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Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias

División de Asuntos de la Asamblea General y del Consejo Económico y Social

El personal de la División de Asuntos de la Asamblea General y del Consejo Económico y Social (alrededor de 44 funcionarios que representan a 25 nacionalidades) es “el grupo de expertos en materia de gestión de conferencias” de la Secretaría, es decir, su memoria institucional en lo relativo a los reglamentos y las mejores prácticas de los grupos intergubernamentales a los que apoya la División. Esos funcionarios son depositarios de toda la información relativa a la labor de dichos órganos en el pasado y en el presente, desde la Asamblea General hasta los grupos de expertos que se ocupan de los asuntos más confidenciales, a los que proporcionan servicios de gestión de conferencias y otros servicios sustantivos. Actúan como guías discretos pero autorizados antes, durante y después de las sesiones a fin de garantizar que todo se desarrolle sin contratiempos y con precisión, tanto en la etapa de planificación como en la de ejecución.

El término “servicios técnicos y sustantivos de secretaría” o “servicios de gestión de conferencias” merece una explicación, ya que está en la base de las funciones de la División. A cada órgano intergubernamental o legislativo que se reúne en el seno de las Naciones Unidas se le asigna un funcionario de categoría superior que representa al Secretario General y que, en calidad de Oficial de Asuntos Políticos, actúa como “Secretario de la Comisión”. El oficial principal que preside el órgano (Presidente) se ubica en el centro del estrado, y el “Secretario de la Comisión” lo hace inmediatamente a su izquierda. Una de las principales responsabilidades del Secretario del órgano intergubernamental es asegurar que el oficial que lo preside tenga cabal conocimiento de las facultades y obligaciones, derechos y responsabilidades del cargo, y asistirlo en su ejercicio de la manera más eficaz y eficiente, incluida la gestión completa de los servicios de conferencias que se proporcionan durante el período de sesiones.

El Secretario es asistido por un equipo de funcionarios a quienes asignan responsabilidades específicas respecto de la preparación, el funcionamiento y el seguimiento de la labor del órgano intergubernamental. Este equipo es indispensable para que la sesión tenga lugar de manera satisfactoria. Las responsabilidades del equipo completo, al que se denomina colectivamente “secretaría de la gestión de conferencias”, incluyen:

La preocupación y la responsabilidad primordiales del personal de la División en el ejercicio de sus funciones de gestión de conferencias es saber lo que las delegaciones y otros participantes en la sesión necesitan para llevar a cabo su labor correctamente y de conformidad con las normas y prácticas establecidas.

En el ejercicio de sus responsabilidades en materia de servicios técnicos sustantivos, la atención del personal de la División se centra principalmente en los Estados Miembros de los órganos intergubernamentales. Esas funciones pueden resumirse de la siguiente manera:

La División es, en suma, responsable de crear el contexto de la sesión (el “cómo”, el “cuándo” y el “dónde” de las cosas), el marco en el cual tiene lugar el período de sesiones y la manera en que se desarrolla día a día y minuto a minuto. Sobre la base de un conocimiento exhaustivo de los procedimientos parlamentarios y la experiencia de la práctica anterior, el personal de la División ofrece asesoramiento especializado a todos los participantes, en particular a la Presidencia, para garantizar que cada sesión se desarrolle sin problemas y llegue a buen término.

La División consta de las siguientes secciones:



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