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Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias

Funciones del Departamento

¿Qué es lo que hacemos?

Cada día se celebran reuniones en las Naciones Unidas, grandes y pequeñas. Es en estas reuniones donde, al fin y al cabo, los delegados de los Estados Miembros realizan su labor, y donde se plantean los problemas y se proponen soluciones. El objetivo general del Departamento es proporcionar el marco físico y apropiado para las deliberaciones en el que dichas reuniones puedan tener lugar. Con el fin de crear dicho marco, la labor del Departamento se estructura en torno a tres líneas maestras: en primer lugar, la prestación de servicios técnicos de secretaría y asesoramiento a los órganos intergubernamentales; en segundo lugar, la gestión de las reuniones; y en tercer lugar, la gestión de la documentación. El objetivo de la prestación de todos estos servicios, en el momento adecuado, es, simple y llanamente, dar a los delegados todo lo que necesiten, y en el momento que lo necesiten, para que puedan realizar satisfactoriamente las tareas que se han encomendado a sí mismos. Nuestra labor facilita la suya, y debería funcionar como el aceite que permite que las ruedas de la negociación intergubernamental giren perfectamente.

La prestación de servicios técnicos de secretaría, que se explica más detalladamente en la sección sobre la División de Asuntos de la Asamblea General y del Consejo Económico y Social, está destinada a la Asamblea General, su Mesa, sus comisiones Primera (Cuestiones de desarme y cuestiones de seguridad internacional conexas); Segunda (Asuntos económicos y financieros); Tercera (Asuntos sociales, humanitarios y culturales); Cuarta (Comisión Política Especial y de Descolonización); y al Consejo Económico y Social y la mayoría de sus órganos subsidiarios, especiales y de expertos, así como a las conferencias especiales y grupos de expertos de las Naciones Unidas que se ocupan del desarme, la seguridad internacional y cuestiones económicas, sociales y otras conexas. Mediante la prestación de asesoramiento y asistencia a los funcionarios de los órganos en cuestión, el equipo de servicios técnicos de secretaría de un órgano intergubernamental o de un grupo de expertos garantiza su buen funcionamiento sobre la base de la Carta de las Naciones Unidas y de los reglamentos pertinentes.
La cadena de gestión de las reuniones (véase también la Sección de Gestión de Reuniones) incluye la planificación y organización de conferencias; la preparación del calendario de conferencias y reuniones de las Naciones Unidas; la prestación de salas de reuniones; y otros servicios, incluida la interpretación a cualquiera de los idiomas oficiales (árabe, chino, español, francés, inglés y ruso) o a todos ellos. En las salas siempre se encuentran presentes auxiliares de servicios de reuniones, para informar a los delegados o ayudarles con la documentación, comunicación o de cualquier otra forma.
La cadena de gestión de la documentación (véase también la Sección de Gestión de Documentos) se extiende desde la recepción de manuscritos hasta la impresión y distribución de informes y publicaciones, pasando por la revisión editorial, la referenciación, la traducción, el procesamiento de textos, la preparación de originales y la corrección de pruebas. El Departamento, gracias a la producción de documentos en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas y, ocasionalmente, en alemán, se halla a la vanguardia del multilingüismo en la Organización.

Prestación de servicios técnicos de secretaría + gestión de las reuniones + gestión de la documentación = gestión de conferencias, como se indica en el nombre del Departamento. Toda esta labor se realiza para servir a los Estados Miembros de las Naciones Unidas y a los procesos intergubernamentales en los que participan.

Gracias a las medidas de reforma establecidas a principios de la década de 2000, el Departamento ha pasado de simplemente reaccionar a lo que se le pedía a adoptar un enfoque proactivo de la gestión. Como resultado de ello, ha logrado un mayor control (y mayores tasas de eficiencia) sobre unos procesos que en el pasado eran prácticamente anárquicos, especialmente la gestión de documentos. El Departamento tiene, asimismo, el importante mandato de realizar una gestión global integrada de los recursos de servicios de conferencias, lo que significa la coordinación, armonización y gestión de las operaciones en la Sede de Nueva York, en Ginebra, en Viena y en Nairobi.

El Departamento consta de las siguientes dependencias orgánicas:

El folleto Año Internacional de los Idiomas: Facilitar la comunicación entre las naciones del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias ilustra la función del Departamento en el fomento del diálogo y la colaboración en las Naciones Unidas mediante el uso de los seis idiomas oficiales.