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Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences

Groupe de la planification et de la programmation

Le Groupe est chargé de préparer et d’établir le calendrier biennal des conférences et réunions de l’Organisation en utilisant le système mondial de gestion en ligne des réunions, eMeets, en coopération et coordination étroites avec les secrétariats techniques et fonctionnels des organes intergouvernementaux se réunissant à New York et, pour les organes se réunissant dans les autres centres de conférence, en concertation avec les services homologues de Genève, Vienne et Nairobi. Faire coïncider les services de réunions et de documentation prescrits par les organes intergouvernementaux avec les salles et les ressources disponibles représente une tâche colossale. Le projet de calendrier biennal est d’abord examiné par le Conseil économique et social et le Comité des conférences avant d’être adopté par l’Assemblée générale. Évoluant constamment, ce document est adapté et modifié au gré des décisions que prennent les organes délibérants. L’on peut consulter ce calendrier, actualisé tous les mois, à l’adresse http://conf.un.org.

Le calendrier biennal est ensuite subdivisé par année, mois et semaine. Chaque année, lors des préparatifs de l’Assemblée générale, le Groupe participe activement à l’établissement des prévisions concernant les réunions de haut niveau devant se tenir durant le débat général, en se fondant sur les données des années précédentes et sur les nouvelles demandes, la demande de salles et de services étant bien supérieure à l’offre. Durant la partie principale de la session de l’Assemblée générale et la session de fond du Conseil économique et social, le Groupe examine et analyse tous les projets de résolution et de décision pour recenser les activités susceptibles de donner lieu à de nouvelles demandes de services de conférence et de documentation. Les états des incidences sur les services de conférence sont établis en consultation avec les secrétariats techniques et fonctionnels et avec la Division de la planification des programmes et du budget.

L’Équipe de programmation du Groupe est chargée d’établir le programme des réunions chaque semaine et chaque jour, en réglant les derniers détails, et d’en informer tous les prestataires de services et le Groupe du Journal. Outre les réunions figurant au calendrier des conférences et réunions, l’Équipe de programmation est chargée également de programmer les réunions des organes autorisés à se réunir selon les besoins, les réunions des groupes régionaux et des autres grands groupes d’États Membres, les réunions officieuses et les manifestations spéciales, en fonction de la disponibilité des services de conférence et des salles de réunion. La programmation de ces réunions ponctuelles est une tâche particulièrement exigeante, qui suppose une connaissance parfaite des règles et directives portant sur la gestion des conférences.

Il incombe également au Groupe de contrôler et d’analyser les données statistiques sur les réunions produites par le système eMeets pour en rendre compte au Comité des conférences. Il collabore avec le personnel de gestion des réunions des autres centres de conférence pour établir des statistiques globales sur l’utilisation des services de conférence. Il tient à jour la liste de toutes les réunions qui ne se tiennent pas au siège des organes concernés.

Dans le cadre d’un système unifié et novateur d’organisation des réunions, gMeets, l’interface utilisateur polyvalente d’eMeets, a été développée en vue de faciliter la coordination avec les principaux prestataires de services et entre eux. Cette interface est le point d’entrée unique pour les demandes de salles de réunion et de services de conférence. Les procédures ont été simplifiées et les devis de services sont facilement accessibles. Les clients auront désormais la possibilité de choisir les services dont ils ont besoin dans un menu : attribution d’une salle de conférence ; services d’interprétation ; plaques porte-nom, panneaux pour estrade et aménagement de salle ; publication dans le Journal ; services audiovisuels ; prêt de matériel technique ; services de diffusion sur le Web (télévision en ligne des Nations Unies) ; services d’accès aux salles et services de sécurité.