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Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias

Oficina del Secretario General Adjunto

El Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias está encabezado por un Secretario General Adjunto (a partir del 1 de agosto de 2012, y hasta nuevo aviso, está a cargo un Jefe Interino, el Sr. Jean-Jacques Graisse). El Secretario General Adjunto es el responsable de todas las actividades del Departamento, así como de su administración, y representa al Secretario General en las reuniones que guardan relación con las funciones del Departamento y en los órganos intergubernamentales y de expertos, cuando procede. Su labor consiste en supervisar y coordinar todos los servicios de conferencias de las Naciones Unidas en la Sede y en las Oficinas de las Naciones Unidas de Ginebra, Viena y Nairobi. Dentro de ese inmenso abanico administrativo se incluyen la definición y la aplicación de las políticas y prácticas de gestión de conferencias, la formulación de normas y directrices y la asignación y la gestión global de los recursos, tanto humanos como financieros, de que dispone el Departamento para la prestación de servicios de conferencias.

La Oficina del Secretario General Adjunto es la principal fuente de orientación para la formulación de estrategias y políticas de gestión y coordina las medidas de eficiencia del Departamento, entre ellas las actividades enmarcadas en la iniciativa “Por unas Naciones Unidas más ecológicas”. Se encarga de preparar el programa de trabajo del Departamento y de supervisar su aplicación, así como de coordinar la evaluación de los productos del programa. También lleva a cabo las labores de coordinación general para la preparación y la revisión de los insumos del marco estratégico de las Naciones Unidas y el presupuesto por programas de la Secretaría. La Oficina Ejecutiva y la Sección de Tecnología de la Información y las Comunicaciones forman parte de la estructura orgánica de la Oficina del Secretario General Adjunto.

En el ejercicio de sus funciones, el Secretario General Adjunto cuenta con la asistencia del Subsecretario General, Dr. Franz Baumann, que tiene a su cargo todas las funciones operacionales del Departamento y se desempeña como Oficial Encargado en ausencia del Jefe Interino.

La gestión global integrada de los servicios de conferencias es el núcleo de las actividades de la Oficina del Secretario General Adjunto, ya que la prestación oportuna y eficiente de esos servicios (función fundamental del Departamento) depende tanto de la planificación como del establecimiento de prioridades a nivel global, así como de la colaboración efectiva entre las cuatro oficinas de Nueva York, Ginebra, Viena y Nairobi. Ya en el año 2000 la Asamblea General hizo suyo ese concepto y dispuso que el Departamento se convirtiera en la autoridad ejecutiva competente para supervisar, ejecutar, coordinar y mejorar la gestión global integrada. Desde entonces, la aplicación de esa directiva ha sido fundamental en los esfuerzos concertados del Departamento. En la actualidad se están ejecutando proyectos en tres áreas interrelacionadas: a) los recursos humanos y financieros; b) las previsiones de documentación y la planificación de la capacidad; y c) la planificación y coordinación de reuniones, incluso las conferencias que se celebran en otros lugares. El objetivo combinado de esos proyectos es lograr mejoras en la puntualidad de las intervenciones, en la eficiencia de las operaciones y en la eficacia en función de los costos.



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