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Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences

Division des affaires de l’Assemblée générale
et du Conseil économique et social

Les fonctionnaires de la Division des affaires de l’Assemblée générale et du Conseil économique et social –quelque 44 personnes de 25 nationalités différentes – constituent le « groupe de réflexion » du Secrétariat sur la gestion des conférences, gardien de la mémoire institutionnelle des règlements intérieurs et des pratiques de référence des organes intergouvernementaux dont s’occupe la Division. Ils centralisent toutes les informations relatives aux travaux passés et en cours de ces organes, qu’il s’agisse de l’Assemblée générale ou des groupes d’experts du caractère le plus confidentiel, auxquels ils fournissent des services de conférences et des services fonctionnels. Avec douceur mais autorité, les fonctionnaires de la Division font office de guides avant, pendant et après chaque réunion, et veillent avec discrétion et prudence à ce que chaque étape soit soigneusement menée à bien, tant lors de la planification que durant l’exécution.

Les termes « services techniques et fonctionnels de secrétariat » ou « services de la gestion des conférences » méritent d’être explicités car ils touchent aux fonctions essentielles de la Division. Tous les organes intergouvernementaux et organes délibérants qui se réunissent à l’ONU bénéficient du concours d’un haut fonctionnaire représentant le Secrétaire général qui, en tant que spécialiste des questions politiques, devient leur « secrétaire ». La personne chargée de présider les séances (Président) de chaque organe est placée au centre du podium et le « secrétaire » immédiatement à sa gauche. L’une des principales responsabilités du secrétaire d’un organe intergouvernemental est de veiller à ce que le président de séance ait une bonne compréhension des pouvoirs et obligations et des droits et responsabilités découlant de ses fonctions, et de l’aider à exercer ces fonctions avec toute l’efficacité et l’efficience requises y compris celles qui relèvent de l’ensemble de la gestion des services de conférences fournis pour la réunion en question.

Le secrétaire bénéficie du concours d’une équipe de fonctionnaires chargés de responsabilités précises portant sur la préparation, le déroulement et le suivi des travaux de l’organe intergouvernemental. Cette équipe est indispensable au succès des travaux de la réunion. Les responsabilités d’ensemble de l’équipe, qu’on appelle « secrétariat de la gestion des conférences », sont notamment les suivantes :

Lorsque les fonctionnaires de la Division fournissent des services techniques et fonctionnels, leur attention est avant tout concentrée sur les États Membres qui sont représentés dans des organes intergouvernementaux. Leurs fonctions peuvent être résumées comme suit :

En résumé, la Division a pour responsabilité de créer le contexte de chaque réunion (le « comment », le « quand » et le « où »), le cadre dans lequel se déroule chaque session et la manière dont elle est menée au jour et à la minute près. Les fonctionnaires de la Division s’appuient sur une connaissance approfondie de la procédure parlementaire et sur leur expérience pratique pour donner des conseils spécialisés à toutes les parties prenantes, en particulier le Président, et faire en sorte que chaque réunion se déroule sans heurts et soit menée à bonne fin.

La Division est composée des services suivants :

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Date de mise à jour: 13 février 2012/Henry BREED