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Règlement intérieur du Groupe

Adopté le 27 novembre 1967 à sa 10ème session ordinaire

Composition

Conformément au paragraphe 1 de l’Annexe à la résolution 1438 (XIV) de l’Assemblée générale, le Groupe des vérificateurs externes, ci-après dénommé le Groupe, est composé des membres du Comité des commissaires aux comptes de l’Organisation des Nations Unies et des vérificateurs externes nommés par les institutions spécialisées et l’Agence internationale de l’énergie atomique.

1. Au cas où une personne cesse d’être membre du Comité des commissaires aux comptes de l’Organisation des Nations Unies ou le vérificateur externe nommé par une institution spécialisée ou l’AIEA, elle cesse automatiquement d’être membre du Groupe.

2. La vacance ainsi créée est remplie par la personne nouvellement nommée membre du Comité des commissaires aux comptes de l’Organisation des Nations Unies ou vérificateur externe nommé par une institution spécialisée ou l’AIEA, suivant le cas.

Objectifs

3. Les membres du Groupe ont pour objectif de renforcer la coordination des activités de vérification dont ils ont la charge et d’échanger des informations sur leurs méthodes de travail et les conclusions de leurs travaux. Le Groupe peut également soumettre un avis, une observation ou une recommandation aux chefs de secrétariat des organisations participantes sur les questions de sa compétence, afin de les conseiller et d’assurer un plus haut degré d’uniformité des normes d’audit et d’utilisation des principes comptables au sein des organisations de la famille des Nations Unies. En outre, les chefs de secrétariat des organisations participantes peuvent, par l’entremise du/des vérificateur/s des comptes de leur organisation, soumettre des demandes de conseils ou d’avis au Groupe.

Sessions

4. Le Groupe décide de la fréquence de ses sessions ordinaires, qui doit être en toutes circonstances d’au moins une session annuelle. Le Président détermine les dates des sessions en consultation avec les membres.

5.Le Groupe peut tenir une session extraordinaire à d’autres dates si certaines questions nécessitent son attention. En pareil cas, le Président communique aux membres les raisons de cette convocation et sollicite leur avis sur l’opportunité de tenir ou non une telle session. Si le Président reçoit un vote affirmatif de la majorité des membres, il fixe la date et le lieu de la session extraordinaire conformément aux principes de l’Article 9.

6. Tout membre qui ne peut assister à une session peut y être représenté par un suppléant dont il communique le nom par écrit au Président.

7. À toutes les sessions, le quorum est constitué de la majorité simple des membres et des représentants dûment nommés. Chaque membre ou représentant dûment nommé a droit à une voix. Lorsqu’une proposition reçoit le même nombre de voix pour et contre, elle est rejetée.

8. Les sessions sont tenues aux lieux dont décident les membres, après avoir dûment tenu compte de certains facteurs tels que l’économie ou la commodité.

9. Le Groupe se réunit à huis clos. Toutefois, les membres du Groupe peuvent être accompagnés de membres de leur personnel. Le Président peut également inviter toutes autres personnes dont il peut juger la présence souhaitable lors de l’examen d’un point particulier de l’ordre du jour.

Bureau du groupe

Le Bureau de Groupe est composé de son Président et de son Vice-Président. Ceux-ci sont élus par les membres à la fin de chaque session ordinaire et exercent leurs fonctions jusqu’à la fin de la session ordinaire suivante.

Les fonctions de Président et de Vice-Président du Groupe sont exercées en toutes circonstances par un membre du Comité des commissaires aux comptes de l’Organisation des Nations Unies et par le vérificateur externe d’une institution spécialisée ou de l’AIEA.

Si le Président cesse d’être membre du Groupe, la Présidence est automatiquement déclarée vacante.

En cas de vacance de la Présidence, le Vice-Président assume les fonctions de Président jusqu’à l’expiration du mandat de son prédécesseur et nomme un Vice-Président par intérim parmi les autres membres du Groupe, en s’inspirant des principes de l’Article 12 du présent Règlement intérieur, jusqu’à ce qu’une élection puisse avoir lieu.

Si le Vice-Président cesse d’être membre du Groupe, le Président peut désigner un Vice-Président par intérim conformément aux dispositions de l’article 14 ci-dessus parmi les autres membres du Groupe.

Fonctions des membres du bureau

Le Président :

  1. convoque les sessions conformément aux Articles 5 et 6 du présent Règlement;
  2. présente l’ordre du jour provisoire de la session;
  3. dirige les séances de la session;
  4. envoie toute correspondance nécessaire au nom du Groupe;
  5. représente le Groupe devant tous organes, commissions, chefs de secrétariat, etc. selon les besoins;
  6. nomme les membres de toutes commissions du Groupe jugées nécessaires.

Le Vice-Président :

  1. préside les séances en l’absence du Président;
  2. sur demande du Président, représente le Groupe devant tous organes, commissions, chefs de secrétariat, etc.;
  3. assume les fonctions de Président au cas où le Président cesse d’être membre du Groupe.

Secrétaire du groupe

Le Secrétaire à plein temps du Comité des commissaires aux comptes de l’Organisation des Nations Unies, nommé par le Bureau du Contrôleur du Secrétariat des Nations Unies, exerce également les fonctions de Secrétaire du Groupe.

Le Secrétaire a pour fonctions :

  1. de tenir des documents officiels du Groupe, qui restent dans son bureau au siège de l’ONU;
  2. d’aider le Président à préparer l’ordre du jour, les mémorandums du Président et les documents techniques de travail à débattre lors de la session;
  3. de prendre les mesures nécessaires afin de faire en sorte que les dispositions matérielles, telles que la réservation d’une salle de conférence, les services d’interprétation, etc. soient disponibles;
  4. de rédiger les projets de compte rendu confidentiel de session et de rapport de session à soumettre à l’approbation du Président et des membres du Groupe;
  5. de tenir le Président informé des événements qui se produisent au siège de l’ONU, tels que les décisions de politique générale et les actions de l’Assemblée générale, du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires et du Comité administratif de coordination, etc., sur les questions intéressant le Groupe;
  6. de diffuser les divers rapports d’audit annuels, les mémorandums du Président, les documents de travail et toute autre documentation pertinente aux membres;
  7. de maintenir une liaison avec divers organes tels que le Corps commun d’inspection et d’organiser, à la demande du Président, des réunions avec certains éléments clés du personnel.

Si le Secrétaire n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions, le Président prend des dispositions, par l’entremise du Bureau du Contrôleur du Secrétariat des Nations Unies, pour qu’un Secrétaire temporaire assume l’intérim en attendant que le Secrétaire à plein temps puisse reprendre ses fonctions ou qu’un nouveau Secrétaire soit nommé, suivant le cas.

Questions à débattre

Chaque membre informe le Président, avant la date fixée par celui-ci et communiquée aux membres dans son Mémorandum, des points dont il propose l’inscription à l’ordre du jour de la session ordinaire du Groupe. Chaque fois qu’il est nécessaire ou possible, des notes explicatives doivent être fournies pour que les membres puissent apprécier l’objet et la portée du point. Au plus tard 30 jours avant la date fixée pour la session ordinaire, le Président transmet aux membres un ordre du jour provisoire, qui indique également le lieu et la date de la session.

L’inscription à l’ordre du jour de points supplémentaires peut être proposée pendant la session, et ces points peuvent être inscrits à l’ordre du jour au moment où ils sont proposés.

Représentation du groupe

En règle générale, le Président et le Vice-Président sont les représentants du Groupe, mais si, pour une raison quelconque, il ne leur est pas possible de représenter le Groupe à une conférence ou une réunion, le Président peut désigner un membre à cet effet. Cette règle ne doit pas être interprétée comme limitant le droit d’un membre d’assister à une telle conférence ou réunion, et il incombe au Président d’informer tous les membres du Groupe de la tenue d’une telle conférence ou réunion.

Chaque fois que le Groupe est représenté devant un comité ou autre organe, il incombe à son représentant d’en faire immédiatement rapport à tout membre non présent.

Rapports, mémorandums et autre correspondance officielle du groupe

Aucun engagement pris par l’un de ses membres n’engage le Groupe, à moins que celui-ci n’ait dûment autorisé ce membre à le prendre.

Chaque membre communique sans tarder aux membres du Groupe les communications qu’il reçoit ou émet ayant un lien avec les fonctions du Groupe.

Aucune opinion, observation ou recommandation du Groupe résultant de ses réunions n’est transmise ou publiée sous quelque forme que ce soit sans l’accord de la majorité des membres présents lors de la session.

Lorsqu’un membre est en désaccord avec une décision, opinion, recommandation ou conclusion de la majorité du Groupe, il peut :

  1. Demander que son désaccord soit officiellement consigné dans le compte rendu du Groupe;
  2. Demander également que les raisons de son désaccord soient inscrites dans le compte rendu du Groupe; et/ou
  3. Exposer dans le rapport du Groupe son désaccord avec le consensus sur le point particulier en cause, et indiquer les raisons de ce désaccord; et quel que soit le moyen qu’il choisit pour donner acte de son désaccord, les autres membres doivent agir de telle manière que son point de vue soit honnêtement exposé, pour le cas où une question se poserait à cet égard.

Si le Groupe doit prendre une décision entre deux sessions sans que, de l’avis du Président, cette décision nécessite une session extraordinaire mais seulement le consentement des membres, le Président peut solliciter l’avis des membres par communication directe et donner effet à leur opinion majoritaire sous forme de décision du Groupe.À moins que le Groupe n’en décide autrement, les communications adressées à chaque organisation sont transmises signées du membre qui est le vérificateur (ou l’un des vérificateurs) des comptes de l’organisation.

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