Департамент по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению

Служба централизованного планирования и координации

Два основных направления работы Департамента в области конференционного управления — проведение заседаний и подготовка документации — объединяются в рамках Службы централизованного планирования и координации, которая функционирует на основе периодически повторяющихся циклов. Ее деятельность начинается с прогнозирования, определения точного объема предстоящей работы с целью надлежащего планирования и координации всех мероприятий. Прежде чем будет проведено то или иное заседание или издан тот или иной документ, необходимо тщательно изучить все потребности в конференционном обслуживании в свете директивных положений межправительственных органов как в случае проведения заседаний, так и в случае выпуска документов. Будучи определены, такие требования ставятся во временные рамки и соизмеряются с функциональными возможностями в области обслуживания в интересах обеспечения самого своевременного и эффективного выполнения всех запросов.

Помимо этого, ввиду ограниченности физических ресурсов, таких как помещения для проведения конференций и заседаний и обслуживающий персонал, осуществляющий подготовку документации и устный перевод, необходимо обеспечивать баланс между имеющимися потребностями и функциональными возможностями. Например, перегрузки, создающиеся в то или иное время в секторе заседаний, могут привести к чрезмерному увеличению объема работы над документацией. Служба призвана не допускать таких ситуаций. Эффективным инструментом планирования процесса конференционного обслуживания и управления им являются современные ИТ-приложения.

После письменного оформления всех потребностей в конференционном обслуживании и его предварительных сроков — в виде графика заседаний или прогноза подготовки документации — Служба переключается в своей работе с функций планирования и прогнозирования на практическое выполнение. Осуществляется обработка полученных рукописей; издаются официальные документы, которые в установленные сроки передаются в запросившие их органы. Конференции и заседания могут проводиться с требующимся объемом обслу-живания, как это происходит в Организации каждый день.

В состав Службы входят следующие организационные подразделения:


К разделу «Функции Департамента»

Последнее обновление: 1 апреля 2013 года /Ruth RAMIREZ