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Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences

Groupe du contrôle des documents

Le travail du Groupe du contrôle des documents est orienté vers l’aval de la chaîne de production des documents. Le Groupe collabore étroitement avec toutes les unités du Département qui interviennent dans le traitement des documents – notamment les unités chargées de l’édition, des références, de la traduction, du traitement de texte, de la traduction contractuelle, de la reproduction et de la distribution – et veille à ce que les documents soient publiés en temps voulu et simultanément dans toutes les langues officielles. Il reçoit les manuscrits des documents destinés aux sessions des organes intergouvernementaux qui se réunissent au Siège ainsi que ceux qui sont destinés aux réunions tenues à l’étranger d’organes dont le siège se trouve à New York. Il programme dans le temps les étapes du traitement des documents et suit en permanence leur cheminement entre les différentes unités. Le Groupe est sous astreinte 24 heures sur 24, sept jours sur sept, et se tient prêt à faire face à toute situation d’urgence.

Pour faciliter la tâche du Groupe, un programme électronique de suivi et de contrôle des documents baptisé « eDOC » a été créé, qui lui permet de suivre et de contrôler la progression de chaque manuscrit tout au long de la chaîne de la soumission du manuscrit jusqu’à sa parution comme document officiel. Le système donne l’alerte lorsqu’un manuscrit prend du retard à un stade quelconque du processus.

Outre la programmation et le contrôle des documents, le Groupe est également chargé des tâches suivantes :