Секция ведения архивов и документации (АРМС) может оказать помощь отделениям Организации Объединенных Наций по всем вопросам ведения архивов и управления документацией.
Мы оказываем консультации и помощь по следующим важным аспектам ведения архивов и управления документацией :
- Разработка и совершенствование программ управления документацией, планов ведения документации и схем классификации документации
- Управление электронной документацией
- Выбор систем ведения документации и программного обеспечения для ведения документации
- Обращение с сообщениями электронной почты как с документацией
- Использование действующих графиков хранения документации
- Разработка графиков хранения документации
- Предоставление консультаций по хранению документации, подлежащей сохранению в архивах
- Осуществление анализа и инвентаризации документации
- Выполнение проекта сканирования и оцифровки документации
- Ведение особо важной документации, необходимой для обеспечения бесперебойной работы и ликвидации последствий аварий.
Департаменты и отделения Организации Объединенных Наций, расположенные в Нью-Йорке, могут воспользоваться возможностью посещения объектов АРМС для проведения встреч с руководителями и персоналом с целью обсуждения вопросов доступа к документации. Отделения и учреждения Организации Объединенных Наций, расположенные за пределами Нью-Йорка, должны связаться с АРМС для уточнения деталей.
Пожалуйста, свяжитесь с АРМС, если вы нуждаетесь в наших консультационных услугах или если вам требуется любая информация, имеющая отношение к архивам и управлению документацией.
Применение действующих графиков хранения документации
Графики хранения документации являются критически важными средствами управления и фундаментальной частью любой программы хранения документации. Графики хранения документации служат для определения того, как долго следует хранить документацию. Они устанавливают требуемые периоды хранения для всех классов документации, определяя минимальные сроки хранения этой документации, которая потом может быть уничтожена, а также то, какая документация подлежит хранению в архивах. Графики хранения документации разрешают законное и подотчетное хранение и уничтожение документации. Все графики хранения подлежат утверждению АРМС.
Существует два основных типа графиков:
- Конкретные графики или графики департаментов, имеющие отношение только к документации конкретного департамента или должности. Примеры таких графиков — график для юридической документации Управления по правовым вопросам или график для пенсионной документации Пенсионного фонда Организации Объединенных Наций.
- Общие графики хранения, имеющие отношение к документации, общей более чем для одного отделения ООН, которая может включать общеадминистративную документацию по финансовым вопросам, учету времени и посещения, или документацию запросов.
Определение графика хранения документации — процесс, известный под названием «вынесение приговоров» документации. АРМС подготовила руководящие указания* по «вынесению приговоров» документации.
Пожалуйста, нажмите здесь для просмотра утвержденных графиков хранения документации Организации Объединенных Наций.
Разработка графиков хранения
Графики хранения документации разрабатываются по результатам проекта анализа деятельности. Этот проект представляет собой совместное исследование АРМС и департамента или отделения ООН, ответственного за документацию.
Этот процесс включает следующие шаги:
- Анализ должностей, работ и операций, отражаемых в документации подразделения.
- Определение ценности документации с учетом важности должности, к которой она имеет отношение.
- Поиск в архивах соответствующих коммерческих, административных, налоговых, юридических и исторических требований для определения необходимой продолжительности хранения документации.
- Составление графика хранения.
- После согласования с офисами-составителями документации АРМС осуществляет официальное утверждение графика хранения.
График определяет различные классы или серии документации, разрабатываемой подразделением, и указывает на необходимость хранения или действия по удалению для каждого класса или серии документации. Ниже приводятся примеры действий по хранению и удалению:
- Хранить 2 года, после чего уничтожить в офисе;
- Хранить 20 лет; перевести в Архивы через 3 года после даты создания; или
- Хранить постоянно; перевести в Архивы через 3 года после даты создания.
Графики хранения документации часто разрабатываются совместно с разработкой соответствующих схем классификации документации для обеспечения того, чтобы получение и создание документации оказалось увязанным с хранением и уничтожением документации.
Пожалуйста, нажмите здесь для просмотра утвержденных графиков хранения документации Организации Объединенных Наций.
* на англ. яз.