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Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences

Groupe de la planification et de la programmation

Le Groupe est chargé de la planification et de la préparation du calendrier biennal des conférences et des réunions de l’Organisation des Nations Unies au moyen du système mondial de gestion en ligne des réunions eMeets 2.0, en coopération et coordination étroites avec les secrétariats techniques et fonctionnels des organes intergouvernementaux se réunissant à New York, et par le biais de consultations avec ses homologues à Genève, Vienne et Nairobi pour les organes se réunissant dans les autres centres de conférence. Faire coïncider les réunions et la documentation prescrites par les organes intergouvernementaux avec la disponibilité des salles de réunion et des services de conférence représente une tâche colossale. Le projet de calendrier biennal est examiné par le Conseil économique et social et par le Comité des conférences avant d’être adopté par l’Assemblée générale. Évoluant constamment, ce document doit être adapté et modifié au gré des décisions des organes délibérants. Le calendrier est actualisé tous les mois et consultable à l’adresse http://conf.un.org.

Le calendrier biennal est ensuite subdivisé par année, par mois et par semaine. Chaque année, pendant les préparatifs de l’Assemblée générale, le Groupe participe activement à la préparation des réunions de haut niveau devant se tenir pendant le débat général en se fondant sur l’expérience des années précédentes et sur les nouvelles demandes, la demande de salles et de services de conférence dépassant de loin l’offre. Pendant la partie principale de l’Assemblée générale et la session de fond du Conseil économique et social, le Groupe examine et analyse l’ensemble des projets de résolutions et de décisions pour recenser les nouvelles activités susceptibles d’accroître les besoins en termes de services de séance et de documentation. Les États des incidences sur les services de conférence sont établis en consultation avec les secrétariats techniques et fonctionnels et avec la Division de la planification des programmes et du budget.

L’équipe de programmation du Groupe est chargée de mettre au point et d’ajuster le programme des réunions chaque semaine et chaque jour et d’en informer tous les prestataires de services et le Groupe du Journal. Outre les réunions prescrites figurant au calendrier des conférences et des réunions des Nations Unies, l’équipe de programmation est également amenée à programmer les réunions d’organes autorisés à se réunir selon les besoins des groupes régionaux et autres grands groupes d’États Membres, les réunions officieuses et les manifestations spéciales en fonction de la disponibilité des services de conférence et des salles de réunion. La programmation de ces demandes ponctuelles est une tâche particulièrement exigeante et dynamique, qui suppose une connaissance parfaite des politiques et des directives de gestion des conférences. Le Groupe est en outre chargé de suivre et analyser les données statistiques sur les réunions produites par le système eMeets 2.0 pour en rendre compte au Comité des conférences. Il travaille en étroite coopération avec le personnel de gestion des réunions des autres centres de conférence pour établir des statistiques globales sur l’utilisation des services de conférence. Une liste regroupant toutes les réunions qui ne se tiennent pas au siège des organes concernés est tenue et mise à jour par le Groupe.