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Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences

Groupe de la planification des documents

Intervenant en amont de la Section de la gestion des documents, le Groupe de la planification des documents entretient un dialogue permanent avec les départements auteurs du Secrétariat, les équipes de gestion des services de conférence des organes intergouvernementaux et les missions permanentes, le but étant pour lui que les textes à traduire soient soumis dans les délais. En application du système de créneaux institué en 2002, il établit les prévisions de la charge de travail qui permettent aux différents services qui concourent au traitement de la documentation du Département d’organiser leurs ressources à cette fin par souci de rationalisation et d’optimisation des ressources.

Plaque tournante des opérations de traitement de la documentation destinée à l’Assemblée générale, au Conseil économique et social et à leurs organes subsidiaires à New York, le Groupe épluche les résolutions et décisions prises par les organes intergouvernementaux, le but étant d’amener les départements concernés à établir et soumettre dans les délais tous les documents d’avant session, dont l’établissement est prescrit par tel ou tel organe délibérant. Tout document doit sa raison d’être à ce que l’organe intergouvernemental qui voudrait examiner telle ou telle question à une session donnée demande à être saisi d’un rapport à cette fin.

Le Groupe procède selon la démarche suivante :