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Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences

Service de la planification centrale et de la coordination

Intervenant selon un cycle récurrent, le Service de la planification centrale et de la coordination concilie les deux grands volets de la gestion des conférences : les réunions et la documentation. Il commence par établir des prévisions, c’est-à-dire par déterminer exactement, pour bien planifier et coordonner le tout, le volume de travail à venir. Comme préalable à la tenue de toute réunion ou au traitement de tout document, le Service examine soigneusement la demande de services de conférence considérée au regard des textes pertinents (résolution, règlement intérieur, etc.) de l’organe intergouvernemental concerné. Après quoi, il fixe un calendrier au regard des ressources mises en place par les différents intervenants (édition, références, traduction, traitement de texte) afin de répondre en toute efficacité à la demande dans les délais impartis.

En outre, les moyens (salles de conférence et de réunion, personnel technique, éditeurs, traducteurs, interprètes, etc.) étant limités, force lui est de trouver un équilibre entre l’offre et la demande de services. Ainsi, programmer un trop grand nombre de réunions à telle ou telle période, c’est courir le risque de solliciter indûment les services qui concourent au traitement de la documentation, situation que le Service entend prévenir en faisant appel à des programmes informatiques de planification et de gestion pointus.

Les besoins et les échéances arrêtés par écrit – sous forme d’un calendrier des réunions et conférences ou de prévisions relatives à la documentation –, la phase d’exécution peut commencer. Elle consiste à faire traiter les documents soumis aux fins de distribution aux organes concernés dans les délais prescrits. Les conférences et réunions qui, chaque jour, rythment la vie de l’Organisation peuvent ainsi bénéficier des services nécessaires.

Le Service se compose des unités suivantes :