Exemples d'examen : Epreuve spécialisée
Groupe professionnel: Administration (P2)


Exposés

  1. La responsabilité principale de la fonction d'achat dans une grande organisation est d'obtenir les produits de la plus haute qualité, correspondant aux spécifications, au prix le plus bas possible. En ayant à l'esprit ces termes de référence fondamentaux, un fonctionnaire en charge des achats doit étudier soigneusement chacune des réquisitions qui lui sont adressées et déterminer s'il existe la possibilité ou non de réaliser des économies ou de réduire les coûts ainsi que de prendre les mesures adéquates pour y arriver. Décrivez cinq façons d'arriver à épargner à l'achat. Expliquez brièvement la nature d'un problème important qui pourrait survenir lorsqu'on applique chacune des cinq façons que vous avez sélectionnées.

  2. Vous êtes l'administrateur du personnel dans le bureau local d'une organisation internationale, situé dans une grande ville. Le taux de renouvellement des agents des services généraux recrutés sur place est anormalement élevé. En fait, il est plus élevé que pour tous les autres employeurs : entreprises privées, nationalisées ou transnationales. Les conséquences de ce renouvellement ont été vivement critiquées dans un rapport de vérification extérieure concernant l'efficacité du bureau local. Il était dit dans ce rapport : "Le niveau de renouvellement est important parce qu'il est onéreux et qu'il fait baisser la productivité. Il est onéreux parce que chaque fois qu'un employé quitte l'organisation, celle-ci a des frais de recrutement et de formation. Il est onéreux aussi parce qu'il s'écoule nécessairement un certain temps avant que les nouveaux employés aient atteint leur niveau maximum d'efficacité. Pendant cette période, les employés font des erreurs. Il convient donc de faire un effort résolu pour éviter ce gaspillage".

    Vous savez pourquoi il y a un tel renouvellement: les traitements sont peu élevés et ce, depuis des années. Entre-temps, de nouvelles industries sont venues s'installer dans la région. Comme la population n'a pas beaucoup augmenté, les entreprises privées ont augmenté leurs traitements pour attirer des employés. Ce facteur a été mentionné dans des rapports internes établis les années précédentes sur les questions de personnel, mais l'augmentation des traitements de l'organisation internationale n'a pas suivi. Trop souvent, l'organisation recrute les personnes qui ne peuvent trouver un emploi ailleurs. Une fois recrutées, elles restent pendant un certain temps et, une fois qu'elles ont reçu une formation, elles partent pour trouver un meilleur emploi ailleurs. En outre, un petit nombre de fonctionnaires "à problèmes" ont du être licenciés, à grands frais pour l'organisation.

    Par contre, les indemnités et avantages divers offerts par l'organisation sont très généreux et sont, en fait, bien meilleurs que ceux de la plupart des autres employeurs de la région. Les employés quittent l'organisation pour trouver un emploi mieux rémunéré, mais, selon une enquête faite par l'organisation, les avantages sociaux dont bénéficient les anciens employés dans leur nouvel emploi sont moins intéressants : ils ont en particulier une moindre protection de l'assurance maladie, des prestations de retraite moins élevées, moins de congés de maladie et de congés payés et une plus faible indemnité pour frais d'études pour les enfants à charge. Toutefois, l'organisation n'a pas réussi à faire bien comprendre cet état de choses à son personnel actuellement en poste.

    Vos collègues et vous-même avez déjà essayé d'encourager les superviseurs à parler de cette question avec les fonctionnaires de leur service mais, dans la plupart des cas, ils ne l'ont pas fait. Leur excuse est que le système de prestations et d'indemnités est compliqué et difficile à expliquer, surtout à de nouveaux employés dont beaucoup ne s'intéressent guère à cette question.

    Votre supérieur, le chef du personnel, vous demande d'établir un programme d'action détaillé en vue de diminuer le taux de renouvellement de personnel. Exposez votre plan d'action, y compris les groupes cibles que vous viseriez; les procédures que vous recommanderiez; la façon dont vous procéderiez pour appliquer le plan.

Questions

  1. Décrivez succinctement trois différentes techniques utilisées lors d'entrevues professionnelles.

  2. Identifiez trois situations dans lesquelles un contrat d'achat peut être résilié sans qu'aucune des parties ait à payer de dédit ou de dommages-intérêts?

  3. Présentez brièvement les composants de la prime de compensation et autres avantages que l'on peut raisonnablement considérer dans le cas du réassignement d'une personne dans une autre localisation géographique pour les nécessités du service.

  4. Qu'est-ce que le contrôle budgétaire? Quelle est la différence entre contrôle budgétaire et contrôle de gestion?

  5. Avant de conclure un important contrat, quelles mesures un fonctionnaire chargé des achats peut-il prendre pour s'assurer de la fiabilité du contractant et de sa capacité à exécuter le contrat?

  6. Expliquez brièvement les composants d'un programme de développement de carrière d'une organisation dans le secteur public.

  7. Citez cinq facteurs à prendre en considération pour décider s'il est préférable d'acheter ou de louer du matériel.

  8. Identifiez et discutez brièvement trois façons de s'y prendre pour essayer de vaincre la résistance au changement dans les organismes administratifs.

  9. Mentionnez trois des avantages de l'existence d'un système efficace de communication entre cadres et salariés.

  10. Identifiez et commentez brièvement trois grands avantages de l'introduction de matériel de traitement électronique de l'information dans les fonctions de gestion.

Liste de sujets

Liste d'ouvrages recommandés : manuels de base et revues d'administration traitant des questions ci-après : 

	- Achats
	- Gestion
	- Administration
	- Budget
	- Plan à moyen terme 
	- Questions relatives au personnel
	- Principes d'administration et de gestion
	- Recrutement et formation
	- Mise en valeur des ressources humaines
	- Planification des programmes, budgétisation, suivi et évaluation

Exemples d'examen : Epreuve générale (P2)

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