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Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences

Section de la gestion des réunions

L’on peut comparer l’activité de la Section de la gestion des réunions à l’assemblage d’un gigantesque puzzle à quatre dimensions (les trois dimensions physiques plus le temps). Certaines pièces du puzzle sont des personnes – les délégués qui assistent aux réunions, les interprètes de l’Organisation et les autres fonctionnaires chargés de la gestion des conférences. D’autres sont matérielles – les salles de réunion et les bureaux. Une fois les pièces identifiées et réunies, il faut les assembler dans le temps de façon à utiliser au mieux les ressources. Pour compliquer encore les choses, chaque réunion doit être organisée selon des modalités propres ; de ce fait, la gestion des réunions ne consiste pas à appliquer chaque fois la même formule. Le sur-mesure y est de rigueur.

Le fruit de cet assemblage est le calendrier biennal mondial des conférences et réunions de l’Organisation, établi en concertation avec les offices des Nations Unies à Genève, Vienne et Nairobi. Y figurent également les réunions des principaux organes des institutions spécialisées, de l’Agence internationale de l’énergie atomique et des organes conventionnels. Le calendrier organise toutes les activités de la Section, sans pour autant être gravé dans le marbre. Des modifications sont nécessaires au fil du temps, quand des réunions sont ajoutées ou annulées, quand des réunions inscrites au calendrier doivent se tenir selon de nouvelles modalités, quand des organes intergouvernementaux adoptent des textes prévoyant de nouvelles réunions, ou quand la création d’une nouvelle entité entraîne une nouvelle demande de services de conférence. La Section gère les impondérables et apporte des modifications au calendrier tout au long des deux ans.

Outre celles prévues au calendrier officiel des réunions et conférences, la Section de la gestion des réunions assure chaque année au Siège la tenue de quelque 13 000 réunions (consultations en marge des séances officielles, réunions d’information, réunions de groupes d’États Membres, réunions ou manifestations parrainées par les missions permanentes ou les missions d’observation auprès de l’Organisation, etc.), auxquelles elle affecte des salles et des ressources. Naturellement, si priorité est donnée aux demandes de services émanant des organes intergouvernementaux, la Section n’est pas sans savoir que les tractations et consultations officieuses concourent au succès des délibérations officielles de ces organes. Le nombre de réunions ne cessant de croître, il lui faut concilier la demande et l’offre de services.

Le système de gestion en ligne des réunions, eMeets 2.0, permet à la Section d’affecter les salles de conférence et de planifier les services de conférence à l’intention des organes intergouvernementaux et des autres entités. Elle établit les plans annuel et mensuel des réunions devant se tenir au Siège, ainsi que les programmes hebdomadaire et quotidien de ces réunions qu’elle communique aux services qui concourent à assurer le service des conférences et réunions, en particulier au Service d’interprétation et au Bureau des services centraux d’appui, pour leur permettre de planifier leurs capacités et d’organiser leurs travaux. Le programme quotidien des réunions est par ailleurs reproduit dans le Journal des Nations Unies, publication dont la gestion incombe aussi à la Section.

Se voulant prévoyante, la Section examine tous les projets de résolution des organes intergouvernementaux pour vérifier s’ils prévoient la prestation de services de conférence. Toute décision portant création d’un nouvel organe délibérant, par exemple, entraîne l’inscription de nouvelles réunions au calendrier et la fourniture de services de conférence supplémentaires. Les organes intergouvernementaux doivent être dûment informés des incidences budgétaires et opérationnelles que peuvent avoir les décisions qu’ils sont amenés à prendre.

En résumé, l’activité de planification effectuée par la Section est couronnée de succès lorsque tous les besoins sont satisfaits grâce à une utilisation optimale des ressources disponibles.

L’exécution suit la phase de planification. La Section veille à ce que tous les organes se réunissant au Siège disposent des services de séance dont ils ont besoin. Elle recense également les besoins en services de conférence et en personnel pour les conférences hors Siège des organes basés à New York. Ses fonctionnaires peuvent ainsi participer à des missions de planification pour examiner avec les représentants des gouvernements qui les accueillent selon quelles modalités organiser et préparer les conférences et pour vérifier que les lieux proposés conviennent. En application de la règle de la gestion intégrée à l’échelle mondiale, la Section se concerte avec le personnel de gestion des réunions des offices des Nations Unies à Genève, Vienne et Nairobi et avec celui des commissions régionales afin de veiller à ce que tous les services soient fournis de la façon la plus efficace et au moindre coût.

La Section de la gestion des réunions comprend les services suivants :