QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES

Historique

Qu’est-ce qu’un ombudsman ?
Le terme « ombudsman » a été utilisé pour la première fois en Suède pour désigner un fonctionnaire chargé d’entendre les griefs des citoyens à l’égard des pouvoirs publics. Aujourd’hui, un ombudsman a pour mission de conseiller quiconque lui en fait la demande dans l’entité dans laquelle il travaille, quel que soit le niveau hiérarchique de l’intéressé, d’examiner de façon impartiale les problèmes qui lui sont présentés et de rechercher les solutions possibles. Il établit en outre des rapports et des recommandations types à l’intention de la direction afin de faciliter les changements systémiques.

Procédures

À quel moment dois-je contacter le Bureau de l’Ombudsman ?
S’adresser au Bureau de l’Ombudsman constitue un premier pas qui n’engage à rien lorsqu’un problème se pose. Cela permet aux intéressés d’évaluer les solutions possibles lorsqu’ils ne sont pas certains de la voie à suivre. S’il est certes plus facile de régler un différend lorsque le Bureau en est saisi à un stade précoce, il est toutefois possible de s’adresser à ce dernier lorsque les autres recours ont été épuisés.

En quoi le Bureau de l’Ombudsman peut-il m’aider ?
L’Ombudsman écoute les personnes qui le sollicitent, les conseille sur les politiques et procédures en vigueur à l’Organisation et propose diverses solutions de nature à régler le problème, l’accent étant mis sur le respect mutuel.

De quels problèmes s’occupe l’Ombudsman ?
Vous pouvez porter tout type de problème, grave ou moins grave, à l’attention de l’Ombudsman. Le Bureau de l’Ombudsman a pour vocation de régler les différends interpersonnels, de dissiper les malentendus et d’apporter des solutions aux problèmes de courtoisie et d’éthique, sachant que ces questions ne sont pas régies par les règles et procédures en vigueur à l’Organisation.

Que puis-je attendre du Bureau de l’Ombudsman ?
L’Ombudsman peut vous aider à démêler une situation complexe et proposer des solutions auxquelles vous n’aviez pas songé pour sortir de la situation dans laquelle vous vous trouvez. Dans certains cas, il peut relayer vos préoccupations tout en protégeant votre anonymat. L’objectif est de vous aider à faire face par vous-même au problème qui se pose, si tel est votre souhait. Il peut aussi agir en médiateur, c’est-à-dire en tierce partie garante de la plus grande neutralité. Si besoin est, il aiguille les fonctionnaires vers d’autres intervenants.

Le Bureau de l’Ombudsman constitue-t-il le dernier recours ?
Non. Le Bureau de l’Ombudsman complète mais ne remplace en aucune façon les voies de recours prévues pour régler un différend par la voie officielle dans le respect du principe d’équité. Si vous n’êtes pas satisfait des efforts faits pour régler un différend à l’amiable, vous avez la possibilité de former un recours auprès de l’un des organes habilités à intervenir. L’Ombudsman a qualité pour vous informer des voies de recours officielles mais ne peut se substituer à vous pour formuler une plainte. Si votre problème ne relève pas de la compétence des mécanismes de recours existants, est trop délicat ou a un caractère confidentiel, ou encore si vous préférez d’autres solutions, l’Ombudsman est prêt à vous écouter.

Quels sont les autres services proposés par le Bureau de l’Ombudsman ?
Le Bureau de l’Ombudsman peut de façon officieuse et à la demande expresse des intéressés examiner un problème en toute impartialité, favoriser le dialogue, user de ses bons offices et agir en médiateur pour régler un différend. Sa mission est de faciliter le règlement d’un différend et non de juger ou de sanctionner l’une ou l’autre des parties.

Dois-je craindre des représailles ?
Non. Tous les membres de l’Organisation des Nations Unies ont le droit de s’adresser à l’Ombudsman. Il ne sera pas toléré que ce droit soit mis à mal.

Un mécanisme de règlement non directif

Qu’entend-on par mécanisme de règlement non directif ?
L’Ombudsman vous laisse exprimer vos préoccupations et vous aide à évaluer votre situation et à arrêter les options possibles en toute confidentialité. Vous êtes seul à décider de la voie que vous souhaitez suivre. Il n’y a pas de solution toute faite.

Suis-je tenu de suivre l’avis de l’Ombudsman ?
Non. L’Ombudsman n’a pas qualité pour prendre des décisions ayant force obligatoire. Il formule simplement des recommandations fondées sur ce qui lui semble être la voie la plus équitable et la plus juste. Il est cependant habilité à porter certains problèmes à l’attention des organes compétents afin que ceux-ci y remédient, tout en garantissant l’anonymat des intéressés.

L’Ombudsman participe-t-il à des réunions officielles ?
Non. L’Ombudsman ne peut servir de témoin et se tient à l’écart des procédures de recours officielles. Il ne peut être cité comme témoin dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative. Son rôle est de faciliter le dialogue à titre officieux et non de s’associer à des sanctions disciplinaires ou à des enquêtes officielles. Il ne prend part aux travaux de comités qu’ès qualités ou à titre consultatif.

Puis-je introduire une plainte officielle directement auprès du Bureau de l’Ombudsman ?
Les entrevues avec l’Ombudsman se font à titre officieux et ne peuvent être considérées comme constituant une plainte en bonne et due forme. Le Bureau de l’Ombudsman peut toutefois vous indiquer la marche à suivre pour faire une réclamation.

Confidentialité

Comment la confidentialité est-elle garantie ?
Le Bureau de l’Ombudsman ne divulgue jamais l’identité des personnes qui s’adressent à lui et n’agit qu’avec l’autorisation expresse des intéressés, sauf dans les cas où il en va de la sécurité de quelqu’un. Le Bureau ne conserve pas de dossiers sur les plaintes ou les problèmes dont il a à connaître. Vous avez donc toute latitude pour vous exprimer.

Les personnes qui s’adressent au Bureau de l’Ombudsman sont-elles tenues à un devoir de réserve ?
Les personnes qui recourent aux services de l’Ombudsman sont invitées à faire preuve de la plus grande discrétion en ce qui concerne les problèmes qui ont motivé leur visite. Cela signifie que les intéressés doivent s’abstenir de transmettre à d’autres parties une copie des messages électroniques envoyés à l’Ombudsman et éviter de relater la teneur des entretiens avec l’Ombudsman à des personnes extérieures au Bureau.

Neutralité

Pourquoi le Bureau de l’Ombudsman est-il neutre ?
Le Bureau s’attache à faire preuve d’objectivité et d’impartialité à l’intérieur de l’Organisation. Il ne vise pas à arrêter des solutions toutes faites, mais propose toute une série d’options aux personnes qui s’adressent à lui, sans s’engager en faveur de l’une ou l’autre des parties. Il s’abstient de prendre parti sur les questions sur lesquelles des personnes douées de raison ne sauraient s’entendre.

De quelle façon le Bureau de l’Ombudsman préserve-t-il sa neutralité ?
L’Ombudsman est placé sous la responsabilité directe du Secrétaire général et ne rend des comptes à aucun organe administratif. Le Bureau de l’Ombudsman n’arbitre ni ne tranche aucune question et n’a aucun pouvoir de décision.

Puis-je considérer que le Bureau de l’Ombudsman est chargé de me défendre ?
Non. Le Bureau ne prend pas parti. Il examine les droits et les intérêts de chacune des parties afin de parvenir à un règlement équitable dans le respect des règles de courtoisie et privilégie la recherche collective de réponses plutôt que des solutions propres à attiser les antagonismes.

Des recommandations en faveur du changement

Quelles sont les prérogatives du Bureau de l’Ombudsman ?
Le Bureau a compétence pour prendre contact avec les hauts fonctionnaires de l’Organisation, recueillir des éléments d’information si un fonctionnaire lui demande d’enquêter sur une situation particulière, jouer un rôle de médiateur en cas de différend, appeler l’attention des services compétents sur des problèmes méritant d’être réglés, accélérer les procédures administratives et formuler des recommandations en vue de faire évoluer les politiques et méthodes.

Quelles sont les données que le Bureau de l’Ombudsman est habilité à rendre publiques ?
Le Bureau tient des statistiques sur les affaires dont il est saisi et signale les problèmes systémiques à l’attention des hauts fonctionnaires à intervalles réguliers. Il fait état dans ses rapports d’activité de données indiquant à quelle catégorie appartiennent les personnes qui recourent à ses services et les types de problèmes dont il a connaissance. Les données n’ont qu’un caractère statistique et ne peuvent en aucun cas servir à identifier les personnes qui ont demandé l’aide de l’Ombudsman. Au fil des années, elles permettront de déceler certains problèmes récurrents et certaines tendances, d’identifier les groupes d’employés particulièrement exposés et de proposer des améliorations.

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