Groupe du contrôle des documents
Le travail du Groupe du contrôle des documents est orienté vers l’aval de la chaîne de production des documents. Le Groupe collabore étroitement avec toutes les unités du Département qui interviennent dans le traitement des documents
– notamment les unités chargées de l’édition, des références, de la traduction, du traitement de texte, de la traduction contractuelle, de la reproduction et de la distribution – et veille à ce que les documents soient publiés en temps voulu et simultanément dans toutes les langues officielles. Il reçoit les manuscrits des documents destinés aux sessions des organes intergouvernementaux qui se réunissent au Siège ainsi que ceux qui sont destinés aux réunions tenues à l’étranger d’organes dont le siège se trouve à New York. Il programme dans le temps les étapes du traitement des documents et suit en permanence leur cheminement entre les différentes unités. Le Groupe est sous astreinte 24 heures sur 24, sept jours sur sept, et se tient prêt à faire face à toute situation d’urgence.
Pour faciliter la tâche du Groupe, un programme électronique de suivi et de contrôle des documents baptisé « eDOC » a été créé, qui lui permet de suivre et de contrôler la progression de chaque manuscrit tout au long de la chaîne de la soumission du manuscrit jusqu’à sa parution comme document officiel. Le système donne l’alerte lorsqu’un manuscrit prend du retard à un stade quelconque du processus.
Outre la programmation et le contrôle des documents, le Groupe est également chargé des tâches suivantes :
- Vérifier que tous les manuscrits sont complets et répondent aux normes de présentation fixées en ce qui concerne la pagination, la police de caractère et l’espacement;
- Vérifier les métadonnées concernant les documents et les saisir dans le système DIMO afin que le Groupe de la planification des documents puisse établir des statistiques complètes et exactes;
- Négocier les dates de parution des documents qui sont soumis en cours de session d’un organe intergouvernemental, qui doivent toujours être traités dans des délais très courts, comme les projets de résolution;
- Gérer le registre des procès-verbaux de séance (voir Service de la rédaction des procès-verbaux de séance, dans la section consacrée à la Division des réunions et des services de publication) et coordonner le traitement et la publication des comptes rendus analytiques de séance;
- Travailler en coordination avec le Bureau des technologies de l’information et des communications pour s’assurer que les documents sont correctement affichés dans le Système de diffusion électronique des documents (Sédoc);
- Se tenir en contact avec les groupes de traitement de texte afin de régler les problèmes qui peuvent se poser au niveau du système en ce qui concerne la création d’index, la modification des métadonnées, l’application de dates d’embargo et l’affichage des documents;
- Établir des données statistiques concernant les comptes rendus de réunions, la traduction, le traitement de texte, la reproduction et la distribution, aux fins d’analyse, et les présenter sous la forme de tableaux;
- Créer les listes de documents qui figurent quotidiennement dans le Journal des Nations Unies;
- Fournir un appui et gérer la chaîne de production des documents pour les conférences, réunions et missions qui se tiennent à l’étranger;
- Perfectionner le système eDOC et se tenir en contact avec le Bureau des technologies de l’information et des communications pour la réalisation des modifications proposées.
Gérer les comptes des utilisateurs du système eDOC de façon à s’assurer qu’ils sont correctement configurés et que les utilisateurs reçoivent la formation voulue pour être en mesure d’utiliser le système efficacement.
Date de mise à jour: 14 février 2012/Ruth RAMIREZ