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Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences

Section de la gestion des réunions

Le travail de la Section de la gestion des réunions revient à assembler un puzzle géant en quatre dimensions (trois dimensions physiques plus le temps). Certaines des pièces de ce puzzle sont humaines – ce sont les délégations, les interprètes de l’ONU et d’autres fonctionnaires chargés de la gestion des conférences. D’autres sont matérielles – ce sont les salles de conférence et de réunion et les bureaux où se tiennent les consultations. Une fois les pièces identifiées et réunies, il faut les assembler dans le temps de façon à utiliser les ressources au mieux. Pour compliquer encore les choses, chaque réunion à organiser a des besoins bien précis, souvent très différents; de ce fait, la gestion des réunions n’a rien à voir avec du prêt-à-porter. Le sur-mesure y est de rigueur.

Le fruit de cet assemblage est le calendrier biennal des conférences et réunions de l’Organisation des Nations Unies. Celui-ci est établi en concertation avec les offices des Nations Unies à Genève, Vienne et Nairobi, puisqu’il comprend aussi les réunions qui y sont tenues. Il couvre en outre les réunions des principaux organes des institutions spécialisées, de l’Agence internationale de l’énergie atomique et des organes conventionnels. Il constitue le schéma directeur de toutes les activités de la Section, sans être pour autant gravé dans le marbre. Au fil du temps, des modifications sont nécessaires – des réunions peuvent être ajoutées ou annulées, les ressources requises pour les réunions prévues peuvent évoluer et d’autres prescriptions d’organes intergouvernementaux peuvent donner naissance à de nouveaux organes qui nécessitent des services de conférence. La Section surveille l’évolution de tous ces éléments et apporte des modifications au calendrier au cours de l’exercice biennal.

Outre celles prévues au calendrier officiel des réunions et conférences du Siège, la Section de la gestion des réunions doit chaque année faciliter la tenue de près de 10 000 réunions (consultations ou rencontres en marge des séances officielles, entretiens divers, séances d’information, séances de planification, réunions de groupes d’États Membres, réunions parrainées par les missions permanentes ou les missions d’observation, etc.), auxquelles elle doit affecter aussi des salles et services de conférence. Naturellement, si elle donne la priorité aux demandes de services émanant des organes intergouvernementaux, elle n’ignore pas que les tractations et consultations officieuses concourent au succès des délibérations officielles de ces organes. La Section donne souvent une suite favorable aux diverses demandes de salles de réunion, même si elle le fait en toute prudence, sachant devoir concilier la demande et l’offre de services.

Le système de gestion en ligne des réunions, eMeets 2.0, permet à la Section d’affecter les salles de conférence et de planifier les services de conférence en conséquence. Elle établit le plan annuel des réunions et les programmes hebdomadaire et quotidien des réunions au Siège qu’elle communique aux services du Secrétariat qui concourent à assurer le service des conférences et réunions, en particulier au Service d’interprétation et au Bureau des services centraux d’appui, pour leur permettre de mobiliser et d’organiser leurs moyens à cette fin, le programme quotidien des réunions étant par ailleurs reproduit dans le Journal des Nations Unies.

Se voulant prévoyante, la Section épluche tous les projets de résolution des organes intergouvernementaux pour vérifier s’ils prescrivent la prestation de services de conférence. Toute décision portant création d’un nouvel organe délibérant, par exemple, emporte l’inscription de réunions supplémentaires au calendrier et la fourniture de services de conférence supplémentaires, et ne serait donc pas sans incidences d’ordre budgétaire et opérationnel, l’organe compétent devant en être informé.

En résumé, le travail de planification des réunions effectué par la Section est couronné de succès lorsque l’espace et les ressources répondent à l’évolution des besoins dans le temps et que le calendrier établi assure que tous les besoins sont satisfaits en tirant parti au mieux des ressources disponibles.

Après la planification intervient la fonction d’exécution. La Section veille à ce que tous les organes se réunissant au Siège disposent des services d’appui aux réunions dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. Elle détermine également les effectifs nécessaires pour les conférences hors Siège des organes basés à New York et ses fonctionnaires peuvent participer à des missions de planification pour examiner avec les représentants des gouvernements qui les accueillent selon quelles modalités préparer et organiser les conférences. À cet égard, la Section se concerte avec le personnel de gestion des réunions des offices des Nations Unies à Genève, Vienne et Nairobi et avec celui des commissions régionales afin de veiller à ce que tous les services soient fournis aux conférences hors Siège de la façon la plus efficiente et rentable.

La Section de la gestion des réunions comprend les services suivants :
        • Le Groupe de la planification et de la programmation
        • Le secrétariat du Comité des conférences
        • Le Journal des Nations Unies