B. Humanitäre und damit zusammenhängende Tätigkeiten

1. Amt des Hohen Kommissars der Vereinten Nationen für Flüchtlinge: Umsetzung der Empfehlungen der Evaluierung von 1993

Das UNHCR hatte bei der Befolgung der Empfehlungen zu neuen Ansätzen für den internationalen Schutz und die Suche nach dauerhaften Lösungen, bei den Außenbeziehungsstrategien, Haushaltsfragen und der Reaktionskapazität bei Notfällen Fortschritte erzielt.

44. Eine dreijährliche Überprüfung der Umsetzung der vom Programm- und Koordinierungsausschuß (CPC) auf seiner zweiunddreißigsten Tagung abgegebenen Empfehlungen zur Evaluierung des Amtes des Hohen Kommissars der Vereinten Nationen für Flüchtlinge (UNHCR) (E/AC.51/1996/4) wurde dem Programm- und Koordinierungsausschuß vorgelegt. Die Überprüfung ergab, daß das UNHCR bei der Befolgung der Empfehlungen zu neuen Ansätzen für den internationalen Schutz und die Suche nach dauerhaften Lösungen, bei den Außenbeziehungsstrategien, Haushaltsfragen und der Reaktionskapazität bei Notfällen Fortschritte erzielt hatte. Bei einigen Empfehlungen waren die Fortschritte jedoch zwiespältig, beispielsweise in bezug auf die nichtstaatlichen Organisationen. In einigen wenigen Fällen gab es aufgrund externer Umstände nur geringe Fortschritte zu vermelden bzw. war ein anderer Ansatz gewählt worden als der vor drei Jahren empfohlene.

45. Auf seiner sechsunddreißigsten Tagung erörterte der Programm- und Koordinierungsausschuß die dreijährliche Überprüfung des UNHCR (E/AC.51/1996/4) und dankte für den aus seiner Sicht umfassenden Bericht. Der Ausschuß stellte fest, daß seine Empfehlungen dem UNHCR bei der Steigerung seiner Effektivität geholfen hätten, nahm Kenntnis von dem Bericht und empfahl, daß das UNHCR und andere zuständige Organisationen zu den darin angeschnittenen Problembereichen Folgemaßnahmen treffen sollten und daß das Amt für interne Aufsichtsdienste im Rahmen seiner übergreifenden internen Aufsicht diese Maßnahmen nach Bedarf prüfen solle.

2. Amt des Hohen Kommissars der Vereinten Nationen für Flüchtlinge: Prüfungstätigkeiten

Schwachstellen zeigten sich bei der finanziellen Kontrolle der Durchführungspartner und der Fähigkeit der Überseebüros des UNHCR, deren Tätigkeit wirksam zu überwachen.

46. Landesprogramme: Zusätzlich zu Prüfungen der Verwaltungstätigkeit und der Tätigkeiten der Zentrale des UNHCR führte das Amt für interne Aufsichtsdienste während des Berichtszeitraums Prüfungen der folgenden Landesprogramme durch: Afghanistan, Bangladesch, Guinea, Hongkong, Indonesien, Irak, Mali, Mauretanien, Mosambik, Myanmar, Österreich, Pakistan, Sri Lanka, Thailand, Uganda und Zaire.

47. Den von Durchführungspartnern im Rahmen von Nebenvereinbarungen mit dem UNHCR ausgeführten Tätigkeiten wurde besonderes Augenmerk geschenkt. Gemeinsame Schwachstellen zeigten sich bei der finanziellen Kontrolle der Durchführungspartner und der Fähigkeit der Überseebüros des UNHCR, deren Tätigkeit wirksam zu überwachen.

48. Oftmals wurden die vom UNHCR an die Durchführungspartner überwiesenen Mittel nicht in getrennten Bankkonten und Büchern geführt. Daher waren die tatsächlichen Projektaufwendungen sowie die Höhe der Habenzinsen und somit die dem UNHCR zu erstattenden Mittel schwierig zu bestimmen.

49. In einer Reihe von Fällen berechneten die Durchführungspartner unverhältnismäßig hohe Verwaltungskosten für vom UNHCR finanzierte Projekte. Oft beinhalteten diese Gebühren Verwaltungskosten sowohl für ihre Tätigkeiten in der Zentrale als auch im Feld. In einigen Fällen finanzierten die Überseebüros des UNHCR in erheblichem Maße die Verwaltungskosten für die programmgemäßen Tätigkeiten der Durchführungspartner mit, indem sie Mieten, Gehälter und Gemeinkosten zahlten. Die Erhebung zusätzlicher Projektgebühren für Gemeinkosten erschien daher nicht gerechtfertigt. Der Exekutivausschuß des UNHCR hat mittlerweile Maßnahmen genehmigt, um dieses Problem anzugehen.

50. Im allgemeinen legten die Durchführungspartner ihre Finanzabschlüsse erst spät vor. Solange diese nicht vorliegen, ist das UNHCR oftmals nicht in der Lage zu entscheiden, ob unverbrauchte Restbeträge für ein Projekt zurückgefordert werden sollen oder ob es einen raschen Abschluß des Projekts einleiten soll. Da die Verzögerungen außerdem beträchtliche Rückwirkungen auf die Verfügbarkeit von Programmitteln und die Kassenverwaltung des UNHCR haben, sollte insbesondere die Leitung des UNHCR diesen Teil ihrer Kapazität zur Überwachung ihrer Durchführungspartner stärken und mit den Gebern geeignete Maßnahmen zu diesem Zweck erörtern.

51. Erhebliche dem UNHCR gemeldete Projektausgaben konnten von den Durchführungspartnern nicht immer belegt werden. Die verwendeten Rechnungslegungssysteme erschwerten die Vornahme von Abstimmungen. Es ist notwendig, daß die Leitung des UNHCR die Verfahren zur Überwachung der Projektausgaben verbessert und dabei besonderes Augenmerk auf die Überwachung und Begründung finanzieller Verpflichtungen legt.

52. Um die Gewährung von Hilfe an bestimmte Gruppen von Flüchtlingen zu beschleunigen, hat das UNHCR immer häufiger Projekte mit beschleunigter Durchführung mit wechselnden Durchführungspartnern finanziert. Aufgrund von Schwächen in den Überwachungsverfahren war der Fortschritt dieser Projekte jedoch oft schwer überwachbar. Dies hatte eine unzureichende Finanzberichterstattung zur Folge.

53. Kassenverwaltung: Die Kassenverwaltung des UNHCR sowohl in der Zentrale als auch auf Feldebene war während des Berichtszeitraums ein wiederkehrender Prüfungsschwerpunkt. Eine Überprüfung der Finanzverwaltungsfunktion der Zentrale offenbarte, daß es abgesehen von den Bestimmungen in der Finanzordnung des UNHCR keine offiziellen Richtlinien für den Umtausch und die anschließende Anlage der von Gebern in Fremdwährungen eingegangenen Gelder gab.

54. Die Überprüfung der Kassenverwaltung in den Überseebüros des UNHCR zeigte, daß einige bedeutende Feldprogramme aufgrund der lokalen Bedingungen grundsätzlich Bargeschäfte tätigen. Für den Transport des Bargeldes an die jeweiligen Feldstandorte müssen besondere Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Bei der Kontrolle der Handhabung dieser Verfahren wurden Schwachstellen aufgezeigt.

Erörterungen mündeten in eine Übereinkunft, wonach 323.000 Dollar zurückgefordert werden können.

55. Die Kassenverwaltung wurde außerdem mit Blick auf den jeweiligen Währungsbedarf der Durchführungspartner überprüft. Häufig wurden Nebenvereinbarungen und Haushaltspläne in Dollar anstelle der Landeswährung aufgestellt, wenn die örtliche Währungssituation als instabil oder inflationär erachtet wurde. So erhielten die Durchführungspartner harte Währungen und waren für deren Umtausch in die Landeswährung verantwortlich. Dem UNHCR sollten zwar Belege über solche Währungstransaktionen vorgelegt werden, die Kontrollen waren jedoch schwach bzw. manchmal nicht vorhanden, was Gelegenheiten für Mißbrauch eröffnete.

56. Beratungstätigkeit: Die Abteilung Innenrevision des aiad hatte bei einer früheren Prüfung aufgedeckt, daß in einem Land der Hauptdurchführungspartner des UNHCR beträchtliche Summen schuldig war. Einige dieser Ansprüche waren in Geschäftsjahren begründet worden, die bis 1984 zurückreichten. Die Abteilung Innenrevision analysierte die vorgelegten Abschlüsse und unterstützte das UNHCR bei seinen Erörterungen mit dem Rechnungshofspräsidenten des betreffenden Landes sowie mit dem Durchführungspartner, mit dem Ziel, nicht verbrauchte Restbeträge von Projekten und andere dem UNHCR geschuldete Beträge zurückzufordern. Diese Erörterungen mündeten in eine Übereinkunft, wonach 323.000 Dollar zurückgefordert werden können.

3. Hilfswerk der Vereinten Nationen für Palästinaflüchtlinge im Nahen Osten

a) Die Entscheidungen des Generalbeauftragten werden weder durch ein Aufsichtsgremium noch durch ein zwischenstaatliches Organ kontrolliert oder überwacht.

b) Die internen Instanzen, die zur Anleitung und Beratung des Generalbeauftragten eingerichtet worden waren, wie das Generalkabinett, der Verwaltungs- und Managementausschuß sowie der Personalausschuß, waren derart an den Rand gedrängt worden, daß sie sich schließlich als wirkungslos erwiesen. Dies hatte ein Klima des Mißtrauens entstehen lassen und wirkte sich belastend auf die Beziehungen zwischen Leitung und Personal aus.

c) Was die internen Kontroll-, Koordinierungs- und Aufsichtssysteme betrifft, so zeigte die Überprüfung durch das aiad, i) daß die Bedeutung des Rechnungsprüfungsbüros über die Jahre hinweg immer weiter abgenommen hatte und die Leitung keine erkennbaren Bemühungen zu seiner Stärkung unternahm; ii) daß das Planungs- und Evaluierungsbüro das Vertrauen derer verloren hatte, deren Effizienz es eigentlich verbessern sollte; iii) daß Einheiten innerhalb des Hilfswerks keinerlei regelmäßige Anweisungen zu den mit ihren Programmen und der Wahrnehmung ihrer Aufgaben verbundenen Angelegenheiten erhielten. Darüber hinaus wies wenig darauf hin, daß der Generalbeauftragte Rückmeldungen zu diesen Angelegenheiten erhielt.

d) Hinsichtlich der durch die Finanzlage bedingten Herausforderungen schien das UNRWA einen bruchstückhaften Ansatz zu verfolgen, dem es an Kohärenz und strategischem Denken mangelte. Beispielsweise wurde der Notwendigkeit, Einsparungen zu erzielen, im wesentlichen dadurch zu entsprechen versucht, daß man eine Einstellungssperre verfügte und Gehaltserhöhungen einfror sowie internationale Posten mit Ortskräften besetzte. Im Bericht des aiad wird betont, daß sinnvolle Erörterungen mit dem Ziel von Einsparungen oder Haushaltskürzungen eine Bewertung und Evaluierung der Programmaktivitäten erfordern, um Redundanzen zu ermitteln und Bereiche ausfindig zu machen, die sich für eine Straffung und Zusammenfassung anbieten. Darüber hinaus ist dafür die Einrichtung wirksamer Kostenkontrollmechanismen notwendig. Am dringendsten bedarf es der Umsetzung der Mittelkürzungen in Effizienzmaßnahmen, um sicherzustellen, daß mehr Leistungen mit weniger Ressourcen erbracht werden können.

e) Was die Frage der Verlegung der UNRWA-Zentrale nach Gaza betrifft, so legen die Ergebnisse der Überprüfung nahe, daß die Tätigkeit des UNRWA ernsthaft gefährdet werden könnte, wenn eine solche Verlegung nicht auch die Verwaltungs- und Finanzdienste des Hilfswerks einschließt. Diese Dienste sollten nicht aufgesplittert oder von den Dienststellen abgetrennt werden, für die sie tätig sind und mit denen sie regelmäßig in Verbindung treten müssen. Den Auskünften des UNRWA zufolge ist sein Verwaltungs- und Finanzbereich als Teil der Zentrale nach Gaza verlegt worden.

Die Anpassungsfähigkeit des UNRWA an sich wandelnde Umstände ist der Einsatzbereitschaft und Hingabe seines Personals vor Ort zuzuschreiben.

58. Trotz der genannten Probleme und des oftmaligen Neuaufflammens von Konflikten und Krisen in der Region erbrachte das UNRWA auch weiterhin seine Dienste, zum Teil auch unter erschwerten Bedingungen.

59. In dem Bericht wird anerkannt, daß die Anpassungsfähigkeit des Hilfswerks an sich wandelnde Umstände in nicht geringem Maße der Einsatzbereitschaft und Hingabe seines Personals vor Ort zuzuschreiben ist.

60. Im Lichte der Erkenntnisse der Überprüfung wurde eine Reihe von Empfehlungen zur Behebung der wichtigsten Managementprobleme abgegeben, anhand derer die Leitung des UNRWA tätig werden soll. Folgende Vorschläge waren darin enthalten:

a) sofortige Wiederaufnahme und Neubelebung der Funktionen der internen Führungsinstrumente;

b) Erhöhung der Transparenz des Entscheidungsprozesses und Information der Bediensteten über alle sie betreffenden wichtigen Fragen sowie Neubewertung der während der vergangenen Jahre getroffenen umstrittenen Organisations- und Personalentscheidungen;

c) Einführung einer Managementfortbildung;

d) Stärkung der Rechnungsprüfungsfunktion und Durchführung von Ermittlungen und Prüfungen in besonders gefährdeten und anfälligen Bereichen;

e) Umwandlung des Büros für Programme, Planung und Evaluierung in ein lösungsorientiertes Führungsinstrument, das die Durchführung der Programme zentral überwacht und die erzielten Ergebnisse in Zusammenarbeit mit den betroffenen Fachabteilungen evaluiert;

f) Sicherstellung dessen, daß die Funktionen und Verantwortungsbereiche sowie die Rechenschaftspflicht der verschiedenen Hauptabteilungen/Abteilungen klar zum Ausdruck kommt.

Der neuernannte Generalbeauftragte des UNRWA hat bereits Maßahmen in die Wege geleitet, um die dringendsten der Empfehlungen des aiad umzusetzen.

61. Es ist anzumerken, daß der neu ernannte Generalbeauftragte des UNRWA auf die Feststellungen des aiad aufgeschlossen reagiert und diese gewürdigt hat. Er hat bereits Maßnahmen in die Wege geleitet, um die dringendsten dieser Empfehlungen umzusetzen.

4. Hauptabteilung Humanitäre Angelegenheiten

62. Die Gruppe Zentrale Evaluierung des aiad hat mit der Arbeit an einer eingehenden Evaluierung der Hauptabteilung Humanitäre Angelegenheiten begonnen, die dem Programm- und Koordinierungsausschuß im Mai 1997 auf seiner siebenunddreißigsten Tagung zur Prüfung vorgelegt werden soll.

5. Zentrum für Menschenrechte

63. Die Fortschritte bei der Verwirklichung der wichtigsten Empfehlungen, die aus der vor beinahe zwei Jahren durchgeführten Inspektion des Zentrums hervorgegangen waren, gestalteten sich eher langsam. Bisher wurden noch keine konkreten Maßnahmen zur Errichtung eines Systems der Programmaufsicht als fester Bestandteil des Managementprozesses ergriffen, das bei der Erstellung des Arbeitsprogramms Kohärenz und Orientierung bieten, die Koordinierung sicherstellen, die Durchführung überwachen, die Ergebnisse bewerten und regelmäßige Rückmeldungen zu Programmfragen hervorbringen würde, die der sofortigen Aufmerksamkeit der oberen Führungsebene bedürfen. Das Fehlen eines derartigen Systems beeinträchtigt die bei der Verwaltung des Zentrums erreichte Verbesserung durch die Ernennung eines Bediensteten im Rang P-5, der dem Verwaltungsbereich vorstehen soll.

64. Was die Empfehlung des aiad zur Umstrukturierung betrifft, so wurden greifbare Fortschritte erzielt, und das Sekretariat des Zentrums erhielt eine neue Organisationsstruktur. Noch läßt sich allerdings nicht sagen, wie gut die neue Gliederung wirklich funktioniert. Die letzte Phase der Umstrukturierung, die darin besteht, die nötigen Anforderungsprofile auszuarbeiten, sie mit den vorhandenen Fertigkeiten zu vergleichen und die erforderlichen Versetzungen vorzunehmen, soll planmäßig noch vor Ende 1996 abgeschlossen werden.

C. Beschaffungswesen

1. Allgemeine Fragen

65. Im Berichtszeitraum führte das aiad eine Prüfung des Beschaffungswesens durch, die als Folgemaßnahme zum Bericht der Hochrangigen Sachverständigengruppe über die Untersuchung des Beschaffungswesens eingeleitet wurde und die gleichzeitig auch eine zusätzliche Untersuchung der Beschaffungstätigkeiten mit dem Schwerpunkt auf der Managementkontrolle in den verschiedenen Phasen dieses Prozesses war.

Mängel traten in der Phase vor der Angebotseinholung, bei der Auftragsvergabe und bei der Auftragsabwicklung zutage.

66. Die Prüfungsfeststellungen betrafen in erster Linie allgemeine Probleme im Zusammenhang mit der Organisation des Beschaffungswesens. Konkrete Mängel traten in der Phase vor der Angebotseinholung, bei der Auftragsvergabe und bei der Auftragsabwicklung zutage: Wie aus dem Bericht des Generalsekretärs vom 9. Februar 1996 über die Durchführung der Beschaffungsreform im Sekretariat der Vereinten Nationen (A/C.5/50/13/Rev.1) hervorgeht, sind bereits eine Reihe von Schritten im Hinblick auf die Durchführung der von der Hochrangigen Sachverständigengruppe für Beschaffung und von den Innenrevisoren und externen Rechnungsprüfern empfohlenen Reformmaßnahmen ergriffen worden oder geplant. Darüber hinaus bat die Leitung das aiad um Stellungnahmen und Vorschläge zu dem Entwurf ihres neuen Handbuchs für das Beschaffungswesen. Das Amt wird Fragen im Zusammenhang mit der Reform des Beschaffungswesens auch in Zukunft weiter verfolgen.

67. Das aiad leistete in mehreren Beschaffungsfällen Beratungsdienste und gab mehrere Empfehlungen im Hinblick auf die Abwicklung umfangreicher kommerzieller Verträge über die Bereitstellung von Dienstleistungen und Gütern für Friedenssicherungseinsätze ab.

2. Beschaffung in der Hauptabteilung Unterstützungs- und Führungsdienste für die Entwicklung

68. Das aiad führte eine Prüfung der vom Auftrags- und Beschaffungsdienst der Hauptabteilung Unterstützungs- und Führungsdienste für die Entwicklung (DDSMS) im Berichtszeitraum getätigten Beschaffungen für Projekte der technischen Zusammenarbeit durch; dabei wurden gewisse Mängel bei den Beschaffungskontrollen und -verfahren aufgedeckt. Eine Zusammenfassung der wichtigsten Feststellungen und Empfehlungen sowie der Stellungnahme der Leitung wurde der Generalversammlung vorgelegt (A/50/945). Das Ausmaß der festgestellten Verstöße gegen grundlegende Beschaffungskontrollverfahren und andere während der Prüfung aufgeworfene Fragen wiesen auf die Notwendigkeit hin, den Beschaffungsprozeß zu stärken. Einkäufe wurden von bestimmten Beschaffungseinrichtungen mit zweifelhafter oder mangelnder Bonität getätigt, was die Organisation ernsten Risiken aussetzte und offenbar höhere Kosten nach sich zog. Das aiad sprach seine Erwartung aus, daß die Hauptabteilung aufgrund dieser Prüfung und der Folgemaßnahmen die Planung, Überwachung und Kontrolle des Beschaffungsprozesses stärken und so die Integrität des Prozesses verbessern, die Beschaffungsquellen diversifizieren und die Kostenwirksamkeit verbessern werde. Dem aiad wurde versichert, daß die Hauptabteilung die erforderlichen Schritte ergriffen habe.

69. Eine gesonderte Prüfung galt den Beschaffungen, die die Hauptabteilung für Friedenssicherungseinsätze durchgeführt hatte, um mit Notstandssituationen fertig zu werden; dabei wurden gewisse Mängel bei den Beschaffungskontrollen und -verfahren aufgedeckt. Die Hauptgründe für diese Schwächen waren die unzulängliche Vorbereitung und die mangelnde Einweisung des Beschaffungspersonals der Hauptabteilung für diese spezielle Aufgabe. Wo dies notwendig war, ergriff die Hauptabteilung in der Folge Abhilfemaßnahmen, und dem aiad wurde versichert, daß jede künftige Delegation von Aufgaben so geplant werden werde, daß eine bessere Schulung und Koordinierung, insbesondere im Bereich der Beschaffungsplanung und der technischen Unterstützung, gewährleistet sei.

3. Beschaffung im Amt des Hohen Kommissars der Vereinten Nationen für Flüchtlinge

70. Der größte Teil der Beschaffungen des Amtes des Hohen Kommissars für Flüchtlinge (UNHCR) wird in der Zentrale in Genf vorgenommen. Da das UNHCR jedoch dezentral operiert, erfolgt die Beschaffung auch durch Überseebüros und durch Durchführungspartner. Das Finanzberichtssystem des UNHCR läßt den Vergleich und die Zusammenstellung von Beschaffungsinformationen für den Amtssitz und für die Felddienststellen nicht ohne weiteres zu. Somit läßt sich nicht sofort feststellen, wie hoch der Gesamtwert der vom UNHCR angekauften Güter ist, obwohl diese Finanzinformationen verfügbar sein müssen, um eine entsprechende Gesamtaufsicht und Entscheidungsfindung zu ermöglichen. So kaufte beispielsweise die Sektion Versorgung und Transport der Zentrale des UNHCR Kraftfahrzeuge und Ersatzteile im Wert von 20 Millionen Dollar, was 20 Prozent der gesamten von der Sektion getätigten Einkäufe entsprach. Die Felddienststellen in Übersee und die Durchführungspartner gaben jedoch ebenfalls beträchtliche Beträge für den Ankauf von Kraftfahrzeugen und Ersatzteilen aus, die sich insgesamt auf schätzungsweise etwa 6-7 Millionen Dollar beliefen. Die für die Beschaffung zuständige Sektion Versorgung und Transport war über diese Ankäufe nicht informiert. Ein besser koordiniertes Beschaffungskonzept würde eine wirksamere und wirtschaftlichere Verwendung der Mittel des UNHCR ermöglichen; das UNHCR ist zur Zeit dabei, ein solches Konzept einzuführen.

71. Darüber hinaus stellte das aiad fest, daß das UNHCR nach Beendigung der Notstandsphase eines Einsatzes nicht immer prompt die Verantwortung für die Beschaffungsaufgaben übernahm, die während der Notsituationen von den Durchführungspartnern wahrgenommen worden waren. Was technisch komplexe Beschaffungen betrifft, zeigte sich, daß sich das UNHCR nicht immer bemühte, den erforderlichen Sachverstand heranzuziehen. Den beträchtlichen Anstrengungen, die das UNHCR unternahm, um nicht mehr gebrauchte Ausrüstungsgegenstände zu denjenigen Programmen zu verlegen, bei denen sie benötigt wurden, war nicht immer Erfolg beschieden. Der Hauptgrund dafür war die mangelnde Beurteilung des genauen Bedarfs des Empfängerprogramms.

4. Beschaffung im Büro der Vereinten Nationen in Genf

72. Eine Prüfung der Beschaffungstätigkeiten im Büro der Vereinten Nationen in Genf offenbarte eine Reihe von Schwachstellen in den Beschaffungsverfahren, wie beispielsweise die unklare Zuweisung der Verantwortlichkeiten für die Materialwirtschaft bei Papier; zu kurze Antwortfristen bei Ausschreibungen; Einmischung der materialanfordernden Stelle in die Benennung des Lieferanten; Sperrung der Mittel aus nicht rückerstatteter Mehrwertsteuer. Das aiad stellte Unregelmäßigkeiten in der Beschaffung von Versorgungsgütern für das Lagerhaus der Hauptabteilung Humanitäre Angelegenheiten in Pisa fest. Der Zuschlag wurde einem Anbieter erteilt, dessen Angebot erst nach der öffentlichen Eröffnungssitzung geöffnet wurde. Es wurden Angebote geöffnet und berücksichtigt, die nicht den Ausschreibungsbedingungen entsprachen.

73. Die Prüfung enthüllte Fälle, in denen mit eingegangenen Angeboten nicht ordnungsgemäß verfahren wurde. Der Zeitpunkt des Eingangs der Angebote ließ sich in der Prüfung nicht nachvollziehen, da die Umschläge nicht auffindbar waren. Außerdem konnten an der für die Aufstempelung der Eingangszeit der Angebote benutzten Uhr leicht unzulässige Veränderungen vorgenommen werden. Dies ließ bei Angeboten, bei denen die Uhrzeit des Eingangs mit einem Stempel festgehalten wurde, Zweifel über die Genauigkeit der aufgestempelten Zeit aufkommen. Beschaffungsreferenten unterzeichneten Angebote, die während der öffentlichen Angebotseröffnung geöffnet worden waren, was einen Verstoß gegen die im Beschaffungshandbuch festgelegten Richtlinien darstellt. Das VN-Büro in Genf zeigte sich den Prüfungsempfehlungen gegenüber aufgeschlossen; Maßnahmen zur Behebung der verschiedenen Probleme sind im Gang.

5. Versand und Spedition

74. Eine Überprüfung der Versand- und Speditionstätigkeiten der Gruppe Seetransport der DPKO-Abteilung Verwaltung und Logistik der Feldeinsätze und der Einkaufs- und Transportabteilung des Bereichs Konferenz- und Unterstützungsdienste offenbarte eine Reihe schwerwiegender Mängel bei der Beschaffung von Transportdienstleistungen. In den geprüften Fällen vermittelten die in der Ausschreibung genannten Anforderungen kein genaues Bild von den benötigten Diensten. Ferner gaben die Präsentationen vor dem Ausschuß für Aufträge am Amtssitz die in den Angeboten enthaltenen Informationen nicht richtig wieder. Ursprüngliche Fracht- und Kostenschätzungen wurden überschritten. In einem Fall wurden bei einem Auftrag die Höchstkosten um 1,6 Millionen Dollar überschritten, das heißt um 36 Prozent des ursprünglichen Betrags. Spediteure arbeiteten ohne Verträge, und ein Vertrag wurde ohne erneute Einholung eines Angebots verlängert. Während die Organisation finanziell davon profitierte, daß Zeitcharterschiffe der Vereinten Nationen weiterverchartert werden konnten, waren die damit verbundene Haftung und die Kostenerstattungsbedingungen nicht klar festgeschrieben.

75. Eine Überprüfung der Transporttätigkeiten im Büro der Vereinten Nationen in Genf zeigte, daß die Organisation bei einer Anpassung der Leistungsbeschreibungen und der Abwicklung ihrer Aufträge an die Entwicklungen in der von immer stärkerem Wettbewerb geprägten Speditionsbranche Einsparungen erzielen könnte. Zwischen 1993 und 1995 zahlte das VN-Büro in Genf über 5,4 Millionen Dollar für Versand- und Speditionsdienste. Anhand einer begrenzten Anzahl von Stichproben wiesen die Rechnungsprüfer beträchtliche Verluste und entgangene Vorteile infolge mangelhafter Überwachung dieser Dienste aus, wie beispielsweise die Zahlung von höheren Sätzen als den in den Verträgen genannten und die Nichtausnutzung möglicher Rabatte. Für die Beförderung von allgemeinen Waren führte das Genfer VN-Büro keine Submissionsverfahren für Speditions/Güterbeförderungsdienste durch. Vielmehr vergab es die Aufträge in einem turnusmäßigen Wechsel einfach an drei Auftragnehmer, wodurch es sich der Möglichkeit begab, die niedrigstmöglichen Tarife zu erzielen. Das Genfer VN-Büro berichtete, daß die Leistungsbeschreibungen für die Beförderung von persönlichen Effekten und allgemeinen Waren zur Zeit überarbeitet würden und daß in Kürze eine Ausschreibung erfolgen werde.

6. Versicherung

D. Probleme bei der Schaffung neuer Organe

1. Allgemeine Bemerkungen

Aus der Perspektive der Aufsicht ist der Beginn eines neuen Einsatzes oder die Schaffung einer neuen Organisation besonders risikogefährdet.

77. Die Mitgliedstaaten haben in den letzten Jahren in großem Umfang auf die Vereinten Nationen als eine Institution zurückgegriffen, die es ihnen gestattet, mit den neuen Herausforderungen fertig zu werden, mit denen die internationale Gemeinschaft konfrontiert ist. Bei dem Versuch, auf diese Herausforderungen einzugehen, tauchen jedoch immer wieder organisatorische und finanzielle Probleme auf. Aus der Perspektive der Aufsicht ist der Beginn eines neuen Einsatzes oder die Schaffung einer neuen Organisation besonders risikogefährdet. Zeitdruck, mangelnde Erfahrung, unzureichende Planung, verspätete oder ungenügende Delegation von Befugnissen bzw. die verspätete Bereitstellung von Mitteln sind oft Faktoren, die in der Anlaufphase von Einsätzen zu einer Häufung von Problemen und schwerwiegenden Effizienzeinbußen führen. Das aiad widmet daher bei seinen Prüfungen den neu geschaffenen Organen besondere Aufmerksamkeit, um Probleme oder Schwachstellen möglichst frühzeitig aufzuzeigen und die Einleitung von sofortigen Abhilfemaßnahmen zu ermöglichen. Bislang war die Leitung in allen Fällen den Prüfungsempfehlungen gegenüber aufgeschlossen und hat Maßnahmen ergriffen, um die aufgezeigten Mängel zu beheben.

2. Internationales Gericht für das ehemalige Jugoslawien

78. Eine umfassende Prüfung des Internationalen Gerichts für das ehemalige Jugoslawien in Den Haag ergab, daß es vom Zeitpunkt der Schaffung des Gerichts an über 18 Monate gedauert hat, bis es voll einsatzfähig war. Die elf Richter wurden bereits im November 1993 ernannt, ohne daß sie über die für ihre Arbeit erforderliche Verwaltungsunterstützung verfügten. Unsicherheiten in bezug auf die Beschäftigungsbedingungen der Richter verursachten unnötige Kosten, und Ende 1995 hatten erst fünf der elf Richter ihren Wohnsitz in Den Haag aufgenommen.

Wärter wurden mehr als ein halbes Jahr vor dem Eintreffen des ersten Häftlings und sogar noch vor der Fertigstellung des Baus der Haftanstalt eingestellt.

79. Trotz der hohen Motivation der Mitarbeiter war der Aufbau des verwaltungstechnischen Unterstützungssystems und der diesbezüglichen Strukturen von einer Reihe von Problemen gekennzeichnet. Die verspätete Delegation von Rekrutierungsbefugnissen vom VN-Amtssitz an das Gericht hatte nichtautorisierte Einstellungsmaßnahmen zur Folge. Die Einstufung der Übersetzer deckte sich nur in drei von 14 Fällen mit den Richtlinien des Bereichs Personalwesen und -management. Ferner nahm das von einigen Geberländern leihweise überlassene Personal die Arbeit auf, noch bevor eine Einigung über die Bedingungen ihrer leihweisen Überlassung erzielt worden war. Die Vorkehrungen für den Bau, die Anmietung und die Instandhaltung der Bürogebäude und der Haftanstalt hätten wirtschaftlicher und transparenter sein können. 15 Wärter wurden mehr als ein halbes Jahr vor dem Eintreffen des ersten Häftlings und sogar noch vor der Fertigstellung des Baus der Haftanstalt eingestellt. Außerdem wurde festgestellt, daß die der Generalversammlung vorgelegten Informationen keine volle Offenlegung der Finanzierungsregelungen für die größeren baulichen Verbesserungen an den angemieteten Büroräumlichkeiten und den Bau eines Gerichtssaals enthielten. Außerdem müßten die internen Kontrollen zur Verifikation der Baukosten gestärkt werden. Die Verzögerungen bei der Delegation von Beschaffungsbefugnissen und bei der Einrichtung eines Verwaltungsmechanismus für Beschaffungsaufgaben hatten unwirtschaftliche Beschaffungen und Beschaffungen durch dafür nicht befugtes Personal zur Folge und versetzten die Organisation in eine ungünstige Rechtsposition.

80. Die Verwaltung des Gerichts war der Prüfung gegenüber aufgeschlossen und hat Maßnahmen eingeleitet, um die meisten der aufgezeigten Probleme zu beheben. Gemäß Resolution 50/212 C der Generalversammlung wird das aiad eine Folgeüberprüfung vornehmen.

3. Internationales Strafgericht für Ruanda

Bei dem geplanten Bau der Gerichtsräumlichkeiten wurden Einsparungen in Höhe von etwa 3,2 Millionen Dollar erzielt.

81. Eine erste Überprüfung der Verwaltungsaspekte des Internationalen Strafgerichts für Ruanda in Aruscha ergab folgendes: Die Rekrutierung von Ermittlern muß beschleunigt werden; die Qualität und die Zahl der Dolmetscher/Übersetzer erwiesen sich als unzureichend; für die Zwecke der Rekrutierung müssen formelle Qualifikationskriterien erstellt werden; die Verwaltung des Gerichts verfügte nicht über die für die wirksame Abwicklung des Bauprogramms erforderlichen Fachkenntnisse - insbesondere bei der Bauplanung wurde den Sicherheitserfordernissen nicht genügend Rechnung getragen; und, was die rechtzeitige und ordnungsgemäße Finanzberichterstattung betrifft, wurden Mängel aufgezeigt. Auf die Prüfungsempfehlungen hin wurden zwar umgehend Abhilfemaßnahmen ergriffen und bei dem geplanten Bau der Gerichtsräumlichkeiten Einsparungen in Höhe von etwa 3,2 Millionen Dollar erzielt, doch sind noch weitere Verwaltungsprobleme zutage getreten, die eine zusätzliche gemeinsame Überprüfung durch die Abteilung Innenrevision und die Sektion Disziplinaruntersuchungen erforderlich machen werden, unter anderem aufgrund der Resolution 50/213 C der Generalversammlung.

4. Sonderkoordinator der Vereinten Nationen in den besetzten Gebieten

82. Wie vom Sonderkoordinator der Vereinten Nationen in den besetzten Gebieten angeregt, wurde eine Bewertung des derzeitigen Verwaltungsaufbaus des Büros des Sonderkoordinators durchgeführt. Die dem Sonderkoordinator von der Organisation der Vereinten Nationen zur Überwachung des Waffenstillstands (UNTSO) geleistete Verwaltungsunterstützung, die von der Hauptabteilung Friedenssicherungseinsätze (DPKO) bis zur Billigung des Haushalts für den Sonderkoordinator durch die Generalversammlung genehmigt worden war, wurde fortgesetzt, teils weil in Gaza nicht genügend geeignetes Personal für den Sonderkoordinator zur Verfügung stand, teils um Kontinuität zu gewährleisten. Diese Aufgabenteilung wurde als nicht zufriedenstellend beurteilt, da es dadurch zwischen dem Sonderkoordinator und der UNTSO zu Doppelarbeit kam. Das aiad empfahl außerdem, daß der Sonderkoordinator nach dem Abschluß des Abkommens mit dem Gastland und bei Verfügbarkeit eines Leiters der Verwaltungsdienste Schritte unternehmen solle, um seine eigenen Verwaltungsaufgaben voll zu organisieren und zu einer Institution mit eigener Rechnungslegung zu werden. Zu diesem Zweck wird die DPKO Maßnahmen ergreifen, die eine größere logistische Eigenständigkeit des Sonderkoordinators sicherstellen sollen, damit die Mission die Verwaltung und das Finanzmanagement ihrer Tätigkeiten selbst wahrnehmen kann.