98-03439  (E) 260298 United Nations E/CN.6/1998/8 Economic and Social Council Distr.: General 12 February 1998 Original: English Commission on the Status of Women Forty-second session 2-13 March 1998 Item 3 (a) of the provisional agenda Follow-up to the Fourth World Conference on Women: review of mainstreaming in organizations of the United Nations system Improvement of the status of women in the Secretariat Report of the Secretary-General Contents Paragraphs Page I. Introduction  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–3 3 II. Statistical update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–6 3 III. Update on the measures taken for the achievement of gender equality . . . . . . . . . . . . 7–11 5 IV. Forecast and alternative actions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12–17 5 E/CN.6/1998/8 2 Abbreviations DD Department for Disarmament Affairs DESA Department of Economic and Social Affairs DGAACS Department of General Assembly Affairs and Conference Services DM Department of Management DM/OCSS Office of Central Support Services DM/OHRM Office of Human Resources Management DM/OPPBA Office for Programme Planning, Budget and Accounts DPA Department of Political Affairs DPKO Department of Peacekeeping Operations DPKO/FALD Missions ECA Economic Commission for Africa ECE Economic Commission for Europe ECLAC Economic Commission for Latin America and the Caribbean ESCAP Economic and Social Commission for Asia and the Pacific ESCWA Economic and Social Commission for Western Asia HC/CHR United Nations High Commissioner/Centre for Human Rights INTERORG Inter-organizations OCHA Office of the Coordinator for Humanitarian Affairs OCPI Office of Communication and Public Information OIOS Office of Internal Oversight Services OLA Office of Legal Affairs OSG Office of the Secretary-General UNCC United Nations Compensation Commission UNCHS United Nations Centre for Human Settlements UNCTAD United Nations Conference on Trade and Development UNDCP United Nations International Drug Control Programme UNEP United Nations Environment Programme UNJSPF United Nations Joint Staff Pension Fund UNOG United Nations Office at Geneva UNON United Nations Office at Nairobi UNOV United Nations Office at Vienna UNSCOM United Nations Special Commission E/CN.6/1998/8 3 I.  Introduction 1. In  its resolution 52/96  of 12  December 1997  on the improvement of the status of women in the Secretariat, the General Assembly requested that an update on the status of women in the Secretariat be submitted to the Commission on the Status of Women at the forty-second session. In the same resolution,   the   General   Assembly   reaffirmed   the   goal contained in the Platform for Action   adopted by the Fourth1 World Conference on Women for the achievement of overall gender  equality,  particularly  at  the  Professional  level  and above, by the year 2000, with full respect for the principle of equitable  geographical  distribution.  This  initiative  is  in conformity  with  Article  101  of  the  Charter  of  the  United Nations, and also takes into account the lack of representation or underrepresentation of women from certain countries, in particular  from  developing  countries  and  countries  with economies in transition. 2. In the same resolution, the General Assembly welcomed the personal commitment of the Secretary-General to meeting that goal and his assurance that gender balance will be given highest priority in his continuing effort to bring about a new management culture in the Organization. 3. Due to the short time period between the fifty-second session of the General Assembly and the opening of the forty- second session of the Commission on the Status of Women, the  present  report  updates  information  contained  in  the reports of the Secretary-General on the improvement of the status  of  women  in  the  Secretariat  (A/52/408)  and  the composition of the Secretariat (A/52/580); the report includes statistical  data  and  follow-up  on  measures  taken  for  the achievement of gender balance, and sets forth forecast and alternative actions. II.   Statistical update 4. The statistics on the status of women in the Secretariat show slow but steady improvement. It should be noted that under    the    reform    programme,    the    nomenclature    for departments and offices reported has been changed; therefore, the    information    reported    below    reflects    the    partial consolidation of departments and offices, while the statistical data has not yet been aggregated accordingly.   In the overall2 workforce over the last year, the percentage of women at the Professional level on posts subject to geography has increased from 35.5 per cent to 36.8 per cent, as of 1 January 1998. Although  progress  in  achieving  the  50/50  goal  has  been modest,   gains   have   been   made   at   a   time   when   the Organization  is  undergoing  significant  restructuring  and downsizing.  This  is  a  small  but  positive  trend  towards reaching the mandated targets set by the General Assembly. Other developments also reflect women’s progress towards the 50/50 goal. Over the same time period, for instance, the percentage of women staff in higher-level positions (D-1 and above), where their representation has traditionally been low, has increased from 18.5 per cent in December 1996 to 22.6 per cent as of 1 January 1998. 5. The   Secretary-General’s   commitment   to   bringing gender balance to the United Nations has been unequivocal, as recently demonstrated by his appointment of a woman as the  first  Deputy  Secretary-General  of  the  Organization. Nevertheless,   statistics   projecting   developments   within Professional levels also reveal that a “glass ceiling” exists for women, in particular at the highest levels of the Organization. However, the Secretary-General has stated his intentions to abolish these barriers in the near future. While the median (fiftieth percentile) grade of men was that of P-4  between December 1987 and April 1997, over the same time period the median grade of women was P-3. As of 1 January 1998, there was one woman Under-Secretary-General as compared to 17 men, and three women Assistant Secretaries-General as compared to nine men. 6. The gender composition of offices and departments is also  important  since  it  reflects  the  extreme  variation  in women’s status on a departmental level. By 1 January 1998, only four offices with 20 personnel or more (DM/OHRM, DM/OUSG, OCPI and DGAACS) had achieved the 50 per cent goal at the Professional level and above, while 10 such offices, in descending order (UNJSPF, UNDCP, DM/OPPBA, DESA, HC/CHR, OLA, DPKO, UNOG, DPA and OIOS) had attained and surpassed the previously set goal of 35 per cent Professional women, as mandated in General Assembly  resolution  45/239  of  December  1990,  and  12 offices (DPKO/FALD, ESCAP, ECLAC, OCHA, UNCHS, ESCWA,  OSG,  UNOV,  DM/OCSS,  ECE,  UNCTAD  and ECA) had yet to attain the previously set goal of 35 per cent Professional women. The only office to reach the 50 per cent goal at the D-1 level and above was DM/OHRM, with 57.1 per  cent, while in two departments (UNDCP  and OCHA) women   were   completely   absent   at   those   levels.   Such variations    in    the    representation    of    women    between departments and offices pose yet another challenge towards meeting the 50/50 goal. E/CN.6/1998/8 4 E/CN.6/1998/8 5 III. Update on the measures taken for the achievement of gender equality Special measures for the improvement of the status of women in the Secretariat 7. The special measures for the achievement of gender equality,   issued   in   January   1996   in   an   administrative instruction (ST/AI/412), have been instrumental in guiding the   Organization   towards   reaching   its   numerical   and qualitative gender balance goals. To further strengthen the applicability of the measures and to clarify their practical implications,  the  Assistant  Secretary-General  for  Human Resources Management, together with the Special Adviser for Gender Issues and Advancement of Women, co-chaired a working group consisting of representatives of the Office of  Human  Resources  Management,  the  Focal  Point  in  the Secretariat,  the  Staff  Committee  and  the  Group  on  Equal Rights for Women in the United Nations. 8. In  this  process,  the  revised  special  measures  would include   more   effective   measures   for   monitoring   and evaluating departmental efforts to achieve the goal of gender balance. The revised special measures are expected to be issued in Spring 1998. Gender training 9. Training incorporating gender mainstreaming has now been  completed  in  the  Division  on  the  Advancement  of Women, and it is forecasted to commence in the Department of  Political  Affairs  in  February  1998.  It  is  intended  that gender  training  be  expanded  in  this  biennium  to  other departments  and  overseas  offices  of the  Secretariat.  Each departmental  training  activity  will  be  tailored  to  meet  the unique   needs  of  specific  departments  and  offices.  The approach adopted involves motivating gender awareness and organizational change by linking the concept of quality of work/effectiveness with that of gender equality. Work/family 10. In  order  to  reconcile  the  issues  of  work  and  family responsibilities  and  bring  to  the  forefront  of  the  human resources management agenda the quality of work/family life, the    Secretary-General    has    endorsed    a    family    leave programme,  as  approved  by  the  Fifth  Committee  and  the General Assembly in its resolution 52/219 of 22 December 1997, with the following provisions: sick leave to be used to attend to family-related emergencies; partial conversion of maternity  leave  to  paternity  leave  in  dual-career  families where both spouses are Secretariat staff members; special leave as a parental leave for up to two years; and provisions for  special  unpaid  leave  for  staff  members  to  respond  to serious family matters. These provisions fall strictly within the parameters of current entitlements, as requested by the General Assembly in its resolution 51/226 of 3 April 1997, in   which   the   Assembly   specifies   that   a   family   leave programme  for  United  Nations  staff  should  be  developed without creating supplementary leave entitlements. Notably, this initiative follows developments in both the public and private   sectors,   where   employers   have   recognized   the importance of assisting staff in meeting their personal needs in order to maintain productivity, minimize absenteeism and staff turnover, reduce conflict and stress, and improve overall performance. Data bank 11. The    Consultative    Committee    on    Administrative Questions, together with the Information Systems Coordinating Committee of the Administrative Committee on Coordination, are in the process of developing a system for inter-agency  mobility  of  women  staff  to  increase   their experience, as well as to provide effective means of making the  résumés  of  spouses/significant  others  available  to  the organizations,   and   to   further   develop   approaches   for facilitating system-wide mobility. The pilot project will be an   Internet-based   databank   information   system.   It   is envisaged that the United Nations system worldwide, as well as other international organizations, will eventually join this initiative,  which  would  result  in  the  establishment  of  an international   inter-agency   roster   of   women   and   men candidates. IV.  Forecast and alternative actions 12. A number of initiatives, as described in paragraphs 7 to   11   above,   have   been   taken   in   order   to   foster   the achievement of the 50/50 goal, including continued efforts at the  implementation  of  a  strategic  plan,  and  the  further development of special measures. Still, the achievement of the 50 per cent overall goal for women by the year 2000 at all levels,  including  senior-level  posts  and  those  subject  to geographical distribution, will provide a great challenge to both the Organization and Member States. E/CN.6/1998/8 6 13. The composition of the Secretariat is a dynamic process Notes whose   parameters   are   determined   by   new   legislative mandates, including the abolishment of outdated programmes and  projects,  which  result  in  the  hiring  of  new  staff,  the transfer of staff, promotions and retirements. Each of these actions has a particular type of impact on gender balance. 14. Recent  projections for separations due to retirement show that this element will play a major role in determining the  pace at which change can occur in the United Nations since more men than women will reach retirement in the next 10 years. The above-mentioned report on the composition of the Secretariat forecasts that between 1997-2001, an average of 13.8 per cent or 312 people will retire yearly, and between the  years  2002  and  2010  that  number  will  increase  to approximately 600 annual retirements. The next decade will thus provide a window of opportunity to improve the status of  women,  including  those  from  developing  countries,  in particular at the senior decision-making levels. 15. It is earnestly hoped that with the full cooperation of departments and offices, the revised special measures will ensure  that  the  above-mentioned  opportunities  are  fully utilized to achieve gender balance within the Organization. Two  initiatives   which,  in  conjunction  with  the   special measures  as  well  as  gender  training,  work  life  and  other measures, will accelerate progress towards the improvement of the status of women in the Secretariat, are described below. 16. It is envisaged that a proactive approach based on the need to assess the status of gender balance in each individual department or office will be taken to establish an action plan that would set specific targets for recruitment and placement, depending  on  their  degree  of  compliance  with  mandated goals.  More  progressive  employment  equality  measures should be implemented in departments that remain furthest from the 50/50 goal. 17. It is further intended that the Secretariat will develop a reference manual of proven good practices on the basis of the  progress  record  of  various  national  and  international organizations,  including  United  Nations  departments  and offices.  The  manual  would  include  chapters  on  effective accountability mechanisms, approaches to recruitment and retention of highly qualified women staff, training of women for non-traditional occupations, approaches to enhance the quality   of   work    environments,    and    mechanisms    for information-gathering   and   information-sharing   at   both qualitative and quantitative levels. Report of  the  Fourth World Conference on  Women, Beijing, 1 4-15  September 1995  (United Nations publications, Sales No. 96.IV.13), chap. I, resolution 1, annex II. Due to the restructuring process, there may be some 2 additional organizational changes, as well as a redistribution of posts, which will change the statistical data; updated data will be made available.