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Règlement intérieur et instructions
de la
Commission paritaire
de recours au Siège
New York, 1 juin 2007

TABLE DES MATIÈRES

I. Généralités

A. Définitions

B. Interprétation

C. Amendements

II. Organisation

A. Président en exercice et Président suppléant

B. Le secrétariat de la Commission

C. Sessions de la Commission

III. Procédures

A. Demande de réexamen

B. Procédure de conciliation engagée en vertu de l’alinéa b) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel

C. Procédure de règlement engagée après le dépôt du recours

D. Dépôt d’un recours et d’un « recours mineur »

E. Exposé introductif de recours incomplet

F. Recevabilité du recours

G. Suspension des délais et autorisation de dépôt tardif

H. Procédure aux fins de suspension de l’effet de la décision contestée

I. Pièces écrites déposées par les parties

J. Exposé introductif de recours, « recours mineur », réplique et observations du défendeur

K. Pièces écrites complémentaires

L. Interrogatoires écrits

M. Prorogation de délais pour le dépôt de pièces complémentaires

N. Examen d’un recours en l’absence de réplique

O. Abandon du recours

P. Désistement

Q. Règlement de l’affaire faisant l’objet du recours

IV. Examen du recours

A. Constitution de la chambre et notification aux parties

B. Récusation d’un membre de la chambre

C. Réunions de la chambre

D. Demande de tenue d’une procédure orale

E. Notification de la procédure orale

F. Déroulement de la procédure orale

G. Rapport de la chambre

H. Frais de voyage et visas

Règlement intérieur et instructions

de la Commission paritaire de recours au Siège

I. Généralités

A. Définitions

Aux fins du présent règlement intérieur et sauf indication contraire :

On entend par « recours » une action engagée conformément au chapitre XI du Règlement du personnel dont la première phase est une demande de réexamen administratif et la dernière la décision prise par le Secrétaire général sur le rapport d’une chambre de la Commission paritaire de recours.

On entend par « requérant » toute personne ayant engagé une action conformément aux dispositions du chapitre XI du Règlement du personnel.

On entend par « Commission » la Commission paritaire de recours au Siège, qui comprend l’ensemble des présidents, des membres désignés par le Secrétaire général et des membres élus par le personnel.

On entend par « rôle » la liste chronologique des recours portés devant la Commission.

On entend par « conciliateur » le membre de la Commission désigné par le Président en exercice pour aider les parties à régler l’affaire.

On entend par « conciliation » la procédure prévue à l’alinéa b) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel qui tend au règlement de l’affaire par voie de conciliation avec l’assistance d’un conciliateur.

On entend par « conseil » le représentant du requérant. Peut être conseil toute personne qui accepte d’aider un requérant ou un requérant éventuel à présenter un recours conformément au chapitre XI du Règlement du personnel (tel que modifié par le document ST/SGB/2003/8), à résoudre l’affaire ou à la régler par voie de conciliation.

On entend par « jour » un jour civil ordinaire, sauf indication contraire.

On entend par « huis clos » une séance tenue hors la présence du public par une chambre de la Commission paritaire de recours.

On entend par « notification » une notification écrite, sauf indication contraire. Si une notification écrite envoyée par porteur, par courrier régulier ou par la valise risque de ne pas parvenir à temps, elle peut être télégraphiée ou téléphonée, sous réserve d’une confirmation écrite.

On entend par « membres de la Commission » l’ensemble des présidents, des membres désignés par le Secrétaire général et des membres élus par le personnel conformément à la disposition 111.1 du Règlement du personnel.

On entend par « membres de la chambre » les trois personnes qui siègent dans une chambre constituée pour connaître d’un recours.

On entend par « chambre » l’organe de trois personnes qui est constitué en vertu de l’alinéa e) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel pour connaître d’un recours et qui comprend un président, un membre désigné par le Secrétaire général et un membre élu par le personnel.

On entend par « parties » le requérant et le défendeur. Chaque fois que le terme « parties » figure dans le présent règlement intérieur, il s’applique également à leurs représentants, sauf indication contraire.

On entend par « Président en exercice » le président chargé, entre autres, de diriger les travaux de la Commission.

On entend par « représentant » le représentant de l’une ou l’autre des parties.

On entend par « Représentant du Secrétaire général » le fonctionnaire désigné par le Secrétaire général pour le représenter dans une procédure de recours.

On entend par « défendeur » le Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies ou son représentant, au sens indiqué ci-dessus.

On entend par « réexamen » le nouvel examen de caractère administratif visé à l’alinéa a) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel.

On entend par « secrétariat » ou « secrétariat de la Commission » (par opposition au Secrétariat de l’ONU) le secrétariat de la Commission paritaire de recours.

On entend par « secrétaire de la chambre » le fonctionnaire qui sert de secrétaire à la chambre constituée pour connaître d’un recours.

On entend par « règlement » une solution de l’affaire faisant l’objet du recours qui s’impose aux parties.

On entend par « recours mineur » un recours concernant une demande d’un montant total ne dépassant pas mille cinq cents dollars (1 500 dollars) au titre des traitements, émoluments ou autres prestations auxquels les fonctionnaires ont droit en vertu du Statut et du Règlement du personnel.

On entend par « chambre des recours mineurs » une chambre de trois personnes constituée par le Président en exercice pour un mandat d’un an.

On entend par « fonctionnaire » un fonctionnaire en activité ou un ancien fonctionnaire (qui est ou a été titulaire d’un contrat fondé sur le Statut et le Règlement du personnel).

On entend par « Règlement du personnel » ou « Règlement » les dispositions du Règlement du personnel de l’ONU relevant des séries 100, 200 ou 300 qui ont été promulguées par le Secrétaire général conformément au Statut du personnel.

On entend par « présent règlement », le règlement intérieur de la Commission (par opposition au Règlement du personnel).

On entend par « délai » la période avant l’expiration de laquelle une pièce doit être déposée ou une mesure adoptée. Aux fins du présent règlement, le délai s’achève à l’heure de la fermeture des bureaux le jour où la pièce doit être déposée ou la mesure adoptée, conformément au Règlement du personnel, au présent règlement ou à une décision prise par le Président en exercice ou par la chambre. Si un délai expire le samedi, le dimanche ou un jour férié, il est réputé prorogé jusqu’à la fermeture des bureaux le premier jour ouvrable suivant.

B. Interprétation

Il appartient à la Commission d’interpréter le présent règlement intérieur autant que de besoin.

C. Amendements

Le présent règlement peut être modifié à tout moment au cours d’une session extraordinaire de la Commission régulièrement constituée où le quorum (50 % des membres de la Commission plus un) est atteint, par une décision prise à la majorité des deux tiers des membres votants.

II. Organisation

A. Président en exercice et Président suppléant

1. (a) La Commission comporte un président en exercice et un président suppléant qui remplace le président en exercice en cas d’absence ou d’empêchement de celui-ci.

(b) Le groupe des présidents élit le Président en exercice et le Président suppléant parmi les présidents. Un président peut être élu Président en exercice ou Président suppléant s’il a siégé en tant que membre de la Commission pendant trois ans au minimum. Le Président en exercice et le Président suppléant sont élus pour un mandat initial d’un an, et sont rééligibles. Nul ne peut exercer plus de trois mandats consécutifs.

2. Durant son mandat, le Président en exercice dirige les travaux et l’activité de la Commission. Il a notamment pour fonction de :

B. Le secrétariat de la Commission

Le secrétariat de la Commission, établi conformément à l’article 11.1 du Statut du personnel et à l’alinéa g) de la disposition 111.1 du Règlement du personnel, seconde la Commission dans sa tâche d’une manière indépendante et confidentielle. À cet égard, il aide et conseille le Président en exercice pour remplir ses fonctions et apporte son appui aux chambres de la Commission dans leur examen des recours formés contre des décisions administratives. Le secrétariat donne notamment des avis sur des points de droit substantiel, y compris sur les précédents pertinents, ainsi que sur des questions techniques et procédurales à propos de chaque affaire.

C. Sessions de la Commission

1. Le Président en exercice convoque une session plénière annuelle, normalement au mois de février, en adressant une notification écrite aux membres de la Commission 10 jours ouvrables avant le début de la session, afin d’examiner les questions générales que pose l’administration ou l’activité de la Commission.

2. Le Président en exercice peut convoquer une session plénière spéciale lorsqu’il estime nécessaire de traiter d’une question relative à l’administration ou à l’activité de la Commission. Une session plénière spéciale peut également être réunie si un quart au moins des membres de la Commission le demande. Dans le cas d’une session plénière spéciale, une notification écrite est adressée aux membres de la Commission cinq jours ouvrables avant la date d’ouverture de la session.

3. Pour les sessions extraordinaires prévues à la section I.C du présent règlement, une notification est adressée aux membres de la Commission 10 jours ouvrables avant la date à laquelle elles doivent se tenir.

4. Les décisions, autres que les amendements au présent règlement (voir la section I.C ci-dessus), sont prises à la majorité des voix des membres de la Commission présents et votants au cours de toute réunion où le quorum (50 % des membres de la Commission plus un) est atteint.

III. Procédures

A. Demande de réexamen

La première phase de la procédure de recours consiste en l’envoi au Secrétaire général d’une demande écrite de réexamen de la décision administrative contestée, dans les deux mois suivant la date à laquelle a été reçue la notification de la décision (alinéa a) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel). Tout recours est subordonné à la demande de réexamen administratif.

B. Procédure de conciliation engagée en vertu de l’alinéa b) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel

Lorsqu’un fonctionnaire, le Secrétaire général ou le Président en exercice décide d’invoquer l’alinéa b) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel et demande l’assistance d’un président ou d’un membre de la Commission paritaire de recours désigné par le Président en exercice en vue de régler l’affaire par voie de conciliation, le délai prescrit pour le dépôt d’un recours est suspendu jusqu’à l’issue de la tentative de conciliation. La procédure de conciliation doit normalement être achevée dans un délai de deux mois, lequel peut cependant être prorogé par le Président en exercice s’il y a des raisons de croire qu’un règlement par voie de conciliation peut être obtenu moyennant une prorogation raisonnable de ce délai. Si les parties sont satisfaites de l’issue et si le Secrétaire général accepte le résultat, la question n’est pas portée devant la Commission paritaire de recours. Dans le cas contraire, les délais applicables au dépôt d’un recours devant la Commission sont ceux visés à l’alinéa a) i) et ii) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel. En cas d’échec de la conciliation, le délai visé à l’alinéa a) ii) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel commence à courir.

C. Procédure de règlement engagée après le dépôt du recours

En cas de tentative de règlement amiable de l’affaire après le dépôt d’un recours auprès de la Commission, les délais fixés pour le dépôt des pièces peuvent être prorogés.

D. Dépôt d’un recours et d’un « recours mineur »

1. Un exposé introductif de recours complet, conforme à la disposition III.J.1 ci-dessous, est déposé auprès de la Commission, par l’intermédiaire de son secrétariat, dans les délais fixés (voir alinéa a) ii) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel).

2. Lorsque le recours concerne une demande d’un montant total ne dépassant pas mille cinq cents dollars (1 500 dollars), l’affaire est considérée comme « mineure » et le recours traité en conséquence (voir alinéa o) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel).

E. Exposé introductif de recours incomplet

La Commission accepte le dépôt d’un exposé incomplet comme preuve de la date de dépôt du recours. Lorsqu’il reçoit un exposé incomplet, le secrétariat de la Commission prie par écrit le requérant de fournir à la Commission, dans le délai d’un mois, un exposé complet contenant tous les éléments mentionnés dans la disposition III.J.1 ci-après. Si le requérant s’abstient, sans explication, de fournir un exposé complet dans le délai d’un mois, le recours est réputé abandonné (voir disposition III.O.3 ci-après), l’affaire est rayée du rôle.

F. Recevabilité du recours

Un recours n’est recevable que si les délais visés aux alinéas a) et b) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel sont respectés, à moins que la chambre constituée pour connaître du recours ne décide de les suspendre (voir sect. G ci-après).

G. Suspension des délais et autorisation de dépôt tardif

1. Lorsqu’un recours est contesté au seul motif qu’il serait irrecevable, une chambre est constituée pour en examiner la recevabilité. Si elle le juge recevable, elle renvoie l’affaire par décision motivée à la partie ayant soulevé l’irrecevabilité en ordonnant à cette dernière de répliquer sur le fond. Lorsqu’un recours est contesté pour des motifs de procédure et de fond, la chambre constituée pour l’examiner décide, dans l’exercice de son pouvoir discrétionnaire, d’en examiner la recevabilité soit à titre préliminaire soit avec le fond. Dans un cas comme dans l’autre, elle peut demander des explications, preuves et observations portant spécifiquement sur cette question et elle décide, sur la base de ces éléments, si des « circonstances exceptionnelles » justifient une suspension des délais en application de l’alinéa f) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel, étant entendu que c’est au requérant qu’il incombe de prouver l’existence de telles circonstances.

2. Le fait qu’une procédure de conciliation engagée pendant la phase de réexamen ne soit pas terminée à l’expiration du délai fixé pour ce réexamen constitue un motif valable de suspension par la Commission des délais prescrits pour le dépôt d’un recours.

3. De même, l’introduction, antérieurement au recours, d’une procédure devant le Bureau de l’Ombudsman ou le jury en matière de discrimination et autres plaintes ou devant l’organe correspondant de l’UNICEF et du PNUD constitue normalement un motif valable de suspension par la Commission des délais prescrits pour le dépôt d’une demande de réexamen ou d’un recours.

H. Procédure aux fins de suspension de l’effet de la décision contestée

1. À la demande du requérant, la chambre peut, en application de l’alinéa c) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel, recommander au Secrétaire général de suspendre l’effet de la décision administrative faisant l’objet du recours.

2. Si les conditions énoncées aux alinéas a) ou b) du paragraphe 1 ci-dessus ne sont pas remplies, le Président en exercice rejette la demande du requérant aux fins de suspension de l’effet de la décision, en expliquant les raisons pour lesquelles la demande ne peut être retenue.

3. Si la demande aux fins de suspension de l’effet de la décision satisfait aux conditions énoncées aux alinéas a) et b) du paragraphe 1 ci-dessus, il est normalement constitué une chambre pour examiner cette demande dans le délai d’une semaine suivant la date de sa réception. Il n’est requis le dépôt d’aucune autre pièce écrite; les parties peuvent faire des déclarations orales. La chambre limite son examen à la question de l’effet suspensif. L’affaire ne doit pas être examinée au fond lors de cette audience sommaire, conformément à l’alinéa c) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel. La chambre soumet son rapport et ses recommandations au Secrétaire général, si possible dans les trois jours ouvrables qui suivent l’achèvement de son examen. Les conclusions de la chambre lorsqu'elle se prononce sur une demande de suspension de l’effet d’une décision ne préjugent en rien sa décision ultérieure sur le fond.

I. Pièces écrites déposées par les parties

1. Toutes les pièces écrites et tous les documents sont soumis à la Commission ou à une chambre par l’intermédiaire du secrétariat, soit avant soit pendant l’examen de l’affaire, en un exemplaire original (s’il existe) accompagné de six copies. Chaque copie doit être en tous points conforme à l’original. L’original et les copies requises sont remis au secrétaire de la chambre pour être communiqués à la partie adverse, à son représentant et aux membres de la chambre. Lorsque l’exemplaire original d’un document n’est pas disponible, la chambre peut exiger que des copies certifiées conformes lui soient fournies. La chambre peut exiger des parties qu’elles produisent tout document en leur possession.

2. Les pièces écrites présentées à la Commission ou à une chambre le sont normalement en anglais ou en français, les deux langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Le Président en exercice ou la chambre peut, dans l’intérêt de la justice, autoriser un requérant à déposer des pièces écrites dans l’une quelconque des autres langues de travail de l’Assemblée générale lorsque les circonstances le justifient. Tout document présenté dans le cadre d’un recours et qui n’est pas rédigé dans l’une des langues de travail de l’Organisation doit être accompagné d’une traduction certifiée exacte en anglais ou en français.

3. Copie de toute pièce écrite et de tout document fourni à la Commission ou à une chambre dans le cadre d’un recours est généralement communiquée, dès sa réception à la partie adverse par le secrétariat de la Commission. Si une partie ou un témoin refuse de produire un document en arguant de son caractère confidentiel, la chambre peut exiger sa production à seule fin de déterminer si l’intérêt qu’il présente pour l’affaire l’emporte sur son caractère confidentiel, mais elle n’en transmet pas copie à la partie adverse. Si elle décide qu’il présente de l’intérêt, elle peut en transmettre une copie ou des passages pertinents à la partie adverse.

4. Lorsque les pièces écrites sont entachées d’un vice qui ne porte pas sur le fond du recours, si elles contiennent par exemple des dates erronées ou des fautes typographiques, le secrétariat de la Commission peut y apporter les corrections nécessaires, sauf à en adresser notification à la partie qui a produit les pièces.

J. Exposé introductif de recours, « recours mineur », réplique et observations du défendeur

1. Exposé introductif de recours : Le requérant remplit à cet effet le formulaire de recours reproduit en annexe A au présent règlement. L’exposé doit comprendre :

En cas d’inobservation par le requérant de la présente disposition, l’exposé introductif de recours peut être considéré comme incomplet (voir section III.E ci-dessus).

2. Un exposé introductif de recours ne doit pas normalement excéder 10 pages recto en double interligne. S’il est plus long, il en est fourni un résumé de deux pages.

3. La procédure de dépôt d’un « recours mineur » est la suivante :

4. Réplique du défendeur : Selon l’alinéa g) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel, le Représentant du Secrétaire général présente une réponse écrite dans les deux mois suivant la date de réception du recours. L’inobservation du délai prescrit peut entraîner l’application des dispositions de la section III.N ci-après.

5. La réplique du défendeur est transmise au requérant et/ou à son conseil, avec une invitation à présenter éventuellement des observations écrites dans le délai d’un mois si le fonctionnaire est en poste à New York ou de deux mois s’il est en poste ailleurs.

K. Pièces écrites complémentaires

1. Hormis l’exposé introductif de recours et la réplique du défendeur, la procédure devant une chambre est normalement limitée, en vertu de l’alinéa h) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel, à de « brèves observations et répliques » qui peuvent être présentées oralement ou par écrit. La chambre peut autoriser les parties à lui présenter des conclusions supplémentaires écrites ou orales. Elle peut aussi demander la production de documents complémentaires ou des déclarations orales. Le délai de présentation de pièces écrites par l’une ou l’autre partie ne dépasse généralement pas deux semaines si le requérant est en poste à New York ou un mois s’il est en poste ailleurs.

2. Les pièces écrites complémentaires sont limitées de façon à éviter toute répétition de renseignements déjà fournis et leur dépôt doit respecter les délais prescrits.

3. Le dépôt de pièces écrites et de documents complémentaires doit également être conforme aux dispositions III.I.1 et III.I.2 ci-dessus.

L. Interrogatoires écrits

La chambre peut rechercher tout renseignement dont elle a besoin auprès des parties, de témoins ou d’experts au moyen d’un interrogatoire écrit. ⁽¹⁾ La chambre peut décider à sa convenance, soit de charger son secrétaire d’obtenir ces éléments d’information, soit de demander à l’une des parties de les lui procurer dans un délai déterminé. Le texte des questions et des réponses qui constituent l’interrogatoire écrit et la réplique à celui-ci sont communiqués aux parties et chacune d’elles a la possibilité de présenter des observations à leur sujet.

M. Prorogation de délais pour le dépôt de pièces complémentaires

1. La chambre peut proroger les délais fixés pour le dépôt de pièces complémentaires si elle a reçu, avant l’expiration du délai, une demande écrite indiquant la raison du retard et le temps nécessaire pour préparer le dossier. Notification de la demande est adressée à la partie adverse.

2. D’autres prorogations de délais pour le dépôt de pièces complémentaires peuvent être accordées si l’intérêt de la justice le justifie.

3. Sauf circonstances exceptionnelles, l’examen d’une affaire ne saurait être longtemps retardé à seule fin de permettre le dépôt de pièces écrites. Une telle prorogation n’est accordée que s’il est démontré que :

N. Examen d’un recours en l’absence de réplique

Le fait que le défendeur ne présente pas de réplique dans le délai qui lui est imparti ne retarde pas l’examen du recours. Si le Représentant du Secrétaire général demande une prorogation du délai pour les raisons qu’il indique, le Président en exercice peut faire droit à cette demande et fixer un nouveau délai, en en avisant le requérant. En l’absence d’une telle demande, ou à l’expiration d’un délai prorogé, une chambre est constituée pour connaître du recours. Durant l’examen du recours, la chambre détermine les moyens d’obtenir du défendeur les pièces ou renseignements dont elle peut avoir besoin.

O. Abandon du recours

1. Il incombe au requérant qui entend donner suite à son recours de tenir la Commission informée de tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone.

2. Si la Commission fait deux tentatives successives pour communiquer avec le requérant à sa dernière adresse connue et ne reçoit pas de réponse dans un laps de temps raisonnable, ou si une communication est retournée avec la mention « inconnu à cette adresse », le Président en exercice peut considérer que le recours a été abandonné.

3. Lorsqu’un requérant a présenté un exposé introductif de recours incomplet et s’est abstenu, sans explication, de fournir un exposé complet dans le délai prescrit, le recours peut être réputé abandonné à l’expiration du délai.

4. Tout recours abandonné peut être réintroduit si le requérant fournit des explications satisfaisantes. Si le recours est réputé abandonné faute par le requérant de présenter un exposé introductif de recours complet, toute requête tendant à la réintroduction de l’affaire doit être accompagnée d’un exposé introductif de recours complet.

P. Désistement

Un requérant peut se désister à tout moment tant qu’il n’a pas reçu notification que la chambre a remis son rapport au Secrétaire général. Le désistement doit être fait par écrit et être signé du requérant ou de son conseil.

Q. Règlement de l’affaire faisant l’objet du recours

1. Tout recours peut faire l’objet d’un règlement à tout stade de la procédure tant que le requérant n’a pas reçu notification que la chambre a remis son rapport au Secrétaire général. Une fois que la chambre a abordé l’examen de l’affaire, il peut être accordé aux parties, à leur demande, un ajournement de la procédure pour pouvoir mener des négociations en vue d’un règlement. Si aucun règlement n’intervient durant cette période, l’affaire reprend son cours.

2. Si un règlement est conclu, le requérant ou son conseil avise par écrit la Commission ou la chambre que les parties sont parvenues à un règlement et se désistent du recours.

3. Toute tentative de règlement s’entendant sous réserve des droits des parties, cette tentative ou les conditions envisagées avant la procédure orale sont irrecevables à titre de preuve et ne peuvent être invoquées au cours de l’examen du recours par la chambre.

IV. Examen du recours

A. Constitution de la chambre et notification aux parties

Dès qu’une chambre est constituée conformément à l’alinéa e) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel, la composition de la chambre est notifiée par écrit aux parties. Dans la mesure du possible, la composition de la chambre reste inchangée jusqu’à ce qu’elle se soit prononcée sur le recours.

B. Récusation d’un membre de la chambre

1. Toute demande émanant de l’une des parties et tendant, en application de l’alinéa e) iii) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel, à récuser un membre de la chambre doit être faite par écrit dans les cinq jours ouvrables suivant la date à laquelle les parties ont reçu notification de la composition de la chambre et indiquer le motif de la demande de récusation. Cependant, si l’une ou l’autre partie n’a connaissance qu’après le cinquième jour d’éléments qui, selon elle, constituent des motifs de récusation d’un membre de la chambre, elle peut présenter une demande à cette fin. Le Président en exercice se prononce sur cette demande.

2. Nonobstant les dispositions du paragraphe 1 ci-dessus, un membre de la Commission ne peut siéger dans une chambre s’il a formé un recours qui est en cours d’examen devant la Commission. Il est de nouveau autorisé à siéger dans une chambre lorsque l’affaire fondée sur le recours a été conclue, par la décision du Secrétaire général ou tout autre moyen.

3. Un membre de la Commission paritaire de recours ne peut être conseil dans des affaires soumises à la Commission.

C. Réunions de la chambre

La chambre se réunit soit à huis clos soit en audience. Tous les membres de la Commission ainsi que le secrétaire doivent assister à toutes les réunions.

D. Demande de tenue d’une procédure orale

1. L’une ou l’autre partie peut demander la tenue d’une procédure orale. Cette demande doit être faite par écrit et présentée au plus tard lorsque les parties reçoivent notification de la composition de la chambre. La chambre fait droit ou non à la demande. Elle peut aussi décider d’office qu’une procédure orale est nécessaire.

2. Pour déterminer si une procédure orale est nécessaire, la chambre examine si les pièces écrites ont convenablement traité les questions en cause, si une déclaration orale des parties et des dépositions de témoins ou d’experts étofferaient de manière substantielle le dossier à l’examen et si des renseignements complémentaires pertinents et nécessaires pourraient être apportés au cours d’une audience.

E. Notification de la procédure orale

Si une procédure orale est prévue, le secrétaire de la chambre adresse notification aux parties de la date, de l’heure et du lieu de l’audience. Pour la suite des audiences, la notification peut être faite oralement, sous réserve d’une confirmation écrite.

F. Déroulement de la procédure orale

1. Les deux parties doivent être invitées à assister et à participer à la procédure orale (qu’elle porte sur une question préliminaire ou le fond du recours).

2. À l’audience, afin d’éviter la répétition d’éléments contenus dans les pièces écrites et, sauf pour ce qui est des déclarations faites à l’ouverture et à la clôture des débats lesquelles sont normalement limitées à 10 minutes, les parties se bornent à présenter des éléments nouveaux, à commenter les éléments nouveaux présentés par la partie adverse ou à répondre aux questions des membres de la chambre. La chambre peut se prononcer sur la pertinence des éléments nouveaux et limiter le temps de parole en conséquence.

3. La procédure orale peut comprendre, outre les exposés des parties, les dépositions de témoins ou d’experts (voir disposition 4 ci-après). La chambre peut citer d’office des témoins ou des experts. Elle peut aussi autoriser l’une ou l’autre des parties à demander l’audition de témoins et d’experts s’il est démontré que leur déposition serait utile.

4. Le déroulement normal de la procédure orale est le suivant :

L’ordre des déclarations peut être modifié pour tenir compte de situations ou de demandes spéciales, dans le cas par exemple de témoins ou d’experts qui ne sont disponibles que pour un laps de temps limité. Le Président est chargé de conduire les débats, notamment d’exprimer les décisions de la chambre.

G. Rapport de la chambre

1. Conformément à l’alinéa n) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel, le rapport de la chambre et ses recommandations sont présentés au Secrétaire général. Le secrétaire de la chambre avise le requérant de la date à laquelle le rapport de la chambre a été communiqué au Secrétaire général. Toute demande du requérant formulée en application de l’alinéa q) de la disposition 111.2 du Règlement du personnel tendant à obtenir un exemplaire du rapport doit être faite par écrit.

2. Le rapport de la chambre constitue le compte rendu officiel de la procédure. Il peut être adopté, soit à l’unanimité soit à la majorité des membres de la chambre. Dans le second cas, le membre de la chambre qui est en désaccord avec la position prise par la majorité peut rédiger une opinion dissidente qui est jointe au rapport adopté par la majorité.

3. Vu les conséquences graves qu’entraîne, en vertu de l’article 7, paragraphe 3, du Statut du Tribunal administratif des Nations Unies, la qualification d’une demande comme « futile » (c’est-à-dire totalement dépourvue de fondement), cette qualification ne peut résulter que d’une décision unanime des membres de la chambre saisie de l’affaire. Une fois déclarée futile, une demande ne peut plus faire l’objet d’une requête devant le Tribunal administratif des Nations Unies. Une demande qualifiée à l’unanimité de futile est irrecevable en vertu de l’article 7, paragraphe 3, du Statut du Tribunal.

H. Frais de voyage et visas

En ce qui concerne la Commission, il n’existe aucune disposition sur les frais afférents aux recours, les frais de voyage ou la délivrance de visas.

* * *

Adopté le 12 mai 2004 par la Commission paritaire de recours réunie en session extraordinaire conformément à l’alinéa e) de la disposition 111.1 du Règlement du personnel.

1. ¹ Pour les dépositions orales et la participation à l’audience, voir la section IV.F.1 à 4 ci-après.