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Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias

Servicio de Planificación Central y Coordinación

Las dos vertientes principales de la labor de gestión de conferencias del Departamento —las reuniones y la documentación— confluyen en el Servicio de Planificación Central y Coordinación, cuyo trabajo se lleva a cabo en ciclos periódicos. El primer paso es la previsión, que consiste en determinar con exactitud el trabajo que hay que realizar, con el fin de planificar y coordinar adecuadamente los procesos. Antes de celebrarse una reunión y de procesar cualquier documento es indispensable examinar minuciosamente todas las necesidades en materia de servicios de conferencias conforme a los preceptos de los órganos intergubernamentales, tanto para las reuniones como respecto de la documentación. Una vez establecidos los requisitos, se compaginan con el calendario y la capacidad de servicio a fin de asegurar que todas las solicitudes se atiendan con la mayor puntualidad y eficiencia.

Además, dada la limitación de recursos físicos, como salas de conferencia y reunión y funcionarios de servicios de conferencias (el personal que presta servicios de documentación e interpretación), es preciso establecer un equilibrio entre las necesidades y la capacidad. Por ejemplo, un exceso de trabajo en el sector de reuniones en un momento determinado redundaría en un volumen de trabajo excesivo en el sector de documentación. El Servicio se encarga de evitar que se presenten esas situaciones. Las aplicaciones de las tecnologías de la información avanzadas son fundamentales para la planificación y gestión de los servicios de conferencias.

Cuando se han consignado por escrito todos los requisitos relacionados con los servicios de conferencias y los plazos de entrega previstos, ya sea en un calendario de reuniones o en un cronograma de previsión de documentación, la labor del Servicio pasa de la fase de planificación y previsión a la fase de ejecución. Se reciben y procesan los textos, se publican los documentos oficiales y se entregan oportunamente a los órganos que los solicitaron. Las conferencias y reuniones se celebran con los servicios que se requieren, como sucede todos los días en la vida de la Organización.

El Servicio está compuesto por las siguientes dependencias orgánicas:

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