Часто задаваемые вопросы — Секция ведения архивов и документации

Где можно получить необходимые формы для передачи документации или для запроса документации в АРМС?

Что нужно знать о документации?

Штатные сотрудники Организации Объединенных Наций обязаны помнить, что вся собираемая или создаваемая ими в ходе деятельности информация, вне зависимости от ее формата, является собственностью Организации Объединенных Наций. Информация, связанная с деловыми операциями, является официальной документацией ООН, и поэтому необходимо эффективно и действенно управлять ей в поддержку подотчетности и прозрачности.

Для того, чтобы вы могли полностью ознакомиться со своей ролью и обязанностями в отношении хранения документации АРМС подготовила документ Памятка для персонала относительно правил и обязанностей по управлению и распоряжению документами Секретариата и документацией.

Что такое архивы?

Традиционно этот термин применялся для документации, которая более не требовалась для текущего использования, но которая была отобрана для постоянного хранения. Кроме того, он может обозначать место (здание/помещение/зону хранения), где хранятся архивные материалы. И, наконец, он может означать организацию (или часть организации), ответственную за оценку, прием и сохранение архивного материала, а также предоставление доступа к нему.

Каким образом текущая реформа ООН касается АРМС?

АРМС будет играть ключевую роль в деятельности по реформе, особенно — в деле повышения прозрачности и подотчетности за счет упрочнения административных методов в управлении программами и активами ООН. В подкрепление целей реформы принято требование создать и управлять электронной и бумажной деловой документацией для выполнения требований к прозрачности и подотчетности, другими словами, для обеспечения надлежащего документирования деятельности Организации Объединенных Наций, а также эффективного и действенного управления документацией, которая остается доступной все то время, пока сохраняется потребность в ней.

АРМС разрабатывает инструкции для использования в пределах Секретариата и оказывает поддержку и практическое руководство при создании надлежащей и подотчетной системы управления документацией с использованием целого ряда консультационных услуг и ресурсов. Этот веб-сайт поможет персоналу ознакомиться с правилами и обязанностями по управлению документацией и поможет изучить то, как АРМС может помочь в совершенствовании методов управления документацией.

Следует ли беспокоиться при отправлении конфиденциальной документации в АРМС?

Ваша озабоченность понятна. Будьте уверены в том, что АРМС принимает необходимые меры для защиты всей информации, находящейся в распоряжении управления. Мы используем внутренние средства контроля для наблюдения и отслеживания за перемещением и использованием всей документации, переданной нам на ответственное хранение. Наши объекты обладают хорошей инфраструктурой физической защиты и находятся под постоянным наблюдением 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. И, что более всего важно, каждый работник знает о том, какое особое доверие было оказано ему или ей; все наши работники прошли обучение и соблюдают этические нормы архивных работников, который напоминает нам о наших профессиональных обязанностях и обеспечивает уверенность в нашей деятельности.

Можно ли получить текущую документацию ООН, еще не отправленную в архив?

Вы можете сделать такой запрос на доступ. В целом несекретная документация становится доступной по истечении 20 лет. Тем не менее, документация, возраст которой составляет менее 20 лет и которая не является конфиденциальной, может быть предоставлена с разрешения офиса-составителя документа, предоставившего письменное разрешение на доступ. Вы должны заполнить бланк 'Запроса на доступ к архивам'* для направления его в офис-составитель для принятия им решения. В случае получения разрешения на доступ,просителю предоставляется право изучать и делать выписки из соответствующих документов, но не получать копии документации.

АРМС в этом процессе играет только организационную роль. Направление запроса на доступ не гарантирует получение доступа. Это решение должно быть принято офисом-составителем и/или другими заинтересованными офисами Организации Объединенных Наций.

Какие законы распространяются на Организацию Объединенных Наций в отношении сохранения документации?

Организация Объединенных Наций является международной организацией, и поэтому на нее не распространяются законы отдельных стран в отношении сохранения документации. Тем не менее, ООН строго следует международному опыту сохранения документации, и меморандумы о взаимопонимании между ООН и государствами-членами играют ключевую роль в определении требований к сохранению документации.

Касаются ли графики хранения документации только бумажного формата?

Нет. Графики хранения документации могут применяться как к бумажной, так и к электронной документации. Если документация хранится как в бумажной, так и в электронной формах, офис-составитель, при согласовании с АРМС, должен принять решение относительно того, какой из документов будет служить официальной копией документации, и, соответственно, на который будут распространяться требования о сохранении документации. Другая неофициальная копия может быть просто уничтожена тогда, когда она утратит свою информационную ценность. При этом обратите внимание, что документация в электронной форме не может служить в качестве официальной копии, если она не ведется в надлежащей системе управления документацией по определению АРМС.

Что делает АРМС для сохранения электронной документации?

Организация Объединенных Наций признает потребность поиска путей сохранения и поддержания доступности и аутентичности миллионов создаваемых электронных документов. АРМС участвует в работе Секретариата по созданию потенциала сохранения цифровой документации и разработке политики и руководящих принципов управления. Более подробную информацию об управлении электронной документацией и проекте общеорганизационного контент-менеджмента (ОКМ) вы найдете на этом веб-сайте.

Каковы масштабы и сфера деятельности АРМС?

Основные обязанности АРМС включают разработку инструкций и руководств по ведению и сохранению документации Секретариата, включая электронные носители; совершенствование управления документацией в Организации Объединенных Наций; пропаганду и поддержку использования архивов ООН в исследовательских целях при соблюдении мер безопасности и наличии санкционированного доступа; а также участие в работах по стратегическому информационному планированию в масштабах всей организации. Мандат АРМС распространяется на все места службы и органы, создаваемые Советом Безопасности, включая миротворческие миссии, трибуналы по бывшей Югославии и Руанде, и Компенсационную комиссию.

В регулярном бюджете АРМС предусмотрено 5 штатных должностей категории специалистов и 14 — категории общего обслуживания; внебюджетное финансирование предусматривает 1 должность категории специалистов для работы АРМС с миссиями по поддержанию мира.

Где можно ознакомиться с более подробной информацией или пройти обучение по документации ООН?

Этот веб-сайт и страница АРМС во внутренней сети содержат средства для обучения и другие ресурсы. Кроме того, вы можете задать нам вопросы по адресу: arms@un.org.

Что важно знать о документации?

Сотрудники ООН должны знать свои обязанности по ведению деловой документации Организации Объединенных Наций и помнить что документация, как и активы, является собственностью Организации. Одновременно с этим персонал должен уметь идентифицировать и осуществлять отдельное управление личной документацией*, которую он создает и получает на своем рабочем месте. Управление документацией при соблюдении требований и практики каждого офиса является обязанностью каждого штатного работника.

Вы должны знать наиболее важные группы документации и документы, требуемые для выполнения ваших рабочих обязанностей. Вы должны быть знакомы с тем, как осуществляется защита этой ключевой документации, с тем, кто имеет доступ к ним и как долго они должны храниться. Какие конкретные обязанности возлагаются на вас и членов ваших коллективов? Если вы не уверены относительно ответов на эти вопросы, вы должны обсудить их с вашим коллективом и, возможно, пройти стандартное обучение АРМС. Вам также может потребоваться проведение консультативного совещания со своим коллективом.

Может ли программа управления документацией облегчить ее поиск?

Существуют средства управления документацией, призванные оказать вам помощь. Некоторые управления Секретариата уже пользуются этими средствами. Эти средства позволяют сохранять критерии поиска для их повторного использования.

Что делать с сообщениями электронной почты? Если их удалить, то есть опасения, что однажды они могут потребоваться для ответа ревизорам или другим лицам.

Это — важный вопрос, который должен решаться на уровне всего подразделения или управления. Вопросы инструкций широко обсуждаются. Существует несколько решений, которые персонал АРМС готов обсудить с вашим подразделением. Это может потребовать применения дополнительных средств и проведения обучения в вашем офисе. Рекомендуется обращаться за помощью, если вы хотите с полной ответственность относиться к выполнению своих служебных обязанностей.

Что требуется для проведения поиска в архивах ООН?

Перед посещением Архивов ООН вам необходимо заполнить бланк заявления и согласовать сроки посещения. Эта форма может быть направлена вам в ответ на ваш запрос по почте, по электронной почте или по факсу, или вы можете загрузить ее с нашего веб-сайта.

Разрешается ли исследователям пользоваться собственными цифровыми камерами?

Да. Исследователям разрешается пользоваться цифровыми фотоаппаратами для того, чтобы делать цифровые изображения документации.

Как подать заявление на получение доступа к документации Комиссии Организации Объединенных Наций по расследованию военных преступлений?

Заполненное заявление с приложением сопроводительного письма, оформленного по стандартной форме, должно быть направлено Генеральному секретарю через Постоянного представителя вашей страны или Постоянного наблюдателя при Организации Объединенных Наций. Вы можете загрузить комплект документации* для заявления, который включает форму, перечень файлов, образец вербальной ноты и правила доступа.

Как долго следует хранить свою текущую документацию в офисе и как часто следует передавать ее в АРМС?

В идеальном варианте передача документации из вашего офиса в АРМС является регулярным процессом вашей программы управления документацией, и указания по этому вопросу должны быть официально отражены в графике сохранения документации. Персонал должен изучать графики сохранения документации на веб-сайте АРМС, особенно — RCUN (Retention Schedules Common to Most Uited Nations Offices) (графики сохранения документации, общей для большинства офисов ООН). Помните о том, что не вся документация подлежит передаче. Вам разрешается уничтожить временные, переходные и не являющиеся документацией материалы в вашем офисе. Изучите RCUN; рассмотрите руководство по безопасному уничтожению и другую подробную информацию, персонал АРМС готов предоставить вам дополнительные указания в этой области.

Когда следует передавать документацию в АРМС?

Не существует жестких и строгих правил относительно составления графиков передачи документации, однако решение о передаче неактивной документации должно основываться на деловых нуждах, логистических потребностях и соображениях планирования деятельности. Эти работы должны выполняться через регулярные интервалы, а не в критические моменты, такие как переезды, перемещения и реорганизации. Это должно обеспечить точность при передаче документации на объект по хранению документации. В этом отношении существует целый ряд критериев в отношении того, когда передавать папки. Эти критерии включают следующее: уровень активности документации, статус папки (активная/завершенная), объем документации в сравнении с наличием свободного пространства и графиком работы с документацией (т.е. закрытие документации в конце цикла деятельности). Персонал АРМС готов предоставить вам дополнительные указания в этой области.

Как следует передавать документацию в АРМС?

Если вы находитесь в штаб-квартире и вам нужны ящики для передачи документации, АРМС предоставит вам их по запросу*. В ходе подготовки к передаче вы должны сообщить нам информацию о документации, которую вы хотите передать, заполнив 2 формы: запрос на передачу* и перечень папок*. Эта информация позволит нам установить, после согласования с вами, соответствующие периоды хранения вашей документации. АРМС обеспечит отвоз документации из вашего офиса. Если вы находитесь вне штаб-квартиры, особенно важно тщательно соблюдать указания по упаковке и отгрузке*. После того, как АРМС получит вашу документацию, мы документально оформим и направим вам квитанцию о передаче, на которую вы сможете ссылаться в любое время, когда вам потребуется получение вашей документации. На этом веб-сайте содержится полная информация по передаче документации* и необходимые формы.

Можно ли получить документы после их передачи в АРМС

Да. При условии соблюдения правил доступа, документация, которая была передана в АРМС в качестве неоперативной документации или архивов, может изучаться в АРМС в течение обычного рабочего времени. Архивная документация не может покинуть пределы архива ввиду ее высокой важности для Организации. Вместе с тем, неоперативная документация может быть возвращена в офис-составитель, если она потребуется для текущей деятельности. Для запроса папок пользуйтесь формой RMS.51*. АРМС обычно выполняет запросы на получение документации в течение 48 часов.

Что такое выведение документации из активного пользования?

Этот термин обозначает действия, выполняемые в отношении документации, которая более не является активной. Эти действия включают передачу в центр документации на временное полуактивное хранение, передачу неактивной документации, имеющей архивную ценность, в Университетские архивы для постоянного сохранения, передачи в дар утвержденным хранилищам, воспроизведения на микрофильмах и уничтожения.

Являются ли сообщения электронной почты документацией?

Сообщения электронной почты могут считаются документацией, если они представляют собой сообщения, которые создавались, передавались или принимались в рамках системы электронной почты с целью управления, оказания поддержки или документирования процесса осуществления программ, выполнения операций, принятия решений или предоставления отчетов о деятельности. Некоторые сообщения электронной почты являются документацией, необходимой только в течение ограниченного времени для обеспечения выполнения рутинных действий или для подготовки последующей документации; некоторые черновики сообщений электронной почты считаются временными. Вы можете ознакомиться с более подробной информацией на этом веб-сайте.

Следует ли получать разрешение на размещение некоторых фотографий ООН на личном веб-сайте? Если да, то где можно ознакомиться с установленным порядком?

АРМС не располагает авторскими правами на все фотографии в своих архивах. Мы рекомендуем вам обратиться за консультацией к Архивариусу справочной службы для выяснения того, является ли ООН владельцем конкретных фотографий. Если ООН является владельцем фотографий, вы можете разместить фотографии ООН на своем веб-сайте при условии, что вы укажете в качестве источника Архивы Организации Объединенных Наций. См. более подробную информацию*.

* на англ. яз.