Groupe de la planification des documents
Intervenant en amont de la Section de la gestion des documents, le Groupe de la planification des documents entretient un dialogue permanent avec les départements auteurs du Secrétariat, les équipes de gestion des services de conférence des organes intergouvernementaux et les missions permanentes, le but étant pour lui que les textes à traduire soient soumis dans les délais. En application du système de créneaux institué en 2002, il établit les prévisions de la charge de travail qui permettent aux différents services qui concourent au traitement de la documentation du Département d’organiser leurs ressources à cette fin par souci de rationalisation et d’optimisation des ressources.
Plaque tournante des opérations de traitement de la documentation destinée à l’Assemblée générale, au Conseil économique et social et à leurs organes subsidiaires à New York, le Groupe épluche les résolutions et décisions prises par les organes intergouvernementaux, le but étant d’amener les départements concernés à établir et soumettre dans les délais tous les documents d’avant session, dont l’établissement est prescrit par tel ou tel organe délibérant. Tout document doit sa raison d’être à ce que l’organe intergouvernemental qui voudrait examiner telle ou telle question à une session donnée demande à être saisi d’un rapport à cette fin.
Le Groupe procède selon la démarche suivante :
- Dresser la liste de tous les documents demandés par chaque organe délibérant;
- Déterminer la marche à suivre et le département auteur pour chaque document;
- Négocier avec le département auteur la date de soumission du document demandé;
- Suivre l’évolution de chaque document jusqu’à sa soumission pour traitement;
- Recevoir et vérifier les textes avant de les transmettre au Groupe du contrôle des documents.
- Adresser des rappels hebdomadaires aux départements auteurs concernant les documents attendus;
- Gérer les demandes de dérogation et réaménager le calendrier de traitement des textes trop longs ou soumis en retard;
- Établir le rapport annuel sur la documentation;
- Constituer les équipes spéciales sur la documentation (pour tous les départements et pour la Cinquième Commission);
- Établir la liste des priorités pour chacun des services concourant au traitement de la documentation et alerter le Groupe du contrôle des documents en cas de risque de dépassement du délai de traitement de 28 jours.
Le système de programmation de la documentation, base de données du Groupe, permet de suivre l’évolution des documents. Ainsi, le Groupe s’enquiert des raisons du retard de tout document et de toutes mesures prises en conséquence. Avant l’ouverture de toute session, il fournit en outre aux présidents des organes intergouvernementaux des rapports à jour sur les services relatifs à la documentation, soit sous la forme de notes officielles, soit par courrier électronique.
Le Groupe s’acquitte également des fonctions ci-après :
Date de mise à jour: 13 février 2012/Ruth RAMIREZ