверия в качестве доказательства Справочник для работников электронных архивов. 2005 |
| Неактивная документация | Документация, не используемая на ежедневной основе, но которая может понадобиться по административным, юридическим или историческим причинам |
| Непрерывность коммерческой деятельности | Процедуры, обеспечивающие способность организации к продолжению работы при нарушении нормальных рабочих условий |
| Носитель | Физический материал, емкость и / или носитель, на который записывается информация (т.е. бумага, пленка, магнитная лента). Общий международный стандарт архивного описания ISAD(G), Раздел 0.1 |
| |
| О | |
| Обследование документации | Процесс сбора базовой информации о документации организации, включая количество, форму, местоположение, физическое состояние, хранилище, скорость накопления и сопутствующие деловые процессы. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Операция | Минимальная составляющая деятельности |
| Описание | Процесс сбора, анализа, организации и регистрации информации, который служит для идентификации, управления, поиска и описания архивных материалов и контекста записей. Общий международный стандарт архивного описания ISAD(G), Раздел 0.1 |
| Основная документация | Документация, имеющая отношение к основной деятельности организации, т.е. к той деятельности, которая является характерной для организации |
| Ответственное хранение | Процесс определения ценности записи с целью определения периодов хранения |
| Официальные документы | Официальные документы, публикуемые Организацией Объединенных Наций (см. Документы ООН) |
| Оригинал документа | Оригинал или официальная копия документа ООН |
| Отслеживание | Создание, сбор и обработка информации о перемещении и использовании документации. Международный стандарт ISO/TR15489-1, пункт 3.19 |
| Офис-депозитарий | Административное подразделение, отвечающее за регистрацию, сохранение и распоряжение официальной документации. |
| Оценка | Процесс определения ценности записи с целью определения периодов хранения |
|
|
| П | |
| Передача | Процесс перемещения документации как часть ее жизненного цикла |
| Переходные сообщения, являющиеся документацией | Любые данные или информация, необходимые только в течение ограниченного времени для обеспечения выполнения рутинных действий или для подготовки последующей документации. |
| План действий при стихийных бедствиях | Письменные методики, процедуры и информация, предназначенные для смягчения влияния угроз, которым подвергается документация организации, и восстановление их в случае стихийного бедствия. |
| Подготовка к выдаче | Процесс сокрытия части содержания документа перед предоставлением его для изучения |
| Подотчетность | Принцип по которому отдельные лица, организации и общественность отвечают за свои действия и от них может быть потребовано объяснение своих действий. Международный стандарт ISO/TR15489-1, пункт 3.2 |
| Полуактивная документация | Документация, используемая нечасто и, как следствие этого, обычно хранящаяся не на рабочем месте |
| Пращевой психрометр | Прибор для измерения относительной влажности |
| Преобразование в цифровой формат | Преобразование аналогового материала в цифровой формат для хранения в компьютере. Например, сканирование бумажного документа для создания цифровой копии. |
| Принятие решения | Ряд процессов, связанных с принятием решений в отношении хранения, уничтожения документации или ее передачи, документально фиксируемые органами по принятию решений или другим образом. Международный стандарт ISO/TR15489-1, пункт 3.9 |
| Программа управления документацией | Программой управления документацией называется программа, осуществляемая в пределах всей организации с целью управления документацией, деятельностью по хранению документации и системами управления документацией. |
| Происхождение | Соотношение между документацией и организациями или частными лицами, разработавшими, собравшими и/или сопровождающими ее, и использующие ее при осуществлении личной или корпоративной деятельности.
Общий международный стандарт архивного описания ISAD(G), Раздел 0.1 |
| Промежуточные архивы | Центр документации штаб-квартиры, в котором АРМС хранит документацию, которая не будет передаваться на постоянное хранение в Архивы ООН. Такая документация в конечном счете подлежит уничтожению. |
| |
| Р | |
| Раскрытие | Процесс предоставления открытого доступа к документации |
| Распределенное управление | Распределенным управлением называется стратегия электронного управления документацией, в соответствии с которой учреждение, создавшее электронную документацию, содержит ее в своей компьютерной среде, переводя на новые аппаратные и программные платформы по мере изменения этой среды. Оно решает вопросы технологических изменений в поддержку потребности ведомства-автора выполнять периодическую миграцию текущих данных на новые платформы: электронная документация долгосрочной ценности переносится одновременно |
| Рассекречивание | Процесс, в рамках которого материалы, ранее ограниченные для доступа, становятся доступными для всеобщего изучения |
| Расшифровка | Процедура, обратная кодированию, заключающаяся в преобразовании шифрованного текста в простой текст, с использованием кода или криптографической системы |
| Регистрация | В системах, где используется регистрация, ее назначение заключается в предоставлении доказательств того, что документация была создана или собрана системой документации. Это включает краткую описательную информацию системы управления документацией о записи в реестре и о присвоении документации неповторяющегося идентификатора. Международный стандарт ISO/TR15489-2, пункт 4.3.3 |
| Реестр | Централизованная система ведения документации или система архивирования на бумагоносителе, управляемая сотрудниками, в обязанности которых входит создание и управление папками (включая их хранение и поиск) |
| |
| С | |
| Сбор | Процесс определения того, что документация должна быть составлена и сохранена. Процесс включает документацию, как созданную, так и полученную организацией. Это включает принятие решений относительно того, какие документы подлежат сбору, что в свою очередь подразумевает принятие решений о том, кто может получать доступ к этим документам и, в целом, как долго они должны сохраняться. Международный стандарт ISO/TR15489-2, пункт 4.3.4 |
| Сборник | Искусственная подборка документов, собираемых воедино на основании какой-либо общей характеристики без учета происхождения этих документов. Не путать с архивными фондами.
Общий международный стандарт архивного описания ISAD(G), Раздел 0.1 |
| Свидетельство | Материал, который способен доказать или опровергнуть факт |
| Серии документации | Документы, организованные в соответствии с системой регистрации, и хранящиеся совместно, так как они относятся к одному и тому же процессу сбора или регистрации, или относятся к одной и той же деятельности; имеют определенную форму; или ввиду возникновения других отношений в связи с их созданием, получением или использованием.
Общий международный стандарт архивного описания ISAD(G), Раздел 0.1 |
| Серия | Группа сходных записей, организованных в рамках архивной системы, и которые относятся друг к другу в результате их создания, получения или использования одним подразделением [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Система регистрации | Инструкции и процедуры, регламентирующие хранение и маркировку папок для обеспечения их поиска, использования и распоряжения ими. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Электронная система управления документацией (ERMS) | Электронная система управления документацией: информационная система, собирающая и сохраняющая электронную документацию, включая сообщения электронной почты, в качестве официальной документации |
| Система управления электронными документами (EDMS) | Автоматизированная система, обеспечивающая контроль создания и управления электронными документами, включая сообщения электронной почты |
| Систематизация | Интеллектуальная структура, организующая элементы в группы и подгруппы по заранее определенным правилам |
| Системы ведения документации | Информационные системы, которые собирают, управляют и обеспечивают доступ к документации в течение времени. Международный стандарт ISO/TR15489-1, пункт 3.17 |
| Сканер | Оптическое устройство, преобразующее аналоговое изображение в графическое изображение, читаемое компьютером. |
| Содержание | Смысловое наполнение документа, включая текст, данные, символы, цифры, изображения и звук. Вместе с контекстом и структурой, содержание является одним из фундаментальных аспектов документации. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Создание документации | Первый этап процесса подготовки документа |
| Создатель | Отдельное лицо, группа или организация, создающая документацию |
| Сообщения электронной почты, являющиеся документацией | Любое сообщение, созданное, направленное или полученное в системе электронной почты, которое необходимо организации с целью управления, поддержки или документирования осуществления программ, выполнения операций, принятия решений или предоставления отчетов о деятельности. |
| Сохранение | Процессы и операции, связанные с обеспечением технического и интеллектуального сохранения оригиналов документов.
Международный стандарт ISO/TR15489-1, пункт 3.14 |
| Средство поиска | Термин с самым широким значением, охватывающий любое описание или средство для ссылок, созданное или полученное службой архива при организации административного или интеллектуального контроля над архивными материалами.
Общий международный стандарт архивного описания ISAD(G), Раздел 0.1 |
| Стандарты | Эталон или образец для получения нужного качества или метода |
| Структура | Способ организации, соотнесения или отображения элементов. Вместе с контекстом и структурой, содержание является одним из фундаментальных аспектов документации. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Схема классификации папок | Система, описывающая стандартные категории, и которая служит для упорядочения записей с общими характеристиками |
| |
| Т | |
| Тезаурус | Тезаурусом называют управляемый перечень терминов, объединенных между собой смысловыми, иерархическими и ассоциативными или эквивалентностными отношениями. Служит в качестве руководства для распределения классифицируемых терминов по отдельным записям. Международный стандарт ISO/TR15489-2, пункт 4.2.3.2 |
| У | |
| Уничтожение | Действие по необратимой утилизации документации |
| Управление версией | Методы, особенно — в автоматизированной среде, для управления доступом и изменения документов и отслеживания версий документа по мере его редактирования. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Управление документацией | Область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль над созданием, получением, обработкой и использованием документации и распоряжением ею, включая процессы учета и обработки информации и данных, которые являются подтверждением оперативной и деловой активности в форме документации. |
| Общеорганизационный контент-менеджмент (ОКМ), (ECM) | Технологии, средства и методы, применяемые для сбора, управления, хранения, архивирования и передачи информации на предприятии |
| Управление риском | Систематический контроль потерь и ущерба, включая анализ угроз, принятие мер для сведения таких рисков к минимуму, реализация программ восстановления. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Ф | |
| Фонды | Совокупность материалов, вне зависимости от носителя, получаемых или создаваемых ООН или персоналом, содержащих сведения о политике, деятельности, решениях и операциях ООН. General International Standard Archival Description ISAD(G), Section 0.1 |
| Фонды | Совокупность записей вне зависимости от формы или носителя, естественным образом создаваемые и/или накапливаемые конкретным лицом, семьей или корпоративной организацией в ходе деятельности или исполнения функций такой создающей стороной.
Общий международный стандарт архивного описания ISAD(G), Раздел 0.1 |
| Функциональный анализ | Анализ деятельности с разбором иерархической структуры должностей, работ и операций |
| Функционирование | Высший уровень деятельности организации |
| |
| Ц | |
| Ценность в качестве доказательства | Свойство документации предоставлять информацию о происхождении, функциях и деятельности ее создателя |
| Центр документации | Объект, используемый в качестве недорогого хранилища складского типа, применяемый для полуактивной и неактивной документации перед ее уничтожением или переводом в архивы. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Цифровая подпись | Цифровой код, который может быть присоединен к электронному документу для однозначной идентификации его автора/отправителя |
| Ш | |
| Шифрование | Процедура защиты, которая преобразует простые текстовые электронные данные в зашифрованный код при помощи кода или криптографической системы для того, чтобы сделать их нечитаемыми без применения исходного кода или криптографической системы. |
| |
| Э | |
| Электронная документация | Документация ИКТ, которая имеет: i) структуру: формат электронной записи и все ссылки на приложения или другие соответствующие документы; ii) содержание: информация в структуре электронной записи, передающая сведения об операции; и iii) контекст: информация, документирующая источник с точки зрения операции, к которой она относится, создателя, даты, безопасности и доступа, языка, порядка распоряжения, формата и т.п. электронной записи, которая обычно отделяется в структуре документа от его содержания |
| Электронная подпись | Цифровая отметка, код или другой символ, идентифицирующий лицо, и определяющий ответственность или согласие с содержимым материала, к которому она относится. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| Электронная почта | Электронная система передачи почтовых сообщений |
| Этические нормы | Письменная система стандартов этического поведения, включая объективность, честность и старательность. |
| |
| EDRMS | Автоматизированная система, сочетающая в себе функции EDMS и ERMS |
| ISAD(G) | Международный стандарт архивного описания (G). Стандарт, опубликованный Международным советом архивов, устанавливающий общие правила описания архивных материалов вне зависимости от их формата, для обеспечения единообразия и достаточности описаний, и для упрощения обмена и интеграции этих описаний. [Глоссарий терминов по архивному делу и документации]* |
| ISO 15489 | Информационная документация — управление документацией. Международный стандарт, устанавливающий принципы создания, сбора, обслуживания и управления в течении времени соответствующими системами документации, вне зависимости от их формата. |
| MoReq | Типовая спецификация требований к электронной системе управления документацией. |
* на англ. яз.