Reglamento del Grupo de Auditores Externos

Aprobado el 27 de noviembre de 1967 en su décimo período ordinario de sesiones

Composición

1. En cumplimiento de lo establecido en el párrafo 1 del anexo de la resolución 1438 (XIV) de la Asamblea General, los miembros de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas y los auditores externos designados de los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica (OIEA) constituirán el Grupo de Auditores Externos, denominado en adelante el Grupo.

2. Si un miembro deja de formar parte de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas o de los auditores externos designados de un organismo especializado y el OIEA, cesará automáticamente en sus funciones como miembro del Grupo.

3. El puesto vacante será cubierto por el nuevo miembro que nombre la Junta de Auditores de las Naciones Unidas o el nuevo auditor externo designado del organismo especializado y el OIEA, según proceda.

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Objetivos

4. El objetivo del Grupo será promover la coordinación de las auditorías de las que se encargan sus miembros e intercambiar información sobre los métodos empleados y las conclusiones extraídas. Asimismo, el Grupo podrá someter a los jefes ejecutivos de las organizaciones participantes sus opiniones, observaciones o recomendaciones sobre los asuntos de su competencia, con el fin de ofrecerles orientación y de tratar de conseguir una mayor uniformidad de las normas de auditoría y un uso más amplio de los principios de contabilidad en la familia de organizaciones de las Naciones Unidas. Por su parte, los jefes ejecutivos de las organizaciones participantes podrán, por mediación de su auditor (o auditores), solicitar al Grupo su asesoramiento u opinión.

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Períodos de sesiones

5. El Grupo determinará la frecuencia con que se celebrarán sus períodos ordinarios de sesiones, pero en cualquier caso éstos tendrán lugar al menos una vez al año. El Presidente fijará las fechas de esos períodos de sesiones en consulta con los miembros.

6. El Grupo podrá celebrar un período extraordinario de sesiones siempre que sea necesario que se ocupe de alguna cuestión. En esos casos, el Presidente dará a conocer a los miembros los motivos para convocar ese período de sesiones y pedirá su opinión sobre si se deben celebrar o no reuniones. Si el Presidente recibe una mayoría de votos afirmativos, fijará la fecha y el lugar para el período extraordinario de sesiones, de conformidad con los principios establecidos en el artículo 9.

7. Los miembros que se vean en la imposibilidad de asistir a un período de sesiones podrán ser representados por una persona que designen, debiendo informar de ello por escrito al Presidente.

8. La mayoría simple de los miembros y representantes debidamente designados constituirá quórum en todas las sesiones. Cada miembro, o representante debidamente designado, tendrá derecho a emitir un voto. Cuando los votos queden repartidos por igual, se desechará la propuesta.

9. Los períodos de sesiones se celebrarán donde los miembros decidan, después de tomar en consideración los lugares que resultan más económicos y más convenientes para los miembros.

10. Las reuniones del Grupo serán privadas. Sin embargo, los miembros del Grupo podrán acudir acompañados por integrantes de su personal. Asimismo, el Presidente podrá invitar a asistir al examen de un tema concreto a las personas que estime conveniente.

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Mesa del Grupo

11. La Mesa del Grupo estará compuesta por un Presidente y un Vicepresidente, que serán elegidos entre los miembros del Grupo al final de cada período ordinario de sesiones y desempeñarán su mandato hasta el término del siguiente período ordinario de sesiones.

12. Los puestos de Presidente y Vicepresidente del Grupo serán ocupados siempre por un miembro de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas y por el auditor externo de un organismo especializado y el OIEA.

13. La Presidencia se declarará vacante automáticamente si el Presidente deja de ser miembro del Grupo.

14. En caso de quedar vacante el puesto de Presidente, el Vicepresidente asumirá ese cargo hasta el término del mandato de su predecesor y nombrará a un Vicepresidente interino entre los demás miembros del Grupo, siguiendo las disposiciones de política recogidas en el artículo 12 del presente Reglamento, hasta que se celebren elecciones.

15. Si el Vicepresidente deja de ser miembro del Grupo, el Presidente designará a un Vicepresidente interino entre los demás miembros del Grupo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 14 supra.

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Obligaciones de los miembros de la Mesa

16. El Presidente se encargará de: a) organizar los períodos de sesiones de conformidad con lo dispuesto en los artículos 5 y 6 del presente Reglamento; b) presentar el programa provisional del período de sesiones; c) dirigir las sesiones del período de sesiones; d) enviar la correspondencia que sea necesaria en nombre del Grupo; e) representar al Grupo ante los órganos, comités, jefes ejecutivos u otras entidades que sea necesario; f) nombrar a los miembros de esos comités del Grupo que se considere oportuno.

17. El Vicepresidente se encargará de: a) organizar las reuniones durante los períodos en que esté ausente el Presidente; b) representar al Grupo ante los grupos, comités, jefes ejecutivos u otras entidades que le pida el Presidente; c) asumir las funciones de Presidente en caso de que éste deje de ser miembro del Grupo.

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Secretario del Grupo

18. El Secretario a tiempo completo de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas, que procederá de la Oficina del Contralor de la Secretaría de las Naciones Unidas, también desempeñará las funciones de Secretario del Grupo.

19. El cometido del Secretario será: a) conservar los registros oficiales del Grupo, que deberán permanecer en su oficina en la Sede de las Naciones Unidas; b) ayudar al Presidente a preparar el programa, los memorandos del Presidente y los documentos de trabajo técnicos para los debates de los períodos de sesiones; c) adoptar las disposiciones prácticas oportunas para disponer, por ejemplo, de salas de conferencias y servicios de interpretación para las reuniones; d) preparar los borradores de las actas resumidas confidenciales de las sesiones y los informes sobre los períodos de sesiones para someterlos a la aprobación del Presidente y los miembros del Grupo; e) mantener informado al Presidente sobre las novedades en la Sede de las Naciones Unidas, como decisiones de política o medidas adoptadas por la Asamblea General, la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto, el Comité Administrativo de Coordinación u otros órganos con respecto a asuntos de interés para el Grupo; f) distribuir a los miembros los diversos informes de auditoría anuales, los memorandos del Presidente, documentos de trabajo y otra documentación oportuna; g) mantener contactos con diversos órganos, como la Dependencia Común de Inspección, y concertar reuniones con personal clave a petición el Presidente.

20. Cuando el Secretario se vea en la imposibilidad de desempeñar esas funciones, el Presidente tomará las disposiciones necesarias para encontrar, por mediación de la Oficina del Contralor de las Naciones Unidas, a un secretario interino hasta que el Secretario a tiempo completo pueda reanudar su actividad o hasta que se nombre a otra persona, según proceda.

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Temas de debate

21. Cada miembro deberá notificar al Presidente, antes de la fecha fijada por éste y comunicada a los miembros mediante memorando, los temas que propone incluir en el programa del período de sesiones del Grupo. Cuando sea necesario o factible, se proporcionarán notas explicativas para que los miembros puedan conocer el propósito y el alcance del tema propuesto. El Presidente deberá transmitir a los miembros, a más tardar 30 días antes de la fecha fijada para la celebración del período ordinario de sesiones, el programa provisional del mismo, en el que también se indicarán el lugar y la hora de celebración.

22. Durante el período de sesiones se podrán proponer temas adicionales, que se incluirían en el programa en el momento de formular la propuesta.

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Representación del Grupo

23. Como norma general, el Presidente y el Vicepresidente serán los representantes del Grupo, pero si por cualquier motivo les resulta imposible representar al Grupo en una conferencia o reunión, el Presidente podrá designar a un miembro para que lo haga. Esta disposición no deberá interpretarse en el sentido de que restringe el derecho de cualquier miembro a asistir a una conferencia o reunión, y el Presidente tendrá la obligación de informar a todos los miembros del Grupo de la celebración de las conferencias o reuniones.

24. Siempre que el Grupo esté representado en un comité u otro órgano, la persona que lo represente tendrá la obligación de facilitar de inmediato un informe al respecto a los miembros no presentes.

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Informes, memorandos y otro tipo de correspondencia oficial del Grupo

25. Salvo que el Grupo haya dado la debida autorización para ello, ningún acuerdo concertado por un miembro tendrá carácter vinculante para el Grupo.

26. Cada miembro distribuirá sin dilación a los demás integrantes del Grupo las comunicaciones que reciban o envíen y que guarden relación con las funciones del Grupo.

27. Ninguna opinión, observación o recomendación del Grupo derivada de las reuniones será transmitida o publicada en forma distinta a la aprobada por una mayoría de los miembros presentes en la sesión de que se trate.

28. En el caso de que un miembro no esté de acuerdo con una decisión, opinión, recomendación o conclusión de la mayoría del Grupo, éste deberá:

29. Cuando el Grupo tenga que adoptar una decisión entre períodos de sesiones y, en opinión del Presidente, no haga falta convocar una sesión extraordinaria, pero sea necesario contar con el consentimiento de los miembros, el Presidente podrá recabar la opinión de éstos mediante comunicación directa y dar efecto a la opinión de la mayoría como decisión del Grupo.

30. Salvo que el Grupo decida otra cosa, las comunicaciones dirigidas a las organizaciones se transmitirán con la firma del miembro que sea el auditor (o uno de los auditores) de la organización de que se trate.