¿Qué hace el Departamento de la Asamblea General
y de Gestión de Conferencias?

Cuando se reúne uno de los órganos principales de las Naciones Unidas la Asamblea General, el Consejo de Seguridad, el Consejo Económico y Social, el Consejo de Administración Fiduciaria o uno de sus órganos subsidiarios, que son más de 50— el personal del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias cumple su misión. Ya sea que se reúnan en sesiones oficiales, en consultas oficiosas o en sesiones privadas, los órganos intergubernamentales del sistema de las Naciones Unidas dependen del Departamento y sus servicios para mantener en funcionamiento los engranajes de la diplomacia multilateral.

La función más general del Departamento consiste en prestar a las delegaciones de los Estados Miembros y a los órganos intergubernamentales todos los servicios que necesitan para que sus reuniones se lleven a cabo sin tropiezos. Éstos comprenden planificación y organización de conferencias, servicios en las salas de reuniones, servicios de interpretación, documentación y redacción de actas de las reuniones, asesoramiento sobre cuestiones de procedimiento y la dirección ordenada de las sesiones, la preparación de notas para el presidente de cada reunión y el mantenimiento de la memoria institucional de la práctica establecida. Sin estos servicios, las reuniones no podrían llevarse a cabo.

¿Cómo se producen los documentos de las Naciones Unidas?

La documentación es el elemento fundamental de prácticamente todas las reuniones de las Naciones Unidas. En los documentos se establecen el programa de la reunión y su plan de trabajo, las cuestiones que han de examinarse y el orden y la forma del examen. En una serie de informes que se preparan antes de la apertura de las reuniones (la documentación anterior al período de sesiones) se sientan las bases de las deliberaciones. En los documentos del período de sesiones (proyectos de resolución y de decisión) se consignan los resultados de los debates, a medida que las delegaciones llegan a acuerdos sobre los distintos temas. Después de la reunión se prepara un informe en que se resumen las deliberaciones y todas las medidas adoptadas, incluidas las recomendaciones que se formulen o las resoluciones aprobadas. Los documentos de las Naciones Unidas se redactan, editan, traducen, imprimen y distribuyen en los seis idiomas oficiales y en ocasiones se procesan durante la noche. Sin la documentación necesaria, la labor de los órganos intergubernamentales de las Naciones Unidas no puede proseguir.

El suministro de la documentación supone lo siguiente:

Programación y seguimiento de la documentación

En esta primera etapa de tramitación del documento se examinan los mandatos de los órganos intergubernamentales relativos a la preparación de informes, se asigna responsabilidad por la preparación del documento a los departamentos que corresponda, se determina la admisibilidad de los documentos y se sigue de cerca su presentación para asegurar que estén disponibles a tiempo para las reuniones.

Control de documentos

Esta función comprende la determinación de plazos y el seguimiento de la elaboración de los documentos en todos los idiomas oficiales simultáneamente, de conformidad con los requisitos de las reuniones y velando por el pleno cumplimiento de las normas que rigen el control y limitación de la documentación.

Control editorial

Los editores se encargan de que todos los textos sean claros, comprensibles y correctos desde el punto de vista gramatical y ortográfico, y de que todas las notas de pie de página y otras referencias sean precisas y los textos se ajusten al estilo de las Naciones Unidas.

Referencias y terminología

Los documentos a menudo contienen textos basados en material ya traducido o se refieren a resoluciones u otro material publicado. Señalar debidamente las referencias de los textos ayuda a asegurar su correcta traducción y agiliza el proceso. Dado el carácter cada vez más especializado de los temas y la necesidad de examinar a fondo cuestiones técnicas, constantemente se crea nueva terminología y es preciso mantener listas actualizadas en todos los idiomas.

Traducción

Los documentos redactados en uno de los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas (árabe, chino, español, francés, inglés y ruso) de ordinario se traducen a los otros cinco idiomas, y algunos documentos básicos se traducen también al alemán. Cuando se necesita con urgencia un documento para debates en curso de la Asamblea General, el Consejo de Seguridad, o el Consejo Económico y Social, o para uno de sus órganos subsidiarios, los traductores preparan rápidamente una traducción provisional, trabajando en una zona próxima a la sala de conferencias. Estas traducciones son revisadas luego antes de publicarlas en forma definitiva. Aunque los traductores de las Naciones Unidas con frecuencia deben cumplir plazos estrictos, se hace todo lo posible por mantener las más altas normas de calidad y exactitud.

Procesamiento de textos y estilo tipográfico

Una vez editados y traducidos los documentos, se envían a la sección que se ocupa del procesamiento de textos. La presentación de los documentos en todos los idiomas oficiales de la Organización se ajusta a las normas tipográficas establecidas para asegurar la legibilidad, la claridad de la presentación de los datos y la facilidad de consulta y búsqueda de los documentos. Las versiones definitivas, listas para la reproducción fotográfica o en formato electrónico, se envían a la Sección de Reproducción, para su impresión, y al Sistema de Archivo de Documentos para su incorporación al archivo.

Documentos oficiales

Los editores de documentos oficiales se ocupan de que las versiones de las resoluciones y decisiones y otros documentos en los seis idiomas oficiales se ajusten a las normas editoriales de las Naciones Unidas y, trabajando en equipos multilingües, cumplen una función fundamental para mantener la mayor concordancia posible entre los idiomas.

Preparación de originales y corrección de pruebas

Trabajando en los seis idiomas oficiales, la Sección de Preparación de Originales y Corrección de Pruebas edita electrónicamente o prepara para composición tipográfica externa y corrige las pruebas de diversos tipos de material impreso, incluso publicaciones para la venta y material de información pública.

Publicaciones

La Sección de Publicaciones, que funciona las 24 horas en tres turnos, produce toda la documentación necesaria para las reuniones en la Sede y para los destinatarios autorizados de documentos, incluidas las misiones permanentes y de observadores, las oficinas de los gobiernos, las bibliotecas y otras organizaciones nacionales e internacionales. También imprime la mayor parte de las publicaciones para la venta, así como carteles, folletos y otro material de información pública. La Sección de Publicaciones distribuye los documentos a los participantes en las reuniones. También distribuye documentos y otro material impreso a todos los destinatarios autorizados dentro y fuera de la Organización y mantiene una colección de documentos en formato electrónico en el Sistema de Archivo de Documentos.

¿Cuáles son los idiomas oficiales de las Naciones Unidas?

Una organización internacional debe disponer de medios eficaces para superar las barreras lingüísticas, pues de otra forma se convierte en una Torre de Babel. Considerando que casi todos los países del mundo están representados en las Naciones Unidas, no es exagerado afirmar que la Organización es un microcosmos del mundo. En sus reuniones intergubernamentales y sus documentos, las Naciones Unidas emplean seis idiomas oficiales: árabe, chino, español, francés, inglés y ruso. La Secretaría tiene dos idiomas de trabajo, francés e inglés.

En las reuniones oficiales, los intérpretes de las Naciones Unidas vierten simultáneamente las declaraciones formuladas en un idioma oficial a los otros idiomas oficiales del órgano de que se trate. Si una delegación desea hablar en un idioma que no sea oficial, debe suministrar un intérprete para que traduzca la declaración a uno de los idiomas oficiales, que luego es vertida a los otros idiomas mediante un sistema de interpretación indirecta.

Los documentos se publican en los seis idiomas oficiales y se distribuyen simultáneamente cuando están listas todas las versiones en los distintos idiomas.

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Preparado por el Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias, 2008.